Ya he escrito otros artículos relativos a los requisitos para que sea aplicable el artículo 12 de la Ley Crea y crece. Lo que implicaría la obligatoriedad de la factura electrónica.
Parece que puede ser un proceso largo el que lleve al Consejo de Europa a autorizar a España la excepción comunitaria a los artículos 218 y 232 de la Directiva 2006/112/CE.
Tras una nueva revisión, buscando la autorización apara España, he detectado nuevas Decisiones de Ejecución del Consejo de la Unión Europea autorizando la excepción comunitaria a los artículos 218 y 232 de la Directiva 2006/112/CE a otros dos países:
Si tu empresa está pensando en preparar sus sistemas de facturación digital para cuando este tipo de facturación sea obligatoria y queréis ver como podéis prepararos para ser parte del nuevo ecosistema que contempla la Factura Electrónica, la Digitalización Certificada y la Contabilidad Certificada contacta con EADTrust en el +34 917160555 (o por email: infor (sin r) at eadtrust punto eu) y explora los servicios que podemos ofreceros.
Ya somos Prestador Cualificado de Servicios de Confianza y algunos de nuestros servicios cualificados, como el sello de tiempo o los certificados de persona jurídica, pueden resolver ya retos que os estéis planteando.
ICALTI es el anagrama que recoge los requisitos de la Contabilidad Certificada incorporados a la LGT (Ley General Tributaria) por la Ley Antifraude (Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, de transposición de la Directiva (UE) 2016/1164, del Consejo, de 12 de julio de 2016, por la que se establecen normas contra las prácticas de elusión fiscal que inciden directamente en el funcionamiento del mercado interior, de modificación de diversas normas tributarias y en materia de regulación del juego).
Con el objetivo de no permitir la producción y tenencia de programas y sistemas informáticos que permitan la manipulación de los datos contables y de gestión, se establece la obligación de que los sistemas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables o de gestión empresarial se ajusten a ciertos requisitos que garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros (ICALTI), requisitos cuya especificación técnica puede ser objeto de desarrollo reglamentario, el cual podría contemplar la obligación de someterlo a certificación.
Nota sobre silogismos.
En concordancia con los nuevos requisitos del software de contabilidad, facturación y gestión, se establece un régimen sancionador específico, para las empresas desarrolladoras de software y para los usuarios que lo usen (o que meramente dispongan de el) cuando no cuente con la adecuada certificación.
Desde el pasado 11 de octubre de 2021, tanto empresas como autónomos deben cumplir con la premisa de que sus programas informáticos no permitan llevar contabilidades distintas, permitan no reflejar, total o parcialmente, la anotación de transacciones realizadas, permitan registrar transacciones distintas de las anotaciones realizadas y permitan alterar transacciones ya registradas, pues las infracciones reguladas en el artículo 201.bis por estos motivos son de aplicación desde el 11 de octubre y por ello es recomendable que, se realicen las evaluaciones y revisiones en cada caso concreto, así como las pruebas informáticas necesarias, para cerciorarse de que sus programas contables, de facturación o de gestiones han sido actualizados y cumplen con lo dispuesto en esta norma.
El empleo de sistemas informáticos que permiten y facilitan la alteración de los registros contables de todo tipo, será en 2022 objeto aún de mayor atención y control si cabe que en ejercicios previos, extendiéndose estas labores de control a la fabricación, producción y comercialización de los mismos en el marco del desarrollo reglamentario de esta materia previsto tras la ley del fraude de 2021. El uso de este software de doble uso en beneficio del fraude ha conllevado una modificación normativa que tiene como finalidad erradicar estas prácticas fraudulentas (incorporación por Ley 11/2021 del apartado j) al artículo 29.2 de la LGT y nuevo artículo y 201.bis de la LGT). La comprobación de los sistemas para asegurar que reúnen los requisitos de integridad, conservación, trazabilidad y legibilidad de los registros tributarios, la interdicción de interpolaciones, omisiones o alteraciones ilegítimas de las que no quede la debida anotación en los sistemas, será una prioridad. En el contexto de una estrategia claramente preventiva, se tratará también de alcanzar esos objetivos trabajando conjuntamente con asociaciones de empresas especializadas en el desarrollo o comercialización de software de gestión, como forma de evitar que se desarrollen, difundan, comercialicen, descarguen o usen en el ámbito empresarial sistemas que permitan la supresión de ventas contraviniendo las disposiciones legales o reglamentarias tributarias.
