Archivo de la categoría: Records Management

Administración electrónica

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Lo que no se dice cuando se habla de la administración electrónica es que en la realidad el mundo electrónico y el del papel tendrán que convivir durante muchos años y que la clave de la convivencia es la transferibidad de valor probatorio entre ambos mundos.

En relación con la administración electrónica y el valor probatorio de los documentos electrónicos existen algunos aspectos claves:

  • la sede electrónica, lugar donde se implanta el sistema de custodia digital (denominado ARCE, Archivo de Constancias Electrónicas) y en el que es posible acceder a los documentos en base a su localizador.
  • la firma electrónica, que identifica al titular del órgano administrativo al que se le atribuyen potestades en virtud de su nombramiento, o al ciudadano (persona física o jurídica), en su caso, cuando inicia un trámite.
  • los metadatos de los documentos que amplian la visión documental (básicamente establecidos en Dublin Core Metadata) y reflejan derechos, estados, fechas, anotaciones, cancelaciones y obliteraciones, endosos, validez y referencias a otros documentos o a otras versiones y son esenciales para determinar la completitud del documento

Hace un tiempo estuve analizado los elementos clave que determinan la autenticidad de los documentos en papel, junto con algunas propiedades que se atibuyen a los originales y no a las copias. En el análisis intenté trazar paralelismos para conseguir los mismos efectos con los documentos electrónicos. La primera conclusión es que los conceptos desarrollados en años de historia respecto a los documentos en papel no sirven tal cual al repensar el tratamiento de los documentos electrónicos.

En ocasiones, he contado mi teoría sobre la convivencia documental, y recientemente he tratado el tema en el Seminario de Administración Electrónica de Atenea Interactiva que se celebró el 25 de febrero. Mañana lo comentaré de nuevo en la reedición de este seminario.

Exito en el evento de eAdministración de Atenea Interactiva

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Escribo este post desde el Instituto de Postgrado de la UAX (Universidad Alfonso X El Sabio), en cuya sede se celebra el evento eAdministración (eGovernment) organizado por Atenea Interactiva, del que ya informé.

La verdad es que con algo más de 80 asistentes, la asistencia se acerca el límite de capacidad de la sala, por lo que Atenea ha tenido que cerrar la inscripción.

Asistencia al evento de eGovernment organizado por Atenea Interactiva

Para los que no han podido acudir a esta sesión, Atenea ya ha abierto una nueva convocatoria que tendrá lugar el 12 de marzo de 2009.

Os recuerdo los titulares del contenido de la Jornada:

  • Obligaciones para las administraciones públicas derivadas del nuevo marco normativo de e-administración y  contratación pública.
  • Identidad Digital y DNIe.
  • Firma Electrónica
  • Implementación del Perfil del Contratante
  • Facturación electrónica en el sector público
  • Claves para transformar procesos administrativos e implementar procesos telemáticos
  • Notificaciones fehacientes por vía telemática
  • La Compulsa electrónica y la Digitalización Certificada.
  • Archivo de Constancias Electrónicas y Carpeta Ciudadana
  • Registro Telemático
  • Coloquio y conclusiones

Documento electrónico y Oficina Judicial

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Mi amigo Carlos Galán ha escrito un interesante artículo con ese título que está disponible en el web Noticias Jurídicas.

Así empieza:

La delicada situación actual de la Administración de Justicia y la necesidad de modernizar urgentemente las herramientas que utiliza para el desempeño de su misión constitucional, nos animan a esta reflexión, en donde trataremos de despejar un horizonte que, por prolijo, se presenta en ocasiones enmarañado. El concepto de documento electrónico y su incardinación en el ciclo de vida del expediente judicial constituyen el eje sobre el que discurren las siguientes líneas.

Aprender con un experto

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Crane Softwrights LtdComo ya comenté, Ken Holman viaja en marzo de 2009 a Europa en donde impartirá varios seminarios.

