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Cartulario digital

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Un cartulario (Chartularium en latín o Cartulary en inglés) también conocido con otras denominaciones como códice diplomático  (Codex Diplomaticus en latín, Diplomatic Codex en inglés) es un libro manuscrito medieval en forma de códice o rollo.

La RAE añade otras acepciones: Escribano, y principalmente el de número de un juzgado, o el notario en cuyo oficio se custodian las escrituras de que se habla.

Su contenido consiste en transcripciones de documentos originales relacionados con la fundación, privilegios y derechos legales de diversos establecimientos y gestionados en un apartado privilegiado de sus archivos:

  1. Archivos reales
  2. Archivos eclesiásticos: Incluyendo iglesias y monasterios.
  3. Archivos municipales: Documentos relacionados con ciudades y municipios.
  4. Archivos de Empresas y asociaciones industriales: Privilegios y derechos comerciales.
  5. Archivos de Instituciones de enseñanza: Información sobre escuelas y universidades.
  6. Archivos de Familias,y nobleza: Documentos relacionados con genealogía y propiedades.

Los cartularios solían ser manuscritos en pergamino o, en tiempos más recientes, en papel. A veces, el copista del cartulario reproduce el documento original con exactitud literal, mientras que en otros casos, se permite cierta libertad para mejorar la composición de la frase o actualizar la escritura de nombres propios.

Los cartularios actúan como una copia de seguridad de documentos esenciales, y se han admitido como prueba en controversias desde hace cientos de años, con documentos recogidos en los archivos de las Chancillerías de Valladolid y de Granada.

A la hora de decidir el nombre de un servicio de Custodia digital de documentos esenciales, referenciables por su código seguro de verificación, un concepto que viene a la mente es el del Protocolo notarial, colección ordenada de documentos matriz en los que intervienen los notarios.

Los protocolos notariales se refieren a un año, transcurrido el cual se encuadernan de forma que se garantiza su orden cronológico por la propia estructura de la encuadernación. Cada protocolo lo custodia su notario. Cuando los protocolos cumplen 25 años, se mandan a los Archivos de Distrito notariales, donde permanecen hasta cumplir 100 años de antigüedad. Finalmente, a los 100 años, pasan al Archivo Histórico de Protocolos de cada Colegio Notarial.

La idea de recurrir al término Cartulario Digital es consecuencia de formular un servicio con unas garantías equivalentes a las que los notarios aplican sobre los Protocolos notariales, pero sin inducir a interpretaciones equívocas adoptando términos propios de los notarios.

El término acuñado de cartulario permite transmitir la idea de que se trata de un sistema singular de preservación de documentos de especial relevancia y que se utiliza en contextos diferentes del notarial.

Cartulario Digital es una plataforma multiusuario, desarrollada en modo SaaS por EADTrust y disponible en modalidad “Cloud Computing” o “Nube TIC“, que permite una rápida puesta en marcha de las soluciones de Confianza Digital con presevación de documentos electrónicos direccionables con un Código Seguro de Verificación.

De esta forma, garantiza la seguridad de los intercambios, la confianza del archivo y la gestión de la prueba jurídica. Gracias al uso de sellos de tiempo cualificados la información preservada se beneficia de las presunciones del apartado 4 del artículo 326 de la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil.

Las tecnologías que ofrece Cartulario Digital lo consolidan como instrumento de Prueba Digital y garantizan la seguridad en el Intercambio y el Archivo.

Entre las prestaciones cabe mencionar:

  • Autenticación,
  • Cifrado,
  • Registro,
  • Trazabilidad,
  • Orden cronológico
  • Control de la integridad,
  • Sellado de tiempo (interno y por un tercero de confianza).
  • Metadatos de original electrónico (que facilit la gestión de propiedades como Completitud, Obliterabilidad y Endosabilidad)

Diferentes niveles de gestión, que permiten ofrecer estas funcionalidades a las empresas, a las administraciones públicas o al público general, de forma flexible y escalable.

Cuenta con un webservice para el depósito de documentos y administra diferentes mecanismos de gestión de CSV (Código Seguro de Verificación).

Contacte con EADTrust en el 91 716 0555 para ampliar información

Presente y futuro de la regulación de los criptoactivos en la Unión Europea

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Es motivo de satisfacción compartir con vosotros mi participación en el III Congreso Internacional «Presente y futuro de la regulación de los criptoactivos en la Unión Europea» organizado por LegalCripto by BAES y la Universidad de Alicante los días 13, 14 y 15 de diciembre de 2023.

Mi intervención es el día 13 de diciembre a las 16:30 en el Primer Panel

16:30   Primer Panel: ¿Qué cabe esperar en Metaverse, Artificial Intelligence, Replicated Journal Technology, Large Language Models, Quantum Computing, Post Quantum cryptography, Central Bank Digital Currency, Citizen Digital Identity and Wallets?

Presenta y modera: Dra. Carmen Pastor Sempere, Profesora Titular de Derecho Mercantil en la Universidad de Alicante e Investigadora Principal de LegalCripto.

  • Tecnologías con futuro y su impacto en el Derecho — D. Julián Inza, Presidente de EAD Trust y Director del Laboratorio de Confianza Digital del Observatorio Legaltech & Newlaw Garrigues-ICADE.
  • Inteligencia Artificial, Descentralización y Web 4.0 — Dr. Víctor Rodríguez Doncel, Profesor Asociado de Inteligencia Artificial en la Universidad Politécnica de Madrid.
  • Panorama legislativo complejo en la UE sobre IA y la regulación sectorial — Dra. Yolanda Bustos Moreno, Profesora Titular de Derecho Civil en la Universidad de Alicante.

El Congreso se enmarca en el Programa Prometeo 2023, Proyecto CIPROM/2022/26

El Consorcio POTENTIAL uno de los seleccionados por la Agencia HaDEA para impulsar su Cartera IDUE

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El Consorcio «POTENTIAL«, ha sido seleccionado por la Comisión Europea a través de la Agencia HaDEA para que lleve a cabo su proyecto de Cartera de Identidad Digital de la Unión Europea.