REAL DECRETO POR EL QUE SE APRUEBA EL REGLAMENTO QUE ESTABLECE LOS REQUISITOS QUE DEBEN ADOPTAR LOS SISTEMAS Y PROGRAMAS INFORMÁTICOS O ELECTRÓNICOS QUE SOPORTEN LOS PROCESOS CONTABLES, DE FACTURACIÓN O DE GESTIÓN DE EMPRESARIOS Y PROFESIONALES, ASÍ COMO LAS FACTURAS, Y LA ESTANDARIZACIÓN DE FORMATOS DE LOS REGISTROS DE FACTURACIÓN.
Objetivo: Desarrollo reglamentario previsto en artículo 29.2.j) de la ley 58/2003, de 17 de diciembre, de las especificaciones técnicas que deban reunir los dispositivos electrónicos y los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, así como también los requisitos para estar debidamente certificados y sus formatos estandarizados para su legibilidad.
Interconexión de sistemas y programas informáticos o electrónicos que soportan los procesos contables, fiscales y de gestión empresarial, y su compatibilidad con los sistemas de clientes, proveedores y administraciones públicas. Aseguramiento de la calidad de la información, la confianza en la inalterabilidad indebida de los datos, la trazabilidad de los mismos y la interdicción del uso del llamado software de supresión y manipulación de ventas.
EADTrust ayuda a las empresas desarrolladoras de software de contabilidad, facturación y gestión a cumplir los requisitos ICALTI y puede realizar una auditoría de buenas prácticas para acreditar su cumplimiento. Contacte, llamando al 91 716 0555.
De vez en cuando, aparecen retahilas de palabras que van juntas y que permiten formar siglas para designarlas y para recordarlas.
Seguramente el caso paradigmático es el de las sociedades y organismos designados por abreviaturas formadas por las iniciales de sus términos: AENA, INAP, SEDIA, DGTDAJ, IBM, NCR,…
A veces la función de recordatorio es la relevante y ciertas letras se rodean de otras que permiten formar palabas memorables.
Recuerdo de la asignatura de lógica la designación de diferentes silogismos por sus premisas y conclusiones, lo que se remonta a Aristóteles y a la filosofía griega. Barbara, Darii, Ferio, Celarent designan silosigmos AAA, AII, EIO, EAE:
A: premisa (o conclusión) universal afirmativa
E: premisa (o conclusión) universal negativa
I: premisa (o conclusión) particular afirmativa
O: premisa (o conclusión) particular negativa
Aunque quizá los términos que designaban los silogismos no resulten tan memorables en nuestros dias.
En relación con la protección de datos de la antigua LOPD, los derechos ARCO designaban los derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición.
Tras la publicación del RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) los términos que permiten recordar la nueva lista de derechos han cambiado:
ARCOPOL: Se refiere a Acceso, Rectificación, Cancelación, Oposición, Portabilidad, Olvido (o Supresión, o Cancelación) y Limitación.
ARSULIPO: Acceso, Rectificación, SUpresión (Olvido), LImitación del Tratamiento, Portabilidad y Oposición
SOPLAR: Supresión, Oposición, Portabilidad, Limitación, Acceso y Rectificación.
Y llegamos a ICALTI.
Son los requisitos de la Contabilidad Certificada incorporados a la LGT (Ley General Tributaria) por la Ley Antifraude (Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, de transposición de la Directiva (UE) 2016/1164, del Consejo, de 12 de julio de 2016, por la que se establecen normas contra las prácticas de elusión fiscal que inciden directamente en el funcionamiento del mercado interior, de modificación de diversas normas tributarias y en materia de regulación del juego).
