El Artículo 34 del Reglamento UE 2014/910 (EIDAS) regula el Servicio cualificado de conservación de firmas electrónicas cualificadas

1.   Solo podrá prestar un servicio cualificado de conservación de firmas electrónicas cualificadas el prestador cualificado de servicios de confianza que utilice procedimientos y tecnologías capaces de ampliar la fiabilidad de los datos de la firma electrónica cualificada más allá del período de validez tecnológico.

2.   La Comisión podrá, mediante actos de ejecución, establecer números de referencia de normas relativas al servicio cualificado de conservación de firmas electrónicas cualificadas. Se presumirá el cumplimiento de los requisitos establecidos en el apartado 1 cuando los mecanismos del servicio cualificado de conservación de firmas electrónicas cualificadas se ajusten a dichas normas. Estos actos de ejecución se adoptarán con arreglo al procedimiento de examen contemplado en el artículo 48, apartado 2.

Y el artículo Artículo 40 extiende el concepto al Servicio cualificado de conservación de sellos electrónicos cualificados, ya que establece que los artículos 32, 33 y 34 se aplicarán mutatis mutandis a la validación y conservación de los sellos electrónicos cualificados.

En ETSI se han publicado normas técnicas y de políticas para estos servicios:

• ETSI TS 119 511 V1.1.1 (2019-06) Policy and security requirements for trust service providers providing long-term preservation of digital signatures or general data using digital signature techniques
• ETSI TS 119 512 V1.2.1 (2023-05) Protocols for trust service providers providing long-term data preservation services

El servicio de conservación cualificada de firmas y sellos electrónicos podrá implementarse de acuerdo con:

1. La conservación durante largos períodos de tiempo, utilizando técnicas de firma digital, de la capacidad de validar una firma digital, de la capacidad de mantener su estado de validez y de la capacidad de obtener una prueba de la existencia de los datos firmados asociados tal como estaban en el momento del envío al servicio de preservación, incluso si más tarde la clave de firma se ve comprometida, el certificado caduca o los ataques criptográficos son factibles en el algoritmo de firma o el algoritmo hash utilizado en la firma enviada.
2. La aportación de una prueba de la existencia de objetos digitales, estén o no firmados, mediante técnicas de firma digital (firmas digitales, tokens de sello de tiempo, registros de pruebas, etc.).

Dentro de los estándares utilizados para definir este servicio se distinguen tres modelos de almacenamiento de conservación para el servicio de conservación:

1. Servicios de conservación con almacenaje. En este caso, los datos a conservar son almacenados por el servicio de conservación mientras que las pruebas y los datos conservados son entregados a petición del servicio de conservación al cliente de conservación.
2. Servicios de conservación con almacenamiento temporal. En este caso, los datos a conservar se almacenan en el lado del cliente. El servicio de conservación conserva los datos o un hash de los datos a conservar solo temporalmente, como máximo hasta que se produzca la prueba. Las evidencias se producen de forma asíncrona. Una vez producidas, las evidencias se almacenan durante un tiempo para que el cliente pueda recuperarlas.
3. Servicios de conservación sin almacenamiento. En este caso, los datos a conservar se almacenan en el lado del cliente. Las evidencias se producen de forma sincrónica y se incluyen en la respuesta al cliente. El servicio de conservación sólo conserva rastros de sus acciones para poder proporcionar registros de sus actividades.

La norma ETSI TS 119 511 es una especificación técnica desarrollada por el Instituto Europeo de Normas de Telecomunicaciones (ETSI). Establece los requisitos de política y seguridad para los prestadores de servicios de confianza que ofrecen servicios cualificados de preservación a largo plazo de firmas y sellos digitales o cualquier tipo de archivo utilizando técnicas de firma digital. Esta especificación es crucial para garantizar la integridad y autenticidad de los documentos electrónicos durante largos períodos de tiempo, lo cual es esencial para preservar el valor probatorio y la disponibilidad de las evidencias electrónicas que respaldan los procesos tecnológicos con los que se implementan las transacciones legales y comerciales.

Está norma permite también dar cumplimiento a los requisitos de conservación documental que impone la normativa tributaria, mercantil y administrativa.

Aunque la norma se orienta a la conservación de documentos electrónicos, desde el punto de vista de la archivística se podría aplicar a documentos procedentes de la digitalización de soportes analógicos, como los documentos en papel, los documentos en microfichas, las fotografías, las grabaciones de video o audio y los registros en celuloide.

La conversión de soportes analógicos requiere de la aplicación de ciertos requerimientos que garanticen la imagen fiel y fidedigna con un nivel de calidad adecuado al tipo de documento preservado. Además, en documentos escritos o sonoros es deseable acompañar la posibilidad de visualización o de escucha activa con el reconocimiento de caracteres o la transcripción de texto hablado para facilitar las búsquedas y el posicionamiento del indicador de lectura sobre las apariciones del texto buscado,

En el caso de las grabaciones de video es conveniente manejar versiones de fotogramas de tamaño reducido obtenidas cada pocos segundos como sistema complementario de gestión de integridad que permita jugar con secuencias de imágenes para su extracción auténtica cuando sea necesario escalar la secuencia de video a resoluciones menores que la de la grabación original.

El Reglamento 2024/1183 (EIDAS2) dedica los artículo 45 decies y 45 undecies a definir los servicios de archivo electrónico (eArchiving) y los servicios cualificados de archivo electrónico (Qualified eArchiving).

Viendo los requisitos, se comprueba que se pueden implementar con las normas ya desarrolladas ETSI TS 119 511 y ETSI TS 119 512.

Salvo en lo relativo a la conversión de documentos existentes en soportes físicos (en papel) que se deban preservar de forma electrónica (según lo previsto en el considerando 66 del Reglamento UE 2024/1183.

(…)El marco jurídico para los servicios cualificados de archivo electrónico debe ofrecer a los prestadores de servicios de confianza y a los usuarios un conjunto de herramientas eficiente que incluya requisitos funcionales aplicables al servicio de archivo electrónico, así como efectos jurídicos claros cuando se utilice un servicio cualificado de archivo electrónico. Dichas disposiciones deben aplicarse a los datos y documentos electrónicos creados en forma digital, así como a los documentos en papel escaneados y digitalizados. Cuando sea necesario, dichas disposiciones deben permitir la reproducción de los datos y documentos electrónicos conservados en diferentes soportes o formatos con el fin de ampliar su durabilidad y legibilidad después del período de validez tecnológica, evitando al mismo tiempo la pérdida y la alteración en la medida de lo posible. Cuando los datos y documentos electrónicos presentados al servicio de archivo electrónico contengan una o varias firmas electrónicas cualificadas o sellos electrónicos cualificados, el servicio debe utilizar procedimientos y tecnologías capaces de ampliar su fiabilidad durante el período de conservación de dichos datos, posiblemente basándose en el uso de otros servicios de confianza cualificados establecidos por el presente Reglamento. Con el fin de crear pruebas de conservación cuando se utilicen firmas electrónicas, sellos electrónicos o sellos de tiempo electrónicos, deben utilizarse servicios de confianza cualificados.(…)

Faltaría establecer los procedimientos conversión que tendrían que recogerse en una normativa similar a las existentes para la digitalización certificada, la digitalización garantizada, la «conservazione sostitutiva» de Italia, o la Ersetzendes Scannen (RESISCAN, Replacement Scanning) de Alemania.