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V Congreso de Factura Electrónica y Digitalización Certificada de ASIMELEC

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Aunque con algo de retraso y tras la publicación de otros resúmenes, como el de Bartolomé Borrego, que uso como referencia, incluyo seguidamente mi resumen del evento que el 29 de Abril del 2010 tuvo lugar en el Auditorio de la Secretaría de Estado de Telecomunicaciones y para la Sociedad de la Información, del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio.

El  V Congreso de Facturación Electrónica y Digitalización Certificada convocado por ASIMELEC se celebró a continuación de la reunión de alto nivel de factura electrónica, organizado por la Comisión Europea, con apoyo del MITyC los dias 27 y 28 de abril de 2010. Estos actos se inscriben en el marco de la presidencia española de la Union Europea en el primer semestre de 2010.

La apertura institucional del Congreso corrió a cargo de D. Martín Pérez Sánchez, Presidente de ASIMELEC que resumió los logros de los últimos años en el impulso de la factura electrónica gracias a la participación del sector privado con el apoyo de la Agencia Tributaria y el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio, con elevadas inversiones que se pueden perder si el Ministerio de Economía y Hacienda sigue incumpliendo los plazos indicados en la Ley 30/2007 y en la Ley 56/2007, en relación con la publicación de la normativa pendiente que completa la necesaria para facturar a las administraciones públicas, por lo que reclamó la máxima diligencia del citado Ministerio para resolver la situación. Agradeció al MITYC y al Ministerio de Presidencia el apoyo en las iniciativas de impulso de la Factura electrónica e introdujo a D. Fernando de Pablo, Director General para la Administración Electrónica del Ministerio de la  Presidencia, que anunció el compromiso de su departamento de constituir un “hub” -plataforma unificada- que aglutine en uno solo todos los sistemas que conviven en los distintos ministerios, lo que conllevará a un ahorro de costes importante. Fernando comentó la publicación en el CTT (Centro de Transferencia de Tecnología) de los documentos del grupo de trabajo de factura electrónica de las administraciones públicas.

La primera ponencia del programa regular fue la de D. Gonzalo Die Socias, Director de Planificación y Relaciones Externas de  Red.es, quien habló del Impulso para la Adopción de la Factura electrónica por parte de la Administración, centrándose en los ejes del plan de promoción de la eFactura que está dotado con un presupuesto de 475.000 € y que abarca tres frentes:

  1. Un primer eje del tipo B2C, que persigue penetrar la utilización de la efactura en un 6%, y que va fundamentalmente destinado a la emisión de facturas.
  2. Un segundo eje consistente en el fomento del uso entre empresas y entidades locales, focalizado en el entorno B2B, y
  3. Un tercer eje dedicado a la creación de contenidos, en concreto, la creación de un Portal con contenidos que aporten empresas especializadas y entidades.

En su ponencia se anunció una nueva edición (la 3ª) del ya tradicional libro sobre “La Factura Electrónica”, editado por ASIMELEC y Red.es  del que en breve se anunciará su descarga libre por  Internet.

Yo presenté InvoiceX, un proyecto en el que participan nueve entidades: Albalia Interactiva, Asimelec, Atos Origin, Camerfirma, Desarrollo y Recursos, Eurobits, Invinet, Pimec y Seres y que está abierto a todas las plataformas de Facturación electrónica que operan en España. El proyecto esta apoyado por el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio en el Plan Avanza2 con el código TSI-020512-2009-69. Se han incorporado al proyecto instituciones y entidades tales como Adquira, AECOC, Agencia del Conocimiento y la Tecnología de la Rioja, AOC, BBVA, Caixa Galicia, Docontime, Edicom, EJIE, GVA, Indra, Mityc y Telefónica.

D. Víctor Usobiaga, responsable Financial Service Sector en IBM SPGI INDUSTRY BUSINESS DEVELOPMENT TEAM IBDT y D. Carlos Jerez, Director General de Notarnet, hablaron sobre las tres columnas en las que se sustentan los documentos electrónicos: gestión del documento, firma electrónica y custodia digital. Ejemplificaron el modelo con el caso de la digitalización certificada y finalizaron con una demostración práctica de cómo se digitaliza un documento con la solución DigiFactIn. También explicaron el potencial de la firma digitalizada si se emplea con las adecuadas medidas de seguridad.

Tras el Coffee-Break, tuvo lugar una Mesa Redonda bajo el título “Challenges in the development of Electronic Invoicing in Europe”, en la que intervinieron D. Christiaan van der Valk, Chief Executive Officer de TrustWeaver, Mr. Bruno Koch, Chairman of the EXPP Summit, CEO en Billentis, Mr. Tony Nisbett, IBM eInvoicing SME – consultant to world-wide customer and supplier boarding teams de IBM, Mr. Olaf Schrader, Senior Production Manager for Supplier Enablement de Ariba Inc y D. Arturo González Mc Dowell, Director General de Eurobits.

En la mesa redonda se analizaron aspectos como la necesidad de reglas de juego homogéneas y estables en toda Europa, para no desanimar a los innovadores, se reivindicó el uso de la firma electrónica como el modelo más efectivo de garantizar la autenticidad e integridad de las facturas electrónicas. Se barajaron algunas cifras, como que en Europa existen más de 140 plataformas de factura electrónica, que el  precio de emitir una factura en Finlandia (sin firma electrónica) es 5 veces más caro que en España (con firma electrónica) o que se han recopilado más de 240 preguntas prácticas a las diferentes administraciones tributarias de toda la unión europea sobre aspectos de gestión de facturas electrónicas, de las que solo 3 se refieren a la firma electrónica. Desde el punto de vista de Ariba, operador de factura electrónica multinacional, no importa cual pueda ser la complejidad de los requisitos, con tal de que sean los mismos en toda Europa, lo cual no parece que pueda lograse con la modificación propuesta de la Directiva 2006/112.

Tras la mesa redonda, D. Arturo González Mac Dowell, tuvo una presentación independiente  sobre Iniciativas de Interoperabilidad, haciendo una analogía entre los sistemas de factura electrónica y los de  telefonía móvil.

Alabó la iniciativa de la AGE, al definir la arquitectura de la factura a efectos de normalización de la factura electrónica.

Por su parte, D. Ricardo Carballo Gestal, Director del Area de Excelencia Operacional de  Caixa Galicia, flanqueado por Alvaro González (Product manager de zBackTrust en Albalia), habló del entorno Mainframe de la Caja de Ahorros gallega, y de las razones que llevaron a la institución a seleccionar la aplicación zBackTrust de firma electrónica que se utiliza en entornos z/OS y zLinux. La estrategia de costes de IBM en entornos zLinux, la disponibilidad de hardware criptográfico IBM 4764 y 4765 ya instalado en los equipos y utilizados, por ejemplo, en el marco de la adaptación a SEPA y a EMV y la infraestructura de alta disponibilidad que permite alta escalabilidad, alta disponibilidad  y recuperaciones sin latencia en los centros de sistemas de la caja separados 2 kilómetros. Además la seguridad de los sistemas ha merecido la certificación Common Criteria EAL5, una de las más altas disponibles. El entorno resultante, uno de los más potentes destinados a la firma electrónica se está utilizando en el sistema de factura electrónica de la caja, pero también como sistema de validación para los cajeros electrónicos de la entidad que aceptan el DNI electrónico, de forma que no necesitan acceder a internet para conocer el estado de revocación de los certificados del DNI. Caixa Galicia ya impone a todos su proveedores tecnológicos la facturación electrónica en formato facturae, de modo que no es posible ser proveedor de las áreas tecnológicas de la Caja si no se factura electrónicamente.

D. Santiago Segarra Tormo, Jefe de la Dependencia de Asistencia y Servicios Tributarios de la Delegación Central de Grandes Contribuyentes de la Agencia Estatal Tributaria, nos habló del resultado del proceso de reforma de la Directiva 112/2006 en la Comisión Europea.

