En línea con las últimas tendencias y desarrollos legislativos para fomentar la evolución hacia la Oficina y la Administración sin Papeles, Informática El Corte Inglés, principal proveedor de servicios informáticos y de consultoría para el sector público y privado, ha inaugurado el pasado verano un Centro de Tratamiento Documental con sede en las instalaciones que la compañía posee en la localidad madrileña de Tres Cantos.
El nuevo centro se dedica a dar servicios de tratamiento documental integral, y muy especialmente, a proyectos de informatización y digitalización de grandes volúmenes de documentación en papel. El centro representa un paso importante para la compañía, que ahora puede prestar sus servicios de digitalización a sus clientes sin la necesidad de emplazar personal ni de desplegar la infraestructura necesaria en casa del cliente.
Un paso más hacia la digitalización certificada
Una de las últimas tendencias en gestión documental, que Informática El Corte Inglés trata de impulsar a través de sus servicios de digitalización, es la conversión de documentos en papel en documentos electrónicos dotados de la misma validez que los originales.
Punto de interés especial, en este aspecto, representa la digitalización de facturas, un tema muy en boga tras la reciente orden ministerial sobre la conservación electrónica de facturas (Orden del Ministerio de Economía y Hacienda 962/2007 del 10 de abril), y que la compañía, una vez adaptado a la normativa su software de gestión documental, permitirá llevar a la práctica a través de la llamada Digitalización Certificada, que permitirá prescindir de las facturas originales en papel, una vez que las mismas se hayan digitalizado con sistemas previamente homologados.
Tratamiento documental con plenas garantías
El centro cuenta con una superficie total de 550 metros cuadrados donde se lleva a cabo todo el proceso. Éste comienza con la recepción y manejo de todo el papel que, debido a su gran volumen, en ocasiones hay que manipular mediante palets, para lo que el centro dispone de entradas independientes y muelles de carga. De allí la información en papel pasa al centro de tratamiento, equipado con escáneres de media y alta producción para su digitalización. Los servicios del centro también cubren todo el tratamiento previo de la documentación (como clasificación eliminación de clips y grapas) y de la correspondiente indexación, para la fácil localización posterior del fichero. La información se extrae en forma de ficheros digitales en el formato que el cliente solicite (DVD, CD, etc.), listo para ser integrado en sus sistemas de gestión documental. El centro cumple con todos los requisitos legales, Ley de Protección de Datos, y de seguridad que debe tener un centro con estas características: vigilancia 24 horas, protección contra incendios y otros desastres.
A nivel de equipo humano, en la actualidad el centro cuenta con 55 puestos de trabajo para las diferentes tareas que allí se realizan, con una capacidad de producción total de 110 puestos de trabajo en dos turnos. El centro incorpora además la tecnología más avanzada en cuanto a software de reconocimiento automático, ya que Informática El Corte Inglés mantiene alianzas con los principales fabricantes del mercado en este tipo de tecnologías.
Además de aportar sus instalaciones y efectuar todo el proceso de tratamiento documental, Informática El Corte Inglés también se ocupa de la recogida y transporte de la documentación al centro, así como de la devolución posterior de la misma junto con el fichero digitalizado. “A su petición, el papel se lo devolvemos, lo destruimos o lo enviamos a almacenes de custodia, otro servicio que también estamos a disposición de ofrecer, por el que nos encargamos de almacenar sus documentos con todas las garantías de seguridad”, señala Gonzalo Creus, responsable del Centro. Para la destrucción, Informática El Corte Inglés mantiene acuerdos con empresas homologadas de destrucción certificada de documentos.
Capacidad de servicio integral
El nuevo centro refuerza la capacidad de Informática El Corte Inglés de dar un servicio de gestión documental integral, haciéndose cargo de todo el ciclo de vida de gestión del papel, incluida la custodia y destrucción del mismo. IECI puede ocuparse tanto de la consultoría como de la instalación del sistema de gestión documental y de dar los servicios de digitalización, constituyendo un catálogo de servicios a la carta que se ofrecen en modo externalizado y para los que se pueden establecer los acuerdos de niveles de servicio que el proceso requiera en cada caso. Para ello, además de disponer de soluciones propias de gestión documental, también mantiene alianzas con los principales fabricantes en tecnología documental y de soluciones ECM, contando con un equipo profesional con amplia experiencia para resolver cualquier problemática relacionada con procesos documentales.
Según Gonzalo Creus, “ahora contamos con toda la infraestructura necesaria, lo que nos permite tratar la información de nuestros clientes de forma mucho más eficiente y con importantes economías de escala que, en definitiva, repercutirán en el cliente”. Otra ventaja importante del Nuevo Centro de Tratamiento Documental de Informática El Corte Inglés es su capacidad para adaptarse a cualquier demanda del mercado y para la ejecución de proyectos de cualquier envergadura.
Los servicios del centro, asimismo, complementarán los servicios de gestión documental prestados en casa del cliente, en los casos en los que el nivel de confidencialidad de la información impide que los mismos abandonen su emplazamiento. Actualmente, el centro ya está trabajando proyectos de media a larga duración (de uno a tres años), consistentes en la digitalización de expedientes y tratamiento de facturas.
El nuevo Centro de Tratamiento Documental es parte de la fuerte apuesta de Informática El Corte Inglés por los servicios documentales. Se trata de una de las empresas pioneras en España en apostar por estas tecnologías, cuya Área de Gestión Documental se creó en 1988, obteniendo el encargo de informatizar el Archivo de Indias con motivo de su V Centenario. Hoy por hoy es el líder español en ECM y en servicios documentales integrales, con más de 150 profesionales dedicados exclusivamente a labores de gestión documental y con un gran número de clientes tanto en el ámbito de la empresa privada como en la Administración.
Información Corporativa
Informática El Corte Inglés es la empresa de consultoría tecnológica del Grupo El Corte Inglés. Provee soluciones e infraestructuras TIC, presta servicios informáticos y outsourcing a grandes empresas así como a las Administraciones Públicas.
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