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Con la entrada en vigor de regulaciones clave como el Reglamento de Inteligencia Artificial, la Ley de Servicios Digitales (DSA) o el Reglamento eIDAS2, las organizaciones enfrentan el reto de revisar su estrategia de cumplimiento sobre la materia e integrar soluciones tecnológicas y legales enfocadas a la gestión del riesgo.
En esta jornada, Garrigues reúne a abogados y tecnólogos para explorar, a través de un formato práctico, cómo las herramientas tecnolegales facilitan el cumplimiento normativo, utilizando ejemplos y demostraciones reales de soluciones basadas en los servicios de confianza digital.
16:30 h – Introducción: el marco regulatorio de la UE y su impacto en las empresas. 16:45 h – Inteligencia artificial y cumplimiento del Reglamento de IA. Alejandro Padín. 17:30 h – Contratación digital en la economía de plataformas. Especial referencia a la DSA. Cristina Mesa. 18:15 h – EIDAS2: Hacia las ‘EUDI Wallet Ready Organizations’ Moisés Menéndez y Julián Inza. 18:45 h – Conclusiones y preguntas 19:00 h – Cóctel
El Artículo 34 del Reglamento UE 2014/910 (EIDAS) regula el Servicio cualificado de conservación de firmas electrónicas cualificadas
1. Solo podrá prestar un servicio cualificado de conservación de firmas electrónicas cualificadas el prestador cualificado de servicios de confianza que utilice procedimientos y tecnologías capaces de ampliar la fiabilidad de los datos de la firma electrónica cualificada más allá del período de validez tecnológico.
2. La Comisión podrá, mediante actos de ejecución, establecer números de referencia de normas relativas al servicio cualificado de conservación de firmas electrónicas cualificadas. Se presumirá el cumplimiento de los requisitos establecidos en el apartado 1 cuando los mecanismos del servicio cualificado de conservación de firmas electrónicas cualificadas se ajusten a dichas normas. Estos actos de ejecución se adoptarán con arreglo al procedimiento de examen contemplado en el artículo 48, apartado 2.
Y el artículo Artículo 40 extiende el concepto al Servicio cualificado de conservación de sellos electrónicos cualificados, ya que establece que los artículos 32, 33 y 34 se aplicarán mutatis mutandis a la validación y conservación de los sellos electrónicos cualificados.
En ETSI se han publicado normas técnicas y de políticas para estos servicios:
El servicio de conservación cualificada de firmas y sellos electrónicos podrá implementarse de acuerdo con:
La conservación durante largos períodos de tiempo, utilizando técnicas de firma digital, de la capacidad de validar una firma digital, de la capacidad de mantener su estado de validez y de la capacidad de obtener una prueba de la existencia de los datos firmados asociados tal como estaban en el momento del envío al servicio de preservación, incluso si más tarde la clave de firma se ve comprometida, el certificado caduca o los ataques criptográficos son factibles en el algoritmo de firma o el algoritmo hash utilizado en la firma enviada.
La aportación de una prueba de la existencia de objetos digitales, estén o no firmados, mediante técnicas de firma digital (firmas digitales, tokens de sello de tiempo, registros de pruebas, etc.).
Dentro de los estándares utilizados para definir este servicio se distinguen tres modelos de almacenamiento de conservación para el servicio de conservación:
Servicios de conservación con almacenaje. En este caso, los datos a conservar son almacenados por el servicio de conservación mientras que las pruebas y los datos conservados son entregados a petición del servicio de conservación al cliente de conservación.
Servicios de conservación con almacenamiento temporal. En este caso, los datos a conservar se almacenan en el lado del cliente. El servicio de conservación conserva los datos o un hash de los datos a conservar solo temporalmente, como máximo hasta que se produzca la prueba. Las evidencias se producen de forma asíncrona. Una vez producidas, las evidencias se almacenan durante un tiempo para que el cliente pueda recuperarlas.
Servicios de conservación sin almacenamiento. En este caso, los datos a conservar se almacenan en el lado del cliente. Las evidencias se producen de forma sincrónica y se incluyen en la respuesta al cliente. El servicio de conservación sólo conserva rastros de sus acciones para poder proporcionar registros de sus actividades.