La nueva Directiva sobre Facturación electrónica recogerá diferentes medios para demostrar  la autenticidad e integridad de una factura electrónica:

  • Por una parte, sigue contemplando la posibilidad de utilizar la firma electrónica y EDI como sistemas válidos de facturación, opciones que ya se contemplaban en la anterior Directiva.
  • Por otra, introduce como novedad la posibilidad de utilizar otros sistemas tecnológicos distintos de los anteriores, como podrían ser: otros tipos de firma electrónica, de EDI, de archivo seguro, intranet, terceras partes de confianza, etc.

Desde un punto de vista tributario, si se utilizan sistemas basados en la firma electrónica avanzada, el control fiscal será más fácil. Si bien, en el supuesto de utilizar otros procesos de negocio, aunque a priori parezca más fácil su utilización, resultará más difícil de demostrar que se generan las evidencias adecuadas a un proceso de gestión contable adecuado cuando se llegue al momento de la inspección fiscal. Esta mayor dificultad se aplicará tanto a las facturas electrónicas como en papel, por lo que, a la larga, los sistemas electrónicos con EDI o firma electrónica serán más sencillos.

En el marco de los sistemas de gestión de autenticidad e integridad, decribió la posibilidad de introducir un CSV (Código Seguro de Verificación) como el que contempla la Ley 11/2007 que permita acceder a la web del emisor de la factura y cotejarla con la original. Esta posibilidad ya se recoge en la norma española EHA/962/2007.

La principal novedad, por tanto se centraría en las evidencias de los nuevos procesos de negocio que se podrían calificar como pistas de auditoría fiables. Aunque con una aparente simplicidad, hablaríamos de sistemas en los que no vale todo: han de ser sistemas que puedan acreditar la autoría de una factura y su integridad, aplicando una triple conciliación (pedido, albarán, factura) y con validación semántica plena. Esto significa que las auditorías pueden ser más intrusivas.

De acuerdo con esta nueva Directiva (art. 247), cabe por tanto el almacenamiento en papel pero también en soporte electrónico mediante la utilización del sistema de digitalización certificada.

A continuación D. Héctor Sánchez Montenegro, de Microsoft, tras un breve repaso a las tecnologías disponibles y en particular a las más prometedoras de “computación en la nube”, hizo una introducción a la siguiente ponencia, que corrió a cargo de D. Santi Casas, socio-Director de ALBALIA INTERACTIVA, quien habló de OffInvoice, la solución internacional de facturación electrónica en entornos Office 2010.

Héctor comentó iniciativas de Microsoft concurrentes con las de impulso de la factura electrónica, en particular en el ámbito del DNI electrónico y destacó una reciente prueba de concepto de “Logon” de Windows Live con el DNI electrónico.

Santi Casas  hizo un recorrido histórico de las distintas aplicaciones y sistemas operativos que hemos venido utilizando desde hace 40 años hasta llegar al año 2009 en que se lanzó FactOffice y llegando a OffInvoice en 2010, aunque también adelantó algo acerca de Windows Azure Platform prevista para 2011, que será un sistema operativo totalmente en red pensado para el Cloud Computing.

Comentó que a fecha de hoy ha habido más de 6.000 descargas de FactOffice  en Codeplex y que Offinvoice, diseñado para entornos Office 2010, permite trabajar tanto en Word como en Excel. Esta nueva aplicación da soporte a mútiples idiomas de la Unión Europea ya diferentes formatos de facturas: facturae, UBL y UN/CEFACT CII. FactOffice recibió en 2009 un premio de CatCert como mejor solución de firma electrónica, y Offinvoice incluye la misma tecnología de firma.

Santi avanzó que la próxima versión de Office 2010 incluirá librerías propias XAdES de firma electrónica para las aplicaciones que se basan en el formato OOXML.

Tras destacar las principales características de Offinvoice llevó a cabo una demostración de creación de una factura electrónica en Excel y su transformación a los diferentes formatos: facturae 3.1 y 3.2, UBL, CII o en papel, las cuales firmó electrónicamente con una tarjeta de Firmaprofesional. Un aspecto interesante de Offinvoice es que mantiene la estructura interna de las facturas (facturae, UBL o CII) dentro de ficheros OOXML como docx o xlsx, de forma que pueden visualizarse con cualquier aplicación compatible con OOXML (ISO 29500) aunque nos esté adaptada de forma expresa a la gestión de facturas.

Sobre Innovación empresarial, más allá de la regulación y de la evolución de estándares habló D. Mario Tanco, Director General de Desarrollo y Recursos con una ponencia muy práctica y racional respecto de la problemática asociada a la facturación electrónica y la innovación. Destacó la importancia del uso de la información estructurada y desmontó algunos mitos sobre lso “problemas” de la facturación electrónica. Estuvo algo crítico con algunas instancias de la AGE, reconociendo el esfuerzo de otras, especialmente del MITyC.

Tras el lunch, D. Oriol Bausa, Director General de Invinet Sistemes acometió su ponencia sobre ”Cross border invoicing”, señalando la importancia de los consensos en los estándares e identificando diferentes niveles de consenso: sintaxis, semántica, léxica y pragmática (de contexto). Repasó brevemente los perfiles definidos en CEN BII (CEN Workshop on ‘Business Interoperability Interfaces on public procurement in Europe’) que permiten definir un mínimo común (“core”) y extensiones nacionales, sectoriales y bilaterales. En los trabajos de CEN BII se utilizan los resultados de la Dirección General de Patrimonio  de España en torno al modelo ontológico de Códice (Componentes y Documentos Interoperables para la Contratación Electrónica). También trató sobre PEPPOL (Pan-European Public eProcurement On-Line), señalando que en este importante proyecto internacional no hay participación española.

Mr. Tim McGrath, Co-Chair of the Universal Business Language (UBL) Technical Committee, de OASIS, que trató sobre OASIS – UBL as a first generation UN/CEFACT – CII. Tim valoró la jornada como “Top Class”, un elogio que alcanza mayor significación si se considera que el Congreso de ASIMELEC se ha celebrado a continuación de la Conferencia de Alta Nivel sobre Factura Electrónica organizado por la Comisión Europea y que tuvo lugar los dos días que precedieron al congreso, con amplia representación de de ponentes internacionales. Tim McGrath, además de su rolo como voluntario en el desarrollo de UBL, es Managing Director y Principal Consultant of Document Engineering Services , y Asisstant Technical Director del Proyecto Peppol.  Tim explicó la historia de UBL, y de la colaboración entre UN/CEFACT y OASIS, concretada en la aprobación conjunta de ebXML y de los CCTS (Core Component Technical Specification ) que suponen la metodología de construcción semántica de documentos. En base a los CCTS de UN/CEFACT, OASIS ha elaborado 60 documentos en la versión 2.1 de UBL, cubriendo toda la cadena de suministro incluyendo los datos necesarios para el comercio internacional y alineados con la Core Component Library (CCL) 08B de UN/CEFACT. Dado que la recomendación del Grupo de Expertos se ciñe a la semántica de CII (Cross Industry Invoice), merced al acuerdo entre OASIS y UN/CEFACT, UBL (que utiliza la misma semántica y ofrece un modelo más maduro y una sintaxis más definida) se configura como el modelo de implementación inicial de CII, mientras el estándar concluye su definición. Este enfoque se sigue ya en diferentes proyectos: OIOUBL, svefaktura, NES, ePRIOR, CODICE, Peppol, y BII.

D. José María Sobrino, de la Subdirector General de Aplicaciones de Contabilidad y Control, de la Intervención General de la Administración del Estado (IGAE), del Ministerio de Economia y Hacienda, habló de Arquitectura Normalizada de Recepción de Facturas Electrónicas en la AGE (CTT) y de las conclusiones del Grupo de Trabajo creado para definirla. En el grupo de trabajo participaron 9 ministerios y 7 entidades públicas, con 23 personas de promedio en cada reunión. La comisión se estructuró en ponencias y el 25 de noviembre de 2009 se aprobaron las conclusiones: la propuesta de arquitectura, con la posibilidad de contar con un punto general de entrada de facturas electrónicas, la propuesta de interfaces normalizados y sus definiciones WSDL, la publicación de las conclusiones en el centro de Transferencias de Tecnología  (CTT) del Ministerio de Presidencia, lo que se hizo el 23 de diciembre de 2009, y la constitución de un comité de coordinación y supervisión integrado por representantes del Ministerio de la presidencia (coordinador) y de los ministerios de Economía y Hacienda; Industria, Turismo y Comercio; la Agencia Estatal de administración Tributaria y la Seguridad Social.