Con el objetivo de no permitir la producción y tenencia de programas y sistemas informáticos que permitan la manipulación de los datos contables y de gestión, se establece la obligación de que los sistemas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables o de gestión empresarial se ajusten a ciertos requisitos que garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, requisitos cuya especificación técnica puede ser objeto de desarrollo reglamentario, el cual podría contemplar la obligación de someterlo a certificación.
En concordancia con los nuevos requisitos del software de contabilidad, facturación y gestión, se establece un régimen sancionador específico, para las empresas desarrolladoras de software y para los usuarios que lo usen (o que meramente dispongan de el) cuando no cuente con la adecuada certificación.
EADTrust ayuda a las empresas desarrolladoras de software de contabilidad, facturación y gestión a cumplir los requisitos ICALTI y puede realizar una auditoría de buenas prácticas para acreditar su cumplimiento. Contacte, llamando al 91 716 0555.
Nota sobre silogismos.
El modo del silogismo es la forma que toma el silogismo según la cantidad y la cualidad de las premisas y de la conclusión. De las 256 combinaciones posibles de los «modos» de los silogismos solo resultan válidas 19 y en el contexto de la lógica aristotélica se memorizan con los siguientes términos:
Recientemente se ha publicado en España la denominada «Ley Antifraude» que entre los muchos aspectos que trata, incluye una sección para imponer nuevos requisitos a los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión, a las empresas que los crean y a los trabajadores autónomos y empresas que los usan, con sanciones desproporcionadas que presumen la culpabilidad de las empresa y autónomos respecto a la realización de actividades de fraude tributario por el mero hecho de desarrollar o usar software «no certificado». Y los requisitos para ese software se limitan a indicar de forma ambigua que deberán aportar «integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad» (ICALTI, por sus siglas).
También se indica que «ya si eso» reglamentariamente se podrán establecer especificaciones técnicas que deban reunir dichos sistemas y programas.
Se crea una gran inseguridad jurídica ya que aunque en el régimen sancionador se indica:
e) no cumplan con las especificaciones técnicas que garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, así como su legibilidad por parte de los órganos competentes de la Administración Tributaria, en los términos del artículo 29.2.j) de esta Ley;
f) no se certifiquen, estando obligado a ello por disposición reglamentaria, los sistemas fabricados, producidos o comercializados.
Lo que podría dar a entender que la posibilidad de sanciones solo se podría producir tras la publicación de las «especificaciones técnicas», en el conjunto de las descripción de las sanciones no queda tan claro.
Por eso parece recomendable iniciar procesos de auditoría de contabilidad certificada a las plataformas de software de de contabilidad y facturación y a las que se instalan en terminales de punto de venta lo antes posible para demostrar «debida diligencia» en caso de que las autoridades tributarias contacten con nosotros. De esta forma, aunque no haya culminado la modificación del software para cumplir los nuevos requisitos de la norma , ya se puede demostrar que «estamos en ello».
EADTrust es una de las entidades que pueden ayudar a entender los nuevos requisitos, a implementarlos en el software y a auditarlo posteriormente para comprobar que están bien implementados.
La «Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, de transposición de la Directiva (UE) 2016/1164, del Consejo, de 12 de julio de 2016, por la que se establecen normas contra las prácticas de elusión fiscal que inciden directamente en el funcionamiento del mercado interior, de modificación de diversas normas tributarias y en materia de regulación del juego» es la norma indicada.
El artículo decimotercero de esta Ley modifica la Ley General Tributaria en varios aspectos y en lo relativo al software de contabilidad, facturación y gestión modifica el apartado 2 del artículo 29 para incluir los requisitos indicados. También crea un artículo 201 bis con el régimen sancionador asociado.
“j) La obligación, por parte de los productores, comercializadores y usuarios, de que los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos. Reglamentariamente se podrán establecer especificaciones técnicas que deban reunir dichos sistemas y programas, así como la obligación de que los mismos estén debidamente certificados y utilicen formatos estándar para su legibilidad.”