La norma ETSI TS 119 511 es una especificación técnica desarrollada por el Instituto Europeo de Normas de Telecomunicaciones (ETSI). Establece los requisitos de política y seguridad para los prestadores de servicios de confianza que ofrecen servicios cualificados de preservación a largo plazo de firmas y sellos digitales o cualquier tipo de archivo utilizando técnicas de firma digital. Esta especificación es crucial para garantizar la integridad y autenticidad de los documentos electrónicos durante largos períodos de tiempo, lo cual es esencial para preservar el valor probatorio y la disponibilidad de las evidencias electrónicas que respaldan los procesos tecnológicos con los que se implementan las transacciones legales y comerciales.
Está norma permite también dar cumplimiento a los requisitos de conservación documental que impone la normativa tributaria, mercantil y administrativa.
Aunque la norma se orienta a la conservación de documentos electrónicos, desde el punto de vista de la archivística se podría aplicar a documentos procedentes de la digitalización de soportes analógicos, como los documentos en papel, los documentos en microfichas, las fotografías, las grabaciones de video o audio y los registros en celuloide.
La conversión de soportes analógicos requiere de la aplicación de ciertos requerimientos que garanticen la imagen fiel y fidedigna con un nivel de calidad adecuado al tipo de documento preservado. Además, en documentos escritos o sonoros es deseable acompañar la posibilidad de visualización o de escucha activa con el reconocimiento de caracteres o la transcripción de texto hablado para facilitar las búsquedas y el posicionamiento del indicador de lectura sobre las apariciones del texto buscado,
En el caso de las grabaciones de video es conveniente manejar versiones de fotogramas de tamaño reducido obtenidas cada pocos segundos como sistema complementario de gestión de integridad que permita jugar con secuencias de imágenes para su extracción auténtica cuando sea necesario escalar la secuencia de video a resoluciones menores que la de la grabación original.
El Reglamento 2024/1183 (EIDAS2) dedica los artículo 45 decies y 45 undecies a definir los servicios de archivo electrónico (eArchiving) y los servicios cualificados de archivo electrónico (Qualified eArchiving).
Viendo los requisitos, se comprueba que se pueden implementar con las normas ya desarrolladas ETSI TS 119 511 y ETSI TS 119 512.
Salvo en lo relativo a la conversión de documentos existentes en soportes físicos (en papel) que se deban preservar de forma electrónica (según lo previsto en el considerando 66 del Reglamento UE 2024/1183.
(…)El marco jurídico para los servicios cualificados de archivo electrónico debe ofrecer a los prestadores de servicios de confianza y a los usuarios un conjunto de herramientas eficiente que incluya requisitos funcionales aplicables al servicio de archivo electrónico, así como efectos jurídicos claros cuando se utilice un servicio cualificado de archivo electrónico. Dichas disposiciones deben aplicarse a los datos y documentos electrónicos creados en forma digital, así como a los documentos en papel escaneados y digitalizados. Cuando sea necesario, dichas disposiciones deben permitir la reproducción de los datos y documentos electrónicos conservados en diferentes soportes o formatos con el fin de ampliar su durabilidad y legibilidad después del período de validez tecnológica, evitando al mismo tiempo la pérdida y la alteración en la medida de lo posible. Cuando los datos y documentos electrónicos presentados al servicio de archivo electrónico contengan una o varias firmas electrónicas cualificadas o sellos electrónicos cualificados, el servicio debe utilizar procedimientos y tecnologías capaces de ampliar su fiabilidad durante el período de conservación de dichos datos, posiblemente basándose en el uso de otros servicios de confianza cualificados establecidos por el presente Reglamento. Con el fin de crear pruebas de conservación cuando se utilicen firmas electrónicas, sellos electrónicos o sellos de tiempo electrónicos, deben utilizarse servicios de confianza cualificados.(…)
Faltaría establecer los procedimientos conversión que tendrían que recogerse en una normativa similar a las existentes para la digitalización certificada, la digitalización garantizada, la «conservazione sostitutiva» de Italia, o la Ersetzendes Scannen (RESISCAN, Replacement Scanning) de Alemania.
En la era digital, la comunicación electrónica se ha convertido en «lo normal». Sin embargo, cuando se trata de comunicaciones importantes que requieren prueba de envío y recepción, el correo electrónico tradicional se queda corto corto. Aquí es donde entra en juego Noticeman.net, una plataforma que ofrece correo electrónico certificado con plenas garantías legales.
Noticeman es un método de comunicación rápido, seguro y verificabls y constituye una solución innovadora que puede sustituir al tradicional burofax, ofreciendo un servicio de correo electrónico certificado que garantiza la validez legal de las comunicaciones.
¿Qué es Noticeman.net?