Los formatos se basan en los definidos en la Orden PRE/2971/2007, dando soporte a facturae versiones 3.0, 3.1 y 3.2; firma XAdES EPES y XL; y política de firma facturae 3.1. Los accesos podrán llevarse a cabo con usuario/contraseña y mediante certificados y no se admiten lotes de facturas. Las facturas se pueden enviar, anular y consultar. Al hacerlo, es posible acceder por identificador de factura o apunte registral. El registro electrónico centralizado o del órgano de la AGE es uno de los puntos clave, y otro las interfaces entre las plataformas y los sistemas de gestión de los organismos. Las facturas se pueden gestionar de forma manual y de forma automatizada.

Un gran trabajo de la administración pública que está a disposición de las plataformas de facturación electrónica para facilitar a sus clientes la gestión de facturas con la administración pública.

La última ponencia del Congreso corrió a cargo de D. Anders Grangård, director de GS1  eCom Business Unit, y Co-Chairman de CEN eInvoice 3 que sustituyó a Stefan Engel-Fleschig, que no pudo quedarse por problemas de horarios de vuelo.

Anders explicó las sucesivas fases que ha tenido el CEN Workshop on electronic invoice, eInv, que en estos momentos inicia su tercera fase, con una reunión que había tenido lugar, precisamente en Madrid, los días 28 y 29 de abril (la segunda tras el kick-off inicial). A lo largo de las sucesivas fases, se han publicado recomendaciones como los CWA 15575, CWA 15577 o CWA 15579. En la fase 2 participaron 70 compañías y 6 autoridades fiscales, y se tuvieron 10 reuniones plenarias, 2 conferencias públicas con más de 120 personas y se definieron 25 gestores de información de país, para la plataforma eInvoice Gateway. El Grupo de Trabajo de CEN cooperó con otros, como UN/CEFACT, ETSI, GS1, Odette o el Expert gropup.

En la fase 3, que ha reunido a 30 personas en Madrid, se está trabajando sobre un juego de herramientas de verificación de cumplimiento que incluye al menos Reino Unido, Alemania, España, Italia, Francia, Polonia,… Va a ser posible desarrollar entornos de autocomprobación  respecto a un juego de criterios de conformidad.

Anders agradeció a ASIMELEC y al MITyC el apoyo al CEN al facilitar los medios de reunión y el soporte logístico para los participantes y le deseó éxito en sus actividades.

Tras ésta última ponencia tuvo lugar el Coloquio final con las Conclusiones que tuve el placer de resumir, y tras ellas, D. José Pérez, Director General de ASIMELEC cerró el acto con la correspondiente Clausura institucional, agradeciendo a los asistentes su participacion en una semana tan densa destinada a la factura electronica, con Madrid como sede protagonista.

Otras referencias:

Microsoft Office 2010 ya está disponible

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Noticia leída en Árbol de Noticias.

Noticia difundida desde Madrid, el 07 de mayo de 2010.

Office 2010  está ya a disposición de  clientes con mantenimiento. La versión para consumo disponible en caja o preinstalada en los PCs estará disponible a partir de mediados de junio de 2010.

Con las novedades de Office Web Apps, el Conector Social de Outlook y las intranets de SharePoint 2010, Microsoft proporciona nuevas capacidades a los usuarios para que hagan de sus ideas una realidad y sean más productivos.

Gracias al Programa de Garantía Tecnológica de Office 2010 los clientes que compren Office 2007 entre el 5 de marzo y el 30 de septiembre, podrán actualizar su producto a Office 2010  cuando esté disponible.

Microsoft ha hecho un gran esfuerzo para que todo su ecosistema de clientes y partners, desde Integradores de Sistemas, fabricantes OEMs, como ISVs, se encuentre preparado para el lanzamiento de Office 2010.

Microsoft ha anunciado que ya se encuentra disponible en España la versión definitiva para empresas de su suite de productividad, Microsoft Office 2010, SharePoint 2010, Visio 2010 y Project 2010.

La suite de Office 2010 es el fruto de un proceso, en el que han estado involucrados el equipo de ingenieros de Microsoft Office y más de 5.000 organizaciones, clientes y partners, que han trabajado en el desarrollo y en los procesos de pruebas de los productos de la suite.

Desde el lanzamiento de la beta pública de Office 2010 en noviembre de 2009, más de 7,5 millones de personas se han descargado esta versión. Esto ha supuesto triplicar el número de personas que descargaron la beta de Office 2007.

“Los negocios que utilicen la gama de productos de Office 2010 pueden esperar un aumento significativo de la productividad y un mayor retorno de las inversiones que realicen en software”, señala David Negrete, director de la Unidad de Negocio de Productividad y Colaboración de Microsoft Ibérica. “Los profesionales de TI, las grandes organizaciones y las pymes van a comprobar que con Office 2010, hemos proporcionado la posibilidad de elección más adecuada a las necesidades de negocio de nuestros clientes. Es decir, las organizaciones y usuarios podrán obtener el mismo valor de sus herramientas de productividad, independientemente de si lo contratan a través de su distribuidor o gran superficie o a través de nuestros servicios online, o bien en un modelo mixto”, continúa el directivo.

Además Microsoft ofrece la mejor experiencia de productividad en la nube, en el centro de datos u ofrece al cliente la posibilidad de elegir una mezcla de ambos.
“Más de 40 millones de personas utilizan los servicios online de Microsoft, así como nuestras aplicaciones y servicios basados en la nube, que están disponibles en 39 países y regiones en todo el mundo”, señala David Negrete.

Apoyo por parte de los partners, los clientes y la industria

Los principales partners de la industria han acogido con entusiasmo y apoyan el lanzamiento de Microsoft Office 2010. Microsoft ha hecho especial hincapié en que sus clientes y todo su ecosistema de partners  –desde Integradores de Sistemas, fabricantes OEMs, como ISVs-, se encuentren preparados para cuando se lance la versión final para el consumidor de su nueva suite de productividad. Para ello, Microsoft Ibérica ha planificado más de 40 sesiones con partners, visitas, junto con los distribuidores GTI, TechData e Ingram Micro a 16 ciudades españolas, entre las que se encuentran Madrid, Barcelona, Valencia, Zaragoza, Valladolid, La Coruña, Tarragona, Sevilla, Málaga, Bilbao, Murcia, Oviedo, San Sebastian o Manresa. Asimismo,  se van a dar sesiones y cursos de formación a 2.000 resellers y, por el momento, se han formado a más de 650 partners.

“El binomio  Office 2010 + partners se traduce en una experiencia ganadora para nuestros clientes. Por ello, desde Microsoft trabajamos estrechamente con nuestros partners de negocio para mejorar la eficiencia y productividad de nuestros clientes”, señala David Negrete.

Todas estas sesiones de formación con los partners se completarán con cursos online  través de la Web de partners de Microsoft

Office-2010-OffInvoiceAsimismo, Microsoft ha involucrado y formado a 55 ISVs en España en el desarrollo de Office 2010. Uno de ellos, Albalia Interactiva comenta: “Albalia ha apostado por Microsoft Office 2010 y ha desarrollado un complemento, llamado OffInvoice, que se basa en el estándar OpenXML e incorpora las técnicas más avanzadas de cifrado y firma electrónica. Uno de los temas que más destacamos es que Microsoft Word o Excel, con VSTO, son auténticos entornos de programación con herramientas embebidas que permiten hacer prácticamente cualquier cosa. A día de hoy, FactOffice, el predecesor de Offinvoice ha superado ya las 5.000 descargas, lo que ha supuesto un auténtico éxito, señala Julián Inza, presidente de Albalia Interactiva.

Además, como apoyo al canal, Microsoft ha puesto en marcha el pasado 5 de marzo el Programa de Garantía Tecnológica de Office 2010, por el que los clientes que compren Office 2007, entre el 5 de marzo y el 30 de septiembre de este año, podrán actualizar su producto original al paquete Office 2010 correspondiente, cuando esté disponible.