Este es uno de los consorcios citados en el artículo «Proyectos Piloto a gran escala para impulsar la adopcion de la cartera de identidad europea EUDIWallet«.

El 14/12/2022, la Comisión Europea anunció los resultados de la licitación para el desarrollo de granes proyectos piloto de Cartera de Identidad Digital de la Unión Europea. El Consorcio POTENTIAL es uno de los seleccionados por la Comisión Europea.

Forman parte del Consorcio POTENTIAL un total 148 participantes de 19 Estados miembros de la UE, así como de Ucrania, apoyados por sus gobiernos, para acometer uno de los Grandes Proyectos Piloto que permita comprobar el nuevo prototipo de Cartera Europea de Identidad Digital en seis casos de uso («servicios de administración electrónica», «apertura de cuentas», «registro de tarjetas SIM», «permiso de conducir móvil», «firma electrónica remota cualificada» y «receta electrónica»). El Consorcio POTENCIAL se compromete a desplegar estos proyectos piloto con ambición y determinación.

La ANTS (Agence nationale des titres sécurisés, de Francia), coordinadora del consorcio, ha anunciado la concesión , y ha mostrado su orgullo, junto con todos los miembros de POTENTIAL, de que la Comisión Europea les haya confiado la realización de estos casos de uso pioneros de la identidad digital europea, que serán objeto de pruebas transfronterizas.

La entidad está ahora comprometida con la DG CONNECT de la UE con vistas a la firma del acuerdo de subvención y para preparar el lanzamiento del proyecto, previsto a principios de mayo de 2023.

Aviso a Operadoras de Telecomunicacion, Eléctricas y servicios al público de especial trascendencia económica.

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Recientemente he cambiado de operador eléctrico y de operador de telecomunicaciones. Empresas muy grandes.

Y he comprobado que no tienen departamento de Asesoría Jurídica. O que, si lo tienen, quizá va llegando la hora de que sus abogados reciban algún curso de actualización.

O que los desarrolladores de sus páginas web dejen de ir a su bola y consulten con Asesoría Jurídica si la nueva página web de atención a clientes cumple la normativa.

Lo digo porque no puedo acceder a las facturas correspondientes al punto de suministro o al teléfono móvil de meses anteriores.


Hay que recordar que el artículo 2-1-b de la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información indica:


b) Consulta de sus datos de cliente, que incluirán información sobre su historial de facturación de, al menos, los últimos tres años y el contrato suscrito, incluidas las condiciones generales si las hubiere.

El artículo 2 completo:

Artículo 2. Obligación de disponer de un medio de interlocución telemática para la prestación de servicios al público de especial trascendencia económica.

  1. Sin perjuicio de la utilización de otros medios de comunicación a distancia con los clientes, las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica deberán facilitar a sus usuarios un medio seguro de interlocución telemática que les permita la realización de, al menos, los siguientes trámites:

a) Contratación electrónica de servicios, suministros y bienes, la modificación y finalización o rescisión de los correspondientes contratos, así como cualquier acto o negocio jurídico entre las partes, sin perjuicio de lo establecido en la normativa sectorial.

b) Consulta de sus datos de cliente, que incluirán información sobre su historial de facturación de, al menos, los últimos tres años y el contrato suscrito, incluidas las condiciones generales si las hubiere.

c) Presentación de quejas, incidencias, sugerencias y, en su caso, reclamaciones, garantizando la constancia de su presentación para el consumidor y asegurando una atención personal directa.

d) Ejercicio de sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición en los términos previstos en la normativa reguladora de protección de datos de carácter personal.

  1. A los efectos de lo dispuesto en el apartado anterior, tendrán la consideración de empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica, las que agrupen a más de cien trabajadores o su volumen anual de operaciones, calculado conforme a lo establecido en la normativa del Impuesto sobre el Valor Añadido, exceda de 6.010.121,04 euros y que, en ambos casos, operen en los siguientes sectores económicos:

a) Servicios de comunicaciones electrónicas a consumidores, en los términos definidos en la Ley 32/2003, de 3 de noviembre, General de Telecomunicaciones.

b) Servicios financieros destinados a consumidores, que incluirán los servicios bancarios, de crédito o de pago, los servicios de inversión, las operaciones de seguros privados, los planes de pensiones y la actividad de mediación de seguros. En particular, se entenderá por:

  1. Servicios bancarios, de crédito o de pago: las actividades relacionadas en el artículo 52 de la Ley 26/1988, de 29 de julio, sobre Disciplina e Intervención de las Entidades de Crédito.
  2. Servicios de inversión: los definidos como tales en la Ley 24/1988, de 28 de julio, del Mercado de Valores.
  3. Operaciones de seguros privados: las definidas en el artículo 3 del texto refundido de la Ley de ordenación y supervisión de los seguros privados, aprobado por Real Decreto Legislativo 6/2004, de 29 de octubre.
  4. Planes de pensiones: los definidos en el artículo 1 del texto refundido de la Ley de Regulación de los Planes y Fondos de Pensiones, aprobado por Real Decreto Legislativo 1/2002, de 29 de noviembre.
  5. Actividad de corredor de seguros: la definida en la Ley 26/2006, de 17 de julio, de mediación en seguros y reaseguros privados.

c) Servicios de suministro de agua a consumidores, definidos de acuerdo con la normativa específica.

d) Servicios de suministro de gas al por menor, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 34/1998, de 7 de octubre, del Sector de Hidrocarburos.

e) Servicios de suministro eléctrico a consumidores finales, de acuerdo con lo dispuesto en el título VIII de la Ley 54/1997, de 27 noviembre, del Sector Eléctrico.

f) Servicios de agencia de viajes, de acuerdo con lo dispuesto en el Real Decreto 271/1988, de 25 de marzo, por el que se regula el ejercicio de las actividades propias de las agencias de viajes.

g) Servicios de transporte de viajeros por carretera, ferrocarril, por vía marítima, o por vía aérea, de acuerdo con lo dispuesto en la normativa específica aplicable.

h) Actividades de comercio al por menor, en los términos fijados en el apartado 2 del artículo 1 de la Ley 7/1996, de 15 de enero, de ordenación del comercio minorista y en su normativa de desarrollo, a las que serán de aplicación únicamente los apartados c) y d) del apartado 1 del presente artículo.

