GoCertius es la base conceptual sobre la que EADTrust y g-digital han construido los servicios de EAD Factory. Una panoplia de servicios para que empresas de diferentes tamaños y sectores puedan desarrollar entornos de gestión de evidencias electrónicas sacando ventaja de los servicios regulados, tales como los que se describen en el Reglamento europeo eIDAS.
Las soluciones de EAD Factory, al integrar servicios de confianza digital y optimizar procesos legales, pueden beneficiar a diversas industrias que requieren gestión segura y eficiente de documentos y transacciones digitales. De esta forma se pueden optimizar los procesos empresariales de gestión rediseñándolos para que sean completamente digitales por diseño, sabiendo que se podrá contar con evidencias digitales prescindiendo del papel.
A continuación, se presentan algunas de las industrias que podrían beneficiarse más de estas soluciones:
Sector Financiero y Seguros:
Beneficios: La gestión segura de documentos financieros y la autenticidad de las transacciones son cruciales en este sector. EAD Factory puede ayudar a cumplir con las regulaciones financieras y de protección de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), Digital Operational Resilience Act (DORA), Directiva 2022/2555 (NIS2) y el Reglamento 910/2014 eIDAS con los cambios introducidos por el Reglamento 1183/2024.
Industria Legal y Jurídica:
Beneficios: La generación de evidencias digitales y la gestión de contratos electrónicos son fundamentales para este sector. EAD Factory facilita la creación de documentos legales electrónicos seguros y auténticos, mejorando la eficiencia en los procesos legales. Por su influencia en otras activiadades el punto de vista legal es crucial para entender el ·Compliance y entender la presunción Iuris Tantum de los servicios cualificados de confianza
Sector de la Salud:
Beneficios: La gestión de registros médicos electrónicos o los Consentimientos Informados requiere altos niveles de seguridad y confianza. EAD Factory puede ayudar a proteger la privacidad de los pacientes y asegurar la integridad de los datos médicos. También ayuda digitalizar historias clínicas, respetando la normativa definida para ellos,
Industria de la Energía y Recursos Naturales:
Beneficios: La optimización de procesos y la gestión eficiente de documentos son clave en este sector, donde la seguridad y el cumplimiento normativo son fundamentales. EAD Factory puede ayudar a mejorar la eficiencia operativa y reducir costos. También la contratación se beneficia de un marco regulatorio más garantista.
Sector de Transporte y Logística:
Beneficios: La gestión de documentos de transporte y la trazabilidad de mercancías requieren sistemas confiables. EAD Factory puede proporcionar soluciones para asegurar la autenticidad y seguridad en la gestión de documentos relacionados con el transporte y la logística. En particular, albaranes gestionados de forma digital que puedan surtir efecto también como documentos híbridos con versión en papel.
En resumen, cualquier industria que requiera gestión segura de documentos y transacciones digitales puede beneficiarse de las soluciones de EAD Factory. La plataforma es especialmente útil para sectores con altos requisitos de seguridad y cumplimiento normativo.
EAD Factory está formado por diferentes servicios cualificados de confianza
EAD Factory está formado por diferentes servicios cualificados de confianza definidos por el reglamento #eIDAS y desarrollos auxiliares que permiten dotar a cualquier proceso que incluya gestión digital de un respaldo regulatorio en forma de evidencias digitales con valor «Iuris Tantum» que aportar tanto en entornos MASC (Medios adecuados de solución de controversias) como contextos de litigación.
El concepto Digital Transaction Management (DTM), Gestión de Transacciones Digitales engloba un conjunto de servicios y tecnologías basados en la nube diseñados para gestionar digitalmente transacciones basadas en documentos. El objetivo principal de la Gestión de Transacciones Digitales es eliminar la fricción inherente a las transacciones que involucran personas, documentos y datos, creando procesos más rápidos, fáciles, convenientes y seguros.
Los componentes clave de un sistema DTM incluyen:
Firmas electrónicas: Permiten la vinculación de documentos a sus firmantes, su autenticación segura y la atribución legalmente vinculante de documentos firmados.
Gestión de documentos y transacciones: Incluye almacenamiento digital, asociado al concepto de custodia, organización y recuperación eficiente de documentos y operaciones.
Automatización de flujos de trabajo: Reduciendo tareas manuales y mejorando la consistencia de los procesos.
Protocolos de seguridad: Implementando el cifrado donde se precisa (teniendo en ciuenta los riesgos que anuncia la computación cuántica) y controles de acceso para proteger información sensible.
Autenticación digital: Verificando la identidad de los participantes en las transacciones.
Gestión de evidencias digitales para favorecer la fuerza probatoria en contextos de resolución de controversias.
Gestión de entornos híbridos de documentos digitales y en papel, con gestión de la digitalización cualificada de documentos en papel con fuerza probatoria y documentos nacidos digitales que se pueden usar impresos por la posibilidad de cotejo de su CSV (Código Seguro de Verificación) en su sede electrónica de referencia.
