Albalia is an IBM partner in the System z environment (now zEnterprise) that has developed the only SOA electronic signature solution for Mainframes running z/OS or zLinux
This solution complies with standards such as OASIS DSS or ETSI TS 101 903.
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Agradezco a Steria y Oracle su invitación para que explique los conceptos de Diplomática Digital a los Archiveros de la Comunidad de Madrid, en un Evento similar al que se organizó en Valencia el pasado 20 de octubre de 2010.
En esta ocasiónel acto se celebrará en el Salón de Actos del Archivo Regional de la Comunidad de Madrid (C/ Ramírez de Prado, 3. 28005 Madrid).
Steria, en colaboración con Oracle y la Asociación de Archiveros de la Comunidad de Madrid, organiza el próximo 15 de diciembre de 2010 en Madrid un evento con el objetivo de ayudar a los equipos de archiveros y los departamentos de informática de cualquier organización a efectuar una adecuada gestión de los documentos electrónicos a lo largo de todo su ciclo de vida, desde su digitalización hasta su accesibilidad por todos los usuarios.
Para resolver ambas cuestiones, en la sesión organizada por Steria se darán a conocer los recursos tecnológicos más avanzados para conservar y preservar los documentos a largo plazo, con todas las garantías legales y los máximos niveles de seguridad, y se explicará cómo enfocar un proyecto de implantación de un Sistema de Gestión Documental electrónico y cuáles son prácticas adecuadas a seguir. A este efecto, se presentará también el caso práctico de la implantación con Steria de la solución URM de Oracle en el Ayuntamiento de Valencia.
Asimismo, entre los ponentes del evento participarán Mª Nieves Sobrino, jefe de Área Coordinación del Centro de Archivo Regional de la Comunidad de Madrid, Carmen Cubero, presidenta de la Asociación de Archiveros de la Comunidad de Madrid, Julián Inza, Presidente del Grupo Interactiva y de Albalia Interactiva, Miguel Solano, consultor de Steria o Nuria Raventós, responsable de consultoría E2.0 de Oracle.
El sector ABC (Administración, Banca y Comercio, vistos como un solo grupo) es el gran impulsor de las tecnologías de relación virtual con valor probatorio, lo que da lugar primero al desarrollo de las tecnologías criptográficas de cifrado y firma electrónica y después a los conceptos de evidencias electrónicas, documento electrónico y custodia digital.
Intentando caracterizar el mercado, que es nuevo en algunos aspectos, he intentado situar algunos avances de los últimos años en el conocido modelo «Gartner Hype Cycle«.
En este caso mi interés radica en realizar un verdadero estudio de mercado, que no me suena que exista, en relación con la Diplomática Digital y los componentes necesarios para su desarrollo.
Una de mis sorpresas ha sido detectar el desequilibrio que se produce entre Europa (especialmente los paises del centro y sur) y Norteamérica (acompañada en esto, en cierta medida, por los paises del norte de Europa y el Reino Unido). Es decir, el punto en el que una tecnología es
tá en el «Hype Cycle» es diferente si consideramos, Europa, América y Asia, y es sorprendente que la gobalización no haya uniformizado las tendencias.
También sorprende la aparente novedad del concepto de «Diplomática Digital«, cuando la Diplomática clásica es una ciencia bien asentada (fundada en el siglo XVII por Jean Mabillon) y de carácter prácticamente universal, desarrollada en los principales idiomas:
En mi estudio, uno de los esfuerzos principales está consistiendo en caracterizar el documento electrónico y sus propiedades, comparándolas y diferenciándolas de las del documento en papel. Una de las primeras conclusiones es que desaparece el concepto de «original» y características tales como la veracidad, la autenticidad, o la unicidad se han de desvincular del soporte, lo que no es tarea fácil. Aparecen tres conceptos claves (que se dan tanto en documentos en papel como en documentos electrónicos, pero en base a diferentes principios) como son la obliterabilidad, la endosabilidad y la completitud.