Como se ha indicado, ese mismo artículo 13 crea un nuevo artículo 201 bis en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria:
1. Constituye infracción tributaria la fabricación, producción y comercialización de sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión por parte de las personas o entidades que desarrollen actividades económicas, cuando concurra cualquiera de las siguientes circunstancias:
a) permitan llevar contabilidades distintas en los términos del artículo 200.1.d) de esta Ley;
b) permitan no reflejar, total o parcialmente, la anotación de transacciones realizadas;
c) permitan registrar transacciones distintas a las anotaciones realizadas;
d) permitan alterar transacciones ya registradas incumpliendo la normativa aplicable;
e) no cumplan con las especificaciones técnicas que garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, así como su legibilidad por parte de los órganos competentes de la Administración Tributaria, en los términos del artículo 29.2.j) de esta Ley;
f) no se certifiquen, estando obligado a ello por disposición reglamentaria, los sistemas fabricados, producidos o comercializados.
2. Constituye infracción tributaria la tenencia de los sistemas o programas informáticos o electrónicos que no se ajusten a lo establecido en el artículo 29.2.j) de esta Ley, cuando los mismos no estén debidamente certificados teniendo que estarlo por disposición reglamentaria o cuando se hayan alterado o modificado los dispositivos certificados.
La misma persona o entidad que haya sido sancionada conforme al apartado anterior no podrá ser sancionada por lo dispuesto en este apartado.
3. Las infracciones previstas en este artículo serán graves.
4. La infracción señalada en el apartado 1 anterior se sancionará con multa pecuniaria fija de 150.000 euros, por cada ejercicio económico en el que se hayan producido ventas y por cada tipo distinto de sistema o programa informático o electrónico que sea objeto de la infracción. No obstante, las infracciones de la letra f) del apartado 1 de este artículo se sancionarán con multa pecuniaria fija de 1.000 euros por cada sistema o programa comercializado en el que se produzca la falta del certificado.
La infracción señalada en el apartado 2 anterior, se sancionará con multa pecuniaria fija de 50.000 euros por cada ejercicio, cuando se trate de la infracción por la tenencia de sistemas o programas informáticos o electrónicos que no estén debidamente certificados, teniendo que estarlo por disposición reglamentaria, o se hayan alterado o modificado los dispositivos certificados.
Por la Disposición final séptima, estas modificaciones entran en vigor transcurridos tres meses desde la entrada en vigor de la Ley, lo que se produce el 11 de octubre de 2021.
Las entidades que conocen y se ha adaptado a las especificaciones de TIcket BAI publicadas por las Diputaciones Forales del País Vasco para el denominado «Software Garante» están un paso más cerca de poder cumplir las nuevas especificaciones, aunque tienen aspectos diferentes.
La denominación de «Contabilidad Certificada» se está empezando a usar por semejanza con la «Digitalización Certificada» que ya cuenta con requerimientos más precisos y consolidados, ya que se publicaron en 2007.
En este contexto, EADTRUST lleva a cabo procesos de consultoría y auditoría para asegurar el cumplimiento de los objetivos de la norma en los softwares de contabilidad existentes, contando con su experiencia en auditorías de Digitalización Certificada.
Tras auditar el cumplimiento de las normas en lo que se refiere a la nueva obligación de Ley 11/2021, de 9 de julio respecto a los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión, EADTRUSTexpide un certificado de cumplimiento.
La Agencia Tributaria ha definido una nueva forma de apoderamiento electrónico, que no requiere personación del representado para su otorgamiento.
En el contexto actual de crisis sanitaria tiene mucho sentido promover cualquier medida que facilite la realización de trámites por vía electrónica.
Con este objetivo, se ha establecido un nuevo trámite para poder realizar otorgar la representación ante la AEAT sin necesidad de realizar desplazamientos a las oficinas.
Ya existen varias variantes de métodos de otorgamiento de representación ante la AEAT:
Por internet, mediante el uso de certificados electrónicos cualificados o con identificación mediante el sistema Cl@ve (por el otorgante o poderdante).
Mediante comparecencia personal en las oficinas de la AEAT del representado o poderdante.