  1. Excepcionalmente, el Gobierno o, en su caso, los órganos competentes de las Comunidades Autónomas podrán ampliar el ámbito de aplicación del apartado 1 del presente artículo a otras empresas diferentes de las previstas en la Ley, en aquellos casos en los que, por la naturaleza del servicio que presten, se considere que en el desarrollo de su actividad normal deban tener una interlocución telemática con sus clientes o usuarios.

En el plazo de un año desde la entrada en vigor de la obligación a que se refiere el apartado 1, el Gobierno analizará la aplicación del apartado 2 de este artículo a otras empresas con más de cien trabajadores o que tengan un volumen anual de operaciones, calculado conforme a lo establecido en la normativa del Impuesto sobre el Valor Añadido, superior a 6.010.212,04 euros, que en el desarrollo de su actividad normal, presten servicios en los que se considere que deban tener una interlocución telemática con sus clientes o usuarios.

Las Comunidades Autónomas con competencias exclusivas en las materias objeto de obligación de comunicación telemática podrán modificar el ámbito y la intensidad de aplicación del apartado 1 del presente artículo en aquellos casos en que precisamente debido al desarrollo sectorial de sus competencias lo consideren oportuno.

Diplomatica digital: la autenticidad de documentos desmaterializados

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La Diplomática es una ciencia que tiene por objeto el estudio de la autenticidad de los documentos, teniendo en cuenta sus caracteres extrínsecos e intrínsecos, es decir, el soporte, la escritura, el lenguaje, los formulismos, los signos de suscripción y otros elementos.

El nombre «diplomática» procede del primer tratado sobre la materia De re Diplomatica, de Jean Mabillon, publicado en París en 1681. Mabillon fue un erudito benedictino que escribió el tratado para responder al cuestionamiento de la autenticidad de ciertas cartas de la abadía de Saint-Denis por parte del jesuita holandés Daniel Papenbroeck. El tratado describe una forma objetiva y sistemática de distinguir documentos auténticos de los falsos  y ha sentado las bases de los análisis críticos de los documentos desde el siglo XVII, auxiliando a otras ciencias como la historiografía.

El término «diploma» hunde sus orígenes en el diploma militar romano,  documento formado por dos chapas (di-ploma) de bronce unidas en las que se grababan los datos del soldado romano que se licenciaba, y en las que se dejaba constancia de que se le otorgaba la ciudadanía romana, así como la fecha de la  tribunicia potestas del emperador, y la del otorgamiento indicando los cónsules a cargo. En la parte exterior de la primera chapa se incluía el texto del otorgamiento y en la de la segunda los sellos de siete testigos. Las partes internas repetían el texto externo de la primera chapa y surtían el efecto de copia notarial de la constitutio publicada en Roma. El documento con las dos chapas atadas y selladas impedía la manipulación de la parte interna. La doble inscripción y los sellos  servían para evitar el fraude o la alteración del documento.

Medidas de seguridad destinadas a establecer sin un ápice de duda la autenticidad de tan preciado documento.

De un nivel equivalente a las medidas de seguridad que vemos en los documentos de identidad, en el papel moneda o en los billetes de lotería: marcas de agua, filigranas, hologramas, microimpresión, tintas magnéticas, imágenes infrarrojas o ultravioleta, relieves,…

Las medidas de seguridad del diploma permitían establecer presunciones de la autenticidad del documento, de modo que el término «diploma» hace referencia desde entonces a un documento en el que es relevante su autenticidad, por lo que se suelen incluir en cada época las medidas de seguridad más consolidadas, lo que también permite datar los documentos.

En las imágenes que se acompañan a este artículo se incluye un Diploma Romano datado en el siglo I encontrado en Croacia en 1997, al extraer arena del río Sava (Slavonski Brod). Es uno de los mejor preservados, y en el que los sellos de los testigos perviven bajo la tapa de madera que cubre el depósito soldado a la segunda hoja. El texto proporciona evidencias muy interesantes acerca de la actividad romana en lo que era la provincia de Panonia. Se expidió en el reinado del emperador Vespasiano. El titular del documento era el centurión «Liccaivs Birsi F.Masunnia»,

Aunque la ciencia diplomática se ha considerado tradicionalmente un instrumento auxiliar de los estudios históricos al permitir el análisis de documentos antiguos, su metodología puede extenderse al análisis de los documentos electrónicos determinando los elementos constitutivos de su autenticidad, más allá de lo indicado por las leyes.

La diplomática digital considera las características de autenticidad de los documentos digitales si bien ya no se centra en las propiedades de los soportes documentales y tipos de letras empleados aunque sí en el uso de expresiones y pautas de organización de los documentos. Añade un componente el «metacolo» (aplicable a la información que se puede recoger en los metadatos) a la estructura formal de los documentos (tradicionalmente divididos en 3 partes: «protocolo», «cuerpo» y «escatocolo»).

Los criterios fundamentales de autenticidad de los documentos digitales son los elementos de «apariencia», el uso de técnicas de «firma electrónica» (asociadas o no al concepto jurídico de «prestación del consentimiento» ) y técnicas de preservación digital, especialmente asociadas a las referencias de autenticidad lo que con frecuencia se gestiona frecuentemente mediante códigos de localización de documentos  (en ocasiones denominados «códigos seguros de verificación»).

En un sistema de preservación orientado a la gestión de documentos auténticos se registrarían (y gestionarían) la obliterabilidad (o cancelabilidad, el agotamiento de un derecho asociado a un título, por ejemplo un billete de viaje), la endosabilidad (o transmisibilidad, la transmisión de un derecho vinculado al título cuando el transmitente firma electrónicamente el endoso y lo registra en la plataforma de preservación) y completitud (o grapa electrónica, cuando son posibles diferentes intervenciones sobre un documento, en la forma de documentos vinculados o de elementos modificadores posteriores del documento inicial).