Las herramientas que permiten gestionar documentos electrónicos de carácter probatorio suponen todo un nuevo mercado que en general los analistas de diferentes consultoras no han sabido entender como coherente. Es cierto que elementos como la firma electrónica o la custodia digital aparecen a veces en los estudios, pero sin atender a su vinculación esencial en esta «nueva» rama de la diplomática.
SIGEM es una aplicación desarrollada bajo el auspicio del MITyC para la gestión de los procedimientos administrativos definidos por la Ley 30/1992 (LRJAP-PAC) en forma de expedientes administrativos, y sobre la que Albalia Interactiva da soporte técnico de instalación y despliegue, añadiendo funcionalidades a partir de la suite de gestión de documentos digitales con valor probatorio BackTrust y, en particular la gestión de Notificaciones fehacientes, o la gestión de recepción de facturas electrónicas en formato facturae.
Recientemente se ha publicado la versión 2.0, más adaptada a los cambios que ha supuesto la entrada en vigor de la Ley 11/2007 (LAECSP).
SIGEM lo pueden instalar ayuntamientos y organismos públicos, con lo que permiten que el ciudadano pueda gestionar telemáticamente desde su domicilio la solicitud de una subvención, una ayuda, una licencia, o realizar un pago; recibir noticias del estado de su petición, o información sobre la falta de algún documento e indicaciones de cómo anexarlo, para recibir, finalmente, una notificación del resultado de sus gestiones.
El uso de este tipo de software es un paso muy interesante para que los organismos públicos acometan su modernización dotándoles de un sistema, que pueda reunir en formato electrónico, toda la documentación de un expediente, integrando los tradicionales subsistemas de Registro, Motor de Expedientes (Flujos de procedimientos), y Archivo. En esta relación con su Ayuntamiento, el ciudadano podrá identificarse utilizando e-DNI, firma electrónica, o claves concertadas, y en conjunto se garantiza la confidencialidad y privacidad de los datos gestionados.
El diseño original del sistema corrió a cargo de Informática El Corte Inglés, que, como empresa adjudicataria para el desarrollo del proyecto SIGEM, recibió el encargo de elaborar la solución informática para la gestión de las administraciones locales. IECI fue en su momento adjudicataria del proyecto Pista Ventanilla Única II, por lo que ha aportado al proyecto su experiencia en soluciones de registro telemático, gestión de expedientes, gestión documental y archivo, que ya se han implantado en numerosos organismos públicos.
El sistema integra los módulos de registro, expedientes, tramitación electrónica y archivo, y permite la consulta segura de la información particular de un interesado en un procedimiento administrativo concreto
En SIGEM, se incluyen tres procedimientos modelizados totalmente, que fueron seleccionados por el grupo de usuarios de ayuntamientos y diputaciones, de entre los más usuales en sus administraciones: procedimiento de licencia de obra menor, procedimiento de subvención y procedimiento de reclamaciones, quejas y sugerencias.
SIGEM permite que los organismos pongan a disposición de los ciudadanos la posibilidad de solicitar telemáticamente subvenciones, ayudas o licencias; realizar pagos; recibir noticias del estado de su petición; información sobre la falta de algún documento e indicaciones de cómo anexarlo, y, finalmente, la notificación del resultado de sus gestiones.
En el desarrollo del proyecto original colaboraron el Ministerio de Administraciones Públicas (hoy Presidencia), la Federación española de Municipios y Provincias (FEMP) y usuarios de distintos ayuntamientos (como Utrera y Sanlúcar de Barrameda) y diputaciones (como Badajoz, Alicante y Almería). Se llevó a cabo en 14 meses,y en su desarrollo se utilizó la metodología Métrica v3, del Consejo Superior de Administración Electrónica.
Se adecúa a las siguientes especificaciones:
Algunos servicios como el sellado de tiempo o la firma electrónica centralizada a través de protocolo DSS, se integran facilmente con el prestador de servicios de certificación EADTrust.