Los servicios de EADTrust encajan perfectamente en el concepto de Digital Transaction Management, ya que ofrecen varias soluciones clave que son fundamentales para la gestión digital de transacciones:
Firmas electrónicas cualificadas: EADTrust emite certificados cualificados para personas físicas y entidades legales, que permiten la creación de firmas y sellos electrónicos avanzados y cualificados. También ofrece servicios de comprobación de las firmas electrónicas que se reciben en las entidades.
Sellos de tiempo cualificados: Estos sellos permiten probar el momento exacto en que ocurrió un evento digital, dejando un registro irrefutable de la fecha, hora y contenido del evento mediante criptografía. Se asocia un sello de teiempo con cada transacción.
Custodia digital: EADTrust ha desarrollado una tecnología que permite a los usuarios almacenar documentos digitalmente, pudiendo probar su autenticidad a través de CSV y su inalterabilidad mediante métodos criptográficos avanzados. En línea con la normativa de eArchivos de EIDAS2
Notificaciones certificadas (Noticeman): Ofreciendo una plataforma de gestión de correo electrónico y SMS certificados que permite registrar la identidad del remitente, el receptor, el contenido y el momento exacto en que se realizaron las comunicaciones.
Servicios corporativos: Proporcionan testimonios de publicación de documentos a las entidades obligadas para convocatorias de juntas generales de accionistas, foros y gestión de voto electrónico, cumpliendo con la Ley de Sociedades de Capital.
Custodia de claves privadas: Celebran ceremonias de creación de claves, generando pares de claves asimétricas y manteniendo la clave privada para garantizar la integridad. Estos servicios son esenciales en la gestión de firmas manuscritas capturadas en tabletas digitalizadoras
Estos servicios de EADTrust abordan aspectos críticos de DTM, como la autenticación, la seguridad, la gestión de documentos y el cumplimiento normativo. Al ofrecer estas soluciones, EADTrust contribuye significativamente a la transformación digital de las empresas, permitiéndoles gestionar sus transacciones de manera más eficiente, segura y conforme a la normativa vigente.
En relación con las Carteras IDUE ayuda a adaptarse a las entidades obligadas por mandato del Reglamento EIDAS2 en el articulo 5 septies:
Cuando el Derecho de la Unión o nacional exija que las partes usuarias privadas que prestan servicios —con la excepción de las microempresas y pequeñas empresas según se definen en el artículo 2 del anexo de la Recomendación 2003/361/CE de la Comisión ( 5 )— utilicen una autenticación reforzada de usuario para la identificación en línea, o cuando se requiera una autenticación reforzada de usuario para la identificación en línea en virtud de una obligación contractual, en particular en los ámbitos del transporte, la energía, la banca, los servicios financieros, la seguridad social, la sanidad, el agua potable, los servicios postales, la infraestructura digital, la educación o las telecomunicaciones, dichas partes usuarias privadas también aceptarán, a más tardar treinta y seis meses a partir de la fecha de entrada en vigor de los actos de ejecución a que se refieren el artículo 5 bis, apartado 23, y el artículo 5 quater, apartado 6, y únicamente a petición voluntaria del usuario, las carteras europeas de identidad digital proporcionadas de conformidad con el presente Reglamento.
La Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, publicada en el Boletín Oficial del Estado (BOE) el 28 de octubre de 2024, establece las especificaciones técnicas, funcionales y de contenido que deben cumplir los sistemas y programas informáticos utilizados en los procesos de facturación por empresarios y profesionales en España.
Es el último paso en el desarrollo regulatorio que se ha producido tras la la inclusión del artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, que ha incorporado una nueva obligación tributaria formal, para impedir o dificultar la fabricación, producción, importación y tenencia de sistemas y programas informáticos que permitan o faciliten la manipulación u ocultación de datos contables, de facturación o de gestión a la Administración tributaria.
Este cambio establece que los productores, comercializadores y usuarios de los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, deben garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros (ICALTI), sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos, así como la obligación de que los mismos estén debidamente certificados y utilicen formatos estándares para su legibilidad.
Su desarrollo reglamentario se produjo con el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación, aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, detallando los requisitos que deben cumplir dichos sistemas con el fin de garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad (ICALTI) de los registros de facturación.
Este artículo resume la Orden HAC/1177/2024, y ofrece algunas orientaciones sobre su implementación.
Objetivos principales
Garantizar la integridad y seguridad de los registros de facturación: Los sistemas deben asegurar que los datos sean inalterables y estén protegidos contra manipulaciones indebidas.
Establecer requisitos técnicos y funcionales: Se detallan las características que deben cumplir los programas de facturación, incluyendo la capacidad de remitir información a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) y garantizar la trazabilidad de las facturas emitidas.
Estandarizar formatos de los registros de facturación: Se definen estructuras y formatos uniformes para los registros, facilitando su tratamiento y análisis por parte de la administración tributaria.