“El Programa de Garantía Tecnológica de Office 2010 es un gran acierto para la comunidad de usuarios que quieren disfrutar ya de las ventajas de Office 2007 y poder actualizarlo a la nueva versión a partir de su lanzamiento en el mes de junio, de forma sencilla y rápida, a través de la web de Microsoft. Desde Fujitsu apoyamos esta iniciativa teniendo puesto el foco siempre en el cliente, ayudándole a mantener el nivel de calidad que necesita su negocio”, subraya Penélope Mantiñán, Product Manager de clientes de Fujitsu.

Nuevas características de la suite Office 2010: innovación y crecimiento para los usuarios

Con el lanzamiento de la versión final  de Office 2010, SharePoint 2010, Visio 2010 y Project 2010, Microsoft pone a disposición de los clientes  la mejor experiencia de usuario a través del PC, móvil y navegador. Así,  a  través de las Office Web Apps, el conector social de Outlook, las intranets de SharePoint y las comunidades de SharePoint, Microsoft ayuda a los usuarios a colaborar y a conectarse entre sí, independientemente de dónde se encuentren.

David Negrete asegura que “Microsoft proporciona nuevas capacidades a personas para que hagan de sus ideas una realidad, permitiéndoles expresar su creatividad mediante el uso de texto, video e imágenes.  A través de las nuevas capacidades en Office 2010 (gráficos de alta resolución en Excel, edición de video entre otras posibilidades en PowerPoint y previsualización en Word, entre otras cosas), los empleados pueden crear, formatear y proporcionar mejores documentos y presentaciones, y todo ello más rápidamente”.

Según ha podido predecir la consultora Forrester en un estudio realizado en diciembre de 2008, en 2013 más del 25 por ciento del contenido que los trabajadores verán en un día serán fotos, videos o audio.

La siguiente generación de productos de Office se ha desarrollado en respuesta a los cambios en la forma que los usuarios y las empresas utilizan la tecnología en la actualidad. Los usuarios demandan cada vez más una mayor flexibilidad y elección a la hora de decidir cuándo y dónde trabajan. Microsoft, consciente de ello, ha mejorado Office 2010, que ofrece a las empresas y para los profesionales más valor, dándoles capacidad de elección para que puedan trabajar desde donde quieran y una mejor gestión de la seguridad y eficiencia.

Como ejemplo de cliente final podemos citar a la empresa española, Seguros RGA, que ha participado en dos de los programas de Adopción Temprana de Software (SharePoint 2010 y Office 2010). Seguros RGA en colaboración con Aventia Renacimiento a través del programa Partner Evidence Program (PEP), ha desarrollado una intranet basada en SharePoint 2010 para el área de Explotación. En el desarrollo de la intranet se han aprovechado los beneficios ofrecidos por SharePoint 2010, creando un repositorio de documentación,  agilizando los procesos, securizando la información y los accesos de los usuarios.

Durante la duración del programa (LEAP) el departamento de tecnología ha estado probando las herramientas Office 2010, comprobando la integración de los sistemas y el funcionamiento de las mismas.

“Seguros RGA es una empresa que apuesta por la innovación tecnológica, la autonomía de los usuarios para gestionar su propia información, un servicio diseñado hacia una mayor disponibilidad de los sistemas y con una clara orientación al negocio”, señala Arturo Marín Pla, director de Organización y Tecnología de Seguros RGA.

Office 2010, también en el teléfono con Office Phone

Cada vez más las empresas, desde las grandes corporaciones a las Pymes más pequeñas, están reclamando el acceso a las herramientas de productividad en movilidad. Por ello, los avances en Office vienen acompañados también de su traducción en los últimos Windows Phone.

Así, Vodafone traerá al mercado español en mayo Office Phone, el primer terminal con Office Mobile 2010. Fabricado por Sony Ericsson, Office Phone permitirá a los usuarios consultar por ejemplo una presentación de PowerPoint 2010, editar un documento de Word 2010 o crear un gráfico en Excel 2010 y enviarlo a sus contactos, todo directamente desde el terminal.

DECLARACIONES DE LOS PARTNERS DE MICROSOFT SOBRE LO QUE SUPONE EL LANZAMIENTO DE OFFICE 2010

“Office se renueva,  es una gran noticia. Tras probar el producto pensamos  que las mejoras y novedades que incluye esta versión elevan el producto a un nivel superior. Es un gran acierto por parte de Microsoft la inclusión gratuita del Office Starter en nuestros equipos ya que permitirá  a nuestros clientes disfrutar legalmente de las funciones básicas, que por otra parte son las más utilizadas. Aseuropa integra equipos desde el año 1993, y en esta ocasión nos sentimos muy ilusionados con esta nueva versión de Office”.
Oliverio Montes, director de Marketing de ASEUROPA

“Para ASUS, que incluye la edición de 64 bits de Microsoft Windows 7 como sistema operativo en toda su gama de portátiles para que el usuario disfrute de todo el potencial del equipo, el lanzamiento de Office 2010, que es la primera suite Office compatible con arquitectura de 64 bits, supone aportar un valor añadido en productividad para el usuario que demanda las más avanzadas herramientas ofimáticas“.
Gary Camps, director de marketing de ASUS Ibérica

“La combinación de Office 2010 y SharePoint 2010,  nos dan una base excelente para las soluciones de Colaboración y Productividad Empresarial. En  Avanade, invertimos internamente en estas tecnologías para disponer de los entornos que nos faciliten el acceso a la información y conocimiento. Con la nueva wave 14 accederemos y obtendremos la información de forma más simple, sencilla y productiva.  Al mismo tiempo, nos abre excelentes posibilidades de negocio innovador en nuestros clientes ayudándoles en la adopción de soluciones de Social Computing dentro del firewall.”
Ramón Miranda, CTO de Avanade para España

“En el Centro de Innovación en Productividad utilizamos las herramientas que nos provee la nueva versión de la plataforma Office 2010 para mejorar el rendimiento de nuestros trabajadores de la información. En entornos distribuidos como el nuestro, tener acceso a la información desde cualquier dispositivo y en cualquier momento, junto a la colaboración son factores clave”
Albert Esplugas, director del Centro de Innovación en Productividad de Manresa

“En el CIIN estamos convencidos de qué tanto SharePoint 2010 como Office 2010 aportan capacidades que facilitan la toma de decisiones en las empresas así como la colaboración y compartición de conocimiento a lo largo de toda la organización. Añadido a las capacidades que incorpora por defecto la plataforma y su extensibilidad, con las nuevas herramientas para desarrollo se pueden acortar los tiempos para crear soluciones innovadoras y de valor para el cliente”.
Roberto Rico, director del Centro de Innovación de Cantabria

“El lanzamiento de Office 2010 traerá cambios importantes para mejorar la experiencia del usuario frente al PC, además de favorecer las condiciones de la fuerza laboral móvil. Sus múltiples opciones de seguridad y protección de documentos, además de la introducción de algunos cambios de interfaz, simplificarán tareas en el entorno laboral. Este gran potencial que ofrece se traducirá en un incremento de ventas y activará en gran medida el mercado tecnológico, en todas sus áreas”.
Penélope Mantiñán, Product Manager de Clientes de Fujitsu

“La experiencia con equipos de HP, unida a las ventajas proporcionadas por los paquetes de software de Microsoft, aportan máxima productividad a nuestros clientes. HP colabora estrechamente con Microsoft para desarrollar la mejor experiencia de uso de la tecnología, combinando nuestra capacidad de innovación. La ventaja que proporciona el Programa de Garantía Tecnológica de Office 2010 proporciona tranquilidad a los usuarios de estar siempre actualizados, garantizándoles el mejor retorno de su inversión”.
Salvador Cayón, Director de Marketing de Sistemas Personales de HP

“En Aventia Renacimiento, esperamos mantener a nuestros clientes más satisfechos, con nuestras nuevas soluciones que dan soporte a SharePoint 2010 y Office 2010. Gracias a  las mejoras en las funcionalidades y en la facilidad de desarrollo que incorporan, seremos capaces de reducir el tiempo de comercialización y renovar el compromiso con nuestros clientes, ofreciéndoles oportunidades de mejorar sus negocios».
Vicente Vazquez, Director de Renacimiento