Noticeman.net es un servicio online desarrollado por EADTrustque permite enviar correos electrónicos certificados, similares a un burofax pero de forma electrónica. Esto significa que cada correo enviado a través de Noticeman.net genera evidencias electrónicas que prueban el envío, la recepción y el contenido del mensaje. El justificante de envío, semejante a la hoja rosa de los envíos de correo postal certificado, refleja el uso de sello de tiempo cualificado para cada paso de la comunicación, beneficiándose de la presunción «iuris tantum» que le otorga la actual redacción del artículo 326 de la Ley de Enjuiciamiento Civil.
Gracias a la criptografía de clave pública, Noticeman.net certifica toda la cadena de envío, asegurando que el contenido del correo no ha sido alterado y que ha llegado a su destinatario.
¿Cómo funciona?
El proceso es sencillo:
Redactas tu mensaje: Escribes tu correo electrónico como lo harías normalmente, incluyendo un documento adjunto que necesites enviar.
Envías a través de Noticeman.net: En lugar de usar tu proveedor de correo habitual, envías el mensaje a través de la plataforma de Noticeman.net
Noticeman.net certifica el envío: La plataforma genera evidencias electrónicas que demuestran el envío del correo, incluyendo la fecha y hora, el contenido del mensaje y el archivo adjunto.
El destinatario recibe el correo: El destinatario recibe el correo electrónico en su bandeja de entrada, con un enlace para acceder al contenido certificado.
Evidencias disponibles: Tanto el remitente como el destinatario pueden acceder a las evidencias electrónicas en cualquier momento, garantizando la validez legal de la comunicación y la simetría probatoria.
¿Por qué usar Noticeman.net?
Seguridad jurídica: Las evidencias electrónicas generadas por Noticeman.net tienen plena validez legal, lo que te brinda tranquilidad en tus comunicaciones importantes
Ahorro de tiempo y dinero: Olvídate de desplazamientos y largas esperas en oficinas de correos. Con Noticeman.net, envías tus comunicaciones certificadas de forma rápida y económica desde cualquier lugar.
Facilidad de uso: La plataforma es intuitiva y fácil de usar, sin necesidad de conocimientos técnicos especiales
Respeto al medio ambiente: Al evitar el uso de papel, contribuyes a la sostenibilidad del planeta
¿Cuándo usar Noticeman.net?
Noticeman.net es ideal para cualquier comunicación que requiera prueba de envío y recepción, como:
Notificaciones legales. Inclusive de ámbito privado, cuando los interlocutores prevén que puedan necesitar demostrar el intento de notificación.
Contratos y acuerdos. Noticeman es una estupenda herramienta de contratación electrónica al dejar constancia de la oferta y de su aceptación
Comunicaciones oficiales
Reclamaciones y quejas
Convocatorias y citaciones
Facturas electrónicas, de las que quedará constancia de recepción
Un caso de uso habitual es el de las comunicaciones recogidas en los contratos de arrendamiento.
También se usa para la reclamación de deudas.
Precios
los precios de Noticeman.net para el envío de correos electrónicos certificados son los siguientes:
Individual: 4€ + IVA por notificación.
Pack de 20 notificaciones: 3€ + IVA por notificación.
Pack de 100 notificaciones: 2€ + IVA por notificación.
Estos precios incluyen varios servicios, como la certificación del contenido, la custodia del envío y la respuesta durante 5 años, y la posibilidad de añadir hasta dos destinatarios por notificación.
Además se puede pagar con tarjeta y con Bizum con el TPV virtual.
Conclusión
Noticeman.net es una herramienta valiosa para cualquier persona o empresa que necesite enviar comunicaciones electrónicas con garantías legales. Su facilidad de uso, seguridad jurídica y respeto al medio ambiente la convierten en una opción ideal para agilizar tus comunicaciones importantes.
Noticeman.net se posiciona como una herramienta esencial para cualquier persona o empresa que necesite enviar comunicaciones certificadas con garantías legales de manera rápida, económica y segura. Con su capacidad para sustituir al burofax, esta plataforma digital representa el futuro de las comunicaciones legales.
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El artículo 45 decies del Reglamento EIDAS tras la modificación del Reglamento UE 2024/1183 establece que los datos electrónicos y documentos electrónicos conservados mediante un servicio cualificado de archivo electrónico gozarán de la presunción de su integridad y origen durante el período de conservación por el prestador cualificado de servicios de confianza.
El articulo Artículo 45 undecies entra en detalles.