Aspectos destacados
Declaración responsable: Los desarrolladores de sistemas de facturación deben presentar una declaración responsable que acredite el cumplimiento de los requisitos establecidos.
Sistema VERI*FACTU: Se introduce la posibilidad de que los sistemas de facturación se adhieran voluntariamente al sistema VERI*FACTU, que permite la remisión de información en tiempo real a la AEAT.
Elementos adicionales en las facturas: Se establece la inclusión obligatoria de un código QR y, en su caso, una frase que indique que el sistema informático de facturación utilizado es VERI*FACTU.
Estructura
La orden se compone de 21 artículos distribuidos en ocho capítulos, dos disposiciones adicionales, una disposición final y un anexo que detalla la estructura y formato de los registros de facturación.
Entrada en vigor
La orden entró en vigor el 29 de octubre de 2024, al día siguiente de su publicación en el BOE.
Hashes encadenados
El artículo 13 de la Orden HAC/1177/2024, orienta en el uso de la «huella» o «hash» de los registros de facturación.
Para entenderlo mejor se puede echar un vistazo a este diagrama:
Para cada registro se calcula un HASH1 a partir de los datos del registro que no cambian (no se incluiría en el cálculo de hash el campo de referencia al registro de anulación, ya que muchos registros no se anularán). Además, en cada registro se calcula un HASH2 a partir del HASH1 del propio registro y el HASH2 del registro anterior.
Si está en el proceso de implementar técnicamente los requisitos de la Orden HAC/1177/2024, contacte con EADTrustporque le pueden ser útiles nuestros servicios de consultoría de Facturación Electrónica y las librerías de programación que podemos aportarle. Llame al 902 365 612 (equivalente al 91 716 0555) o envíe un email a info (at) eadtrust (dot) eu
El año pasado publiqué el artículo «Como generar evidencias digitales con GoCertius cuando se comparte lotería» dando instrucciones sobre la manera de generar evidencias digitales por parte del depositario de un décimo de lotería que surte los efectos del «recibo » de participación de lotería usado durante muchos años.
La posibilidad de generar evidencias digitales de lotería con GoCertius ya era un gran avance porque permite dejar constancia de información crucial como el décimo concreto que se comparte, la persona que ejerce como depositaria, la identidad de los participantes y las reglas de reparto en caso de premio.
Nueva funcionalidad de GoCertius de certificación de canales especiales en Telegram
Pero ahora la App GoCertius se amplía para incluir la opción de gestionar «Chats Certificados» de Telegram y entre muchos usos potenciales, en esta época del año tiene sentido poner como ejemplo de sus usos el «Acuerdo Lotero GoCertius«.
En EADTrust, g-digital y Garrigues creemos que estamos dando un paso disruptivo en lo que se refiere a la gestión de evidencias digitales, al poder incorporar el testimonio reforzado con sellos de tiempo cualificados de acuerdo a la Regulación EIDAS de los diálogos de un canal de Telegram para los que participan en el.
Generación de un canal de chat certificado de Telegram desde GoCertius
Para el caso que proponemos, el «Acuerdo Lotero» el depositario del décimo (o décimos, si hay mas de uno) organiza un canal de chat de Telegram certificado desde GoCertius.
Para ello, en la App GoCertius hay que pulsar el botón de «Menú» (abajo), luego «Mis chats» y luego la opción «Crear chat» en la que se define el nombre del chat en la App GoCertius, el Título que tendrá el canal de Telegram y la descripción que aparecerá en «Información» en el canal de Telegram. Es recomendable que esta Información sea clara ya que será lo primero que se verá a entrar en el canal.
Hay que esperar un poco a que se cree el canal porque no es instantáneo y después, pulsando de nuevo «Mis chats» ya aparece el que se ha creado.
En esa pantalla se pincha en «Abrir en Telegram» y se entra en el nuevo canal, ya en la App de mensajería.
Inicialmente hay 3 participantes: EADtrust que es el «Propietario», Certy, que es el robot que recoge los mensajes y los convierte en constancias y el usuario que ha creado el chat desde GoCertius y que ya puede invitar al resto de participantes en el canal.
Inicialmente se explica el objetivo de la creación del canal para ayudar a formar el consentimiento de los participantes, preferentemente cuando están dados de alta en el canal todos los que recibirán participaciones de la lotería, luego se añade el texto contractual y la foto del décimo o décimos y se inicia una «encuesta» para recoger el consentimiento de los participantes, en forma de votación.
Para crear encuestas en Telegram hay que pinchar en el icono del clip que aparece abajo en la pantalla de App de mensajería y luego en el icono de Encuesta.
La encuesta solicita la conformidad de los participantes y la expresión del consentimiento por lo que habrá que redactarla de forma acorde. La encuesta la reformula «Certy» para capturar la respuesta de cada participante y dejarla recogida en la constancia que se genera al final en forma de «Certificación».
