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Noticeman de EADTrust: La Solución Definitiva para Notificaciones Electrónicas Certificadas, alternativa al Burofax

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En un mundo cada vez más digital, los particulares, las empresas y las organizaciones necesitan herramientas que garanticen comunicaciones seguras, rápidas y con validez legal. Noticeman, el sistema de notificaciones electrónicas certificadas desarrollado por EADTrust, se presenta como una solución innovadora que combina tecnología avanzada con cumplimiento normativo.

A continuacón exploraremos las ventajas de Noticeman, su respaldo legal bajo el Reglamento eIDAS, casos de uso que demuestran su versatilidad y una comparación con el tradicional burofax para ayudarte a elegir la mejor opción para tus necesidades de comunicación fehaciente.

¿Qué es Noticeman?

Noticeman es una plataforma de correo electrónico certificado diseñada por EADTrust, un Prestador de Servicios de Confianza Digital cualificado según el Reglamento eIDAS. Este sistema permite enviar notificaciones electrónicas con garantías de integridad, autenticidad y trazabilidad, asegurando que tanto el emisor como el receptor puedan demostrar la entrega, recepción y contenido de la comunicación. A diferencia de métodos tradicionales como el burofax o el correo postal certificado, Noticeman ofrece una alternativa más rápida, eficiente y sostenible, manteniendo plena validez jurídica.

Ventajas de Noticeman

Noticeman se distingue por ofrecer una serie de ventajas clave que lo convierten en una herramienta esencial para empresas, administraciones públicas, particulares y profesionales:

  1. Validez Legal y Cumplimiento Normativo: Noticeman opera bajo el marco del Reglamento eIDAS (Reglamento (UE) Nº 910/2014), que establece estándares para servicios de confianza digital en la Unión Europea. Esto garantiza que las notificaciones enviadas a través de la plataforma son admisibles como prueba en procedimientos judiciales o arbitrales, gracias a su capacidad de dejar constancia del momento de la notificación y de su contenido.
  2. Seguridad y Trazabilidad: Utilizando criptografía de clave pública y sellos de tiempo cualificados, Noticeman asegura la identificación del emisor y del receptor, la integridad del contenido y registra los momentos exactos de envío, recepción, lectura y descarga. Además, las evidencias electrónicas generadas se custodian en la plataforma Cartulario, complementada con tecnología blockchain, lo que refuerza su autenticidad y fiabilidad.
  3. Eficiencia y Ahorro de Costos: Al eliminar la necesidad de papel, envíos postales y procesos manuales, Noticeman reduce significativamente los costos asociados a las comunicaciones certificadas. Su interfaz sencilla permite enviar notificaciones en pocos pasos, agilizando procesos que antes podían tomar días.
  4. Sostenibilidad: Al ser un sistema completamente digital, Noticeman contribuye a la reducción del consumo de papel, apoyando la sostenibilidad ambiental y ayudando a las empresas a cumplir con sus objetivos de responsabilidad social corporativa.
  5. Integración y Escalabilidad: Noticeman ofrece integración mediante servicios web, ideal para empresas con altos volúmenes de notificaciones. Sus certificaciones ISO 9001, ISO 20000-1 e ISO 27001 aseguran un servicio robusto y adaptable a las necesidades de cualquier organización.

Legislación Relevante

Noticeman se alinea con el Reglamento eIDAS (Reglamento (UE) Nº 910/2014), que regula los servicios de identificación electrónica y confianza en la Unión Europea. Este marco legal establece que las notificaciones electrónicas certificadas tienen la misma validez que las comunicaciones tradicionales en papel, siempre que cumplan con requisitos como la identificación de las partes, la integridad del contenido y la certificación de los tiempos de envío y recepción. En España, además, la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común fomenta el uso preferente de notificaciones electrónicas en las administraciones públicas, reforzando la relevancia de herramientas como Noticeman. Estas normativas garantizan que las comunicaciones enviadas a través de Noticeman sean seguras, confiables y legalmente vinculantes.

Casos de Uso de Noticeman

Noticeman es una solución versátil que se adapta a una amplia variedad de sectores y necesidades. A continuación, presentamos algunos ejemplos prácticos:

  1. Sector Legal y Administrativo:
    • Notificaciones Judiciales y Administrativas: Noticeman permite a procuradores, y abogados enviar comunicaciones certificadas a sus clientes, dejando constancia de los pasos que dan en representación de sus intereses.
    • Perfeccionamiento de Contratos: Las empresas pueden cerrar contratos enviando una oferta y recibiendo la aceptación del destinatario, con evidencias electrónicas que certifican el consentimiento explícito.
  2. Sector Financiero y de Seguros:
    • Noticeman es ideal para enviar notificaciones certificadas sobre movimientos bancarios, renovaciones de pólizas o informes periciales. Las instituciones financieras y aseguradoras, altamente reguladas, se benefician de la trazabilidad y la capacidad de prueba ante posibles disputas.
  3. Telecomunicaciones y Servicios Públicos:
    • Las empresas de telecomunicaciones y proveedores de servicios esenciales (electricidad, agua, gas) pueden notificar a sus clientes cambios en el servicio, facturas electrónicas o cancelaciones, cumpliendo con las estrictas regulaciones del sector.
  4. Gestión Empresarial (B2B, B2C y B2E):
    • Relaciones con Proveedores y Clientes: Noticeman facilita la comunicación certificada en acuerdos comerciales, recordatorios de pagos o gestión de contratos con proveedores y clientes.
    • Gestión de Recursos Humanos: Las empresas pueden enviar nóminas, circulares internas o comunicaciones laborales (como cambios de ubicación o despidos) con garantías de recepción y sin disputas legales.
  5. Sector Educativo y Administraciones Públicas:
    • Universidades y organismos públicos utilizan Noticeman para notificar plazos, listas de admisión o resultados de procesos de selección, garantizando transparencia y cumplimiento normativo.
  6. Particulares:
    • Particulares pueden notificar circunstancias relativas al cumplimiento de convenios reguladores, circunstancias que afectan a los contratos de arrendamientos, y otras situaciones de las que deseen dejar constancia. También para Reclamaciones y quejas y para convocatorias y citaciones
    • Autores: pueden dejar constancia de la existencia de un documento (por ejemplo, para alegar la autoría o precedencia) en un momento dado.

Comparación entre Noticeman y Burofax

Tanto Noticeman como el burofax son herramientas utilizadas para enviar comunicaciones certificadas con validez legal, pero cada una tiene características que la hacen más adecuada según el contexto. A continuación, analizamos las diferencias clave, los casos en los que cada sistema es preferible y una tabla comparativa de costos.

Diferencias Clave

  • Formato y Entrega: Noticeman es un sistema completamente digital que opera a través de correo electrónico certificado, permitiendo envíos instantáneos y accesibles desde cualquier dispositivo con conexión a internet. El burofax, por su parte, es un servicio postal físico que combina correo postal con acuse de recibo, lo que implica tiempos de entrega más largos y dependencia de servicios postales.
  • Trazabilidad: Noticeman ofrece una trazabilidad completa, registrando eventos como el envío, la recepción, la apertura y la descarga del mensaje, respaldados por sellos de tiempo cualificados y tecnología blockchain. El burofax proporciona un acuse de recibo físico, pero no registra eventos intermedios ni garantiza la integridad del contenido con el mismo nivel de detalle.
  • Costos y Escalabilidad: Noticeman es significativamente más económico, especialmente para envíos masivos, y permite integraciones automáticas para empresas. El burofax tiene costos más altos debido a la logística física y no es práctico para grandes volúmenes.
  • Sostenibilidad: Noticeman es una solución sin papel, alineada con prácticas sostenibles, mientras que el burofax genera residuos físicos (papel, sobres, transporte).
  • Alcance Internacional: Noticeman permite enviar notificaciones a cualquier parte del mundo de forma instantánea, siempre que el destinatario tenga acceso a correo electrónico. El burofax, al depender de servicios postales, puede ser más lento y costoso para envíos internacionales.

Cuándo Usar Noticeman

Noticeman es la opción preferida en los siguientes casos:

  • Digitalización y Automatización: Empresas que buscan integrar notificaciones certificadas en sus sistemas (CRM, ERP) o enviar grandes volúmenes de comunicaciones.
  • Urgencia: Cuando se necesita una entrega inmediata, ya que Noticeman envía notificaciones en segundos.
  • Destinatarios Digitales: Si el destinatario está acostumbrado a comunicaciones electrónicas o prefiere recibir notificaciones por correo electrónico.
  • Sostenibilidad: Organizaciones que priorizan la reducción de su huella de carbono.
  • Costos Reducidos: Para empresas o profesionales que necesitan una solución económica sin sacrificar validez legal.

Cuándo Usar Burofax

El burofax puede ser más adecuado en los siguientes casos:

  • Requisitos Legales Específicos: En algunos procedimientos legales o administrativos en España, ciertas normativas pueden requerir explícitamente el uso de burofax físico como medio de notificación, aunque esto es cada vez menos común gracias a la aceptación de notificaciones electrónicas bajo eIDAS.
  • Destinatarios sin Acceso Digital: En casos excepcionales donde el destinatario no utiliza correo electrónico o no tiene acceso a herramientas digitales, el burofax garantiza la entrega física.
  • Preferencia por Documentos Físicos: En situaciones donde el destinatario o el emisor prefieren un documento físico como prueba tangible, aunque esto es menos relevante dado el reconocimiento legal de las evidencias electrónicas.

