Este es el texto de la resolución publicada en el BOE del 1 de noviembre de 2007 y cuyo borrrador ha estado disponible en el web de la AEAT hasta ahora.
RESOLUCIÓN de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007.
El artículo 7 de la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, contempla la digitalización certificada de facturas, documentos sustitutivos y de cualesquiera otros documentos y establece que las facturas, documentos sustitutivos y otros documentos así digitalizados permitirán que el obligado tributario pueda prescindir de los originales en papel que le sirvieron de base.
Para ello es necesario, además de un software de digitalización certificado, que el proceso de digitalización garantice una imagen fiel e íntegra de cada documento firmada con firma electrónica, así como la organización de la digitalización en torno a una base de datos documental con determinadas garantías, tanto para ésta como para su conservación.
Por su parte, el apartado 3 de dicho artículo establece los trámites que deben cumplir las entidades desarrolladoras que deseen homologar software de digitalización, homologación cuyo acuerdo corresponde al Director del Departamento de Informática Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria. En este sentido, la validez de la imagen digitalizada requerirá disponer de los procedimientos y controles necesarios para garantizar la fidelidad del proceso de digitalización certificada, con el objetivo de velar por la calidad de la imagen obtenida y de sus metadatos, con independencia del momento en que se haga uso del software de digitalización. El conjunto de dichos procedimientos y controles recibe la denominación de Plan de Gestión de Calidad, que deberá ser presentado junto con la solicitud de homologación del software de digitalización.
La Disposición final primera de la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, autoriza al Director General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria para dictar cuantas disposiciones sean necesarias para la aplicación de la misma.
En virtud de lo anterior, dispongo:
Primero. Formatos estándares de uso común.-Se entenderán como «formatos estándares de uso común» y serán admitidos como tales, aquellos que estén publicados en la página web de la Agencia Tributaria (www.agenciatributaria.es), similares a ISO 19005 (PDF/A), PNG, o JPEG2000. La técnica de compresión empleada, en su caso, debe ser sin pérdida de información.
Para garantizar la independencia de la plataforma tecnológica y evitar su obsolescencia, los formatos utilizados deben ser autodocumentados y autosuficientes en contenido para asegurar el acceso a las imágenes.
Segundo. Nivel de Resolución.-Se entiende por «Nivel de resolución» de la imagen digital codificada la resolución espacial de la imagen obtenida. Se establece que el nivel de resolución espacial de la imagen final debe ser como mínimo de 200 ppp (píxeles por pulgada), tanto para imágenes obtenidas en blanco y negro, color o escala de grises.
Tercero. Garantía de imagen fiel e íntegra.-Se entenderá por imagen un único fichero digital distinto para cada factura, ya sea de una o varias páginas, que represente la apariencia física de la factura, de modo facsimilar dentro de los parámetros establecidos en el apartado anterior. La imagen obtenida debe respetar la geometría del original en tamaños y proporciones.
Para que la imagen se considere fiel e íntegra ha de ser obtenida en un proceso informático automático en el que sin interrupción del mismo y sin intervención en momento alguno de operador se realicen, en el orden indicado, las siguientes tareas:
1.º Digitalización de la factura por un medio fotoeléctrico, de modo que se obtenga un fichero en memoria del sistema asociado al dispositivo.
2.º Proceso de optimización de esa imagen para garantizar su legibilidad, de modo que todo el contenido del documento original pueda apreciarse y sea válido para su gestión (umbralización, reorientación, eliminación de bordes negros, etc…).
3.º Introducir en el fichero de la imagen, como metadatos, la información exigida por la Administración Tributaria que incluye la referencia identificativa de la homologación acordada, una marca de tiempo, así como el nombre y el número de versión del software de digitalización. Para la representación de metadatos, la Agencia Tributaria establece como referencia la especificación estándar denominada XMP (Extensible Metadata Platform).
4.º Firma del fichero que contiene la imagen optimizada y los metadatos, mediante firma electrónica reconocida o mediante cualquier otro sistema de firma electrónica admitido por la Agencia Tributaria con base en un certificado eléctrónico instalado en el sistema de digitalización e invocado por el software de digitalización certificada. El proceso de firma, en el que puede incluirse sellado de tiempo, conllevará, en cualquier caso, el cálculo previo de la huella o valor resumen del citado fichero. En el cálculo de la huella o valor resumen se podrá utilizar cualquier algoritmo que cumpla los requisitos tecnológicos mínimos, siendo SHA-1 el mínimo que el estado actual de tecnología establece. El fichero, con la imagen resultante y sus metadatos, debe permanecer inalterado desde este instante.