Con esta funcionalidad de Chat Certificado cada mensaje, archivo o encuesta queda registrado con un sello de tiempo cualificado regulado en el Reglamento europeo EIDAS y su certificación está disponible para todos los participantes.
¿Qué aporta la posibilidad de certificar la mensajería?
Las plataformas de mensajería son parte de nuestra experiencia digital cotidiana. La posibilidad de añadirles servicios de confianza digital regulados que dejen constancia de lo tratado (cuando interese) y que generen certificaciones que puedan presentarse como pruebas en contextos de resolución de controversias (Negociación, Conciliación, Mediación, Arbitraje o la Vía Jurisdiccional) es una importante aportación a a seguridad jurídica preventiva digital.
El condicionado lo decide cada grupo, pero podría parecerse a esto:
ACUERDO DE COMPARTICIÓN DEL DÉCIMO DE LOTERÍA NÚMERO 00245 – SORTEO DE NAVIDAD 2024
FECHA: 12 de diciembre de 2024 PARTICIPANTES: Todos los miembros del grupo «Nombre del Grupo» que hayan expresado su conformidad a través de la herramienta de votación del canal en GoCertius Chat certificado.
Por tanto quien no vote en el chat de Telegram no será beneficiario de este acuerdo.
DÉCIMO:
• Número: XXXXX • Sorteo: Sorteo Extraordinario de Navidad 2024 • Administración de lotería: la URL, si la sabemos • Custodia física: Persona depositaria del décimo • Custodia digital: Confirmada por la administración de lotería citada.
REPARTO DEL PREMIO: En caso de resultar premiado el décimo número XXXXX en el Sorteo Extraordinario de Navidad 2024, el premio se repartirá de forma equitativa entre todos los participantes que hayan aprobado este acuerdo a través de la herramienta de votación en GoCertius Chatcertificado.
APROBACIÓN DEL ACUERDO Y EFECTOS EQUIVALENTES A LA FIRMA:
Este acuerdo entrará en vigor y surtirá plenos efectos una vez que cada participante lo haya aprobado de manera individual a través de la herramienta de votación (encuestas) habilitada en el Canal. La aprobación de este acuerdo mediante la votación en el chat certificado constituye una manifestación inequívoca de la voluntad de cada participante de adherirse al mismo y produce los mismos efectos legales que la firma manuscrita. Dicha votación implica la aceptación incondicional de las condiciones establecidas y la conformidad para participar en el reparto del premio en caso de resultar ganador.
CONSIDERACIONES ADICIONALES: • Confirmación de la custodia: El depositario en calidad de custodio del décimo, se compromete a presentar una prueba fehaciente de la custodia física y/o digital del décimo a solicitud de cualquier participante. • Transparencia: El depositario se compromete a informar a todos los participantes de cualquier novedad relevante relacionada con el décimo y a mantener un registro de todas las comunicaciones relacionadas con este acuerdo. • Legislación aplicable: Este acuerdo se regirá por la legislación española vigente.
ACEPTACIÓN (MEDIANTE VOTACIÓN EN GoCertius Chatcertificado): La participación en la votación con la opción de «APROBAR» implica la lectura, comprensión y aceptación total de este acuerdo.
OBSERVACIONES: • Evidencia digital: La aprobación a través de la herramienta de votación de GoCertius Chatcertificado constituye una evidencia digital irrefutable de la aceptación de este acuerdo por parte de cada participante. • Adaptación: Este acuerdo podrá ser modificado o complementado únicamente por consenso unánime de todos los participantes que lo hayan aprobado inicialmente, mediante una nueva votación certificada en el mismo chat de GoCertius Chatcertificado. ¡Mucha suerte a todos! El depositario (indicar nombre y apellidos), CUSTODIO Y TITULAR DEL DÉCIMO XXXXX REPRODUCIDO A CONTINUACIÓN
Prueba GoCertius:
Te invitamos a descargar y probar GoCertius, una herramienta gratuita que te ofrece tranquilidad y seguridad en tu start up o para desarrollar tu idea de negocio innovadora. GoCertius es una aplicación provista por EAD Trust, proveedor cualificado de servicios de confianza digital, visítanos en www.eadtrust.eu.
Referencias
Se mencionó la novedad desarrollada en GoCertius que otorga la posibilidad de certificar el contenido de ciertos canales de Telegram en una publicación de LinkedIn que resume este mismo tema del «Acuerdo Lotero»
Inscripción por email: confirmaciones.madrid (at) garrigues.com
Con la entrada en vigor de regulaciones clave como el Reglamento de Inteligencia Artificial, la Ley de Servicios Digitales (DSA) o el Reglamento eIDAS2, las organizaciones enfrentan el reto de revisar su estrategia de cumplimiento sobre la materia e integrar soluciones tecnológicas y legales enfocadas a la gestión del riesgo.
En esta jornada, Garrigues reúne a abogados y tecnólogos para explorar, a través de un formato práctico, cómo las herramientas tecnolegales facilitan el cumplimiento normativo, utilizando ejemplos y demostraciones reales de soluciones basadas en los servicios de confianza digital.