Tabla Comparativa de Costos

AspectoNoticemanBurofax
Costo por NotificaciónDesde 5 € por notificación (1 € comprando 100). Fichero de hasta 5MbDesde 9,9 € por notificación (1 página) + 0,9 € por cada página adicional
Costos AdicionalesSin costos adicionales. Custodia 60 meses. (integración API gratuita en planes avanzados)Con custodia de 60 meses, Prueba de Entrega Electrónica (PEE) y copia certificada 18,52 € Costes adicionales en envíos internacionales
Envíos MasivosDescuentos por volumen; integración automática para grandes cantidadesCostos proporcionales al número de envíos, sin descuentos significativos
Tiempo de EntregaInstantáneo (segundos)1-3 días laborables (nacional); más para internacional
SostenibilidadSin papel, 100% digitalConsumo de papel y transporte físico

Nota: Los costes son sin IVA

Conclusión

Noticeman de EADTrust representa un avance significativo en la gestión de notificaciones electrónicas, combinando seguridad, eficiencia y sostenibilidad con un respaldo legal sólido bajo el Reglamento eIDAS y la legislación nacional. Su comparación con el burofax muestra que, en la mayoría de los casos, Noticeman es la opción más rápida, económica y adaptable, especialmente para empresas que buscan digitalizar sus procesos. Sin embargo, el burofax sigue siendo relevante en casos específicos donde se requiera una entrega en una dirección postal.

Sea cual sea tu necesidad, Noticeman ofrece una solución moderna y confiable para llevar tus comunicaciones al siguiente nivel.

¿Listo para optimizar tus comunicaciones certificadas? Regístrate hoy en Noticeman y descubre cómo puedes ahorrar tiempo, reducir costos y garantizar la validez legal de tus notificaciones. ¡Mira los precios! Y lee las preguntas frecuentes y sus respuestas.

EADTrust, la entidad líder en Digital Transaction Management (DTM)

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El concepto Digital Transaction Management (DTM), Gestión de Transacciones Digitales engloba un conjunto de servicios y tecnologías basados en la nube diseñados para gestionar digitalmente transacciones basadas en documentos. El objetivo principal de la Gestión de Transacciones Digitales es eliminar la fricción inherente a las transacciones que involucran personas, documentos y datos, creando procesos más rápidos, fáciles, convenientes y seguros.

Los componentes clave de un sistema DTM incluyen:

  1. Firmas electrónicas: Permiten la vinculación de documentos a sus firmantes, su autenticación segura y la atribución legalmente vinculante de documentos firmados.
  2. Gestión de documentos y transacciones: Incluye almacenamiento digital, asociado al concepto de custodia, organización y recuperación eficiente de documentos y operaciones.
  3. Automatización de flujos de trabajo: Reduciendo tareas manuales y mejorando la consistencia de los procesos.
  4. Protocolos de seguridad: Implementando el cifrado donde se precisa (teniendo en ciuenta los riesgos que anuncia la computación cuántica) y controles de acceso para proteger información sensible.
  5. Autenticación digital: Verificando la identidad de los participantes en las transacciones.
  6. Gestión de evidencias digitales para favorecer la fuerza probatoria en contextos de resolución de controversias.
  7. Gestión de entornos híbridos de documentos digitales y en papel, con gestión de la digitalización cualificada de documentos en papel con fuerza probatoria y documentos nacidos digitales que se pueden usar impresos por la posibilidad de cotejo de su CSV (Código Seguro de Verificación) en su sede electrónica de referencia.

Los servicios de EADTrust encajan perfectamente en el concepto de Digital Transaction Management, ya que ofrecen varias soluciones clave que son fundamentales para la gestión digital de transacciones:

  1. Firmas electrónicas cualificadas: EADTrust emite certificados cualificados para personas físicas y entidades legales, que permiten la creación de firmas y sellos electrónicos avanzados y cualificados. También ofrece servicios de comprobación de las firmas electrónicas que se reciben en las entidades.
  2. Sellos de tiempo cualificados: Estos sellos permiten probar el momento exacto en que ocurrió un evento digital, dejando un registro irrefutable de la fecha, hora y contenido del evento mediante criptografía. Se asocia un sello de teiempo con cada transacción.
  3. Custodia digital: EADTrust ha desarrollado una tecnología que permite a los usuarios almacenar documentos digitalmente, pudiendo probar su autenticidad a través de CSV y su inalterabilidad mediante métodos criptográficos avanzados. En línea con la normativa de eArchivos de EIDAS2
  4. Notificaciones certificadas (Noticeman): Ofreciendo una plataforma de gestión de correo electrónico y SMS certificados que permite registrar la identidad del remitente, el receptor, el contenido y el momento exacto en que se realizaron las comunicaciones.
  5. Servicios corporativos: Proporcionan testimonios de publicación de documentos a las entidades obligadas para convocatorias de juntas generales de accionistas, foros y gestión de voto electrónico, cumpliendo con la Ley de Sociedades de Capital.
  6. Custodia de claves privadas: Celebran ceremonias de creación de claves, generando pares de claves asimétricas y manteniendo la clave privada para garantizar la integridad. Estos servicios son esenciales en la gestión de firmas manuscritas capturadas en tabletas digitalizadoras

Estos servicios de EADTrust abordan aspectos críticos de DTM, como la autenticación, la seguridad, la gestión de documentos y el cumplimiento normativo. Al ofrecer estas soluciones, EADTrust contribuye significativamente a la transformación digital de las empresas, permitiéndoles gestionar sus transacciones de manera más eficiente, segura y conforme a la normativa vigente.