La diplomática, como ciencia que estudia las formas documentales, su autenticidad y su valor probatorio, establece una serie de términos sobre los elementos internos de la forma de los documentos. Para cada documento distingue las siguientes partes: protocolo, texto y escatocolo.
En este último, enumera diferentes elementos estructurales que pueden estar presentes en los dcumentos: corroboración, fecha, apreciación, salutación, claúsulas complementarias, atestación, certificación de firmas, notas de secretaría, etc.
La diplomática contemporánea establece el estudio de los documentos oficiales, especialmente en el ámbito notarial y administrativo.
La diplomática digital se centra en los documentos electrónicos y en su transcripción al papel para ser utilizados en contextos de prueba diferentes, que pueden llegar al ámbito jurisdiccional.
La transcripción al papel de un documento electrónico se denomina Albalá (o copia constatable) y en él se incluye un elemento nuevo, denominado metacolo, que es una extensión del protocolo, y que puede ir a continuación del escatocolo.
El metacolo recoge elementos complementarios del documento electrónico que se extiende en sus metadatos. Entre los datos que se incluyen en el metacolo están la referencia al expediente del que forma parte, las anotaciones posteriores al documento, su vigencia o derogación y las referencias a documentos posteriores que afectan a sus efectos jurídicos.
En el escatócolo se indican, entre otros detalles, la información técnica relativa a las firmas electrónicas que acompañan al documetos: datos del certificado, datos del timestamping, datos de la comprobación de la vigencia del certificado (OCSP).
| Albalá | Carta o cédula real, en letra cortesana, similar a la carta misiva, en papel y validada con la firma real. Puede ser de merced o de provisión. Lo destacable es que es un documento muy corto que prescinde de todas las cláusulas no necesarias. Hace referencia así mismo a un documento público o privado en el que se hacía constar alguna cosa. |
Esta es la definición (hay más) de un tipo de documento utilizado históricamente y que pretendo reactivar para su uso en la administración electrónica, con el mismo sentido que el de copia constatable.
Es decir, la transcripción a papel de un documento electrónico cuya autenticidad se puede comprobar accediendo a la sede electrónica del organismo que lo expidió, y en ella al documento electrónico, identificado con su código seguro de verificación.
Definiciones:
En el ámbito de la Administración Electrónica, especialmente en la adaptación a la Ley 11/2007, y de forma equivalente para el sector privado, en la puesta en marcha del sistema de Interlocución telemática de la Ley 56/2007, aparece el concepto de sede electrónica, punto en el que se puede comprobar la autenticidad de los documentos electrónicos expedidos o custodiados por una institución, cuando el usuario maneja una copia en papel.
La copia en papel de denomina «copia constatable» (aunque en alguna normativa se utiliza el término «copia auténtica», lo que sería más propio de otros contextos, como los de ámbito notarial).
Las copias constatables incluyen un código de comprobación, que se utiliza al acceder a la sede electrónica. La sede muestra el documento original (posiblemente un documento electrónico firmado electrónicamente, aunque no tiene por qué ser siempre así), y es posible cotejar el contenido y ciertos aspectos formales del documento electrónico, y ver ciertos metadatos relacionados con la completitud, contrastando con la copia.
El código de comprobación puede recibir diferentes nombres: localizador, CVE – Código de Verificación Electrónica, CSV – Código Seguro de Verificación.
La Agencia Europea de Confianza Digital (European Agency of Digital Trust) es un intermediario que genera y custodia documentos electrónicos con máxima garantía y fiabilidad para los clientes
Del papel a Internet. Mandar correos electrónicos fehacientes en lugar de notificaciones postales o documentos a través del correo tradicional, o hacer operaciones bancarias por Internet en vez de acudir a la oficina está ya a la orden del día.
European Agency of Digital Trust es un tercero de confianza electrónico que ha nacido para garantizar estas nuevas relaciones comerciales que se materializan en documentos electrónicos. La empresa es pionera en notificaciones electrónicas garantizadas y perfeccionamiento de contratos telemáticamente.