16:30 h – Introducción: el marco regulatorio de la UE y su impacto en las empresas. 16:45 h – Inteligencia artificial y cumplimiento del Reglamento de IA. Alejandro Padín. 17:30 h – Contratación digital en la economía de plataformas. Especial referencia a la DSA. Cristina Mesa. 18:15 h – EIDAS2: Hacia las ‘EUDI Wallet Ready Organizations’ Moisés Menéndez y Julián Inza. 18:45 h – Conclusiones y preguntas 19:00 h – Cóctel
El Artículo 34 del Reglamento UE 2014/910 (EIDAS) regula el Servicio cualificado de conservación de firmas electrónicas cualificadas
1. Solo podrá prestar un servicio cualificado de conservación de firmas electrónicas cualificadas el prestador cualificado de servicios de confianza que utilice procedimientos y tecnologías capaces de ampliar la fiabilidad de los datos de la firma electrónica cualificada más allá del período de validez tecnológico.
2. La Comisión podrá, mediante actos de ejecución, establecer números de referencia de normas relativas al servicio cualificado de conservación de firmas electrónicas cualificadas. Se presumirá el cumplimiento de los requisitos establecidos en el apartado 1 cuando los mecanismos del servicio cualificado de conservación de firmas electrónicas cualificadas se ajusten a dichas normas. Estos actos de ejecución se adoptarán con arreglo al procedimiento de examen contemplado en el artículo 48, apartado 2.
Y el artículo Artículo 40 extiende el concepto al Servicio cualificado de conservación de sellos electrónicos cualificados, ya que establece que los artículos 32, 33 y 34 se aplicarán mutatis mutandis a la validación y conservación de los sellos electrónicos cualificados.
En ETSI se han publicado normas técnicas y de políticas para estos servicios:
El servicio de conservación cualificada de firmas y sellos electrónicos podrá implementarse de acuerdo con:
La conservación durante largos períodos de tiempo, utilizando técnicas de firma digital, de la capacidad de validar una firma digital, de la capacidad de mantener su estado de validez y de la capacidad de obtener una prueba de la existencia de los datos firmados asociados tal como estaban en el momento del envío al servicio de preservación, incluso si más tarde la clave de firma se ve comprometida, el certificado caduca o los ataques criptográficos son factibles en el algoritmo de firma o el algoritmo hash utilizado en la firma enviada.
La aportación de una prueba de la existencia de objetos digitales, estén o no firmados, mediante técnicas de firma digital (firmas digitales, tokens de sello de tiempo, registros de pruebas, etc.).
Dentro de los estándares utilizados para definir este servicio se distinguen tres modelos de almacenamiento de conservación para el servicio de conservación:
Servicios de conservación con almacenaje. En este caso, los datos a conservar son almacenados por el servicio de conservación mientras que las pruebas y los datos conservados son entregados a petición del servicio de conservación al cliente de conservación.
Servicios de conservación con almacenamiento temporal. En este caso, los datos a conservar se almacenan en el lado del cliente. El servicio de conservación conserva los datos o un hash de los datos a conservar solo temporalmente, como máximo hasta que se produzca la prueba. Las evidencias se producen de forma asíncrona. Una vez producidas, las evidencias se almacenan durante un tiempo para que el cliente pueda recuperarlas.
Servicios de conservación sin almacenamiento. En este caso, los datos a conservar se almacenan en el lado del cliente. Las evidencias se producen de forma sincrónica y se incluyen en la respuesta al cliente. El servicio de conservación sólo conserva rastros de sus acciones para poder proporcionar registros de sus actividades.
La norma ETSI TS 119 511 es una especificación técnica desarrollada por el Instituto Europeo de Normas de Telecomunicaciones (ETSI). Establece los requisitos de política y seguridad para los prestadores de servicios de confianza que ofrecen servicios cualificados de preservación a largo plazo de firmas y sellos digitales o cualquier tipo de archivo utilizando técnicas de firma digital. Esta especificación es crucial para garantizar la integridad y autenticidad de los documentos electrónicos durante largos períodos de tiempo, lo cual es esencial para preservar el valor probatorio y la disponibilidad de las evidencias electrónicas que respaldan los procesos tecnológicos con los que se implementan las transacciones legales y comerciales.
Está norma permite también dar cumplimiento a los requisitos de conservación documental que impone la normativa tributaria, mercantil y administrativa.
Aunque la norma se orienta a la conservación de documentos electrónicos, desde el punto de vista de la archivística se podría aplicar a documentos procedentes de la digitalización de soportes analógicos, como los documentos en papel, los documentos en microfichas, las fotografías, las grabaciones de video o audio y los registros en celuloide.