En relación con las Carteras IDUE ayuda a adaptarse a las entidades obligadas por mandato del Reglamento EIDAS2 en el articulo 5 septies: 

Cuando el Derecho de la Unión o nacional exija que las partes usuarias privadas que prestan servicios —con la excepción de las microempresas y pequeñas empresas según se definen en el artículo 2 del anexo de la Recomendación 2003/361/CE de la Comisión ( 5 )— utilicen una autenticación reforzada de usuario para la identificación en línea, o cuando se requiera una autenticación reforzada de usuario para la identificación en línea en virtud de una obligación contractual, en particular en los ámbitos del transporte, la energía, la banca, los servicios financieros, la seguridad social, la sanidad, el agua potable, los servicios postales, la infraestructura digital, la educación o las telecomunicaciones, dichas partes usuarias privadas también aceptarán, a más tardar treinta y seis meses a partir de la fecha de entrada en vigor de los actos de ejecución a que se refieren el artículo 5 bis, apartado 23, y el artículo 5 quater, apartado 6, y únicamente a petición voluntaria del usuario, las carteras europeas de identidad digital proporcionadas de conformidad con el presente Reglamento.

Hoy se ha publicado en el DOUE el Reglamento (UE) 2024/1183 (EIDAS2)

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El DOUE del 30 de abril de 2024 publica el Reglamento (UE) 2024/1183 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de abril de 2024, por el que se modifica el Reglamento (UE) 910/2014 en lo que respecta al establecimiento del marco europeo de identidad digital, conocido como Reglamento eIDAS2.

Entre otros aspectos, establece las condiciones que permitirán el despliegue de la Cartera de Identidad Digital de la Unión Europea (Cartera IDUE), que favorecerá el uso transfronterizo de un sistema digital de gestión de Identidad, por el que los ciudadanos europeos podrán realizar diferentes gestiones de forma digital en su país y fuera de el.

Los países deberán emitir las Carteras Digitales (posiblemente durante el año 2027) y establecer la forma en la que se incorporarán a ella los «Datos de Identificación Personal (DIP)» del ciudadano que haya optado por usar la Cartera. No es obligatorio el uso de la Cartera por los ciudadanos.

También se gestionarán desde la Cartera los Testimonios Electrónicos (Cualificados y No Cualificados) de Atributos (TEA, TECA), para canalizar datos referidos al usuario de la Cartera desde Partes Informantes a Partes Informadas.

De esta manera se llevará el control de todas las cesiones de datos personales que haya autorizado el titular, y se podrá retirar el permiso de uso de esos datos en el futuro, de modo que por fin podremos registrar todas las veces en las que se nos pide información y la damos y decidir el ejercicio de los derechos SOPLAR (o ARCO) desde la propia Cartera.

También permitirá la realización de firmas electrónicas cualificadas (por las las persona físicas) y de sellos electrónicos cualificados (por las persona jurídicas).

Resumen del Reglamento

El Reglamento eIDAS 2 se divide en dos artículos, precedidos de 74 considerandos.

El artículo 1 realiza cincuenta y dos modificaciones en el Reglamento 910/2014. (EIDAS1), por lo que quedará una nueva versión de este reglamento

El artículo 2 establece la entrada en vigor de sus disposiciones a los veinte días de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.

Además, se modifican los 4 Anexos del Reglamento 910/2014. (EIDAS1) y se añaden 3 más.

Servicios cualificados tras el Reglamento eIDAS2

La lista de servicios cualificados será más amplia:

  • Certificado de persona física para realizar firmas electrónicas,
  • Certificado de persona jurídica para realizar sellos electrónicos,
  • Certificados para la autenticación de sitios web mediante protocolo TLS (QWAC)
  • Testimonios electrónicos de atributos (declaraciones electrónicas de atributos)
  • Sellos de tiempo electrónicos,
  • Servicios de entrega electrónica certificada,
  • Servicios de custodia digital de documentos (archivo electrónico)
  • Servicios de registro de transacciones con garantía de orden cronológico

La Cartera de Identidad Digital de la Unión Europea

Gran parte del Reglamento se dedica a la Cartera de Identidad Digital de la Unión Europea de la que hemos hablado bastante en este Blog. Merece la pena ver, por ejemplo, la traducción que he realizado del documento de Arquitectura y Marco de Referencia 1.2 de la citada Cartera.

Los sistemas de verificación de identidad por videoconferencia para la emisión de certificados cualificados.

Una modificación que tendrá gran impacto en España es la que se refiere al artículo 24, apartado 1. La redacción anterior de este apartado indicaba:

  1. Al expedir un certificado cualificado para un servicio de confianza, un prestador cualificado de servicios de confianza verificará, por los medios apropiados y de acuerdo con el Derecho nacional, la identidad y, si procede, cualquier atributo específico de la persona física o jurídica a la que se expide un certificado cualificado.