Esta normativa crea un marco de presunciones respecto a la conservación de archivos, que tiene efectos en la Archivística Digital y en la Diplomática Digital. ¿Cómo se relacionan ambas disciplinas? Lo veremos a continuación.
Introducción
En la era digital, donde la información fluye a raudales y los documentos se crean y modifican en un abrir y cerrar de ojos, la preservación de la autenticidad y el valor probatorio de los registros digitales se convierte en un desafío crucial. Aquí es donde entran en juego la archivística digital y la diplomática digital, dos disciplinas que, aunque con enfoques diferentes, comparten el objetivo común de garantizar la integridad y la perdurabilidad de los documentos electrónicos a lo largo del tiempo.
Archivística digital: Preservación y acceso a largo plazo
La archivística digital se encarga de gestionar el ciclo de vida completo de los documentos electrónicos, desde su creación hasta su eliminación o conservación permanente. Su objetivo principal es asegurar que los registros digitales seleccionados por su valor histórico, cultural o administrativo sean preservados de forma adecuada y accesibles a largo plazo, independientemente de los cambios tecnológicos que puedan surgir en el futuro. Para ello, los archiveros digitales emplean diversas técnicas y herramientas, como la normalización de formatos, la migración de datos y la emulación de sistemas obsoletos.
Diplomática digital: Autenticidad y fiabilidad de los documentos electrónicos
La diplomática digital, por su parte, se centra en el estudio de la autenticidad y la fiabilidad de los documentos electrónicos. Su objetivo es determinar si un documento digital es realmente lo que dice ser, si ha sido creado por la persona o entidad que afirma haberlo creado y si no ha sido alterado o manipulado de forma fraudulenta. Para ello, los diplomáticos digitales analizan las características internas y externas del documento, como su estructura, su contenido, su firma electrónica y su contexto de producción.
La importancia de tratar conjuntamente ambas disciplinas
La archivística digital y la diplomática digital son dos caras de una misma moneda. Ambas disciplinas son complementarias y necesarias para garantizar la integridad y la fiabilidad de los documentos electrónicos a lo largo del tiempo. La archivística digital se encarga de preservar los documentos electrónicos y hacerlos accesibles, mientras que la diplomática digital se encarga de verificar su autenticidad y fiabilidad. La colaboración entre ambas disciplinas es fundamental para garantizar la preservación de la memoria digital y el acceso a la información auténtica y fiable en el futuro.
Desafíos y oportunidades en el futuro
El avance de la tecnología y la creciente digitalización de la sociedad plantean nuevos desafíos y oportunidades para la archivística y la diplomática digital. La aparición de nuevas formas de documentos electrónicos, como los registros en redes sociales o los datos masivos, requiere el desarrollo de nuevas técnicas y herramientas para su gestión y preservación. Al mismo tiempo, la tecnología ofrece nuevas posibilidades para mejorar la eficiencia y la eficacia de los procesos archivísticos y diplomáticos, como el uso de la inteligencia artificial para la identificación y clasificación de documentos o la aplicación de la cadena de bloques para garantizar la inmutabilidad de los registros.
Especialmente tras el Reglamento UE 2024/1183 (EIDAS2) los instrumentos de preservación digital de archivos quedan reforzados y se benefician respecto a la custodia digital de la presunción «Iuris Tantum»
Conclusión
La archivística digital y la diplomática digital son dos disciplinas esenciales en la era digital. Su labor conjunta es fundamental para garantizar la preservación de la memoria digital y el acceso a la información auténtica y fiable en el futuro. A medida que la tecnología avanza y la sociedad se digitaliza cada vez más, estas disciplinas deberán adaptarse y evolucionar para seguir cumpliendo su importante misión.
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Contacte con EADTrust en el número +34 91 7160555 si necesita custodiar información digital y protegerla a lo largo del tiempo,
O adoptar otros servicios cualificados de confianza como el Sello de Tiempo Cualificado o los certificados cualificados de persona física para firma electrónica (QSIGN) y los de persona jurídica para sello electrónico (QSEAL).
La diplomática es una ciencia auxiliar de la historia que se ocupa de la autenticidad de los documentos, y que se definió inicialmente en 1681 a partir de la obra fundacional “De re diplomática” del benedictino Jean Mabillon.
La reflexión provocada por una controversia dio como resultado esa obra en la que se determinan las características de los documentos que permite que se consideren auténticos.