La conversión de soportes analógicos requiere de la aplicación de ciertos requerimientos que garanticen la imagen fiel y fidedigna con un nivel de calidad adecuado al tipo de documento preservado. Además, en documentos escritos o sonoros es deseable acompañar la posibilidad de visualización o de escucha activa con el reconocimiento de caracteres o la transcripción de texto hablado para facilitar las búsquedas y el posicionamiento del indicador de lectura sobre las apariciones del texto buscado,
En el caso de las grabaciones de video es conveniente manejar versiones de fotogramas de tamaño reducido obtenidas cada pocos segundos como sistema complementario de gestión de integridad que permita jugar con secuencias de imágenes para su extracción auténtica cuando sea necesario escalar la secuencia de video a resoluciones menores que la de la grabación original.
El Reglamento 2024/1183 (EIDAS2) dedica los artículo 45 decies y 45 undecies a definir los servicios de archivo electrónico y los servicios cualificados de archivo electrónico.
Viendo los requisitos, se comprueba que se pueden implementar con las normas ya desarrolladas ETSI TS 119 511 y ETSI TS 119 512.
Salvo en lo relativo a la conversión de documentos existentes en soportes físicos que se deban conservar de forma electrónica.
Faltaría establecer los procedimientos conversión que tendrían que recogerse en una normativa similar a las existentes para la digitalización certificada, la digitalización garantizada, la «conservazione sostitutiva» de Italia, o la Ersetzendes Scannen (RESISCAN, Replacement Scanning) de Alemania.
El artículo 45 decies del Reglamento EIDAS tras la modificación del Reglamento UE 2024/1183 establece que los datos electrónicos y documentos electrónicos conservados mediante un servicio cualificado de archivo electrónico gozarán de la presunción de su integridad y origen durante el período de conservación por el prestador cualificado de servicios de confianza.
El articulo Artículo 45 undecies entra en detalles.
Esta normativa crea un marco de presunciones respecto a la conservación de archivos, que tiene efectos en la Archivística Digital y en la Diplomática Digital. ¿Cómo se relacionan ambas disciplinas? Lo veremos a continuación.
Introducción
En la era digital, donde la información fluye a raudales y los documentos se crean y modifican en un abrir y cerrar de ojos, la preservación de la autenticidad y el valor probatorio de los registros digitales se convierte en un desafío crucial. Aquí es donde entran en juego la archivística digital y la diplomática digital, dos disciplinas que, aunque con enfoques diferentes, comparten el objetivo común de garantizar la integridad y la perdurabilidad de los documentos electrónicos a lo largo del tiempo.
Archivística digital: Preservación y acceso a largo plazo
La archivística digital se encarga de gestionar el ciclo de vida completo de los documentos electrónicos, desde su creación hasta su eliminación o conservación permanente. Su objetivo principal es asegurar que los registros digitales seleccionados por su valor histórico, cultural o administrativo sean preservados de forma adecuada y accesibles a largo plazo, independientemente de los cambios tecnológicos que puedan surgir en el futuro. Para ello, los archiveros digitales emplean diversas técnicas y herramientas, como la normalización de formatos, la migración de datos y la emulación de sistemas obsoletos.
Diplomática digital: Autenticidad y fiabilidad de los documentos electrónicos
La diplomática digital, por su parte, se centra en el estudio de la autenticidad y la fiabilidad de los documentos electrónicos. Su objetivo es determinar si un documento digital es realmente lo que dice ser, si ha sido creado por la persona o entidad que afirma haberlo creado y si no ha sido alterado o manipulado de forma fraudulenta. Para ello, los diplomáticos digitales analizan las características internas y externas del documento, como su estructura, su contenido, su firma electrónica y su contexto de producción.
La importancia de tratar conjuntamente ambas disciplinas
La archivística digital y la diplomática digital son dos caras de una misma moneda. Ambas disciplinas son complementarias y necesarias para garantizar la integridad y la fiabilidad de los documentos electrónicos a lo largo del tiempo. La archivística digital se encarga de preservar los documentos electrónicos y hacerlos accesibles, mientras que la diplomática digital se encarga de verificar su autenticidad y fiabilidad. La colaboración entre ambas disciplinas es fundamental para garantizar la preservación de la memoria digital y el acceso a la información auténtica y fiable en el futuro.
Desafíos y oportunidades en el futuro
El avance de la tecnología y la creciente digitalización de la sociedad plantean nuevos desafíos y oportunidades para la archivística y la diplomática digital. La aparición de nuevas formas de documentos electrónicos, como los registros en redes sociales o los datos masivos, requiere el desarrollo de nuevas técnicas y herramientas para su gestión y preservación. Al mismo tiempo, la tecnología ofrece nuevas posibilidades para mejorar la eficiencia y la eficacia de los procesos archivísticos y diplomáticos, como el uso de la inteligencia artificial para la identificación y clasificación de documentos o la aplicación de la cadena de bloques para garantizar la inmutabilidad de los registros.