La validez de la imagen digitalizada de la factura requerirá disponer de los procedimientos y controles necesarios para garantizar la fidelidad de la imagen con el documento digitalizado en el procedimiento de digitalización certificada.
Cuarto. Plan de Gestión de Calidad.-Se entenderá por Plan de Gestión de Calidad el conjunto de operaciones de mantenimiento preventivo y comprobaciones rutinarias que permitan garantizar mediante su cumplimiento que, en todo momento, el estado del software de digitalización y los dispositivos asociados producen imágenes fieles e íntegras. El objetivo es velar por la correcta calidad de la imagen obtenida y de sus metadatos, independientemente del momento de tiempo en el que se haga uso del software de digitalización.
Quinto. Datos adicionales que deben acompañar a la imagen.-El resultado de la digitalización certificada debe organizarse en torno a una base de datos documental, conservándose por cada documento digitalizado un registro de datos con todos los campos exigibles en la llevanza de los libros de registros incluidos en los artículos 62 y siguientes del Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, además de un campo en el que se contenga la imagen binaria del documento digitalizado o que enlace al fichero que la contenga, en ambos casos con la firma electrónica de la imagen del documento de acuerdo con lo señalado en el apartado tercero de esta Resolución.
Sexto. Firma de la base de datos.-La firma de la base de datos a que se refiere el apartado 2.d) 1.ª del artículo 7 de la Orden EHA/962/2007, puede ser realizada mediante cualquiera de los sistemas de firma electrónica contemplados en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica.
Séptimo. Acceso completo y sin demora.-Se entiende por acceso completo y sin demora aquel que posibilite una consulta en línea a los datos que permita la visualización de los documentos con todo el detalle de su contenido, la búsqueda selectiva por cualquiera de los datos que deban reflejarse en los libros registro regulados en los artículos 62 y siguientes del Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, la copia o descarga en línea en los formatos originales y la impresión a papel de aquellos documentos que sean necesarios a los efectos de la verificación o documentación de las actuaciones de control fiscal.
Asimismo, la base de datos creada debe permitir la consulta a los siguientes datos: los de la firma electrónica de la imagen, incluido, en su caso, el sello de tiempo; la información del certificado y los metadatos a los que se hace mención en el apartado Tercero de esta Resolución; la referencia identificativa de la homologación acordada, una marca de tiempo, y el nombre y número de versión del software de digitalización.
Octavo. Solicitudes.-Las entidades desarrolladoras que deseen homologar software de digitalización deberán presentar una solicitud dirigida al Director del Departamento de Informática Tributaria de la Agencia Tributaria, en cualquier oficina de registro de acuerdo con lo dispuesto en el apartado 4 del artículo 38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
Podrán presentar esta solicitud las entidades desarrolladoras establecidas en España o en cualquier otro miembro de la Unión Europea. Se entenderá por entidad desarrolladora, tanto las que desarrollen su propio software, como aquellas que compongan su software a partir de la integración de distintos módulos de software ya existentes.
La solicitud deberá contener una declaración responsable del cumplimiento de los requisitos exigidos en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, acompañada de la documentación que acredite su cumplimiento. En dicha declaración figurará, necesariamente, la persona o personas de contacto a efectos de la tramitación del expediente, junto con sus direcciones postales o electrónicas.
El solicitante deberá aportar, junto con la solicitud, una descripción de las normas técnicas en las que se basa el procedimiento de digitalización certificada, así como los protocolos o normas y procedimientos de seguridad, de control y de explotación referidos a la creación y consulta de la base de datos documental que contenga las imágenes digitalizadas de los documentos originales en papel suministrados por el obligado tributario y los sistemas de firma electrónica utilizados.
Adicionalmente, deberá aportarse un informe emitido por una entidad de auditoría informática independiente con solvencia técnica acreditada en el ámbito del análisis y la evaluación de la actividad desarrollada, en el que se exprese la opinión acerca del cumplimiento por parte de la entidad solicitante, de las condiciones establecidas en la citada Orden y en la presente Resolución para la admisión de su sistema de digitalización certificada cuya homologación se solicita y sobre los procedimientos utilizados.