“El lanzamiento de SharePoint 2010 proporciona a Raona crecimiento y una gran variedad de oportunidades de negocio en términos de penetración de mercado, así como el reconocimiento  y la oportunidad de poder renovar el compromiso con nuestros clientes existentes »
Àlex Peláez Membrado, Administrador de competencias IW de Raona Enginyers

“SharePoint 2010 proporcionará a Solid Quality Mentors la capacidad de crear páginas web multiculturales y en varios idiomas, independientemente de que estos idiomas no se encuentre en los paquetes de idiomas de SharePoint. Estamos entusiasmados con el valor de negocio que aporta la nueva versión de SharePoint 2010 a nuestros clientes”.
Antonio Soto, director de operaciones de Solid Quality Mentor

“Desde Sony VAIO, confiamos plenamente en este nuevo lanzamiento de Microsoft y por eso hemos decidido incorporar el paquete Office 2010 Starter Edition en toda nuestra gama de verano de portátiles. Estamos convencidos que los usuarios apostaran por Office 2010 y todas sus ventajas e innovaciones que les harán la vida más fácil tanto a nivel privado como profesional, y esperamos que así se refleje en las ventas, en especial en la campaña de vuelta al cole”.
Laura Rodríguez, VAIO, AV/IT Product Marketing

“Unisys está trabajando desde hace meses desarrollando conocimiento alrededor de la nueva plataforma de Microsoft Office 2010. Estamos convencidos que su lanzamiento dinamizará el mercado con nuevos proyectos que potenciarán la productividad de los negocios de nuestros clientes y reducirán sus costes de explotación”
Eduardo Pasalodos, Alliance Manager – Unisys

Acerca de Microsoft Ibérica

Microsoft Ibérica es subsidiaria española de Microsoft Corporation fundada en 1975, empresa mundial de software para informática personal y de empresas. La compañía ofrece un amplio abanico de productos y servicios diseñados para contribuir  tanto al  desarrollo del talento de las personas como al potencial de las empresas aumentando así su eficacia, productividad y capacidad competitiva.

5th International Congress of eInvoicing (ASIMELEC). Madrid, April the 29th, 2010

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In the context of the events of the High-Level Conference on «Electronic invoicing in Europe» organized by the European Commission (Madrid, April 27 & 28), ASIMELEC Association organizes its «5th International Congress of eInvoicing (Madrid, April 29), so delegates and electronic invoice stakeholders can participate in both events if they wish . The registration costs is 200 euros, and it is open to businesses and government agencies. To register, you can also send an email to:

including your name and surname, your instituition, your title, a contact phone and e-mail. Payment details can be resolved later.

This is the agenda of the 5th International Congress of eInvoicing:

9:00- 9:30 Reception of participants

9:30-10:00 Institutional Welcome

  • Mr. Fernando de Pablo, General Manager for eGovernment, MINISTERIO DE PRESIDENCIA of Spain and Mr. Martín Pérez Sánchez, President of ASIMELEC

10:00-10:20 Fostering the eInvoicing adoption

  • Mr. Gonzalo Die Socias, Director of Planning and External Relations of RED.ES

10:20-10:40 Interoperability: Presentation of Project Invoicex

  • Mr. Julián Inza, Coordinator of eIvoicing Group of ASIMELEC

10:40-11:00 Certified Scanning, a step towards the electronic document

  • Mr. Victor Usobiaga, Financial Service Sector of IBM

11:00-11:30 Coffee-Break

11:30-12:30 Roundtable: Challenges in the Development of eInvoicing in Europe- eInvoicing Practitioners Group

  • Mr. Christiaan van der Valk, CEO of TRUSTWEAVER.
  • Mr. Tony Nisbett,
  • IBM eInvoicing SME – consultant to world-wide customer and supplier boarding teams –IBM
  • Mr. Olaf Schrader, Senior Production Manager for Supplier Enablement, ARIBA INC.
  • Mr. Bruno Koch, Chairman of the Summit EXPP, CEO of BILLENTIS

12:30-12:50 Interoperability Initiatives

  • Mr. Arturo González Mac Dowell, General Manager of Eurobits

12:50-13:10 zBackTrust. Its use in eInvoicing in Caixa Galicia

  • Mr. Ricardo Carballo Gestal, Manager of the Center for Optimization of Operational Processes of CAIXA GALICIA

13:10-13:30 The reform process of the Directive 112/2006 of the European Commission

  • Mr. Santiago Segarra Tormo, Head of the Assistance and Tax Services of Large Taxpayers, MINISTERIO DE ECONOMIA Y HACIENDA of Spain

13:30-13:50 Offinvoice. The International eInvoicing solution in Office 2010 environments

  • Mr. Santi Casas – Associate Director of ALBALIA Interactiva – Microsoft Partner

13:50-14:10 The adoption of eInvoicing in Spain. Lessons Learned

  • Mr. Mario Tanco – General Manager of DYR

14:10-14:30 Discussion

14:30-16:00 Buffet lunch

16:00-16:20 Certified Document Imaging in eGovernment

  • Mr. Miguel A. Amutio, General Directorat of Administrative Modernization, MINISTERIO DE PRESIDENCIA of Spain

16:20-16:40 Cross border invoicing

  • Mr. Oriol Bausà, CEO of INVINET

16:40-17:00 OASIS – UBL as a first generation UN / CEFACT – CII

  • Mr. Tim McGrath Co-Chair of the Universal Business Language (UBL) Technical Committee, OASIS

17:00-17:20 Standard Reception Architecture of eInvoices for the General Spanish Administration

  • Mr. José María Sobrino,  Accounting and Control Applications, MINISTERIO DE ECONOMIA Y HACIENDA of Spain

17:20-17:40 CEN Electronic Invoice WorkGroup presentation. Advancing Electronic Invoicing Facilitating Interoperability

  • Mr. Stefan Engel-Fleschig, Legal Counsel & Chairman, CEN WORKSHOP ON E-INVOICES

17:40-18:00 Discussion and conclusions

18:00-18:40 Institutional Close

  • Mr. José Pérez, General Manager of ASIMELEC

More info: http://www.asimelec.es/projects/fedic/home-fedic.aspx

Turquía adopta el estándar OASIS UBL para realizar factura electrónica en XML

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La legislación de Turquía ha aprobado el pasado 5 de marzo de 2010 el uso de la personalización TRLSC del modelo definido por UBL para la realización de intercambios electrónicos de facturas con el gobierno. la norma se ha publicado en la Official Gazette of Turkey no 27512 Sequence No 397 titulado «Tax Procedure Law«.

Toda la documentación técnica del proyecto está disponible en http://www.efatura.gov.tr

Una personalización de UBL es una declaration de un subconjunto de datos y una extensión de los esquemas y listas de códigos estandarizados por OASIS UBL para permitir la transmisión de la información esperada en documentos electrónicos empresariales para una comunidad de usuarios. El TRLSC (Subcomité Turco de Localización) especificó una personalización de UBL adecuada para los proveedores de la administración de Turquía con el objetivo que éstos pudieran para entregar facturas en un formato electrónico.

La profesora Asuman Dogac, participante en el proceso regulatorio agradece la labor del departamento de Revenue Administration of Turkey y la dirección de Arif Yildirim.

Referencia: Invinet

Programa del V Congreso de Factura Electrónica

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Este es a grandes rasgos el programa del V Congreso de Factura Electrónica de ASIMELEC que se celebra el 29 de abril de 2010.