En relación con la endosabilidad (y, a veces, con la obliterabilidad), la plataforma de preservación orientada a la gestión de documentos auténticos registra al poseedor del documento, por lo que se registran los endosos y los poseedores sucesivos.

Las técnicas de gestión de la autenticidad de documentos digitales se suelen emplear en contextos en los que se precisa desmaterializar procesos tradicionalmente soportados en documentos en papel.

Uno de estas situaciones ha sido la gestión de títulos valores.

Un Título Valor es un documento mercantil en el que está incorporado un derecho privado patrimonial, por lo que el ejercicio del derecho está vinculado jurídicamente a la posesión del documento.

En el  caso particular de las acciones que representan una fracción del capital de una sociedad, se trata de documentos en los que se incorporan y representan los derechos y obligaciones de los socios de una entidad jurídica por los que se facilita la transmisión y ejercicio de tales derechos. El título-acción puede ser nominativo o al portador. Cuando se emitía en un soporte en papel, cada acción solía ir numerada correlativamente y se extendía en libros talonarios cuyas matrices quedaban en poder de la sociedad anónima.

Aunque ya no se gestionan acciones en papel, de vez en cuando se pueden ver ejemplares antiguos enmarcados en despachos de abogados. Algunas acciones tenían incluso valor artístico.

La emisión desmaterializada de acciones es aquella que no requiere la expedición de títulos físicos individuales para respaldar la tenencia y transmisión de derechos.  La posibilidad de que los valores puedan representarse mediante anotaciones en cuenta se produjo e España a partir de la Ley 24/1988, de 28 de julio, del Mercado de Valores. En esta  norma se establece que la llevanza del registro contable de los valores representados por medio de anotaciones en cuenta correspondientes a una emisión será atribuida a una única entidad.

La referencia a la custodia de registros en los que consta la propiedad de las acciones y sus transmisiones es lo esencial de la norma, que en cuanto al resto de requisitos formales se centra en administrar la migración de los conceptos de derechos a asociados a la posesión de trozos de papel a otros centrados en las anotaciones en soporte electrónico.

En el fondo, el sistema de anotaciones en cuenta se inspira en los sistemas contables, con un pequeño matiz: en la anotación de transferencias de efectivo (gestionadas, por ejemplo, en los sistemas de compensación y liquidación bancarias) el dinero se considera equivalente a cualquier otro y por ello, a veces se denomina «fungible», mientras que los títulos están numerados y diferenciados, y cada uno es singular, de modo que, aunque representan la misma proporción de propiedad de una entidad, un título es distinto te los demás, y por ello, a veces se denominan «no fungibles»,

Digitalización Certificada, ¿qué es y para qué sirve?

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Software homologado

Digitalización Certificada, Factura Electrónica, Firma Electrónica, Certificado Electrónico. Todos estos conceptos están relacionados.

En el desarrollo de la normativa de facturación electrónica, la ORDEN EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas ha definido el concepto de Digitalización Certificada. Este blog ha sido pionero al tratar sobre la Digitalización Certificada desde 2006.

El procedimiento de homologación se ha recogido en la resolución de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007.

En sentido estricto la digitalización certificada se definió para los procedimientos del ámbito tributario por lo quedaría fuera de la cobertura de la Ley 39/2015, según determina la Disposición adicional primera relativa a la Especialidades por razón de materia. Sin embargo la implantación del concepto y el gran número de aplicaciones disponibles, lo convierten en estándar de facto, tambien para el sector público.

La digitalización certificada es el proceso de conversión de documentos en papel a documentos electrónicos que contienen su reproducción facsimilar y que están firmados electrónicamente. Los sistemas que gestionan la digitalización deben cumplir ciertos criterios de integridad e inalterabilidad en la base de datos con la que se realiza la llevanza de la digitalización y se requiere que sean auditados. Los documentos digitalizados con este tipo de sistemas tienen el carácter de original, por lo que se puede prescindir de los documentos en papel de los que proceden, por lo que es muy relevante el valor legal de estos procesos y de los documentos a los que dan lugar

La digitalización certificada de facturas ha propiciado el nacimiento del concepto que ahora se usa también en relación con las administraciones públicas y la digitalización de la Justicia.

Para la digitalización certificada de facturas se puede recurrir a las diferentes variantes de software homologado por la Agencia Tributaria que la AEAT publica también en su sitio web. Las diputaciones forales también han publicado normativa equivalente y cuentan con procedimintos de homologación semejantes a los de la Agencia Tributaria y con sus propias listas de software homologado.

Firma Electrónica

La firma electrónica se regula en el Reglamento UE 910 / 2014 que se denomina abreviadamente «EIDAS».

La firma electrónica avanzada está vinculada al firmante de manera única; permite la identificación del firmante; se crea utilizando datos de creación de la firma electrónica que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo, y está vinculada con los datos firmados por la misma de modo tal que cualquier modificación ulterior de los mismos sea detectable.

De forma resumida, la firma avanzada vincula al firmante con lo firmado.

Lo firmado muchas veces de condensa en el valor «Hash» del documento, lo que también es una forma de garantizar la integridad del documento firmado tras la realización de la firma avanzada. Y el firmante se puede asociar de varias formas, con biometría en caso de firmas no basadas en certificados, o con la operación matemática del hash con la clave privada del firmante si se aplica una firma basada en certificado.

La firma basada en certificados usa criptografía de clave pública, también llamada criptografía asimétrica.

En la criptografía asimétrica intervienen 2 claves vinculadas matemáticamente entre sí:

1.    Clave Privada
2.    Clave Pública

Lo que se cifre con la clave privada, sólo puede descifrarse con la clave pública, y viceversa.

Las funciones hash son unidireccionales y generan una ristra corta de caracteres a partir de un documento o de una ristra larga de caracteres.

Un posible simil sería un valor suma: si cada caracter de una ristra lo transformamos en un número (por ejemplo, su valor ASCII) y sumamos los valores de todos los caracteres de la ristra, el valor resultante depende del contenido de la ristra. SI cambia un carácter, la suma cambia. Los algoritmos utilizados en criptográfia son más elaborados para que no se puedan realizar modificaciones a las ristras que den como resultado el mismo valor de hash, lo que permitirá cambiar los contenidos. Por eso, el valor suma, aunque sirve para explicar el hash, no es en sí un buen método de hash.