Especialmente tras el Reglamento UE 2024/1183 (EIDAS2) los instrumentos de preservación digital de archivos quedan reforzados y se benefician respecto a la custodia digital de la presunción «Iuris Tantum»
Conclusión
La archivística digital y la diplomática digital son dos disciplinas esenciales en la era digital. Su labor conjunta es fundamental para garantizar la preservación de la memoria digital y el acceso a la información auténtica y fiable en el futuro. A medida que la tecnología avanza y la sociedad se digitaliza cada vez más, estas disciplinas deberán adaptarse y evolucionar para seguir cumpliendo su importante misión.
Call to action
Contacte con EADTrust en el número +34 91 7160555 si necesita custodiar información digital y protegerla a lo largo del tiempo,
O adoptar otros servicios cualificados de confianza como el Sello de Tiempo Cualificado o los certificados cualificados de persona física para firma electrónica (QSIGN) y los de persona jurídica para sello electrónico (QSEAL).
Los artículos 45 decies y 45 undecies definidos por el Reglamento (UE) 2024/1183 para su inserción en el Reglamento (UE) 2014/910 aparentemente crean nuevos servicios de archivo electrónico, que prefiero llamar de preservación o custodia de documentos electrónicos, considerando que la palabra archivo es polisémica y a menudo se usa como sinónimo de fichero. En cambio, los términos custodia o preservación documental significan, al menos para mí, un esfuerzo extra de diligencia en la conservación de documentos.
El artículo 45 decies establece «No se denegarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales a los datos electrónicos ni a los documentos electrónicos conservados mediante un servicio de archivo electrónico por el mero hecho de que estén en formato electrónico o no estén conservados mediante un servicio cualificado de archivo electrónico.
y en el 45 undecies: (…)
a) ser prestados por prestadores cualificados de servicios de confianza;
b) utilizar procedimientos y tecnologías capaces de asegurar la durabilidad y legibilidad de los datos y documentos electrónicos más allá del período de validez tecnológica y, al menos, durante el período de conservación legal o contractual, manteniendo al mismo tiempo su integridad y la exactitud de su origen;
(…)
La regulación anterior, el texto original del Reglamento (UE) 2014/910, también incluía el mismo servicio aunque con una terminología diferente y menos directa. En el Reglamento UE 910/2014 los artículos 34 y 40 lo llamaban «servicio cualificado de conservación de firmas electrónicas cualificadas y de sellos electrónicos cualificados».
Aunque el artículo aparentemente daba preeminencia a las firmas y sellos electrónicos, lo relevante era el documento conservado.
El artículo 34 establece: «Solo podrá prestar un servicio cualificado de conservación de firmas electrónicas cualificadas el prestador cualificado de servicios de confianza que utilice procedimientos y tecnologías capaces de ampliar la fiabilidad de los datos de la firma electrónica cualificada más allá del período de validez tecnológico.
De hecho, se definió el estándar técnico que define los requisitos de cumplimiento de ese servicio ETSI TS 119 511 (Policy and security requirements for trust service providers providing long-term preservation of digital signatures or general data using digital signature techniques) que deja claro desde el título que la conservación de documentos con firma electrónica o con sello electrónico es solo un aspecto de los que trata ya que contempla datos en general (general data).
O sea, que aunque el Reglamento EIDAS reformado aparentemente cubre dos servicios diferentes, en realidad se trata del mismo servicio. Afortunadamente los artículos no entran en contradicción
En cierto modo, es una buena noticia, porque ya existe normativa para el desarrollo y cualificación, de este tipo de servicios: la ya citada ETSI TS 119 511 (Policy and security requirements for trust service providers providing long-term preservation of digital signatures or general data using digital signature techniques) y la ETSI TS 119 512 (Protocols for trust service providers providing long-term data preservation services).
Y este tipo de servicios podrían describirse con los componentes del siguiente diagrama:
Call to action
Quienes implementan o usan servicios de conservación digital de documentos electrónicos pueden tener interés en contactar con EADTrust en el +34 917160555 (o por email: infor (sin r) at eadtrust punto eu) y explorar los servicios que podemos ofrecerles.
Ya somos Prestador Cualificado de Servicios de Confianza y algunos de nuestros servicios cualificados, como el sello de tiempo o los certificados de persona jurídica, pueden resolver ya los retos que se estén planteando.
Los servicios de conservación electrónica de EADTrust que denominamos «Cartulario Digital» aportan certeza del inicio de la preservación, integridad, autenticidad, legibilidad y disponibilidad a largo plazo (conservación). Y una función especial, la «unicidad de fin«, lo que da lugar a que se puedan gestionar ciertas funcionalidades de los documentos cuando es preciso hacer uso de su carácter auténtico: obliterabilidad, transferibilidad (o endosabilidad) y completitud.
La diplomática digital es una nueva disciplina que estudia la autenticidad de los documentos digitales, normalmente a partir de conceptos como la firma electrónica, o la custodia digital de documentos en sedes electrónicas garantes de la autenticidad de los documentos custodiados.