La información a que se refiere el párrafo primero será verificada por el prestador de servicios de confianza bien directamente o bien por medio de un tercero de conformidad con el Derecho nacional:

a) en presencia de la persona física o de un representante autorizado de la persona jurídica, o

b) a distancia, utilizando medios de identificación electrónica, para los cuales se haya garantizado la presencia de la persona física o de un representante autorizado de la persona jurídica previamente a la expedición del certificado cualificado, y que cumplan los requisitos establecidos con el artículo 8 con respecto a los niveles de seguridad «sustancial» o «alto», o

c) por medio de un certificado de una firma electrónica cualificada o de un sello electrónico cualificado expedido de conformidad con la letra a) o b), o

d) utilizando otros métodos de identificación reconocidos a escala nacional que aporten una seguridad equivalente en términos de fiabilidad a la presencia física. La seguridad equivalente será confirmada por un organismo de evaluación de la conformidad.

Este pequeño detalle «métodos de identificación reconocidos a escala nacional» dio pie a que en España se aprobara la Orden ETD/465/2021. Pero ahora, el texto queda así:

«1. Al expedir un certificado cualificado o una declaración electrónica cualificada de atributos, el prestador cualificado de servicios de confianza verificará la identidad y, si procede, cualquier atributo específico de la persona física o jurídica a la que se expida el certificado cualificado o la declaración electrónica cualificada de atributos.

1 bis. La verificación de la identidad a que se refiere el apartado 1 se llevará a cabo por los medios adecuados, por el prestador cualificado de servicios de confianza, bien directamente o bien por medio de un tercero, sobre la base de uno de los siguientes métodos o de una combinación de los mismos cuando sea necesario de conformidad con los actos de ejecución a que se refiere el apartado 1 quater:

a) a través de la cartera europea de identidad digital o de un medio de identificación electrónica notificado que satisfaga los requisitos establecidos en el artículo 8 con respecto al nivel de seguridad alto;

b) por medio de un certificado de una firma electrónica cualificada o de un sello electrónico cualificado expedido de conformidad con la letra a), c) o d);

c) utilizando otros métodos de identificación que garanticen la identificación de la persona con un nivel alto de confianza, cuya conformidad será confirmada por un organismo de evaluación de la conformidad;

d) a través de la presencia física de la persona física o de un representante autorizado de la persona jurídica, mediante pruebas y procedimientos adecuados, de conformidad con el Derecho nacional.

Es decir, este nuevo reglamento desplaza la Orden ETD/465/2021 y la conformidad se establecerá a través de la norma europea de ETSI ETSI TS 119 461, ya publicada.

Laboratorio de Confianza Digital ICADE Garrigues

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La Universidad Pontificia Comillas y el despacho de abogados Garrigues, firmaron un convenio para crear el Observatorio ‘Legaltech’, Garrigues-ICADE.

El Observatorio, depende de la Facultad de Derecho (Comillas ICADE), a través del Centro de Innovación del Derecho (CID-ICADE).

En la organización del Observatorio destacan Fernando Vives (Presidente), Iñigo Navarro (Codirector), Moisés Menéndez (Codirector), Ofelia Tejerina (Coordinadora) y Hugo Alonso (Gestión de Proyectos).

Formando parte del Observatorio se han definido ya varios laboratorios:

Ahora se crea el Laboratorio de Confianza Digital ICADE Garrigues y he sido nombrado Director del Laboratorio, lo que para mi es un gran honor.

Aunque todavía estoy recopilando información para incorporarla a la página web del Laboratorio que se creará en el sitio de la Universidad de Comillas quisiera comentar que en este momento estamos dando prioridad al análisis del futuro Reglamento EIDAS2 y a la formulación de la Cartera IDUE que se espera que en unos dos años esté disponible para todos los ciudadanos europeos.

Hemos creado un Enlace de invitación al Canal de Whatsapp del Laboratorio de Confianza Digital en el que comentaremos novedades y al que se pueden conectar las personas interesadas.

Posteriormente organizaremos eventos presenciales con diversos ponentes en las instalaciones de la Universidad.

Y dado que soy de Pamplona y hoy es 6 de julio, pongo esta fotico del chupinazo que se ha disparado a las 12 de la mañana desde el balcón del ayuntamiento para celebrar que hoy comienzan las fiestas de San Fermín.

Digital por diseño

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Va llegando el momento de abandonar el término «transformación digital» que transmite la idea de que hay que cambiar los procesos de las organizaciones, conforme avanza la digitalización de la sociedad y la adopción masiva de las tecnologías de la información.

Con el estado actual de la tecnología y de la legislación, no tiene sentido diseñar procesos de información, contratación o mero trámite que no estén diseñados desde el principio pensando en el valor probatorio de los registros digitales administrados con ayuda de la criptografía.

En todo caso, cualquier concesión a procedimientos o actuaciones arcaicos debe ser en atención a la experiencia de usuario.

Uno de los aspectos claves del nuevo paradigma es la gestión de la identidad digital de las personas con las que se relacionan las entidades que debería tener en cuenta la posibilidad de acceso de personas de diversa procedencia y medios de identificación.