Asimismo deberá presentarse el Plan de Gestión de Calidad a que se refiere el apartado Cuarto anterior, que se debe realizar durante todo el proceso de digitalización, firma y almacenamiento en la base de datos.
El citado Plan describirá el mantenimiento de los dispositivos asociados, en su caso, al software de digitalización, así como otros aspectos que puedan afectar al propio software como, por ejemplo, el seguimiento de la vigencia de las normas y algoritmos empleados, reglas de mantenimiento de la base de datos asociada, aspectos de mantenimiento de los sistemas operativos que pudieran afectar al rendimiento del software de digitalización, etc.
El Plan de Gestión de Calidad contendrá un formato tipo de adhesión al mismo, que deberá firmar quien vaya a realizar el proceso de digitalización.
Cuando la solicitud presentada no contenga todos los elementos necesarios para permitir la verificación de los requisitos exigidos normativamente, se procederá conforme a lo dispuesto en el artículo 7.3.c) de la Orden EHA/962/2007. Para llevar a cabo dicha verificación, el Departamento de Informática Tributaria podrá recabar cuanta información complementaria considere necesaria para comprobar la exactitud de lo declarado y efectuar las comprobaciones adicionales que estime pertinentes.
Noveno. Autorización de la homologación.-Verificada la documentación aportada y el cumplimiento de los requisitos establecidos en la Orden EHA/962/2007, el Director del Departamento de Informática Tributaria procederá, en el plazo señalado en el artículo 7.3.f) de la citada Orden, a acordar, en su caso, la homologación solicitada, describiendo en la resolución las condiciones en que la solicitud se entiende concedida y asignando, a efectos de lo establecido en el apartado Tercero de la presente Resolución, una referencia identificativa al nombre y número de versión del software presentado. El software de digitalización homologado será incluido en una lista que se hará pública en la página web de la Agencia Tributaria (http://www.aeat.es).
Cuando no se acuerde la homologación deberá motivarse, en el escrito de denegación, la causa que impide la autorización. El acuerdo que se dicte será recurrible conforme a lo previsto en el artículo 7.3.e) de la Orden EHA/962/2007.
La validez de las imágenes digitalizadas quedará condicionada al cumplimiento por parte del usuario del software de los requisitos contenidos en la citada Orden y en la presente Resolución.
Con la publicación de esta Resolución, ya se pueden presentar ante la AEAT las solicitudes de homologación del software de Digitalización Certificada.
La referencia a PDF/A ha de entenderse extendida a PDF 1.4, ya que ambas especificaciones son virtualmente equivalentes, pero la PDF/A no incluye la posibilidad de firma electrónica (porque no es necesaria en los facsímiles con funciones de archivo electrónico, ni se requiere su validación en los sistemas compatibles PDF/A) , mientas que la especificación PDF 1.4 sí que incluye esta posibilidad (con matices importantes sobre la firma electrónica introducidos en las especificaciones 1.5 y 1.6). Adobe publica la documentación de referencia sobre PDF de forma gratuita y el documento relativo a la versión 1.4 es parte del estándard .
La referencia a que «La técnica de compresión empleada, en su caso, debe ser sin pérdida de información.» debe entenderse de forma que si emplean formatos como JPG («con pérdidas») la resolución de la imagén en sus detalles menos finos debe tener al menos la resolución de 200 ppp. Esto implica que el compromiso entre el grado de compresión y la resolución debe considerar estos límites.
La firma de la base de datos debe entenderse como un procedimiento que permita garantizar la integridad de la secuencia de digitalización y la atribuibilidad de la custodia de los datos al titular del certificado. No es tanto una firma que «congele» la base de datos como una que impida añadir datos en una secuencia, fuera del momento en que corresponde y que impida eliminar datos ya introducidos. El término WORM (Write Once Read Many) describe el principio. Existen varias técnicas para ello que aportamos en las auditorías de Digitalización certificada en las que colaboramos en Albalia Interactiva.
El Plan de Calidad es un Contrato de Adhesión que describe el uso correcto del software, a lo que se compromete quien lo adquiere, y que permite exonerar al fabricante del software en caso de uso incorrecto. Es conveniente que este Plan de Calidad se redacte de forma correcta, ya que de el depende en buena medida la «homolagabilidad» de la solución.
Hay varios detalles adicionales de importancia que dejo para futuros artículos, y para nuestros actuales clientes.
Una alternativa de identificación muy interesante podría ser el llavero ibutton (por ejemplo para control de asistencia o control de presencia) .