Con el desarrollo de la Regulación relacionada, como EIDAS y EIDAS2, los instrumentos de gestión de la autenticidad de los documentos electrónicos se refuerzan con las presunciones establecidas en la normativa para los servicios electrónicos cualificados.
En términos generales, la diplomática digital se refiere al uso de tecnologías digitales para gestionar, validar y preservar documentos en formato electrónico.
De esta forma se logra que con los documentos electrónicos se puedan cumplir los principios de unicidad de fin, autenticidad, integridad, atribuibilidad, obliterabilidad, transmisibilidad (endosabilidad), datación y completitud. Principios que, más o menos intuitivamente, se han cumplido con los documentos en papel estudiados por la Diplomática clásica.
El nombre «Diplomática» procede del título de primer libro que analizó la forma de valorar la autenticidad de los documentos en papel: «De re Diplomatica», del benedictino Jean Mabillon, publicado en París en 1681.
El enfoque novedoso de Jean Mabillon fue realizar a los documentos lo que en la actualidad llamaríamos «análisis forense» para diferenciar los documentos auténticos y los falsos. Y eso aplicándolo a documentos «supuestamente » oficiales, es decir, documentos en los que se habían aplicado medidas destinadas a garantizar su autenticidad: uso de papel (u otro soporte) especial, sellos, firmas, uso de letra especial, terminología empleada, referencia al escribano que lo suscribe y atestigua,…
En la actualidad, la diplomática clásica es una ciencia auxiliar de la historia.
Y la propia palabra Diplomática deriva del término «diploma» que hace referencia a los documentos en los que se han utilizado medidas de seguridad para asegurar su autenticidad.
Empezando por el Diploma Militar Romano.
En la antigua Roma, los diplomas militares eran documentos grabados en dos chapas de bronce (con un documento en que certificaban que un soldado había sido licenciado con honores de las fuerzas armadas romanas. Ya los mencioné en este blog en otro artículo sobre Diplomática Digital.
Estos diplomas también otorgaban la ciudadanía romana como recompensa por los servicios prestados. Eran una especie de “pasaporte” que garantizaba derechos legales y fiscales.
El primer diploma conocido data del año 52 d.C., durante el gobierno del emperador Claudio. Estos documentos eran cruciales para los legionarios veteranos y auxiliares.
El diploma estaba compuesto por dos planchas de bronce unidas. Las inscripciones figuraban en ambos lados de las planchas. El texto completo quedaba registrado en la parte exterior de la llamada tabula 1, mientras que la parte exterior de la tabula 2 recogía el nombre de 7 testigos, cuyos sellos quedaban protegidos por tiras de metal (estos sellos se han conservado en muy raras ocasiones, puesto que eran de material orgánico).
El texto de la tabula 1 se reproducía exactamente en las dos caras interiores, para luego cerrar ambas partes y sellarlas de modo que la inscripción externa fuera legible sin romper los sellos y la inscripción interna quedaba como copia notarial del texto de la constitutio publicada en Roma, y solo se accedía a ella en caso de duda de la autenticidad. La doble inscripción y los sellos servían para evitar el fraude o la alteración del documento
En la Diplomática Digital se utilizan conceptos nuevos como Metacolo (la información del documento contenida en los metadatos) que se añade a los tradicionales Protocolo, Cuerpo y Escatocolo.
Es interesante entender que las 2 herramientas básicas, que se precisan para la gestión de documentos auténticos son:
La firma electrónica. Determina la atribuibilidad del documento a quien lo suscribe (que puede no ser el autor sino quien acepta unas cláusulas, por ejemplo). Un documento puede tener más de una firma.
La referencia a una sede electrónica de custodia que permite la consulta y cotejo de un documento por su referencia (frecuentemente un CSV, Código Seguro de Verificación) que puede variar con el tiempo, reflejando, por ejemplo, el cambio de «propietario», o el consumo de un derecho asociado a un documento.
Por concluir, la diplomática digital conecta el pasado con el futuro, adaptando principios históricos de carácter probatorio a la era digital.
El 8 de noviembre de 2023 la Presidencia española del Consejo de la Unión Europea culminó con éxito la negociación del Reglamento de identidad digital europea y el texto final se publicará en el Diario Oficial de la Unión Europea probablemente en abril de 2024, tras la reciente aprobación del texto por el Parlamento Europeo y el Consejo de la Unión Europea.
En 2026 estará disponible en los teléfonos móviles de todos los ciudadanos europeos la Cartera de Identidad Digital de la Unión Europea (Cartera IDUE) para realizar todo tipo de gestiones, tanto en el ámbito privado como en el público.
Te invitamos a un encuentro impulsado por Canon junto con Garrigues, donde se explicarán de manera cercana y sencilla las novedades que conlleva esta nueva versión del Reglamento Europeo de Servicios de Confianza y cómo afecta a las empresas.Regístrate aquí
En las charlas se señalan algunas de las soluciones tecnológicas que facilitarán la adopción de la normativa.
Todo es electrónico 