Los pasados 18 y 19 de mayo de 2006 participé, junto con Fernando Pino en un evento organizado por Maat en la Caja Rural de Toledo, del que transcribo el resumen.

DÍA 18 DE MAYO
La primera jornada del seminario Documento Electrónico y Factura Electrónica se centró en el Documento Electrónico. Julián Inza, experto en certificación digital, Presidente de Albalia Interactiva y exdirector General de Camerfirma y colaborador habitual de maat Gknowledge, y Fernando Pino, experto en Legislación sobre certificación digital, durante el Seminario expusieron los puntos básicos de los documentos electrónicos y su equiparación con los de papel, haciendo especial hincapié en el DNI electrónico.

Julián Inza, experto en certificación digital, fue el encargado de inaugurar la primera sesión del Seminario, explicando la importancia que supone modificar los soportes ante el ritmo imparable de las nuevas tecnologías. A continuación, Fernando Pino expuso los aspectos prácticos de la Firma Electrónica. En este sentido, incidió en los diferentes tipos de firmas existentes, haciendo un análisis de la criptografía asimétrica, técnica en la que esté basada la Firma Electrónica.

Durante su alocución, Fernando Pino también se refirió a la función que cumplen las Entidades de Certificación y a otras funciones asociadas que también les son asignadas, como reglamento, gestión de certificados revocados, lista de certificados expedidos…

Asimismo, detalló cuáles son las partes que componen un certificado digital. Éste tendría que estar formado por el nombre, una clave pública que viene determinada por la Entidad de Certificación, un periodo de validez del certificado, su número de serie, otros atributos de interés y el nombre de la entidad de certificación y su firma. Fernando Pino resaltó que este sistema está fundamentado en una base matemática, igual que la criptografía que se basa en una serie de operaciones que hace que determinadas claves tengan unas características diferentes de otras.

El experto de Firma Electrónica también hizo hincapié en las funciones de seguridad que desempeña la utilización de la firma electrónica, obtenida mediante algoritmos de HASH. Para concluir, Fernando Pino, tras la explicación conceptual, argumentó con ejemplos concretos la aplicación práctica de los mismos e hizo mención a la normativa vigente relativa a los certificados digitales y a los correspondientes prestadores españoles.

Por su parte, Julián Inza se refirió a la realidad que ya supone el DNI electrónico y la necesidad que conlleva su utilización por los ciudadanos como representación de su personalidad jurídica. Tras hacer un breve repaso a la historia del DNI electrónico, señaló que no se trata de un problema de productividad de este documento, sino de cambiar la infraestructura y la educación en España.

El chip que se incorporará en el DNI electrónico contendrá la siguiente información: datos de filiación del titular, imagen digitalizada de la fotografía, imagen digitalizada de la firma manuscrita, plantilla de la impresión digital del dedo índice de la mano derecha, o en su caso, del que corresponda según lo indicado en el artículo 5.3 del Real Decreto 1553/2005, certificados reconocidos de autentificación y firma, y certificado electrónico de la autoridad emisora, que contendrán sus respectivos periodos de validez y las claves privadas pertinentes. En este mismo Real Decreto se alude a la protección de los datos del titular del documento.

Para este experto, uno de los mayores handicaps es que los ciudadanos no van a saber cuáles son las verdaderas utilidades del DNI electrónico, ya que su acceso a la información de este documento es más sencilla. En este sentido, señaló que está previsto que todos los españoles dispongan del DNI electrónico en 2018, debido al proceso espiral que está siguiendo la Administración Pública a la hora de implantarlo. La primera ciudad en disfrutar de él ha sido Burgos, donde las expediciones de DNI se han duplicado, y el proceso finalizará en Madrid y Barcelona, debido a su complejidad burocrática y logística.

Por otro lado, según Julián Inza, es necesario trasladar algunos aspectos del documento papel al electrónico, de manera que queden garantizados ciertos puntos, como la titularidad, la autenticidad, el conocimiento por parte de los interesados, las atribuciones de quien lo expide, los efectos que produce y un marco temporal que estipule tanto la expedición como la validez. Todo ello es posible gracias a las especiales características de los documentos electrónicos (referencias de URL, criptografía, anotaciones en registro de anotaciones)

El paso del soporte papel a electrónico se realiza como compulsa electrónica, en la que el documento electrónico es una copia auténtica, o como replicación electrónico o digitalización certificada, donde partiendo del documento en papel se trata de hacer uno electrónico que permita eliminar el primero. De esta última forma se podrían eliminar toneladas de papeles y facturas.

DÍA 19 DE MAYO
Esta segunda jornada del Seminario versó sobre la regulación normativa de la facturación electrónica en España y en las oportunidades de esta nueva herramienta para todas las empresas.

La segunda jornada del Seminario Documento Electrónico y Factura Electrónica se inició con una explicación, realizada por Julián Inza, sobre la Facturación, como justificante de las operaciones que se realizan. Durante su exposición, el experto en certificación digital, indicó que aunque su formato habitual es el de papel, cada vez más se está utilizando el formato electrónico. Sin embargo, su aceptación total vendrá determinada por el receptor de la misma.

Julián Inza realizó un breve repaso de la normativa sobre facturación destacando la Directiva 115/2001, por la que a partir del 1 de enero de 2004 todas las facturas electrónicas emitidas debían estar armonizadas con el resto de Europa. Esta Directiva establece unos requisitos mínimos que los países no pueden exceder. En esta misma Directiva, se señala, según expuso Julián Inza, que las facturas electrónicas irán con una firma electrónica avanzada, pudiendo ser exigible la cualificada. Por ello, es aconsejable que se incluya directamente la cualificada, como se exige en España, para evitar posibles devoluciones.