El monje benedictino de la abadía de Saint-Germain-des-Prés Jean Mabillon (1632-1707), tras leer la obra del jesuita flamenco Daniel Papenbroeck (1628-1714), en la que se ponía en duda la autenticidad de algunos documentos merovingios conservados en la abadía de Saint Dennis, llegó a la conclusión de que no estaba de acuerdo.
Mabillon decidió refutar a Papenbroeck escribiendo De Re Diplomatica, una obra con la que pretendía cuestionar algunas de las ideas propuestas por el erudito holandés. La indignación de Mabillon le impulsó a revisar y recopilar la obra de su vida, y a sentar sistemáticamente las bases de una nueva ciencia. Sin duda, ¡una disputa muy beneficiosa para completar el análisis académico de la archivistica respecto a la autenticidad de los documentos!
En el ámbito de las Administraciones Públicas, el estudio de los documentos que se manejan para el trámite administrativo ha dado lugar al concepto de “diplomática contemporánea” que se uniformizó gracias a la Ley 30/1992.
Con la Ley 11/2007 se da un nuevo impulso a los aspectos digitales de la diplomática, pero quienes tienen que implantarlos se encuentran frecuentemente con que no tienen el bagaje conceptual que permita resolver las dudas de aplicación más allá de la letra de la ley.
En el sector privado, la LSSI y el artículo 2 de la Ley 56/2007 marcan una orientación en la Gestión Electrónica de Documentos, pero hay dudas sobre el valor jurídico de muchas de las iniciativas destinadas a mejorar la eficiencia en la Gestión de Documentos. Cuando los proyectos de desmaterialización documental se acometen, se experimentan ahorros de decenas de millones de euros (en función de la dimensión de los proyectos), y períodos de recuperación de la inversión de entre 9 y 12 meses.
En la Administración de Justicia, se desarrolla la Ley 18/2011 con clara inspiración en la Ley 11/2007 y que sistematiza la gestión digital de documentos a partir de las ideas del Real Decreto 84/2007, de 26 de enero, sobre implantación en la Administración de Justicia del sistema informático de telecomunicaciones Lexnet para la presentación de escritos y documentos, el traslado de copias y la realización de actos de comunicación procesal por medios telemáticos.
Las Leyes 39/2015 y 40/2015, promulgadas en octubre de 2015, establecen el procedimiento administrativo común de las administraciones públicas. Estas leyes consagran el derecho de las personas a relacionarse por medios electrónicos con las administraciones públicas, simplificando el acceso y fomentando el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones.
Algunos puntos claves de estas leyes son:
Identificación y Firma: Los interesados deben identificarse y firmar electrónicamente utilizando sistemas admitidos por las administraciones públicas, que incluyen las firmas basadas en certificados cualificados
Presentación de Documentos: Los documentos deben presentarse a través de registros electrónicos habilitados al efecto, vinculado a las Sedes electrónicas de los organismos.
Notificaciones: Las notificaciones deben realizarse electrónicamente, asegurando que los interesados reciban la información de manera oportuna. Este aspecto tiene una regulación mejorable.
Plazos: Se deben respetar los plazos establecidos para cada fase del procedimiento, incluyendo la presentación de documentos y la resolución de trámites.
Derechos de los Interesados: Los interesados tienen derecho a conocer el estado de sus procedimientos, acceder a los documentos y recibir asistencia en el uso de medios electrónicos.
Más recientemente, se ha modificado la Ley 18/2011 con el Real Decreto-ley 6/2023 que introduce varias reformas importantes en el ámbito de la justicia en España, con el objetivo de modernizar y digitalizar el sistema judicial. Algunos de los aspectos más relevantes:
Digitalización de la Justicia: Se promueve el uso de tecnologías de la información y la comunicación en los procedimientos judiciales. Esto incluye la posibilidad de realizar comparecencias electrónicas y la tramitación de documentos de manera digital.
Eficiencia Procesal: Se han introducido medidas para mejorar la eficiencia de los procesos judiciales. Por ejemplo, se ha elevado la cuantía de los juicios ordinarios y verbales de 6.000 a 15.000 euros, lo que agiliza la resolución de casos menores.
Tramitación Preferente: Se establece una tramitación preferente para los procesos en los que intervengan personas mayores de 80 años, permitiendo que sus vistas se realicen en las primeras o últimas horas de audiencia.
Legitimación de Derechos: Se amplía la legitimación para la defensa de los derechos e intereses de los trabajadores autónomos del arte y la cultura, facilitando su acceso a la justicia.