Me comenta que quizá cambie la organización de los cursos en función del perfil de asistentes, de modo que cabe la posibilidad de organizarlos de esta forma:

Los que tengáis posibilidad de viajar a Bruselas o a Praga para asistir a sus cursos, hacedlo porque merece la pena, tanto por el ponente, como por la documentación y las herramientas que pone a disposición de los alumnos.

Ken está acostumbrado a impartir sus cursos en audiencias multinacionales y aunque los imparte en inglés, son relativamente fáciles de seguir incluso para personas cuyo nivel de inglés no es excesivamente alto.

En este video se puede ver un ejemplo de sus cursos.

BS 10008 Valor probatorio y admisibilidad legal de la información electrónica

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Esta disponible la versión 2008 del Bristh Standard BS 10008 «Evidential weight and legal admissibility of electronic information», cuyo título me he permitido traducir como «Valor probatorio y admisibilidad legal de la información electrónica».

Ya hice una breve referencia a esta norma hace unos años.

Este estándar contiene los requesitos de de implementación de los sistemas de gestión de la información electrónica. Incluye los relativos al almacenamiento y transferencia de la información y hace referencia a aspectos relacionados con la autenticidad y la integridad de la información como una evidencia electrónica de las acciones gestionadas por los sistemas.

Aunque es interesante como referencia, no olvidemos que el contexto jurídico anglosajón y el continental (en el que se integra España) son diferentes.

Grupo «Evidencias Electrónicas» en LinkedIn

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He creado un grupo en «Linked In«especializado en «Evidencias Electrónicas«. Es el paso hacia las Redes Sociales del Foro de las Evidencias Electrónicas.

The meeting point of spanish attorneys, judges,coroners, policemen, technologists, forensic examiners, records managers and other practitioners interested in advancing and improving electronic evidencies management and the development of laws aligned with the needs of Information Society.

No es sino la reformulación de las ideas del Foro.

Este Grupo pretende aunar los intereses de los técnicos y de los juristas, contribuyendo a que los desarrollos legislativos que se acometan en relación con las nuevas tecnologías se ponderen en la protección de los derechos de los ciudadanos y de las empresas, tal como corresponde al imperio de la ley, pero teniendo en cuenta los múltiples detalles técnicos de los que depende su aplicabilidad.

Diversos comités creados con el apoyo de los participantes llevarán a cabo propuestas concretas que elevar a los poderes públicos. Aspectos como la Firma Electrónica, la factura electrónica, el voto electrónico, la protección de la propiedad intelectual, los ilícitos tecnológicos, los ataques tecnológicos y la protección ante ellos,…

Core Component Technical Specification (CCTS)

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La piedra angular de las actividades de estandarización de Naciones Unidas en  UN/CEFACT (Centre for Trade Facilitation and Electronic Business) son las especificaciones Core Component Technical Specification (CCTS). Los «Core Components»  («componentes esenciales» o «componentes de base») son bloques constructivos independientes de la tecnología y neutros desde el punto de vista sintáctico  que se utilizan para la modelización de datos.

En la actualidad estos bloques constructivos son también la base del estándar ISO 15000-5.

Entre las ventajas de usar CCTS se encuentran la posibilidad de reutilización de datos a través de diferentes tipos de documentos, mejor interoperabilidad de las soluciones que manejan documentos empresariales o de la administración pública y consistencia a través de diferentes estándares sectoriales.

En mi opinión, el siguiente paso en la evolución de facturae (que a finales de 2009 debería continuar la convergencia hacia los estándares internacionales) debe ser la adopción de CCTS en la definición de casi todos los elementos constructivos de la factura.

En la propia web de UNECE está disponible el documento UN/CEFACT: Core Components Technical Specification Version 2.01 (fechado el 15 de noviembre de 2003 y con 113 páginas). También existe una versión más actualizada, fechada el 16 de abril de 2007, propuesta como estándar y hecha pública para su segunda revisión, que se identifica como CCTS versión 3.0.

De la propia página del estándar ISO se obtiene información relevante sobre el uso de CCTS:

ISO/TS 15000-5:2005 can be employed wherever business information is being shared or exchanged amongst and between enterprises, governmental agencies, and/or other organisations in an open and worldwide environment.