9:00-9:30 Recepción de los asistentes y entrega de la documentación

9:30-10:00 Apertura Institucional

10.00-10:20 Impulso para la Adopción de la Factura electrónica

10:20-10:40 Interoperabilidad: Presentación del Proyecto Invoicex

10:40-11:00 Digitalización certificada

11:00-11:30 Coffee-Break

11:30-12:30 Mesa Redonda: Challenges in the development of Electronic Invoicing in Europe

12:30-12:50 Soluciones de Factura Electrónica para PYME’s

12:50-13:10 El papel de la banca en la facturación electrónica

13:10–13:30 El proceso de reforma de la Directiva 112/2006 en la Comisión Europea

13:30-15:00 Lunch – Comida Buffet

15:00-15:30 Digitalización Certificada de Documentos en las Administraciones Públicas

15:30-15:50 Plan de Extensión de la Facturación Electrónica

15:50-16:10 Cross border invoicing

16:10 -16:30 OASIS – UBL as a first generation UN/CEFACT – CII

16:30-16:50 Arquitectura Normalizada de Recepcion de Facturas Electrónicas en la AGE (CTT)

17:00-18:00 CEN Electronic Invoice WorkGroup presentation. Round Table: Advancing Electronic Invoicing Facilitating Interoperability

18:00-18:10 Coloquio y conclusiones

18:10 -18:30 Clausura institucional

La UFV crea el GINTA, Grupo de investigación dedicado a las AA.PP.

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La Universidad Francisco de Vitoria (UFV) crea «GINTA» Grupo de Investigación sobre Nuevas Tecnologías Aplicadas.

El Grupo GINTA está formado por Profesores de la Universidad y Profesionales del mundo Empresarial relacionados con las Nuevas Tecnologías

Ante la necesidad de aplicar intensivamente la tecnología en las administraciones públicas y otros sectores, se ha creado un grupo especializado en el conocimiento de las necesidades de estos, tanto a nivel tecnológico como jurídico y económico para ofrecer soluciones integrales.

El objetivo del grupo se centra en dos líneas: Administraciones Públicas Locales para su Gestión Interna y Entidades Financieras en su desarrollo de Business Inteligence (B.I.).

Para ello, el grupo preparará y entregará Proyectos de Innovación Tecnológica y Business Intelligence (Inteligencia de Negocio) relevantes, que sean del interés de las Administraciones Públicas: Ayuntamientos y Empresas Multisectoriales: Sector Financiero, Banca, Seguros, Sector de las Telecomunicaciones, Tecnologías de la Información y de la Comunicación, Energía, Bienes de Consumo etc… y también se presentará a Concursos y Licitaciones de proyectos de Innovación Tecnológica Aplicada en el mundo de las Administraciones Publicas, así como a convocatorias externas de ayudas específicas sujetas a los planes nacionales y regionales de fomento de ciencia y tecnología, contando para ello con el apoyo de la OTRI (Oficina de Transferencia de Resultados de Investigación) de la UFV.

En el ámbito de las Administraciones locales colaborará en el diseño, elaboracion e imparticion de cursos y seminarios organizados por la Administración a los colectivos sectoriales que estos determinen.

Equipo

El grupo bajo la dirección de Ignacio Temiño Aguirre está compuesto por Inmaculada Puebla Sánchez, Mara Sánchez Benito, Rodrigo Navalón García, Delia Nogales Uzabal, Natalia Cobos Lanáquera, Manuel Robredo Botella, así como por Julián Inza Aldaz y Miguel Ángel de Bas Sotelo.

El Grupo de Investigación GINTA ha identificado mediante reuniones con autoridades locales y empresas sectoriales necesidades en los campos en los que centrará su investigación:

  • Administraciones Públicas Locales para su Gestión Interna:
    • Incrementar su apertura Digital (Documentación, Expedientes Contratación Electrónica);
    • Registro Telemático;
    • Gestión Documental;
    • Plataforma de Licitación Telemática;
    • Virtualización,
    • Ordenación CPD;
    • Documentos electrónicos;
    • Sede electrónica;
    • Notificaciones fehacientes;
    • Publicación fehaciente en el perfil del contratante;
    • Custodia Digital;
    • Códigos Seguros de Verificación;
    • Certificación de Seguridad del organismo;
    • Certificados de sede electrónica, de sello electrónico y de empleado público;
    • Compulsa electrónica;
    • Pago telemático;
    • Interoperabilidad;
    • Dirección Electrónica Única;
    • Verificación de Datos de Identidad y Residencia;
    • Supresión de certificados en soporte papel;
    • Comunicación de Cambio de Domicilio;
    • Digitalización Certificada
  • Entidades Financieras en su desarrollo de Business Intelligence (B.I.):
    • Redes Avanzadas en B.I. y Tecnologías de la Información IT ;
    • Banca Virtual; Certificado Digital;
    • Factura Electrónica;
    • Firma Electrónica;
    • Marketing Social: ERP, CRM, Datamining, Datawarehouse ….;
    • Redes Sociales y Audiovisuales;
    • Diseño Gráfico de Interfaces y Usabilidad;
    • Herramientas Colaborativas, canal Web;
    • Plataformas orientadas a servicios (SOA);
    • Plan de seguridad y de sistemas;
    • Redes avanzadas en Movilidad; ……

Y todo ello con una especial aplicación de las normativas vigentes en los proyectos objetivo.

Referencia: Club de la Innovación

Información sobre los grupos de investigación de la Universidad Francisco de Vitoria

Resumen sobre la Factura Electrónica

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Recientemente me han pedido permiso para hacer (y publicar) un resumen del libro «La Factura Electrónica» que redactamos hace algún tiempo Fernando Pino y yo, para ASIMELEC y Red.es

Me ha sorprendido, porque he ido viendo por diferentes sitios documentos claramente «inspirados» en el citado libro o en artículos de mi blog, para cuya reproducción nadie me había pedido permiso. Entre los documentos que habían utilizado el mío como base se encuentran una importante institución catalana y un gobierno autonómico del sur de la costa mediterránea. Entidades a las que se les supone cierto respeto por la propiedad intelectual.

(Por cierto, pedí al organismo autonómico que al menos indicara en la bibliografía el documento en el que se inspiraron los autores del suyo y la referencia a los autores originales, lo que después de varios años, aun no han realizado)

Por supuesto, he dado el permiso que me pedían en esta ocasión, y además lo he hecho agradecido de que lo pidieran.

Y ya que estoy en ello, he redactado un resumen actualizado de la situación actual de la factura electrónica en España, que recoge las mejores prácticas. No es tan completo como el libro, pero creo que puede servir de introducción.

En esta ocasión me adelanto, y otorgo permiso de reproducción de este documento y la realización de obras derivadas, pero a condición de que se cite al autor (Julián Inza, o sea yo) y se incluya una coletilla publicitaria

«Resumen [basado en un documento] elaborado por Julián Inza, Presidente de Albalia Interactiva.
Albalia Interactiva, S.L. (http://www.albalia.com) dispone de diferentes módulos  de gestión de firma electrónica y factura electrónica adaptables a cualquier proyecto»

Y este es el resumen en cuestión:

La factura Electrónica

¿Qué es una factura?

Una factura es un documento que refleja la entrega de un producto o la provisión de servicios, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar como contraprestación.

En la factura se encuentran los datos del expedidor y del destinatario, el detalle de los productos y servicios suministrados, los precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos.

Se la considera como el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario receptor (el comprador). El original debe ser custodiado por el receptor de la factura. Habitualmente, el emisor de la factura conserva una copia o la matriz en la que se registra su emisión.

La factura correctamente cumplimentada es el único justificante fiscal, que da al receptor el derecho de deducción del impuesto (IVA). Esto no se aplica en los documentos sustitutivos de factura, recibos o tickets.

En Europa, la normativa de facturación se regula por la Directiva 2006/112/CE del Consejo, de 28 de noviembre de 2006, relativa al sistema común del impuesto sobre el valor añadido

La Identificación tributaria en la Unión Europea uniformiza la forma de codificar a las empresas para facilitar el control tributario.

Las facturas pueden ser:

  • Ordinarias: documentan la operación de suministro.
  • Rectificativas: documentan correcciones de una o más facturas anteriores, o bien devoluciones de productos, envases y embalajes o comisiones por volumen.
  • Recapitulativas: documentan agrupaciones de facturas de un período.

Además existen las siguientes variantes:

  • Pro‐forma: documenta una oferta, con indicación de la forma exacta que tendrá la factura tras el suministro. No tienen valor contable ni como justificante.
  • Copia: documenta la operación para el emisor, con los mismos datos que el original. Debe llevar la indicación de copia para permitir distinguirla del original.
  • Duplicado: documenta la operación para el receptor, en caso de pérdida del original. La expide el mismo emisor que expidió el original y tiene los mismos datos que el original. Debe llevar la indicación de duplicado para permitir distinguirla del original, especialmente para el caso de que reaparezca el original.

