Hace no muchos años, la vida de una sociedad mercantil tenía una banda sonora inconfundible: el paso de páginas del BOE, el crujido de los periódicos de gran tirada buscando convocatorias y el sello húmedo sobre el papel notarial. Hoy, esa liturgia física está dando paso a un entorno puramente digital. Pero no nos confundamos: digitalizar el gobierno corporativo no es simplemente hacer reuniones por Zoom o Teams.
Bajo el epígrafe de «Servicios Societarios Electrónicos» se está consolidando una nueva industria de servicios de confianza (Trust Services) diseñada para garantizar que la voluntad de la empresa —desde cómo se reúne hasta cómo toma decisiones— tenga la misma (o mayor) solidez jurídica que en la era del papel.
Ya no se trata solo de tecnología, se trata de gobernanza digital y seguridad jurídica preventiva. Repasemos qué piezas componen este nuevo puzle.

1. La Convocatoria y la Sede Electrónica: El Desafío del Artículo 518 LSC
Uno de los cambios más trascendentales en el gobierno corporativo es el método de convocatoria. La Ley de Sociedades de Capital (LSC) ha permitido sustituir la costosa y lenta publicación en prensa por la difusión en la Página Web Corporativa de la sociedad. Sin embargo, este cambio acarrea una responsabilidad de prueba crítica que se detalla en el Artículo 518 de la LSC.
Este artículo no se limita a autorizar la publicación digital; exige que la sociedad garantice la validez del acto de convocatoria, lo que nos obliga a resolver tres retos técnicos y jurídicos fundamentales:
A. Disponibilidad y Continuidad (La Prueba de Permanencia)
El Artículo 518 exige que la publicación debe permanecer en la web «desde la fecha de la convocatoria hasta la celebración de la junta». La sociedad debe ser capaz de demostrar judicialmente que el anuncio estuvo accesible sin interrupciones significativas durante todo el periodo legal. Esto se logra mediante servicios de monitorización externa que actúan como un tercero de confianza.
B. Integridad del Contenido (El Hashing y el Sellado de Tiempo)
Es crucial demostrar que el contenido de la convocatoria no fue modificado tras su publicación inicial. Un cambio sutil en una fecha o en el orden del día podría anular la Junta. El servicio de confianza resuelve esto mediante:
- La aplicación de funciones hash al documento (huella digital criptográfica).
- El sellado de tiempo cualificado sobre el hash en el momento de la publicación. Esto ofrece una evidencia irrefutable sobre la inmutabilidad de la convocatoria.
C. Accesibilidad y Usabilidad (Descargable e Imprimible)
La ley requiere que el documento de la convocatoria sea «descargable e imprimible» por cualquier socio. El servicio debe certificar que el archivo (generalmente un PDF) cumple las condiciones técnicas mínimas de usabilidad y que no está cifrado, dañado o protegido de forma que impida su correcta impresión. Este es un requisito técnico que tiene consecuencias jurídicas directas.
En resumen: la sede electrónica corporativa se convierte en un medio de prueba. La inversión en un servicio fehaciente de certificación de la publicación es, en realidad, una póliza de seguro contra la impugnación de acuerdos societarios.
2. El Foro Electrónico de Accionistas
Antes de la reunión, la interacción es clave. Especialmente en las sociedades cotizadas (y recomendable en grandes empresas no cotizadas), el Foro Electrónico de Accionistas se ha convertido en el ágora digital.
Este servicio no es un simple chat. Es un entorno securizado, con control de acceso riguroso, que permite a los accionistas:
- Publicar propuestas complementarias al orden del día.
- Lanzar iniciativas para alcanzar el porcentaje necesario para ejercer derechos minoritarios.
- Presentar ofertas de adhesión o representación.
El reto técnico aquí es la identificación fehaciente de los participantes para evitar suplantaciones que podrían manipular el clima previo a la Junta.
3. La Junta Híbrida y el Voto Electrónico
El momento de la verdad es la celebración de la Junta General. La pandemia normalizó las juntas telemáticas o híbridas, pero para que sean válidas legalmente requieren mucho más que una videollamada. Y además en la actualidad para poderlas llevar a acabo deben estar expresamente recogidas en los estatutos.
Los servicios societarios modernos ofrecen plataformas que integran:
- Gestión de Quórum en tiempo real: Calculando el capital presente y representado al instante.
- Voto Electrónico anticipado a distancia: Emitido antes de la reunión de forma cifrada.
- Voto y delegación durante la sesión: Permitiendo a quien asiste remotamente emitir su voto con la misma validez que quien levanta la mano en la sala.
Aquí los servicios cualificados de confianza digital impulsados por el Reglamento eIDAS ayudan a crear servicios confiables para garantizar la identidad de los votantes, la prueba de posesión de títulos de la sociedad y el sentido de voto, disociando el voto del votante.
4. La Trastienda: Administración Societaria y Legalización
Esta sección es fundamental para el secretario del Consejo y el compliance legal:
- Firma de Actas y Certificaciones: El uso de certificados cualificados (de persona física o de representante) para cerrar los acuerdos del Consejo o de la Junta, garantizando la autoría y la inalterabilidad.
- Legalización Telemática de Libros: El envío digital al Registro Mercantil de los libros de actas y el libro registro de socios, sustituyendo la presentación física.
- Notificaciones Fehacientes: Comunicación de acuerdos o eventos críticos mediante servicios de entrega electrónica certificada, aportando prueba del envío y recepción con plenas garantías.
5. Identidad Digital: La llave maestra y la Visión de Futuro
Nada de lo anterior se sostiene sin una Identidad Digital robusta. Ya sea para acceder al Foro, para descargar la convocatoria certificada o para votar, necesitamos certeza sobre «quién es quién».
Estamos transitando del uso de certificados digitales tradicionales hacia modelos más ágiles pero igualmente seguros, alineados con el reglamento eIDAS2. En el futuro inmediato, veremos cómo los accionistas se identifican en las Juntas utilizando su Cartera de Identidad Digital de la UE (EUDI Wallet), simplificando el acceso transfronterizo para inversores internacionales. La integración con los Prestadores de Servicios de Confianza Cualificados (QTSP) será el nexo para dar validez legal a cada interacción.
Conclusión
Los Servicios Societarios Electrónicos han dejado de ser una «innovación» para convertirse en una necesidad de compliance. La digitalización de la sociedad mercantil no consiste solo en ahorrar papel; consiste en blindar los procesos corporativos.
Desde certificar que un PDF era descargable en la web bajo el escrutinio del Art. 518 LSC, hasta garantizar que un voto electrónico no ha sido alterado, la tecnología se ha convertido en el nuevo notario de la vida societaria. Y en este escenario, contar con servicios de confianza cualificados no es un lujo, es la única póliza de seguro real contra la impugnación.
Contacte con EADTrust en el 917160555 (o por email info (at) eadtrust.com) para entender mejor nuestros servicios y valorar su adopción. Mejoran la seguridad jurídica de la empresa en la organización de Juntas con un coste contenido.
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