Mediante documento público o documento privado firmado por el representado con firma notarialmente legitimada y que se tiene que presentar ante la Agencia Tributaria.
El nuevo método parte de digitalizar un documento notarial de otorgamiento de poderes.
Para facilitar la tramitación electrónica de este nuevo procedimiento, y especialmente para aquellos casos en los que el poderdante no disponga de identificación electrónica para apoderar según uno de los métodos ya existentes, se ha habilitado una nueva forma de dar de alta el poder de representación, a través de la Sede Electrónica de la AEAT, sin intervención del representado, ya que es el representante el que aporta el poder.
En esta modalidad de solicitud de incorporación de poderes al Registro de apoderamientos no es necesario que participe el poderdante, pues ya en su momento otorgó el poder al apoderado ante el fedatario público correspondiente.
Así, estas escrituras de poder otorgadas para la realización de trámites y actuaciones por Internet ante la Agencia Tributaria pueden ser presentadas por el propio apoderado con su certificado electrónico o Cl@ve.
Tras la presentación, se incorporaría el poder en el Registro de apoderamientos, previa revisión por la AEAT de la subsistencia del poder otorgado en la escritura notarial.
¿Cómo se presentan las escrituras de poder otorgadas?
El apoderado las presenta por Internet ante la Agencia Tributaria con su certificado electrónico o Cl@ve, tras lo cual se incorpora el poder en el Registro de apoderamientos, previa revisión por el funcionario habilitado para ello, y mediante dos formas:
Aportación en el Registro Electrónico de la Agencia Tributaria de escrituras electrónicas de apoderamiento o copias electrónicas de las mismas, reguladas en el art. 17 bis de la ley del Notariado y que cumplan los requisitos en él establecidos.
Aportación de las escrituras de apoderamiento en formato pdf presentadas a tal efecto en el Registro Electrónico de la Agencia Tributaria.
El artículo 24 del Reglamento eIDAS (Reglamento UE nº 910/2014) define varias formas en las que los prestadores de servicios de certificación pueden identificar a sus clientes solicitantes de certificado. En su apartado 1 se indica:
1. Al expedir un certificado cualificado para un servicio de confianza, un prestador cualificado de servicios de confianza verificará, por los medios apropiados y de acuerdo con el Derecho nacional, la identidad y, si procede, cualquier atributo específico de la persona física o jurídica a la que se expide un certificado cualificado.
La información a que se refiere el párrafo primero será verificada por el prestador de servicios de confianza bien directamente o bien por medio de un tercero de conformidad con el Derecho nacional.
a) en presencia de la persona física o de un representante autorizado de la persona jurídica, o
b) a distancia, utilizando medios de identificación electrónica, para los cuales se haya garantizado la presencia de la persona física o de un representante autorizado de la persona jurídica previamente a la expedición del certificado cualificado, y que cumplan los requisitos establecidos con el artículo 8 con respecto a los niveles de seguridad «sustancial» o «alto», o
c) por medio de un certificado de una firma electrónica cualificada o de un sello electrónico cualificado expedido de conformidad con la letra a) o b), o
d) utilizando otros métodos de identificación reconocidos a escala nacional que aporten una seguridad equivalente en términos de fiabilidad a la presencia física. La seguridad equivalente será confirmada por un organismo de evaluación de la conformidad.
Hoy se ha conocido que la Agencia Tributaria equipara un video selfie a otras modalidades de identificación (entre las que se incluyen la identificación por certificado) para permitir el cambio del número de teléfono móvil asociado a la identificación con sistema Cl@ve gestionada por la propia Agencia Tributaria y que es posible usar en todas las administraciones públicas:
En el epígrafe «Modificación del teléfono aportando vídeo y documentación relacionada» se indica:
Avisos
Mediante este trámite puede modificar el teléfono móvil asociado a su registro en Cl@ve aportando la información relacionada, que incluye un vídeo utilizado para contrastar su identidad.
Puede obtener más información sobre este trámite pinchando aquí
En la documentación deberá presentar:
Copia del DNI/NIE por las dos caras.
En el caso de los NIE, copia de la primera hoja del pasaporte.