Es interesante mencionar que las tradicionales “Notas de Abono” no se contemplan en la normativa, aunque su función se puede cubrir con las “Facturas Rectificativas”. Cabe identificar ambos documentos siempre que se incluya la mención obligatoria “Factura rectificativa” y opcionalmente, a título informativo, la de “Nota de Abono” y se consignen los signos de las cantidades de forma correcta.

¿Qué es la facturación electrónica?

La facturación electrónica consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados cualificados, con la misma validez legal que las facturas emitidas en papel.

Está regulada en el Reglamento de Facturación publicado en Real Decreto 1496/2003 y modificado por el Real Decreto 87/2005.

La regulación de la factura electrónica se completa con la publicación de la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

Las denominaciones “factura electrónica”, “factura telemática” y “factura digital” son equivalentes, si bien la denominación utilizada en la normativa es “remisión electrónica” o “remisión por medios electrónicos” de factura.

La factura electrónica tiene múltiples ventajas: mejor aprovechamiento de la habilidad de los empleados, reducción de controversias, mejoras en la resolución de incidencias, reducción de plazos de cobro, mejoras en la negociación de los plazos de pago, posibilidad de acudir de forma ágil a servicios financieros como el confirming y el factoring, mejora de la relación comercial y de la imagen de la empresa. Sin olvidar el cumplimiento de obligaciones, puesto que la facturación electrónica es obligatoria por exigencia de la Ley 30/2007 de Contratos del Sector Público en determinados supuestos.

El proceso de facturación electrónica lo forman dos procesos básicos y diferenciados en los sistemas de gestión de facturas, y que corresponden a cada interlocutor: emisión y recepción de facturas.

1. En la emisión, el emisor, con la conformidad del receptor, transmite a éste por medios telemáticos la Factura Electrónica (que incluye una firma electrónica) y conserva Copia o Matriz (la Base de Datos). No es necesario conservar los documentos electrónicos firmados.

2. El receptor, recibe la factura en formato digital y la conserva en soporte informático, en el formato en el que lo recibió, para su futura consulta e impresión, si fuera necesario. Al ser la factura un documento firmado electrónicamente, debe guardar la información relativa a la comprobación de la validez de la firma electrónica.

De esta forma ya no se exige imprimir la factura para que ésta sea válida legal y fiscalmente y, todo el tratamiento (emisión, distribución y conservación) puede realizarse directamente sobre el fichero electrónico generado por el emisor.

Requerimientos en la emisión de facturas electrónicas

Para el emisor se exige:

  • Tener el consentimiento previo del receptor.
  • Garantizar la autenticidad del origen y la integridad de las facturas, mediante el uso de la Firma electrónica reconocida3 (qualified electronic signature en inglés).
  • Almacenar copia de las facturas. Este requisito no es necesario si se puede reconstruir una factura a partir de la información guardada en la base de datos de la empresa (matriz).
  • Las facturas almacenadas deben contener determinados elementos que faciliten su búsqueda, visualización e impresión en caso de inspección (acceso completo a los datos).

Para el receptor se exige:

  • Disponer del software necesario para la validación de la firma electrónica.
  • Almacenar las facturas recibidas digitalmente (factura y firma) en su formato original.
  • Las facturas almacenadas deben contener elementos que faciliten su búsqueda, visualización e impresión en caso de inspección (acceso completo a los datos).

Ventajas, beneficios y ahorros de la factura electrónica

  • Ahorro de costes: tanto del lado del emisor como del receptor. Derivado de la supresión del papel, el abaratamiento de los medios de comunicación electrónicos (en contraposición a los medios tradicionales de envío postal), eliminación de los gastos de franqueo, gastos derivados de la introducción manual de datos, etc.
  • Mejora de la eficiencia: la liberación de tareas administrativas, permite destinar los recursos humanos a aspectos productivos en las compañías.
  • Integración con ERPs: desde el punto de vista del emisor continúa el proceso que ya se está realizando electrónicamente. Un simple clic desde el ERP y la factura es emitida y enviada. Desde el lado del receptor los datos se pueden introducir automáticamente en sus aplicaciones.
  • Optimización de la tesorería: la automatización permite cuadrar los apuntes contables y comparar documentos (albarán / factura), minimizando a la vez el margen de error humano.
  • Obtención de información en tiempo real: permite verificar el estado en el que se encuentra una factura y toda su información asociada (errores, rectificaciones, cobros, pagos, recepción de mercancías, albaranes, …) de forma exacta y actual.
  • Reducción de tiempos de gestión: la inmediatez del envío y recepción de facturas por medios telemáticos convierte este trámite en un elemento que deja de tener sentido. Además, permite solucionar las discrepancias en muy poco tiempo.
  • Agilidad en la toma de decisiones: la inmediatez de las comunicaciones permite adoptar decisiones, como la necesidad de financiación, en un espacio más corto de tiempo.
  • Administración y contabilidad automatizadas: la integración en los sistemas de la empresa permite que toda la inserción de datos y las operaciones contables requieran mucha menos participación humana.
  • Control de acciones erróneas: a través de sistemas de alertas que detectan discrepancias entre operaciones de contabilidad y facturación o en la aplicación de tipos erróneos.
  • Uso eficaz de recursos financieros: la adopción de la factura electrónica favorece el acceso a medios de financiación como el factoring o el confirming.

Se consigue, en definitiva, una mayor calidad de servicio que repercute a su vez en una mayor competitividad de la empresa.

Obligatoriedad de la eFactura

Normas de publicación reciente como la Ley 30/2007 de Contratos del Sector Público o la Ley 56/2007 de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información han puesto de manifiesto el interés de las instituciones en el desarrollo de la factura electrónica, que ha llegado al punto de establecer su obligatoriedad a partir del año 2008 para las empresas que no pueden presentar cuenta de pérdidas y ganancias abreviada.

Sin embargo este impulso se viene produciendo de forma intensa desde la publicación de la Directiva 2001/115, y su temprana trasposición a finales 2002 en una norma española que quedó finalmente subsumida en el RD 1496/2003, el Reglamento de Facturación.

En España, la especificación facturae, codificada en XML y evolucionada desde un formato diseñado por la banca, se oficializó en la Orden PRE 2971/2007 recibiendo el apoyo de la Agencia Tributaria y del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio para su uso en la facturación destinada a las Administraciones Públicas, lo que lleva a prever un amplio uso.

Mientras avanza su adopción, el estándar español evolucionará hasta convertirse en una personalización del UBL, de forma semejante al ilustre precedente del NES (Northern European Subset) que al incorporar a España e Italia redefine la denominación para ser NES: Neutral European Specification.

La firma electrónica es otro ámbito en el que se está avanzando para lograr la  compatibilidad. Como cada entidad firmante puede elegir cualquier PSC (Prestador de Servicios de Certificación) para sus certificados, la entidad que acepta facturas se enfrenta a la complejidad de validar certificados de los que tiene poca información.

Una solución que está facilitando la aceptación de facturas es que éstas se generan por el obligado tributario emisor firmadas con la modalidad XAdES‐X‐L prevista en la norma TS 101 903, incluyendo un sello de tiempo y la información de validez del certificado expedido por su emisor: lo que se denomina “firma completa”, y significa que la firma y el certificado están validados en origen. Así, el receptor se ve exonerado de las obligaciones que impone aceptar firmas electrónicas y la posibilidad de que se utilicen certificados electrónicos expedidos por cualquier PSC europeo no supondrá un problema en países diferentes al del expedidor.

Arquitectura de los sistemas de Facturacion Electrónica

Los elementos involucrados en el sistema de facturación se exponen a continuación.

Módulo de transformación

Realizará las conversiones de formatos de datos de facturación y alimenta al sistema con los datos de facturación a partir de la matriz (datos fuente), generando un documento de intercambio XML en formato Facturae. En el momento actual la última versión de la especificación es la V3.2, si bien se espera la próxima publicación de la V4.0 basada en UBL. La especificación está publicada en el sitio web: http://www.facturae.es

Módulo de firma electrónica

Informalmente equivale a un “plastificado”, debido a que en el formato Facturae la firma va integrada en la factura (modalidad “enveloped signature”), de forma que la factura aparece como un único documento electrónico.