En el ámbito empresarial, todos los empresarios y profesionales están obligados a expedir facturas electrónicas, cuando el destinatario sea otro que así lo solicite y cuando el importe sea superior a 3.000 euros. Sin embargo, están exentas de expedición de factura electrónica las operaciones autorizadas por el Departamento de Gestión AEAT, cuando el destinatario sea un particular o en regímenes especiales.

En el caso de delegación a la hora de expedir una factura electrónica, ésta se realiza de igual manera que una factura en papel. Sin embargo, una que de las condiciones que existen es que haya un acuerdo firmado entre la parte que emite y la que recibe la factura para que esto se realice así.

A lo largo del seminario, se hizo un repaso a todos los requisitos que tiene que cumplir una factura, tanto electrónica como papel. En esencia, se trata de que lleven el número y la serie, -pudiendo darse la situación de que haya series separadas (operaciones de diferente naturaleza)-, fecha de expedición, la denominación social completa aunque algunas aplicaciones informáticas no permiten demasiados caracteres-, el NIF, el domicilio societario -no el del centro de trabajo-, la descripción de las operaciones, el tipo o tipos impositivos aplicables, la cuota tributaria y los pagos anticipados, si los hubiera. Además de todos estos datos, también se hará constar si se trata de una copia, de operaciones triangulares

Durante su alocución, Julián Inza también explicó la existencia de documentos sustitutivos, válidos para operaciones inferiores a 3.000 euros. Estos documentos, al no incluir todos los requisitos de las facturas, no tienen derecho a deducción. En este caso, el emisor sólo podía emitir una factura electrónica, si así lo aceptaba el receptor. Sin embargo, ahora bastará con que el emisor diga que si no está de acuerdo con la recepción de facturas electrónicas, lo diga.

En su intervención, Julián Inza hizo referencia a las facturas recapitulativas y rectificativas. Respecto a las primeras, son aquellas que se expiden a final de mes dando fe de las emitidas electrónicamente. En cuanto a las segundas, es preciso señalar cuál es la rectificación, aunque también puede realizarse en la siguiente factura que se emita. Este tipo de facturas han venido a sustituir a las antiguas notas de abono.

Además señaló cuáles son los requisitos que acreditan la autenticidad e integridad de una factura electrónica: la existencia de una firma electrónica avanzada, el intercambio electrónico de datos (EDI) o cualquiera de los elementos propuestos por interesados y autorizados por la AEAT.

Tras la explicación conceptual de la factura electrónica, Julián Inza mostró un ejemplo práctico de la misma. Posteriormente incidió en las ventajas que supone el empleo de este proyecto para las empresas del municipio. En este sentido señaló: los menores costes derivados del ahorro de papel, gastos de envío y gastos de almacenamiento, la agilidad en la tramitación, el ahorro en espacio, un procedimiento más seguro, el ahorro en la recepción de facturas, y la mejora en el control de los procedimientos de las facturas.

Para evidenciar estas ventajas, Julián Inza, presentó un cálculo orientativo de costes del proyecto de lo que supone el envío por correo ordinario frente al empleo de la factura electrónica. En su opinión, es fundamental analizar todos los pasos que influyen en el proceso para poder extraer una conclusión. Un análisis pormenorizado de distintos conceptos para poder establecer un coste total.

Una vez explicadas estas consideraciones, Julián Inza destacó los objetivos del proyecto de facturación, basados en la búsqueda de reducción de costes directos a través de la eliminación de impresión, gestión manual de la factura y correos, y las fases que lo integran. A continuación expuso los distintos formatos que pueden emplearse: tanto los recomendados como los existentes, así como las ventajas que aportan cada uno de ellos.

La fase final del Seminario se dedicó a la exposición de las obligaciones del Emisor, al proceso de Remisión, a las obligaciones del Receptor, como parte determinante del proceso, y a los pasos a seguir en la Recepción.

El Emisor tiene la responsabilidad de conservar los datos de la factura, la responsabilidad de asegurar la legibilidad en formato original, la garantía de acceso a las facturas y, en caso de la factura electrónica, la firma o la delegación en un tercero de esta acción o en el Receptor. Por su parte, al Receptor le corresponde conservar las facturas recibidas en su formato original, opcionalmente puede conservar la factura impresa con marcas gráficas PDF-417, asegurar la legibilidad en formato original, garantizar el acceso completo a las facturas y la disposición del software, que permita verificar la firma y la identidad el Emisor así como la vigencia del certificado.

Julián Inza concluyó el Seminario con un breve resumen de los conceptos tratados durante esta segunda Jornada del que pueden extraerse las siguientes conclusiones:

La normativa de factura electrónica tiene alcance europeo.

Cualquier formato de factura es válido, aunque cada uno implica su propio formato de firma.

Formatos recomendados: PDF (tagged form), XML (UBL 2.0), EDIFACT, UNeDocs.

Otros formatos posibles: PKCS#7 y firma de mensajes de Correo (S/MIME).

La firma de Ficheros PDF es fácil de entender y permite conversión a XML.

La firma de Ficheros EDIFACT y XML es más adecuada para sistemas automatizados.

Links de interés:
www.albalia.com