ISO/TS 15000-5:2005 will form the basis for standards development work of business analysts,business users and information technology specialists supplying the content of and implementing applications that will employ the UN/CEFACT Core Component Library(CCL). The Core Component Library will be stored in a UN/CEFACT repository and identified in an ebXML compliant registry.

Due to the evolving nature of the UN/CEFACT Core Component Library, ISO/TS 15000-5:2005 includes material that focuses on the business community doing further discovery and analysis work. Some of the contents of ISO/TS 15000-5:2005 are not typical of this type of technical document. However, they are critical for successful adoption and standardization in this area to move forward.

ISA reemplazará a IDABC

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La Comisión aprueba un nuevo programa destinado a romper las e-barreras.

La Comisión ha aprobado una propuesta de Decisión del Parlamento Europeo y el Consejo de Ministros sobre un nuevo programa para el período 2010-15: «Soluciones para la interoperabilidad de las administraciones públicas europeas» (“Interoperability Solutions for European Public Administrations” ISA).

En los últimos años, los Estados miembros han ido transformado sus administraciones para proporcionar los servicios públicos por vía electrónica a fin de que los ciudadanos y las empresas pueden comunicar rápida y fácilmente con sus administraciones nacionales.

En la Europa de hoy, los ciudadanos son libres de trabajar y reubicarse en cualquier Estado miembro de la UE y las empresas llevan a cabo negocios en toda la UE. Al hacerlo, necesitan comunicarse con las administraciones de otros Estados miembros. Los Estados miembros, a su vez, necesitan comunicarse unos con otros para servir a los ciudadanos y las empresas de la mejor manera posible.

Para evitar la creación de barreras electrónicas (e-barreras) entre las administraciones europeas, los Estados miembros y la Comisión tienen que intensificar sus esfuerzos para garantizar comunicaciones sin barreras en el seno del mercado interior.

De la burocracia a las e-barreras: la evolución de los retos

Las barreras electrónica  en las fronteras nacionales son el principal desafío de la nueva era.

Cuando han creado los servicios públicos electrónicos para reducir los trámites burocráticos y hacer la comunicación con las administraciones más rápido y fácil, los Estados miembros han tenido en cuenta principalmente teniendo la dimensión nacional. Sin embargo, para servir a los ciudadanos y las empresas en una Europa de la movilidad, los Estados miembros deben ser capaces de comunicarse fácilmente a través de las fronteras. Las soluciones desarrolladas sin coordinación a nivel de la UE pueden resultar incompatibles y noal no poder «hablar» unas con otras. Aquí es donde entra en juego el programa de medidas ISA.

En respuesta a la necesidad de coordinación y de cooperación a nivel de la UE, el programa ISA propone establecer y promover de común acuerdo a fin de evitar soluciones e-barreras en las fronteras nacionales.

En el período 2010-2015, el programa ISA intenta dar soporte y promover la cooperaciónentre administraciones públicas europeas.

ISA se centrará en proporcionar soluciones transfronterizas para las administraciones públicas, dando acceso marcos comunes, servicios comunes y herramientas genéricas y promoviendo la reutilización,  y el intercambio de experiencias y de buenas prácticas. 

De AIF a ISA: antecedentes

ISA es la continuación del programa IDABC (interoperable delivery of pan-European e-government services to administrations, businesses and citizens,  despliegue interoperable de servicios paneuropeos de e-administración a las administraciones, las empresas y los ciudadanos), que llega a su fin en diciembre de 2009.

El programa IDABC, por otro lado, se puso en marcha en enero de 2005 como  sucesor del programa IDA (“interchange of data between administrations”, «intercambio de datos entre administraciones»).

Los programas IDABC e IDA han proporcionado un valor añadido para el intercambio de información entre las administraciones en comparación con lo que podría haber sido obtenidas desde un enfoque separado y no coordinado.

El programa ISA se basará en los logros de los programas AIF e IDABC y, como sus predecesores, contribuirá a un mayor desarrollo ye implantación a aplicación de la estrategia de e-administración europea.