Este módulo realiza la firma electrónica reconocida sobre los documentos de salida del módulo de transformación generando finalmente los documentos electrónicos incluyendo la información relativa a la comprobación de la validez de la firma electrónica, siguiendo los estándares de la Orden PRE 2971/2007, usando firma completa XAdES-XL.

Además de los tipos de firma simple, avanzada y reconocida (qualified electronic signature en inglés) que establecen tanto la Directiva 1999/93/CE como la Ley 59/2003 de Firma Electrónica, desde el punto de vista técnico, se han definido en el marco de ETSI (European Telecommunications Standards Institute) otros tipos de firma electrónica que son esenciales para facilitar su uso en diferentes contextos.

La firma básica (XAdES-BES) es aquella que recoge los elementos esenciales de la firma electrónica: el resumen del documento firmado (hash), el certificado del firmante asociado a la clave privada con la que se firma y el propio resultado de aplicar la clave privada al resumen, que es la firma electrónica propiamente dicha. La firma fechada (XAdES-T) añade a la firma básica información temporal sobre el momento de la firma  y la firma validada (XAdES-X-L) añade a la firma fechada información sobre la vigencia del certificado empleado en el momento de la firma.

Estas modalidades de firma están recogidas en la norma TS 101 903. La firma validada se denomina también firma completa porque incluye todos los elementos que permiten comprobar en el futuro que el certificado utilizado por el firmante estaba vigente en el momento de la firma.

Módulo de presentación

Ya no se exige imprimir la factura para que ésta sea válida legal y fiscalmente y, todo el tratamiento (emisión, distribución y conservación) debe realizarse directamente sobre el fichero electrónico generado por el emisor. De hecho, el formato de intercambio XML está pensado para ser interpretado por sistemas informáticos, y así tener un procedimiento de facturación realmente telemático y automatizado tanto en origen como en destino.

No obstante, aunque el formato XML es relativamente legible por un humano, no tiene una presentación adecuada para ser impreso y visualizado cómodamente. Este modulo realiza una versión amigable para impresión e interpretación (visualización) humana, aunque sin validez legal: la factura es únicamente el documento electrónico transmitido.

El módulo de presentación se encargará de presentar la factura electrónica (en de una forma que permita su visualización e impresión en el sitio web del Cliente, a través de una hoja de estilos, en HTML o en PDF.

Adopción de UBL en Italia, Grecia, Turquía y Chipre

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Sobre la base de UBL se estudia la posibilidad de definir los formatos de intercambio de mensajes en el ámbito de la administración electrónica. El trabajo que se presenta estudia las declaraciones Intrastat y otros documentos de relevancia en la administración públicas en Italia, Grecia, Turquía y Chipre.

Achieving Cross-Country Electronic Documents Interoperability with the help of a CCTS-based Modelling Framework

El nacimiento de la era XML no parece suficiente para garantizar un enfoque holístico de las transacciones electrónicas, en tanto que exista cierta confusión semántica, exista una falta de un entendimiento común de los datos subyacentes y exista un dilema respecto a los estándars empresariales que dificultan la interoperabilidad de los datos.

Conforme se están realizando en todo el mundo diversas iniciativas de gobierno electrónico, surge una necesidad imperiosa de creación de modelos de datos gubernamentales unificados que faciliten elintercambio continuo de información y el despliegue de sistemas interoperables entre la empresa y los gobiernos Central, Regional y Municipal.

Después de intentar identificar investigaciones relevantes que se han llevado a cabo en el campo del modelado de datos, es preciso analizar el alcance y los objetivos del modelado de información de negocio orientado a los datos de las administraciones.

Sobre la base de UBL (Universal Business Language) y CCTS (Core Components Technical Specification), una metodología de modelo de datos basados en componentes para mejorar la relación e interoperabilidad entre las empresas y las administraciones se propone crear las bases para un repositorio de modelos de datos gubernamentales. El enfoque adoptado también puede servir como orientación para la creación y la transición entre documentos «genéricos – armonizados «y» específicos – contextualizados».

Practitioners call for immediate adoption of better eInvoicing rules

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Varios especialistas en factura electrónica de toda Europa hemos estado reflexionando estos últimos meses sobre algunas de las conclusiones recogidas en el Informe Final del Grupo de Expertos en Factura Electrónica de la Comisión Europea con las que no estamos de acuerdo y con las que se está presionando a los representantes de los paises miembros que están negociando bajo la Presidencia Española la nueva redacción de la modificación de la Directiva 112/2006.

Hemos preparado un texto que nos gustaría difundir y hacer llegar a los negociadores del futuro texto de la directiva.

Practitioners call for immediate adoption of better eInvoicing rules under the Spanish Presidence

Electronic Invoice Summit – Madrid – The 27, 28 and 29 of April 2010

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In the framework of events of the  Spanish Presidency of the Council of the European Union, will take place in Madrid the Conference on “Electronic invoicing in Europe” organised by the European Commission. This international Conference will gather european eInvoice experts in the Auditorium of the State Secretariat of Telecommunications and the Information Society in Madrid the 27 and 28 of April 2010. ASIMELEC Congress on electronic invoice (this year in its 5th edition) will take place on the following day, the 29th of April of 2010, so delegates can particiate on both events if they wish to.

Aim of the conference

Electronic invoices, compared to paper invoices, offer substantial advantages for public and private organisations of all sizes. Widespread uptake of electronic invoicing could be of considerable benefit for the EU economy with potential savings for trading partners (senders and receivers of invoices). However, most of the potential offered by e-Invoicing remains untapped, especially among SMEs, because of the continued existence of regulatory and technical barriers to its full deployment.

Over the past few years, the European Commission has given continuous support to the uptake of e-Invoicing solutions. Several initiatives at European level have been launched in order to facilitate the emergence of a pan-European e-invoicing environment for businesses and public authorities. In particular, the Commission set up an independent Expert Group on e-Invoicing who proposed, at the end of 2009, a European e-Invoicing Framework (EEIF) with recommendations for the provision of e-Invoicing services in an open, competitive and interoperable manner across Europe.

In parallel to these initiatives, other activities affecting the uptake of electronic invoices are:

  • The creation of the Single Euro Payments Area (SEPA) and
  • The VAT directive (2006/112/EC) and its proposed amendments on electronic invoicing currently discussed at the Council.

The European e-Invoicing framework proposed by the Expert Group challenged the identified regulatory and technical barriers with recommendations addressing standards, interoperability, legal requirements and the uptake of e-invoicing by SMEs. These propositions have been published and are open to public consultation until the 26 February 2010.

The conference is being held at an appropriate moment to debate the recommendations of the Expert Group and discuss the key actions to be taken to remove the barriers which currently affect the use of electronic invoices. In that respect, four sessions addressing the current difficulties of e-Invoicing are planned on :

  • SMEs and E-invoicing
  • Interoperability
  • Standards
  • Legal framework for electronic invoices

Speakers will include Members of the European Parliament and the European Commission, representatives from the European Central Bank, high-level representatives of EU Member State governments, businesses, standardisation bodies and NGOs.

The conference is organised by the European Commission under the auspices of the Spanish Presidency of the Council. The conference will take place at the State Secretariat of Telecommunications and the Information Society in Madrid the 27 and 28 of April 2010.

This is a clear oportunity to learn more about UBL, the preferred XML format to be used internationally to foster electronic invoice interoperability.

ASIMELEC eInvoice Congress

ASIMELEC has been organizing  4 Congreses on Electronic Signature and Certified Imaging, and 2010 will see the 5th edition.   This year the event will show an international agenda with key bullets, such as interoperability issues, the ammendment of the VAT directive and fostering eInvoice adoption by SMBs. The date for the event is the 29 of april 2010, and will be organized in close relationship with the Official event.

One of the succes case will be based on the  Invoicex Project.

This V Congreso de Factura Electrónica y Digitalización Certificada, (5th Congress on Electronic Invoice and Certified Imaging) will have an approximate cost of 250 euros. In a few days, registration will be available at  ASIMELEC web site.

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