Dado un documento y su «hash», es posible comprobar si el hash corresponde verdaderamente a ese documento. No obstante, a partir del hash no es posible deducir el documento del que procede. Podría haber infinitos. Cuando dos documentos diferentes producen el mismo valor de hash al realizar su cálculo con un determinado algoritmo, se dice que se ha producido una «colisión».

¿Cómo funciona la firma electrónica?

Al documento que se va a firmar se le aplica la función hash con un algoritmo concreto (por ejemplo, SHA-256) y el resultado obtenido se opera matemáticamente con una función de firma asimétrica (por ejemplo, RSA o ECC) con la clave privada del firmante (normalmente la clave privada reside en una tarjeta chipo o un token criptográfico, y no sale de el, por lo que el hash se envía al chip y es el chip el que realiza la operación criptográfica). La firma se compone del resultado de esa operación en el chip (lo que en ocasiones se llama valor PKCS#1), y el certificado del firmante que contiene sus datos y la clave pública relacionada criptograficamente con la privada.

Si se hace llegar el documento y la firma al destinatario (a veces, el formato de documento utilizado permite embeber la firma en su interior, como es el caso de los ficheros PDF)¡. Este puede realizar el proceso equivalente en sentido contrario para comprobar la firma.

Extrae la clave pública del certificado, con lo que puede aplicar la función criptográfica al valor PKCS#1 del que se extrae el valor Hash. Calcula el valor Hash del documento y lo compara con el valor obtenido de descifrar la firma PKCS#1. Ambos deben ser iguales. Si no son iguales hay un problema en algún lado. Por ejemplo, el documento ha cambiado en la transmisión o se ha manipulado.

Por eso un importante efecto de la firma electrónica es que garantiza la integridad e inalterabilidad de los documentos firmados electrónicamente.

El certificado utilizado para firmar lo expide una «autoridad de certificación» o una «entidad prestadora de servicios de confianza». La expedición de certificados electrónicos es uno de los posibles servicios de confianza» y, por ello, una «autoridad de certificación» es una «entidad prestadora de servicios de confianza.

Estas entidades comprueban la identidad de los solicitantes de certificados y tras ello les expiden un certificado electrónico asociando la clave pública del certificado con una clave privada que debe custodiar de forma secreta el titular del certificado con la máxima seguridad.

El Certificado Electrónico

Los certificados electrónicos de persona física o jurídica son unos documentos electrónicos que contienen información del emisor, el periodo de validez del certificado, la identidad del firmante,…

Lo importante es que este certificado vincula la clave pública con la identidad de una persona concreta y que está firmado por la entidad de certificación, que ha comprobado los documentos de identidad del solicitante y su correspondencia con los rasgos del solicitante. Al expedir el certificado se establece también su vinculación con la clave privada bajo control exclusivo del firmante.

Aunque pueden emitir certificados autoridades de certificación no cualifiadas, en Europa se prefieren las entidades de certificación cualificadas, que emiten certificados cualificados.

En España existe un importante número de entidades emisoras de certificados cualificados, de entre los que cabe citar a Camerfirma, EADTrust, FNMT (CERES), Ivnosys o Vintegris.

En determinadas modalidades de firma (como la AdES – T o las firmas longevas) es conveniente incluir información sobre el momento en que se creó la firma, lo que realiza añadiendo un sello de tiempo. Los sellos de tiempo los expiden las Autoridades de Sellado de Tiempo (TSA – Time Stamp Authority).

El sello de tiempo demuestra que cierta combinación de datos existió antes de un momento dado y que ninguno de estos datos ha sido modificado desde entonces.

Resumiendo, para la digitalización certificada de documentos, se necesita un certificado electrónico con el que realizar la firma electrónica sobre cada uno de los documentos escaneados.

Este requisito y la garantía de integridad de la base de datos en la que se gestiona la llevanza del proceso de digitalización de facturas son los más relevantes para superar la auditoría que permite solicitar la homologación del software a la AEAT.

Digitalización Certificada en el ámbito de la Justicia.

En el marco de la normativa Lexnet se ha definido por el CTEAJE (Comité Tecnico Estatal de la Administración Judicial Electrónica) la GIS de Digitalización Certificada.

Esta norma permite digitalizar cualquier documento para su presentación en procesos judiciales por lo que tiene un valor especial:

  • Sirve en el sector privado para digitalizar cualquier documento, no solo facturas
  • Permite tener documentos digitalizados por si en un momento dado hacen falta para un jucio. Esta solía ser la principal razón para custodiar documentos en papel: por si hacían falta en un juicio.

Los requisitos de digitalización certificada en el ámbito de la justicia son muy parecidos a los exigidos en el ámbito tributario:

  • Firma electrónica de los documentos escaneados
  • Protección de la integridad e inalterabilidad de la base de datos de llevanza de la digitalización

¿Cómo pongo en marcha un proceso de digitalización certificada?

Para llevar a cabo la digitalización certificada de facturases en una empresa es necesario contar con un software homologado por la AEAT o por cualquera de las haciendas forales de Alava, Guipuzcoa, Navarra o Vizcaya.

Para que el software pueda realizar una firma electrónica en cada factura escaneada, hace falta equiparlo con un certificado cualificado. La tendencia actual es equipar el software con certificado cualificado de persona jurídica, en cuyo caso las firmas electrónicas resultantes se denominan «sellos electrónicos cualificados» si se gestionan en un equipo denominado «Dispositivo Cualificado de Creación de Sello» (equipos que también se denomina HSM «Hardware Security Module»).

Cabe la posibilidad de realizar procesos de «digitalización certificada» o «digitalización garantizada» en el contexto de la administración pública, para lo que seaplican varias de las Normas Técnicas de Interoperabilidad. En particular la de copia auténica, la de digitalización, la de política de firma y la de documento electrónico.