Las «piezas de lego» que facilitan la gestión digital por diseño de los procedimientos preservando la seguridad jurídica son componentes como las firmas electrónicas de persona, los sellos electrónicos de empresa, los sistemas de conservación digital de documentos electrónicos (incluso con códigos seguros de verificación) y evidencias electrónicas, los sellos de tiempo electrónicos, los sistemas de gestión de información de representación (de otras personas o de empresas) los sistemas que permiten comprobar la validez de las firmas y de los sellos, los que permiten gestionar mecanismos de identificación y de firmas y sellos «en la nube», los que permiten realizar la digitalización certificada de documentos, los que permiten la identificación remota co y los que permiten acreditar las notificaciones electrónicas.

En la actualidad. el Reglamento (UE) Nº 910/2014, de 23 de julio, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior (eIDAS), ofrece una buena base para construir sistemas digitales con valor legal admisibles en todos los países miembros, sea cual sea el país de origen, de entre los europeos.

Un aspecto clave en la digitalización por diseño es que la experiencia de usuario debe ser una de las principales prioridades en el diseño de los procesos, para evitar repetir errores de usabilidad  que en el pasado no contribuyeron a poner en valor tecnologías como el DNI electrónico, que se expide desde 2006.

El despliegue de sistemas digitales de gestión debería preservar principios esenciales como el «soporte duradero» o la «simetría probatoria» (igualdad de armas) para que los usuarios de las plataformas cuenten con la misma posición respecto a la prueba digital que los promotores de las plataformas.

El conocimiento técnico y legal de estos principios de despliegue digital ayudará a las entidades a diseñar sistemas digitales eficientes, sencillos y con valor probatorio por lo que es útil contar con especialistas a los que consultar.

Los sistemas de gestión de identidad disponibles ya contemplan la interoperabilidad entre países con «nodos eIDAS» como el español que se instancia a través del sistema «Cl@ve«.

Revista Justicia Digital

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Cuando cambia un gobierno y se definen las prioridades del nuevo equipo en una determinada área de responsabilidad aparecen nuevas actividades y desaparecen otras interesantes iniciativas.

Esto podría llegar a suceder con la revista Justicia Digital, creada para informar sobre algunos avances de la digitalización de la Justicia, especialmente en torno al Sistema Lexnet.

En el momento actual se han publicado ya 12 números:

Hubo una iniciativa anterior «Justicia & news – Revista de la Secretaría General
de la Administración de Justicia» de la que también se publicaron varios números:

Aplicabilidad del Reglamento Europeo UE 910/2014 (EIdAS)

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A diferencia de la Directiva 93/1999 /CEE del Consejo, el Reglamento (UE)  nº 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior y por la que se deroga la Directiva 1999/93/CE (denominado reglamento eIDAS por las iniciales de Electronic Identificatiom Authentication and Signature) que entró en vigor el 17 de septiembre de 2014, tendrá un impacto directo y, en algunos casos,  supondrá la derogación de las leyes nacionales vigentes en los Estados miembros.

El Reglamento se aplicará gradualmente en los próximos meses con plazos de entrada en vigor escalonados que concluirán el 01 de julio 2016, con la derogación de la Directiva 93/1999 / CEE.

Desde su entrada en vigor el 17 de septiembre de 2014, ya son de aplicación las disposiciones contenidas en los artículos 9.5, 17.8, 19.4, 20.4, 21.4, 24.5, 27.4, 28.6, 29.2, 30.3, 30.4, 31.3, 32.3, 33.2, 34.2, 37.4, 38.6, 42.2, 44.2, 45.2, 47 y 48. El resto de las disposiciones, a excepción de los artículos 7, 8.1, 8.2, 9, 10, 11 y 12.1, que se aplicará a partir del 18 septiembre de 2015, deben ser implementadas a partir del 1 de julio de 2016. Sólo el  artículo 6 se aplicará a partir del 18 de septiembre 2018.

Desde 01 de julio de 2016 en adelante:

  • Los Dispositivos de Creación de Firma (denominados antes Dispositivos Seguros de Creación de Firma y ahora Dispositivos Cualificados de Creación de Firma) que tuvieran la consideración de tales según  el artículo 3.4  de la Directiva 93/1999 /CEE,  mantendrán su reconocimiento tras la nueva norma (Reglamento eIdAS).
  • Los certificados reconocidos expedidos a personas físicas de acuerdo con la Directiva 93/1999 /CEE se consideran hasta su vencimiento certificados cualificados de acuerdo con la nueva norma (Reglamento eIdAS).
  • Para ser considerados prestadores de servicios de confianza digital cualificados de acuerdo con el Reglamento eIDAS, los Prestadores de Servicios de Certificación que emitían  ​​certificados reconocidos de acuerdo con la Directiva 93/1999 / CEE deben presentar a partir del 01 de julio de 2017 un informe de evaluación sobre el cumplimiento de la normativa técnica y organizativa aplicable al órgano de supervisión (Minetur, en el caso de España).