Copia de la última factura del nuevo teléfono móvil que quiere dar de alta en Cl@ve, en la que se visualice dicho número. No es necesario que se vean otros datos personales (números de IBAN) ni de consumo.
Video autorretrato grabado por el solicitante (tipo video selfie) de máximo un minuto de duración en el que se muestre el DNI/NIE por las dos caras y donde el solicitante debe dar esta información:
Nombre y apellidos.
DNI/NIE.
Trámite que quiere realizar.
Número de teléfono que quiere registrar.
Puede usar esta frase a modo de guion: «Me llamo XXXX YYYY ZZZ, mi DNI es el 00000000 y quiero modificar el número de teléfono de mi registro en Cl@ve. El nuevo número es el 66666666» al tiempo que muestra el DNI/NIE por las dos caras. El video debe realizarse en una sola toma y sin cortes, en condiciones de luz que permitan identificar claramente al solicitante.
Esto es una gran noticia para los prestadores de servicios de certificación que, además de los procedimientos autorizados por el SEPBLAC podrán adoptar la posibilidad de admitir «Video autorretratos grabados por los solicitantes» tal como lo describe la Agencia Tributaria.
Tenemos, pues, un nuevo método de identificación reconocido a escala nacional de los que recoge el Reglamento Europeo EIDAS.
Amadeus cytric Travel & Expense es una plataforma global para gestión de viajes y gastos orientado a dar servicio a grandes empresas que facilita a los empleados de estas entidades, que viajan por necesidades de negocio, la gestión de forma rápida y sencilla de sus gastos de viaje.
La plataforma permite la reserva online flexible para vuelos, trenes, habitaciones de hotel, alquiler de coches, taxis y traslados, incluida una gama completa de familias de tarifas aéreas y servicios complementarios.
Integra las transacciones realizadas con tarjeta de crédito en el proceso de capturar y revisar los tickets, facturas simplificadas y facturas completas, con una experiencia de usuario sencilla y rápida, que permite presentar hojas de gastos sin demora y agilizar su cobro teniendo en cuenta los recibos y las dietas, según el marco fiscal aplicable al viajero, así como las reglas de negocio propias de su empresa.
Con la aplicación de móvil de cytric, los empleados de una empresa que tienen que viajar, pueden buscar y reservar viajes y alojamientos, revisar sus itinerarios, presentar sus gastos online, acceder a contactos y servicios locales, obtener recibos de gastos, y aprobar o rechazar solicitudes de viajes y de reembolso de gastos.
Optimiza el flujo de trabajo de la agencia de viajes de negocios seleccionada con reglas de validación, registros de auditoría, notificaciones, recordatorios e hilos de discusión automatizados que ayudan a todos los roles involucrados en el proceso de viaje, incluidos viajeros, autorizadores, auditores y contables.
Amadeus ha confiado en EADTrust para realizar la auditoría de Digitalización Certificada de su solución cytric Travel & Expense – Certified Digitization Engine y la ha presentado a la Agencia Tributaria que resolverá sobre la concesión de la Homologación a la plataforma. Un equipo multidisciplinar coordinado con profesionales situados en varios países ha dado forma a un motor de digitalización integrado en la plataforma que permite cumplir con todos los requisitos de la Norma EHA/962/2007 de 10 de abril y la Resolución de 24 de octubre de 2007 de la Agencia Estatal de Administración Tributaria española.
En este Plan, la Agencia Tributaria de España, señala que
en 2018, continuarán las líneas de investigación iniciadas en años anteriores y se incorporarán otras nuevas. En particular, podemos destacar:
(…)
Se estudiará la incidencia fiscal de nuevas tecnologías, como blockchain, y, en
especial, las criptomonedas.
Esta referencia se encuadra en el apartado segundo, de ‘Investigación y actuaciones de comprobación del fraude tributario y aduanero’. Dentro del ‘Control de Tributos Internos’, en la sección ‘D’, donde se analiza el análisis de nuevos modelos de negocios mediante distintas tecnologías de la economía digital.