El portal ValidaE facilita algunas herramientas para validar firmas y certificados electrónicos. También la herramienta DSS de EADTrust proporciona mucha información sobre los certificados y las firmas de los documentos electrónicos, sean o no resultado de la una digitalización certificada.

Tal vez alguien se hizo esta pregunta: ¿es necesario partir del documento de la factura impreso para poder escanearlo en un proceso de digitalización certificada o se puede firmar electrónicamente una factura recibida en formato pdf?

La respuesta la da la ORDEN EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas en los diferentes artículos de los que consta.

La digitalización certificada solo se puede hacer desde documentos en soporte papel.

No obstante, considerando que el emisor y el receptor pueden llegar al acuerdo de que el emisor de la factura actua enviando «prefacturas» en formato PDF al receptor y que este las convierte en autofacturas electrónicas añadiendo la firma electrónica, se cumple el requisito fundamental de la factura electrónica, que es su firma electrónica. La normativa permite que las facturas las gestione el destinatario (autofactura) o un tercero en nombre del emisor de la factura, que suele ser el que añade las firmas electrónicas o los sellos electrónicos.

Qué hacer si se pierde o alguien sustrae el dispositivo donde reside el certificado electrónico

En caso de pérdida o robo del dispositivo en el que se aloja la clave privada asociada al certificado electrónico, hay que solicitar la revocación del certificado personándose ante una Autoridad de Registo de la Autoridad de Certificación que expidió el certificado. Algunas autoridades de certificación ofrecen la posibilidad de realizar la revocación a distancia, empleando códigos que se entregaron en el momento de la expedición del certificado.

Por ejemplo, EADTrust dispone de una página específica y un formulario para solicitar la revocación del certificado.

Externalización de procesos de digitalización certificada

Cuando un proceso no está centrado en el núcleo de negocio de una empresa pero puede suponer una carga administrativa importante por su volumen, muchas entidades recurren a la externalización de procesos de negocio (BPO).

Un servicio de Digitalización Certificada realizado por terceros o un servicio de Sello electrónico remoto gestionado por un prestador de servicios de confianza digital cualificado pueden ayudar en estos casos.

El artículo 7 de la Orden EHA/962/2007 indica:

“Este proceso de digitalización deberá cumplir los siguientes requisitos:

a) Que el proceso de digitalización sea realizado por el propio obligado tributario o bien por un tercero prestador de servicios de digitalización, en nombre y por cuenta de aquel, utilizando en ambos casos un software de digitalización certificado (…)
b) Que el proceso de digitalización utilizado garantice la obtención de una imagen fiel e íntegra de cada documento digitalizado y que esta imagen digital sea firmada con firma electrónica en los términos de los artículos anteriores de esta Orden en base a un certificado electrónico instalado en el sistema de digitalización e invocado por el software de digitalización certificada. Este certificado debe corresponder al obligado tributario cuando la digitalización certificada se realice por el mismo o al prestador de servicios de digitalización en otro caso.”

Ventajas de la Digitalización Certificada

Estas son algunas de las ventajas de la Digitalización Certificada:

  • Ahorro de tiempos en la búsqueda de documentos, puesto que, al tratarse de documentos en formato electrónico, se pueden generar búsquedas por palabras clave.
  • Aumenta la eficiencia y productividad de los empleados al ganar tiempo en el achivo y en las búsquedas, reduciendo los errores.
  • Frecuentennete la digitalización permite incorpoporar la información de las facturas en el sistema de contabilidad o ERP.
  • Al tener los documentos digitales gestionados por un software informático y custodiados en un repositorio seguro, se agilizan las tomas de decisiones al tener la certeza que se cuenta con toda la información.
  • Se ahorra espacio de almacenamiento al no tener que custodiar los dcumentos en papel y se ahorran otros costes relacionados con el material de archivo
  • Facilita la adopción de procedimientos repetuosos con el medio ambiente e, indirectamente, ayuda a superar una posible auditoría de tipo ISO 14.001

Llámenos

Puede contactar con EADTrust a través de los teléfonos 917160555 y 902 365 612 si necesita ayuda pata homologar una solucuón de digitalización certificada o necesita certificados electrónicos.

Código Seguro de Verificación (CSV) enrutable

6 respuestas

El Código Seguro de Verificación de un documento es un valor alfanumérico que lo identifica y que permite su cotejo en una sede electrónica.

En el ámbito de la Administración de Justicia se ha definido una regla de codificación de este tipo de códigos que podría permitir su cotejo en cualquier sede electrónica independientemente del órgano que haya generado el código y lo haya asignado a un documento.

En efecto, el CTEAJE  (Comité Técnico Estatal de la Administración Judicial Electrónica) ha publicado una PROPUESTA DE ESTANDARIZACIÓN DEL INTERFAZ DE ACCESO AL SERVICIO DE CSV DE LAS SEDES, (ver copia del documento en archive.org ) destinada principalmente a permitir el cotejo de cualquier  documento de índole judicial desde el Punto de Acceso General de la Administración de Justicia (PAGAJ).

Como resultado tenemos una propuesta de Código Seguro de Verificación (CSV) enrutable que podría ser adoptado también por otras administraciones públicas y contempla que pueda utilizarse en contextos internacionales. La posibilidad de hacer uso de este tipo de códigos podría hacer innecesaria la Apostilla de la Haya en algunos supuestos, ya que la fuente del documento electrónico autentico es un organismo oficial que emplea un sistema de intercambio compatible, aunque el punto de cotejo sea otro organismo, incluso de otro país.

A continuación se describe el formato, tal como se recoge en el documeto indicado:

CSV-enrutable

ES XX Y – RESTO CÓDIGO (No hay espacios, la representación los incluye por claridad).

  • ES: Código ISO de país según la norma ISO 3166 (permite enrutar códigos a otros países, o recibir consultas de otros países).
  • XX: Dígitos de control. Se calculan en base al resto del código y aplicando el modelo 97-10 (regla de cálculo definida en la norma ISO 7604). Permite controlar que no se producen errores cuando se teclean por una persona. Esta regla es similar a la que se utiliza en banca para el cálculo de IBAN.
  • Y: Tipo de código (permite tener varias reglas de construcción, y prever que la codificación pueda cambiar en el futuro, en cuyo caso equivale a número de versión).