Reclamación de Honorarios: Se introducen nuevas disposiciones para la reclamación de honorarios por parte de abogados y procuradores, incluyendo la posibilidad de que los jueces examinen de oficio la existencia de cláusulas abusivas en los contratos.
Cuestión Prejudicial Europea: Se regula la suspensión de actuaciones judiciales en caso de planteamiento de una cuestión prejudicial ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea, hasta que se resuelva dicha cuestión.
Existe una gran conexión entre la gestión digital de documentos en la empresa y la que tiene lugar en las administraciones publicas y la administración de justicia y en todas ellas entran en juego conceptos de evidencias electrónicas y de normativa que ayuda a interpretar lo que se empieza a denominar «Seguridad Jurídica Preventiva Digital«. Que extiende el concepto de Seguridad Jurídica Preventiva tradicionalmente respaldada por Notarios y Registradores a las funciones que aportan los Prestadores Cualificados de Servicios de Confianza.
Con la publicación de Reglamento UE 2024/1183 (EIDAS2) se va completando el mapa regulatorio que establece las presunciones «Iuris Tantum» de los servicios de confianza.
Con lo que la «Diplomática Digital» va extendiendo la panoplia de componentes que permiten establecer si un documento digital es auténtico, más allá de los elementos básicos:
Atribuibilidad: Firma electrónica (o sello electrónico)
Integridad: Firma electrónica (o sello electrónico) o custodia de referencia (punto único de verificación)
Transferibilidad (Endosabilidad): Custodia de referencia (punto único de verificación)
Cancelabilidad (Obliterabilidad): Custodia de referencia (punto único de verificación)
Completitud: Anotaciones en el registro matriz de la Custodia de referencia (punto único de verificación).
Presunción de efectos: con el concepto de notificaciones
Punto de ingesta (registro de entrada): Efectos de iniciación de procedimientos, verificación de autenticidad de documentos y garantía de custodia.
Y cuando los documentos son estructurados se añadiría:
Marco formal, que añade sintaxis y semántica
Ahora que pienso en ello, también viene a mi memoria mi colaboración hace varios años con el organismo OASIS para la normalización en el estándar UBL de la firma electrónica (necesario en la factura electrónica y útil en otros documentos empresariales). Se puede ver en Universal Business Language Version 2.1
Los artículos 45 decies y 45 undecies definidos por el Reglamento (UE) 2024/1183 para su inserción en el Reglamento (UE) 2014/910 aparentemente crean nuevos servicios de archivo electrónico, que prefiero llamar de preservación o custodia de documentos electrónicos, considerando que la palabra archivo es polisémica y a menudo se usa como sinónimo de fichero. En cambio, los términos custodia o preservación documental significan, al menos para mí, un esfuerzo extra de diligencia en la conservación de documentos.
El artículo 45 decies establece «No se denegarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales a los datos electrónicos ni a los documentos electrónicos conservados mediante un servicio de archivo electrónico por el mero hecho de que estén en formato electrónico o no estén conservados mediante un servicio cualificado de archivo electrónico.
y en el 45 undecies: (…)
a) ser prestados por prestadores cualificados de servicios de confianza;
b) utilizar procedimientos y tecnologías capaces de asegurar la durabilidad y legibilidad de los datos y documentos electrónicos más allá del período de validez tecnológica y, al menos, durante el período de conservación legal o contractual, manteniendo al mismo tiempo su integridad y la exactitud de su origen;
(…)
La regulación anterior, el texto original del Reglamento (UE) 2014/910, también incluía el mismo servicio aunque con una terminología diferente y menos directa. En el Reglamento UE 910/2014 los artículos 34 y 40 lo llamaban «servicio cualificado de conservación de firmas electrónicas cualificadas y de sellos electrónicos cualificados».
Aunque el artículo aparentemente daba preeminencia a las firmas y sellos electrónicos, lo relevante era el documento conservado.
El artículo 34 establece: «Solo podrá prestar un servicio cualificado de conservación de firmas electrónicas cualificadas el prestador cualificado de servicios de confianza que utilice procedimientos y tecnologías capaces de ampliar la fiabilidad de los datos de la firma electrónica cualificada más allá del período de validez tecnológico.
De hecho, se definió el estándar técnico que define los requisitos de cumplimiento de ese servicio ETSI TS 119 511 (Policy and security requirements for trust service providers providing long-term preservation of digital signatures or general data using digital signature techniques) que deja claro desde el título que la conservación de documentos con firma electrónica o con sello electrónico es solo un aspecto de los que trata ya que contempla datos en general (general data).