«Las pruebas documentales en soporte papel son perdurables e inalterables, lo que hasta ahora no sucedía con las pruebas electrónicas», afirma el Presidente de EAD Trust , Julián Inza. El ejecutivo señala que «la volatilidad y la unilateralidad probatoria » eran las características de los documentos electrónicos. Esto hacía que fueran pruebas poco fiables jurídicamente, por ser «fácilmente manipulables». «Había que mejorar la gestión de las evidencias electrónicas para garantizar su utilidad en juicio», explica Inza .
Es en esa tarea cuando se define European Agency of Digital Trust como una «Tercera Parte de Confianza Digital», un intermediario que recaba, genera y custodia pruebas electrónicas y elimina los problemas en las relaciones electrónicas entre las partes implicadas, facilitando la «simetría probatoria» en pie de igualdad para todos los intervinientes de una operación jurídica sustentada electrónicamente.
European Agency of Digital Trust, impulsada por veteranos especialistas del mundo de las Autoridades de Certificación y la firma electrónica, atesora la experiencia de entidades precursoras como Banesto, la Fundación Notarial FESTE, o las Cámaras de Comercio con Camerfirma.
El pasado mes de enero European Agency of Digital Trust quedó constituida como entidad prestadora de servicios de confianza digital para evitar que las partes implicadas en los documentos los manipulen e interfieran en los procesos judiciales. Con vocación de servir por igual a los especialistas tecnológicos y a los profesionales del derecho y estableciendo pautas y protocolos destinados a preservar evidencias electrónicas.
Entre los clientes que han confiado en European Agency of Digital Trust: aseguradoras, entidades financieras, empresas del sector energético, organismos públicos, fundaciones, SICAVs.
Según sus responsables, European Agency of Digital Trust ha logrado combinar la eficiencia de procesos y su despapelización con un modelo de precios muy asequible.
Su sistema ha ampliado las modalidades de firma de los documentos electrónicos: no sólo permite usar el DNI electrónico o la firma electrónica basada en otros certificados ; con un simple móvil pueden realizarse todas las operaciones. La empresa también ha incorporado otros sistemas, como la biometría de voz o la biometría conductual de la firma manuscrita (firma grafométrica) . Con estas tecnologías, European Agency of Digital Trust permite a las empresas ahorrar costes. Mientras un burofax cuesta entre 12 y 30 euros, una notificación electrónica con European Agency of Digital Trust cuesta un euro. La firma de un contrato en papel tiene un coste de entre 18 y 40 euros, lo que contrasta con los dos euros de una operación electrónica de perfecciionamiento de contratao (aunando la oferta con su aceptación).
Guardar un documento en formato electrónico durante un largo periodo puede complicar su lectura: los programas para abrirlo caducan y es más difícil su visualización. Para evitar este problema, «durante el tiempo que el documento está con nosotros garantizamos su visualización», asegura el presidente.
Lo que no se dice cuando se habla de la administración electrónica es que en la realidad el mundo electrónico y el del papel tendrán que convivir durante muchos años y que la clave de la convivencia es la transferibidad de valor probatorio entre ambos mundos.
En relación con la administración electrónica y el valor probatorio de los documentos electrónicos existen algunos aspectos claves:
Hace un tiempo estuve analizado los elementos clave que determinan la autenticidad de los documentos en papel, junto con algunas propiedades que se atibuyen a los originales y no a las copias. En el análisis intenté trazar paralelismos para conseguir los mismos efectos con los documentos electrónicos. La primera conclusión es que los conceptos desarrollados en años de historia respecto a los documentos en papel no sirven tal cual al repensar el tratamiento de los documentos electrónicos.
En ocasiones, he contado mi teoría sobre la convivencia documental, y recientemente he tratado el tema en el Seminario de Administración Electrónica de Atenea Interactiva que se celebró el 25 de febrero. Mañana lo comentaré de nuevo en la reedición de este seminario.