Se adoptará esta primera versión del código con Y=1 la siguiente regla de construcción para “RESTO DE CÓDIGO”:

CSSV-entrutable-Y-1-ruta-DIR3

  • El código DIR3 (Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas), es una codificación actualmente en uso por las Administraciones Públicas españolas (central, autonómica y local).

El Directorio Común proporciona un Inventario unificado y común a toda la Administración de las unidades orgánicas/organismos públicos, sus oficinas asociadas y unidades de gestión económica – presupuestaria, facilitando el mantenimiento distribuido y corresponsable de la información. Incluye ya los órganos de la Administración de Justicia.

Esta codificación está amparada por el artículo 9 del ENI (Esquema Nacional de Interoperabilidad), aprobado por el Real Decreto 4/2010, donde se estipula que las Administraciones públicas (…) «mantendrán una relación actualizada de sus órganos administrativos y oficinas de registro y atención al ciudadano, y sus relaciones entre ellos. Dichos órganos y oficinas se codificarán de forma unívoca y esta codificación se difundirá entre las Administraciones públicas.”

  • [CADENA ALFANUMÉRICA] Se establece el uso de 40 caracteres alfanuméricos.

Para mejorar la usabilidad del servicio de validación de códigos, se evitará el uso de caracteres que pueden llevar a confusión a los usuarios cuando los teclean manualmente, para ello la propia regla de codificación obviará el uso de los siguiente caracteres

    • ‘i’ mayúscula (I), ‘ele’ minúscula (l) se puede confundir con el ‘número uno’ (1).
    • ‘o’ mayúscula (O) se puede confundir con el ‘número cero’ (0).
    • ‘símbolo dólar ($)‘ se puede confundir con la letra S.

Es decir, no se pueden incluir en el CSV los caracteres prohibidos indicados y si un usuario los teclea por error, se interpretarán en el sentido de los caracteres atorizados correpondientes: ‘número uno’ (1), ‘número cero’ (0) y letra S).

Dado que esta regla de codificación se aplica cuando el valor Y=1, el propio servicio de cotejo tendrá la posibilidad de establecer reglas de validación complementarias al cálculo de los dígitos de control, como podría ser la aplicación en backend de las siguientes reglas de sustitución del código introducido por el usuario en caso de detectar alguno de los caracteres anteriormente excluidos:

    • ‘i’ mayúscula (I), ‘ele’ minúscula (l) se interpretarán como ‘número uno’ (1).
    • ‘o’ mayúscula (O), se interpretará como ‘numero cero’ (0).
    • ‘símbolo dólar ($)’ se interpretará como letra S.

Posteriormente a la sustitución se verificaría si los dígitos de control son correctos, para en su caso, mostrar un mensaje de error al usuario o admitir el código para su remisión al órgano resolutor.

Esta codificación permite que cuando se coteja un documento en un órgano, como por ejemplo el Punto de Acceso General, se sepa a qué plataforma concreta debe dirigir la petición cuando se realice un Cotejo de documentos.

El documeto del CTEAJE contempla la posibilidad de adoptar una codificación transitoria que no requiere validar los dígitos de control y que permite a las entidades seguir utilizando su codificación actual, anteponiendo un prefijo propio:

  • ES000DIR3-Código

Conservación Sustitutiva con la norma UNI 11386 – Ideas para la Digitalización Certificada

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La preservación digital de documentos analógicos presenta retos que se acometen de forma diferente en diferentes países.

En Italia, esta cuestión ha sido objeto de desarrollos legislativos que han impuesto la adopción de modelos conceptuales y pautas de gestión a lo largo de los años, bajo la denominación de «Conservación Sustitutiva«, concepto similar al de «Digitalización Certificada» adoptado en España.

Uno de los hitos relevantes ha sido la publicación de la norma UNI 11386:2010 Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali (SInCRO) que podría traducirse «Soporte a la Interoperabilidad en la Conservación y Recuperación de Objetos Digitales (SIncRO)».

Este estándar es esencialmente un esquema XML diseñado para permitir a los operadores del sector de la preservación digital el uso de una estructura de datos compartida y así lograr un grado razonable de interoperabilidad, y la garantía de un nivel mínimo de calidad en los procesos de retención de documentos.

Acoge algunas disposiciones contenidas en la Resolución CNIPA de 19 de febrero de 2004, n. 11, identificando los elementos de información necesarios para la creación del índice de retención (el llamado «archivo de cierre«) y describiendo tanto la semántica como la articulación por medio del lenguaje XML formal.

La Autoridad Nacional de Unificación Italiana (UNI) estableció en 2009, en el subcomité DIAM/SC11 Gestión de Documentos de Archivo), un grupo de trabajo dedicado, denominado SInCRO (Soporte a la Interoperabilidad en la Conservación y Recuperación de Objetos Digitales ), compuesto por representantes de DigitPA y la Administración Archivistica, así como de investigadores universitarios, empresarios y funcionarios de la Administración Pública, con el objetivo de especificar e integrar la deliberación de CNIPA el 19 de febrero de 2004, n. 11 con las «Reglas técnicas para la reproducción y retención de documentos en soporte óptico» («Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico».).

DigitPA fue la denominación de la Agencia Italiana para el impulso de la digitalización a partir de 2009. Con anterioridad su denominación fue Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione, abreviado CNIPA, desde su creación en 2003. A partir del 2012 su denominación pasó a ser Agenzia per l’Italia digitale (AGID).

En palabras de John Michetti Presidente de UNI DIAM SC11 – Gestión de documentos de archivo, tras la publicación de la norma:

«Las normas técnicas para la conservazione sostitutiva  describen con precisión los aspectos procedimentales e indican las responsabilidades de los actores en este proceso, pero no proporcionan detalles técnicos sobre cómo se representan los datos relativos a los objetos de conservación, y no contienen ninguna disposición específica destinada a lograr o promover formas de interoperabilidad. Las normas ofrecen un amplio margen de libertad en su implementación, con la consiguiente proliferación de soluciones y formatos muy alejados de cualquier perspectiva de interoperabilidad, también debido a la ausencia de normas específicas.