O sea, que aunque el Reglamento EIDAS reformado aparentemente cubre dos servicios diferentes, en realidad se trata del mismo servicio. Afortunadamente los artículos no entran en contradicción
En cierto modo, es una buena noticia, porque ya existe normativa para el desarrollo y cualificación, de este tipo de servicios: la ya citada ETSI TS 119 511 (Policy and security requirements for trust service providers providing long-term preservation of digital signatures or general data using digital signature techniques) y la ETSI TS 119 512 (Protocols for trust service providers providing long-term data preservation services).
Y este tipo de servicios podrían describirse con los componentes del siguiente diagrama:
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Quienes implementan o usan servicios de conservación digital de documentos electrónicos pueden tener interés en contactar con EADTrust en el +34 917160555 (o por email: infor (sin r) at eadtrust punto eu) y explorar los servicios que podemos ofrecerles.
Ya somos Prestador Cualificado de Servicios de Confianza y algunos de nuestros servicios cualificados, como el sello de tiempo o los certificados de persona jurídica, pueden resolver ya los retos que se estén planteando.
Los servicios de conservación electrónica de EADTrust que denominamos «Cartulario Digital» aportan certeza del inicio de la preservación, integridad, autenticidad, legibilidad y disponibilidad a largo plazo (conservación). Y una función especial, la «unicidad de fin«, lo que da lugar a que se puedan gestionar ciertas funcionalidades de los documentos cuando es preciso hacer uso de su carácter auténtico: obliterabilidad, transferibilidad (o endosabilidad) y completitud.
El II Plenario del Foro de Transformación Digital de la Justicia (FTDJ) tuvo lugar los días 20 y 21 de marzo de 2024 en la Galería de las Colecciones Reales, Madrid. Es la segunda edición del Plenario y ha reunido a 44 ponentes de alto nivel en torno al debate orientado a ofrecer un servicio público de Justicia de calidad, mediante la colaboración del sector público, del sector privado y de los ciudadanos.
En el apartado de «Seguridad Jurídica Digital», el día 21 de marzo a las 12 intervinieron:
Eduardo Abad Valdenebro, Responsable del Comité de Innovación y transformación digital de Garrigues y socio director del departamento de Derecho Tributario.
María Emilia Adán García, Decana Nacional del Colegio de Registradores de España.
Álvaro Alarcón Davalos, Asociado Principal de Deloitte Legal.
José Ángel Martínez Sanchiz. Presidente de Consejo General del Notariado.
Actuó de moderador Aitor Cubo Contreras, Director General de Transformación Digital de la Administración de Justicia
Hubo 450 inscritos que siguieron en diferentes momentos de forma presencial el FTDJ, y casi 1.500 lo siguieron por streaming a través del canal de Youtube del Ministerio, donde sigue estando disponible.
La intervención de Eduardo Abad es muy importante porque deja claro por qué los servicios cualificados de confianza digital forman parte del Marco de Seguridad Jurídica Preventiva.
Al finalizar su intervención menciona a EADTrust y el nuevo servicio gratuito de evidencias digitales Gocertius que utiliza sellos de tiempo cualificados.
La seguridad jurídica preventiva consiste en la anticipación y prevención de posibles conflictos legales mediante la aplicación de medidas y estrategias que aseguren el cumplimiento de las normas y regulaciones y la recogida de evidencias que puedan ser utilizadas para demostrar qué ha sucedido en relación con una determinada actividad en caso de litigio.
La seguridad jurídica preventiva se asocia tradicionalmente a las actuaciones de notarios y registradores, quienes desempeñan un papel crucial en la formalización y registro de actos jurídicos. Los notarios, por ejemplo, tienen la responsabilidad de autenticar documentos legales y garantizar su conformidad con la ley, lo que implica una labor preventiva al verificar la legalidad de los actos antes de su ejecución. Asimismo, los registradores tienen la tarea de inscribir estos actos en los registros públicos, lo que requiere un riguroso control para asegurar la legalidad y exactitud de la información registrada.
Tanto las inscripciones registrales como las actas y documentos notariales dan cuenta del momento en que se redactaron o registraron y suponen prueba preconstituida por si fuera necesaria su aportación en un proceso litigioso.