Ver la norma: Propuesta de DECISIÓN DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO relativa a las soluciones de interoperabilidad para las administraciones públicas europeas (ISA)

Hito en EADTrust. Ceremonia de generación de claves root

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Ayer tuvo lugar un hecho histórico en el desarrollo de EADTrust, Prestador de servicios de confianza digital, lo que supone un motivo de orgullo para todos los integrantes del equipo.

Llevamos a cabo la ceremonia de generación de claves de la autoridad de certificación root de la PKI en sede notarial. En la foto adjunta estamos los presentes en el acto.

De izquierda a derecha, yo mismo, Julián Inza, y seguidamente Fernando Pino, Maria Luisa Blasco, Luis Osses y Santi Casas.

Julian Inza - Fernando Pino - Maria Luisa Blasco - Luis Osses - Santi Casas

Julian Inza – Fernando Pino – Maria Luisa Blasco – Luis Osses – Santi Casas

No está en la foto, pero tuvo una contribución esencial, Mar de las Heras que ha aportado buena parte de los documentos legales del evento.

La fecha del 24 de septiembre de 2008, dia de la Virgen de la Merced, adquiere un nuevo significado para nosotros.

Documento electrónico

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Mañana impartimos en Valencia el seminario «Gestión de Documentos Electrónicos en las Administraciones Públicas y Grandes Organizaciones» para Global Estrategias. Este seminario se repite en Barcelona el 12 de junio de 2008.

Estos son los principales aspectos que se tratarán:

1. Introducción a la firma electrónica.

  • Características de la firma manuscrita y paralelismo con la electrónica.
  • Fundamentos de criptografía de clave pública. Firma electrónica en base a la criptografía. Propiedades de la firma electrónica. Cifrado.
  • Autoridades de certificación y certificados. Jerarquías de certificación. SSL.
  • Tipos de firma electrónica.

2. Ejemplos de Firma electrónica paso a paso.

  • Obtención del software de firma. Obtención de un certificado.
  • Realización de una firma. Verificación de una firma. Firma en PKCS#7, Firma en PDF.

3. La Ley de Firma Electrónica y el DNI electrónico.

  • Desarrollos normativos en torno a la Firma Electrónica.
  • Ley 59/2003 de 19 de diciembre de Firma Electrónica. Certificados de personas jurídicas. Prestadores de servicios de certificación en España. Tipos de certificados.
  • DNI electrónico: Real Decreto 1553/2005.

4. Normativa relativa a los documentos electrónicos en la Administración y en el sector privado.

  • Normativa de Factura electrónica y Digitalización Certificada.
  • Los documentos electrónicos en la Ley de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos.
  • Compulsa electrónica. Novación electrónica.
  • Normativa de Comercio Electrónico. Normativa de Contratación Electrónica.
  • Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información

5. Propiedades de los documentos en papel y su traslado el mundo electrónico.

  • Características de los documentos en papel.
  • Elementos esenciales que afectan a la autenticidad de los documentos electrónicos.
  • Transición del documento en papel a electrónico. Transición del documento en formato electrónico a papel. Validez de la transcripción a papel de los documentos electrónicos y de la digitalización electrónica del documento papel.
  • Modelo de Gestión de documentos electrónicos y digitalizados. Versiones en papel de documentos electrónicos.
  • Presentación de documentos electrónicos no firmados en las administraciones públicas.

6. Consideraciones técnicas sobre documentos electrónicos.

  • Organismos de estandarización.
  • Formatos de facturas: facturae y UBL.
  • Formatos de firma ES-T, ES-C, ES-X-L.
  • Uso de dispositivos seguros de creación de Firma. El HSM (Hardware Security Module).
  • Sistemas de Sello de Tiempo y de Validación de Certificados.
  • Generación y validación de firmas en PDF y XAdES.
  • Herramientas de desarrollo existentes.

7. Requisitos de Homologación del Software de Digitalización Certificada.

  • Artículo 7 de la Orden EHA/962/2007 de 10 de abril de 2007.
  • Resolución de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007.