La aplicación del Reglamento eIdAS, implica la puesta en marcha de 7 actos de ejecución que deben adoptarse en un  año:

  • 3 actos de ejecución relativos a la identificación y autenticación digital (eID)
  • 4 actos de ejecución en materia de servicios de confianza digital
    • Formatos de firma electrónica (artículo 27.4)
    • Formatos de sellos electrónicos (artículo 37.4)
    • Listas de confianza (artículo 22.5)
    • Marca de confianza de la UE (artículo 23.3)

En los más de 16 años de vigencia de la Directiva 93/1999 /CEE del Consejo, cada Estado miembro la ha desarrollado en su legislación nacional adoptando, en algunos casos normas técnicas de organismos como ETSI y CEN. En España, entre otras normas la Ley 59/2003, con disposiciones sobre firmas electrónicas en la Ley 11/2007 y en la Ley 18/2011.

El impacto revolucionario del Reglamento, sin embargo, cambia todos los paradigmas existentes anteriormente, que pueden considerarse los causantes de la falta de interoperabilidad transnacional en el mercado único europeo. El nuevo modelo, destinado a facilitarla, todavía tiene que demostrar su utilidad en un contexto internacional en el que los mayores avances se han producido a partir de la adopción de incoativas de la industria a través del CAB Forum, solo para el ámbito de los certificados para servidores web, en un modelo como en norteamericano de escasa regulación.

Válidas a efectos judiciales las notificaciones por e-mail certificado

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Recientemente, la Sala de lo Civil del Tribunal Supremo dictó Auto 2501/2013 por el que se admitía como válido un requerimiento de pago hecho a través de e-mail certificado por una empresa de prestación de servicios especializada.

Este Auto se enmarca en un procedimiento de jura de cuentas en que el procurador no lograba requerir a su cliente dado que este era ilocalizable debido a sus continuos cambios de domicilio. Es por ello, que el TS entiende que es admisible el requerimiento hecho telemáticamente si se certifica, en primer lugar, su recepción y, en segundo lugar, el conocimiento de este e-mail por parte del requerido.

La noticia ha sido referenciada en diferentes páginas web.

La Ley de Enjuiciamiento Civil (LEC) señala que la comunicación debe realizarse de tal forma “que esté garantizada la autenticidad de la comunicación y de su contenido y quede constancia fehaciente de la remisión y recepción íntegras”. De este modo, en caso de que no se logre el contacto por los canales habituales, correo certificado o burofax, la vía telemática es una opción admisible.

 Artículo 162.1 Actos de comunicación por medios electrónicos, informáticos y similares

Cuando las Oficinas judiciales y las partes o los destinatarios de los actos de comunicación dispusieren de medios electrónicos, telemáticos, infotelecomunicaciones o de otra clase semejante, que permitan el envío y la recepción de escritos y documentos, de forma tal que esté garantizada la autenticidad de la comunicación y de su contenido y quede constancia fehaciente de la remisión y recepción íntegras y del momento en que se hicieron, los actos de comunicación podrán efectuarse por aquellos medios, con el resguardo acreditativo de su recepción que proceda.

Asimismo, la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, establece una serie de requisitos (art. 11) a la hora de emitir certificados electrónicos por parte de las empresas especializadas de manera que queden garantizados los derechos de defensa del destinatario del e-mail.

Importante conclusión del Tribunal Supremo que permite a las empresas dedicadas a la prestación de este tipo de servicios, como European Agency of Digital Trust contar con el apoyo de la jurisprudencia para actualizar los aspectos prácticos del derecho al uso de lainformática.

En el fondo, no es más que la entrada en la jurisprudencia de lo que ya estaba en la letra de la Ley.

Voto electrónico y Foro electrónico de accionistas

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El primer semestre del año está lleno de juntas de accionistas. Desde que las sociedades mercantiles, limitadas, anónimas, cotizadas cierran el ejercicio, muestran sus resultados al mercado, a la prensa y a sus accionistas y plantean nuevos retos y nuevas iniciativas respecto a las que piden aprobación a los dueños de la sociedad, partícipes y accionistas.

Y cada vez en mayor medida usan medios telemáticos como via de comunicación.

Ciertamente, lo que empezó como iniciativa innovadora de algunas sociedades mercantiles, ahora se exige por la Ley de Sociedades de Capital (LSC), de forma generalizada, y ya es habitual encontrarse con convocatorias de celebración de juntas de accionistas a través de la página web de la entidad, con la posibilidad de acceder a abundante información sobre retribuciones, políticas medioambientales, informes de auditoría en la página web, lo que hace a las empresas más transparentes para que la decisión de invertir de quienes son sus inversores encuentre justificación y se imbuya de expectativas de futuro.

A veces, tanta transparencia es un problema, porque la información llega también a los competidores, pero como con la «fórmula de la Coca Cola», lo importante no son los ingredientes, sino como se gestiona todo el sistema hasta que el producto o servicio llega al comprador.

El reto de las sociedades es desplegar sistemas como el voto electrónico, el foro electrónico de accionistas, las notificaciones fehacientes (para dejar constancia del envío de determinada información a los accionistas que la solicitan) o de acreditar la publicación de anuncios societarios en la página web cumpliendo todas las exigencias de LSC.