El punto cuarto dentro del apartado segundo, habla al respecto de la prevención y represión del contrabando, narcotráfico y blanqueo de capitales. Al respecto se desarrollarán varias actuaciones, entre ellas:
La utilización por el crimen organizado de la internet profunda, o «deep web», para el tráfico y comercio de todo tipo de bienes ilícitos, así como el empleo de criptomonedas tipo «Bitcoin» o similar como medios de pago, es uno de los desafíos más exigentes en la actualidad. Para afrontar esta amenaza, se potenciará el uso por las unidades de investigación de la Agencia Tributaria de las nuevas tecnologías de recopilación y análisis de información en todo tipo de redes.
Algo es algo.
Por desgracia, la referencia destila un matiz negativo en relación con las criptodivisas, que requeriría otras menciones que equilibren la concepción general aclarando sus aspectos positivos.
El reto de la digitalización de las entidades públicas y privadas tropieza en la necesidad de conservar los documentos en papel por si fuera preciso recurrir a su valor probatorio.
¿Es posible destruir documentos en papel tras digitalizarlos?
La respuesta corta es que, en bastantes casos, si.
Sin embargo hay que matizar que es conveniente realizar un análisis de riesgos regulatorios en función del sector de actividad al que pertenezca la entidad, ya que ciertos documentos no pueden ser destruidos, tras la digitalización.
En particular, los documentos que contengan firmas manuscritas que pudieran tener valor como tales firmas en un proceso litigioso deben conservarse por si se precisara realizar sobre ellos un informe pericial caligráfico.
¿Qué normativa legal existe para la conservación y destrucción de documentos?
Respecto a la conservación de los documentos, una de las normas de referencia más relevantes es el Código de Comercio. En su artículo 30 dispone:
1. Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
2. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo.
Los sujetos obligados por la Ley 10/2010 deben conservar durante un período mínimo de diez años la documentación en que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en dicha Ley.
En ciertos casos, podrá realizarse la conservación mediante el uso de tecnologías de la información. Por jemplo, la citada Ley 10/2010 señala en su artículo 25:
(…) los sujetos obligados conservarán (…) las copias de los documentos de identificación a que se refiere el artículo 3.2 en soportes ópticos, magnéticos o electrónicos que garanticen su integridad, la correcta lectura de los datos, la imposibilidad de manipulación y su adecuada conservación y localización.
La Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo no entra en más detalles sobre la forma de cumplir los requisitos.
Sin embargo, existen diferentes normas sobre digitalizacón certificada a las que hacer referencia según los casos:
Para la digitalización certificada de facturas recibidas en papel, la Orden EHA 962/2007 y la RESOLUCIÓN de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007.
Para la digitalización garantizada en el ámbito de las administraciones públicas, el Esquema Nacional de Interoperabilidad y algunas Normas Técnicas de Interoperabilidad, como la de digitalización, la de copiado auténtico, la de documento electrónico administrativo y la de política de firma electrónica.
Para la digitalización certificada en el ámbito de la administración de justicia, el RD 1065/2015, y diferentes normas del CTEAJE, como las Bases del EJIS, la política de certificados y firma electrónica y la GIS de digitalización certificada.
¿Qué requisitos debe cumplir el software de digitalización?
El software debera cumplir lo indicado en las normas anteriores.
Si se orienta al ámbito tributario, deberá homologarse por la Agencia Tributaria o por los organismos designados por la normativa tributaria foral equivalente, para lo que será necesario acompañar la solicitud con un informe de audtoría.
El resto de normas no define un organismo de homologación, pero un informe de auditoría puede certificar el cumplimento de los requisitos aplicables.
¿Quien puede realizar informes de auditoría de Digitalización Certificada?
La normativa tributaria se refiere a entidades de auditoría informática independiente con solvencia técnica acreditada en el ámbito del análisis y la evaluación de la actividad desarrollada. Una de esas entidades es EADTrust con más de 50 auditorás realizadas. Se puede contactar con EADTrust llamando al 917160555,
¿Es posible encontrar más información sobre Digitalización Certificada y Garantizada?
Si.
En los siguientes enlaces puede encontrar información de interés: