La diplomática es una ciencia auxiliar de la historia que se ocupa de la autenticidad de los documentos, y que se definió inicialmente en 1681 a partir de la obra fundacional “De re diplomática” del benedictino Jean Mabillon.

La reflexión provocada por una controversia dio como resultado esa obra en la que se determinan las características de los documentos que permite que se consideren auténticos.

El monje benedictino de la abadía de Saint-Germain-des-Prés Jean Mabillon (1632-1707), tras leer la obra del jesuita flamenco Daniel Papenbroeck (1628-1714), en la que se ponía en duda la autenticidad de algunos documentos merovingios conservados en la abadía de Saint Dennis, llegó a la conclusión de que no estaba de acuerdo.

Mabillon decidió refutar a Papenbroeck escribiendo De Re Diplomatica, una obra con la que pretendía cuestionar algunas de las ideas propuestas por el erudito holandés. La indignación de Mabillon le impulsó a revisar y recopilar la obra de su vida, y a sentar sistemáticamente las bases de una nueva ciencia. Sin duda, ¡una disputa muy beneficiosa para completar el análisis académico de la archivistica respecto a la autenticidad de los documentos!

En el ámbito de las Administraciones Públicas, el estudio de los documentos que se manejan para el trámite administrativo ha dado lugar al concepto de “diplomática contemporánea” que se uniformizó gracias a la Ley 30/1992.

Con la Ley 11/2007 se da un nuevo impulso a los aspectos digitales de la diplomática, pero quienes tienen que implantarlos se encuentran frecuentemente con que no tienen el bagaje conceptual que permita resolver las dudas de aplicación más allá de la letra de la ley.

En el sector privado, la LSSI y el artículo 2 de la Ley 56/2007 marcan una orientación en la Gestión Electrónica de Documentos, pero hay dudas sobre el valor jurídico de muchas de las iniciativas destinadas a mejorar la eficiencia en la Gestión de Documentos. Cuando los proyectos de desmaterialización documental se acometen, se experimentan ahorros de decenas de millones de euros (en función de la dimensión de los proyectos), y períodos de recuperación de la inversión de entre 9 y 12 meses.

En la Administración de Justicia, se desarrolla la Ley 18/2011 con clara inspiración en la Ley 11/2007 y que sistematiza la gestión digital de documentos a partir de las ideas del Real Decreto 84/2007, de 26 de enero, sobre implantación en la Administración de Justicia del sistema informático de telecomunicaciones Lexnet para la presentación de escritos y documentos, el traslado de copias y la realización de actos de comunicación procesal por medios telemáticos.

Las Leyes 39/2015 y 40/2015, promulgadas en octubre de 2015, establecen el procedimiento administrativo común de las administraciones públicas. Estas leyes consagran el derecho de las personas a relacionarse por medios electrónicos con las administraciones públicas, simplificando el acceso y fomentando el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones.

Algunos puntos claves de estas leyes son:

• Identificación y Firma: Los interesados deben identificarse y firmar electrónicamente utilizando sistemas admitidos por las administraciones públicas, que incluyen las firmas basadas en certificados cualificados
• Presentación de Documentos: Los documentos deben presentarse a través de registros electrónicos habilitados al efecto, vinculado a las Sedes electrónicas de los organismos.
• Notificaciones: Las notificaciones deben realizarse electrónicamente, asegurando que los interesados reciban la información de manera oportuna. Este aspecto tiene una regulación mejorable.
• Plazos: Se deben respetar los plazos establecidos para cada fase del procedimiento, incluyendo la presentación de documentos y la resolución de trámites.
• Derechos de los Interesados: Los interesados tienen derecho a conocer el estado de sus procedimientos, acceder a los documentos y recibir asistencia en el uso de medios electrónicos.

Más recientemente, se ha modificado la Ley 18/2011 con el Real Decreto-ley 6/2023 que introduce varias reformas importantes en el ámbito de la justicia en España, con el objetivo de modernizar y digitalizar el sistema judicial. Algunos de los aspectos más relevantes:

• Digitalización de la Justicia: Se promueve el uso de tecnologías de la información y la comunicación en los procedimientos judiciales. Esto incluye la posibilidad de realizar comparecencias electrónicas y la tramitación de documentos de manera digital.
• Eficiencia Procesal: Se han introducido medidas para mejorar la eficiencia de los procesos judiciales. Por ejemplo, se ha elevado la cuantía de los juicios ordinarios y verbales de 6.000 a 15.000 euros, lo que agiliza la resolución de casos menores.
• Tramitación Preferente: Se establece una tramitación preferente para los procesos en los que intervengan personas mayores de 80 años, permitiendo que sus vistas se realicen en las primeras o últimas horas de audiencia.
• Legitimación de Derechos: Se amplía la legitimación para la defensa de los derechos e intereses de los trabajadores autónomos del arte y la cultura, facilitando su acceso a la justicia.
• Reclamación de Honorarios: Se introducen nuevas disposiciones para la reclamación de honorarios por parte de abogados y procuradores, incluyendo la posibilidad de que los jueces examinen de oficio la existencia de cláusulas abusivas en los contratos.
• Cuestión Prejudicial Europea: Se regula la suspensión de actuaciones judiciales en caso de planteamiento de una cuestión prejudicial ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea, hasta que se resuelva dicha cuestión.

Existe una gran conexión entre la gestión digital de documentos en la empresa y la que tiene lugar en las administraciones publicas y la administración de justicia y en todas ellas entran en juego conceptos de evidencias electrónicas y de normativa que ayuda a interpretar lo que se empieza a denominar «Seguridad Jurídica Preventiva Digital«. Que extiende el concepto de Seguridad Jurídica Preventiva tradicionalmente respaldada por Notarios y Registradores a las funciones que aportan los Prestadores Cualificados de Servicios de Confianza.

Con la publicación de Reglamento UE 2024/1183 (EIDAS2) se va completando el mapa regulatorio que establece las presunciones «Iuris Tantum» de los servicios de confianza.

Con lo que la «Diplomática Digital» va extendiendo la panoplia de componentes que permiten establecer si un documento digital es auténtico, más allá de los elementos básicos:

• Atribuibilidad: Firma electrónica (o sello electrónico)
• Integridad: Firma electrónica (o sello electrónico) o custodia de referencia (punto único de verificación)
• Transferibilidad (Endosabilidad): Custodia de referencia (punto único de verificación)
• Cancelabilidad (Obliterabilidad): Custodia de referencia (punto único de verificación)
• Completitud: Anotaciones en el registro matriz de la Custodia de referencia (punto único de verificación).
• Presunción de efectos: con el concepto de notificaciones
• Punto de ingesta (registro de entrada): Efectos de iniciación de procedimientos, verificación de autenticidad de documentos y garantía de custodia.

Y cuando los documentos son estructurados se añadiría:

• Marco formal, que añade sintaxis y semántica

Ahora que pienso en ello, también viene a mi memoria mi colaboración hace varios años con el organismo OASIS para la normalización en el estándar UBL de la firma electrónica (necesario en la factura electrónica y útil en otros documentos empresariales). Se puede ver en Universal Business Language Version 2.1