Teniendo en cuenta todo ello, el objetivo prioritario del grupo de trabajo UNI SInCRO era definir la estructura del conjunto de datos para apoyar el proceso de  conservazione sostitutiva, identificando los elementos de información necesarios para la creación de un índice de conservación (el llamado «archivo de cierre«) y describiendo tanto su semántica como su articulación, de manera que los operadores del sector puedan utilizar una estructura de datos compartida y lograr un grado satisfactorio de interoperabilidad en los procesos de migración, gracias a la adopción del esquema XML especialmente desarrollado y disponible en el estándar.»

El mecanismo de llevanza en la Digitalización Certificada de facturas se basa en los datos que se recogen en los libros de facturas recibidas, en relación con el IVA, considerando períodos de cierre mensuales o trimestrales según la periodicidad de tributación del IVA adoptada por las empresas.

Digital por diseño

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Va llegando el momento de abandonar el término «transformación digital» que transmite la idea de que hay que cambiar los procesos de las organizaciones, conforme avanza la digitalización de la sociedad y la adopción masiva de las tecnologías de la información.

Con el estado actual de la tecnología y de la legislación, no tiene sentido diseñar procesos de información, contratación o mero trámite que no estén diseñados desde el principio pensando en el valor probatorio de los registros digitales administrados con ayuda de la criptografía.

En todo caso, cualquier concesión a procedimientos o actuaciones arcaicos debe ser en atención a la experiencia de usuario.

Uno de los aspectos claves del nuevo paradigma es la gestión de la identidad digital de las personas con las que se relacionan las entidades que debería tener en cuenta la posibilidad de acceso de personas de diversa procedencia y medios de identificación.

Las «piezas de lego» que facilitan la gestión digital por diseño de los procedimientos preservando la seguridad jurídica son componentes como las firmas electrónicas de persona, los sellos electrónicos de empresa, los sistemas de conservación digital de documentos electrónicos (incluso con códigos seguros de verificación) y evidencias electrónicas, los sellos de tiempo electrónicos, los sistemas de gestión de información de representación (de otras personas o de empresas) los sistemas que permiten comprobar la validez de las firmas y de los sellos, los que permiten gestionar mecanismos de identificación y de firmas y sellos «en la nube», los que permiten realizar la digitalización certificada de documentos, los que permiten la identificación remota co y los que permiten acreditar las notificaciones electrónicas.

En la actualidad. el Reglamento (UE) Nº 910/2014, de 23 de julio, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior (eIDAS), ofrece una buena base para construir sistemas digitales con valor legal admisibles en todos los países miembros, sea cual sea el país de origen, de entre los europeos.

Un aspecto clave en la digitalización por diseño es que la experiencia de usuario debe ser una de las principales prioridades en el diseño de los procesos, para evitar repetir errores de usabilidad  que en el pasado no contribuyeron a poner en valor tecnologías como el DNI electrónico, que se expide desde 2006.

El despliegue de sistemas digitales de gestión debería preservar principios esenciales como el «soporte duradero» o la «simetría probatoria» (igualdad de armas) para que los usuarios de las plataformas cuenten con la misma posición respecto a la prueba digital que los promotores de las plataformas.

El conocimiento técnico y legal de estos principios de despliegue digital ayudará a las entidades a diseñar sistemas digitales eficientes, sencillos y con valor probatorio por lo que es útil contar con especialistas a los que consultar.

Los sistemas de gestión de identidad disponibles ya contemplan la interoperabilidad entre países con «nodos eIDAS» como el español que se instancia a través del sistema «Cl@ve«.

 

El Subdirector General de Nuevas Tecnologías de la Justicia, premio EnerTIC

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El Subdirector General de Nuevas Tecnologías de la Justicia, José Luis Hernández Carrión, ha sido distinguido con el galardón al mejor directivo en el sector de la Administración Pública Central por su contribución en el ámbito de la aplicación de las TICs para la mejora de la Eficiencia Energética y Sostenibilidad.

El premio llega en reconocimiento a la capacidad y esfuerzo realizado en los últimos años para hacer realidad la implantación de la tramitación electrónica en todos los órganos judiciales y fiscalías del territorio gestionado por el Ministerio de Justicia.

La entrega de los galardones ha tenido lugar el 12 de diciembre de 2018 en la Secretaría de Estado para el Avance Digital (Madrid), durante la tradicional gala de Proyectos y Directivos que organiza la Plataforma EnerTIC, y que ha sido presidida por D. David Cierco, Director General de Red.es y D. Antonio Alcolea, Subdirector General de Fomento de la Sociedad de la Información (Secretaría de Estado para el Avance Digital).

Cerca de 200 directivos del sector y altos cargos de la Administración estuvieron presentes en la Ceremonia de Entrega de la sexta edición de los premios.

Adicionalmente, se ha presentado la VII Guía de Referencia Smart Energy: «Tecnología para la mejora de la Eficiencia Energética» que incluye entre otros contenidos las entrevistas de los directivos, los proyectos más innovadores y buenas prácticas del año 2018, así como las novedades para el año 2019 con las claves de los proyectos del futuro.

Esta edición, prologada por el Comisario Europeo de Energía, D. Miguel Arias Cañete, y por la Ministra de Transición Ecológica, Dña. Teresa Ribera, analiza en el impacto de la Transformación Digital para la mejora de la Competitividad Energética y establece los objetivos principales para poder seguir impulsando una economía descarbonizada en el Programa Horizonte 2030.

EnerTIC es una plataforma de empresas TIC para la mejora de la eficiencia energética en España con el apoyo de las Empresas Asociadas e instituciones públicas, en favor de una economía más competitiva y sostenible. Desde el año 2013, los enerTIC Awards premian los proyectos tecnológicos más innovadores, así como a los directivos que más se comprometen con la eficiencia energética y la sostenibilidad.