Contacten con EADTrust, para saber como resolverlo, en el 91 7160555 o 902 365 612. Con la novedad, desde 2014 de que se incluye información sobre el anuncio societario en el periódico económico «Cinco Dias» como opción para los sistemas de comprobación on-line de publicación ininterrumpida de anuncios societarios en la página web de la sociedad.

 

 

Recomendaciones para preparar la convocatoria de junta general de accionistas por página web

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Las sociedades de capital (sociedades cotizadas, sociedades anónimas,  sociedades limitadas-sociedades de responsabilidad limitada y sociedades comanditarias por acciones) han visto un gran número de modificaciones en su normativa reguladora, que en la actualidad es la Ley de Sociedades de Capital, en la versión definida por el Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital, incluyendo las modificaciones de los últimos años (de más reciente a más antigua):

  • Ley 9/2012, de 14 de noviembre, de reestructuración y resolución de entidades de crédito.
  • Ley 1/2012, de 22 de junio, de simplificación de las obligaciones de información y documentación de fusiones y escisiones de sociedades de capital.
  • Real Decreto-ley 9/2012, de 16 de marzo, de simplificación de las obligaciones de información y documentación de fusiones y escisiones de sociedades de capital.
  • Ley 25/2011, de 1 de agosto, de reforma parcial de la Ley de Sociedades de Capital y de incorporación de la Directiva 2007/36/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de julio, sobre el ejercicio de determinados derechos de los accionistas de sociedades cotizadas.
  • Ley 2/2011, de 4 de marzo, de Economía Sostenible.
  • Real Decreto-ley 13/2010, de 3 de diciembre, de actuaciones en el ámbito fiscal, laboral y liberalizadoras para fomentar la inversión y la creación de empleo.

Todo esto sin contar los cambios anteriores a la publicación del texto refundido, que hacían verdaderamente difícil  seguirle la pista al régimen aplicable y a las obligaciones de las sociedades.

Uno de los aspectos que más cambios ha sufrido es el relativo al uso de medios electrónicos en relación con la gestión de la sociedad, la página web (que en alguna de las modificaciones citadas llegó a denominarse «sede electrónica») y el efecto jurídico de lo publicado en ella.

En la actualidad, es posible publicar la convocatoria de junta de accionistas en la página web de la sociedad, sin necesidad de publicarla en un diario de difusión amplia en la localidad en la que la sociedad tiene la sede social, pero, por la novedad del sistema, estamos comprobando que las sociedades cometen algunos errores que bien podrían evitar.

Logo EAD Trust En EADTrust prestamos un servicio de comprobación fehaciente de publicaciones en páginas web orientado a la verificación de la publicación de convocatorias de juntas de accionistas, según los criterios definidos por la Ley de Sociedades de Capital. Debe tenerse en cuenta que varios artículos imponen requisitos respecto a ello, especialmente a las sociedades cotizadas: el 518, el 173 y los de la sección IV del capítulo II: los artículos 11 bis, ter y quáter.

En particular, hay que recordar que el artículo 11 ter indica que «La carga de la prueba del hecho de la inserción de documentos en la página web y de la fecha en que esa inserción haya tenido lugar corresponderá a la sociedad«, y que aunque existen diferentes mecanismos para acreditar la inserción de los documentos en la página web y la fecha en la que ha tenido lugar, la comprobación por un tercero de confianza es uno de los mecanismos más sencillos y confiables.

Sin embargo, conviene tener en cuenta algunas recomendaciones para hacer más fiable la publicación en la página web de la convocatoria de la junta de accionstas y de los documentos relacionados.

  • En lo posible utilizar ficheros PDF en vez de páginas web para los documentos relevantes.
  • Utilizar nombres de ficheros cortos y significativos. Algunas veces las URL son tan largas que algunos navegadores no pueden visualizarlas, ocasionando problemas a la difusión de la convocatoria.
  • Evitar acentos en los nombres de ficheros y en las URL. Algunos navegadores no gestionan adecuadamente los acentos.
  • Revisar los metadatos de los documentos, para evitar dar a conocer información confidencial, como nombres de usuario.
  • Evitar tamaños grandes de documentos (siempre es mejor generar los documentos PDF a partir de originales electrónicos que escanearlos de versiones impresas).
  • En lo posible, evitar sistemas que gestionan páginas dinámicas (como CMS-Content Management Systems) o forzar a que las páginas relevantes con información de la junta no varíen. De esta forma los sistemas automáticos pueden obtener los documentos de la misma URL durante el período de publicación.
  • Una vez publicado un documentos, no lo cambie por otro, ni aunque solo sea para optimizar el tamaño, manteniendo el aspecto. Criptográficamnete sería un documento diferente, ya que se suele utilizar una función resumen para comprobar la persistencia en el tiempo.
  • Asegúrese de que todos los documentos están accesibles a un máximo de 3 clicks desde la página inicial.

Tenemos algunas recomendaciones adicionales para los clientes de EADTrust si podemos hacer sugerencias antes de que el consejo apruebe la convocatoria. Llame al 902 365 612 o al 91 716 0555 si está pensando en preparar una convocatoria de junta de accionistas, y le ayudaremos a evitar problemas.