Tras la publicación del Reglamento EU 910/2014 (EIDAS) los servicios electrónicos de confianza cualificados gozan de presunción de validez en toda Europa, lo que se ha traducido en España en la modificación de la Ley de Enjuiciamiento Civil que en su artículo 326 señala:
«4. Si se hubiera utilizado algún servicio de confianza cualificado de los previstos en el Reglamento citado en el apartado anterior, se presumirá que el documento reúne la característica cuestionada y que el servicio de confianza se ha prestado correctamente si figuraba, en el momento relevante a los efectos de la discrepancia, en la lista de confianza de prestadores y servicios cualificados.
Si aun así se impugnare el documento electrónico, la carga de realizar la comprobación corresponderá a quien haya presentado la impugnación. Si dichas comprobaciones obtienen un resultado negativo, serán las costas, gastos y derechos que origine la comprobación exclusivamente a cargo de quien hubiese formulado la impugnación. Si, a juicio del tribunal, la impugnación hubiese sido temeraria, podrá imponerle, además, una multa de 300 a 1200 euros.»
Esta presunción que los juristas llaman «Iuris Tantum», admite prueba en contrario, pero será difícil que la aporte la parte contraria en un litigio si la parte que aporta evidencias electrónicas preservadas con servicios de confianza cualificados incluye el detalle preciso al asunto enjuiciado.
Así, los servicios electrónicos de confianza cualificados vienen a complementar el elenco de servicios de seguridad jurídica preventiva en el que se sitúan los servicos notariales y registrales.
Servicios que habitualmente contemplan aspectos como verificar la identidad de las partes involucradas, asegurar que los documentos estén correctamente redactados y cumplir con los requisitos formales establecidos por la ley.
Al adoptar un enfoque preventivo, los prestadores cualificados de servicios electrónicos de confianza, los notarios y los registradores contribuyen a evitar posibles conflictos legales y a garantizar la seguridad y certeza jurídica en las transacciones y actos que certifican y registran.
Videos de las jornadas
En Youtube se encuentran los videos de las sesiones de mañana y tarde del II Plenario del Foro de Transformación Digital de la Justicia (FTDJ):
Si tu empresa está pensando en preparar sus sistemas para generar evidencias electrónicas de las interacciones con clientes o proveedores por vía electrónica (por ejemplo, en contextos de eContratación) puede ser interesante que contactes con nosotros porque un equipo formado por juristas de Garrigues y expertos en tecnologías de confianza digital de EADTrust pueden ayudaros para tener todo listo si en algún momento tuvierais que afrontar un proceso litigioso.
Contacta con EADTrust en el +34 917160555 (o por email: infor (sin r) at eadtrust punto eu) y explora los servicios que podemos ofreceros.
Dado que somos un Prestador Cualificado de Servicios de Confianza, varios de nuestros servicios cualificados, como el sello de tiempo o los certificados de persona jurídica, pueden resolver ya retos que os estéis planteando.
La diplomática digital es una nueva disciplina que estudia la autenticidad de los documentos digitales, normalmente a partir de conceptos como la firma electrónica, o la custodia digital de documentos en sedes electrónicas garantes de la autenticidad de los documentos custodiados.
Con el desarrollo de la Regulación relacionada, como EIDAS y EIDAS2, los instrumentos de gestión de la autenticidad de los documentos electrónicos se refuerzan con las presunciones establecidas en la normativa para los servicios electrónicos cualificados.
En términos generales, la diplomática digital se refiere al uso de tecnologías digitales para gestionar, validar y preservar documentos en formato electrónico.
De esta forma se logra que con los documentos electrónicos se puedan cumplir los principios de unicidad de fin, autenticidad, integridad, atribuibilidad, obliterabilidad, transmisibilidad (endosabilidad), datación y completitud. Principios que, más o menos intuitivamente, se han cumplido con los documentos en papel estudiados por la Diplomática clásica.
El nombre «Diplomática» procede del título de primer libro que analizó la forma de valorar la autenticidad de los documentos en papel: «De re Diplomatica», del benedictino Jean Mabillon, publicado en París en 1681.
El enfoque novedoso de Jean Mabillon fue realizar a los documentos lo que en la actualidad llamaríamos «análisis forense» para diferenciar los documentos auténticos y los falsos. Y eso aplicándolo a documentos «supuestamente » oficiales, es decir, documentos en los que se habían aplicado medidas destinadas a garantizar su autenticidad: uso de papel (u otro soporte) especial, sellos, firmas, uso de letra especial, terminología empleada, referencia al escribano que lo suscribe y atestigua,…
En la actualidad, la diplomática clásica es una ciencia auxiliar de la historia.
Y la propia palabra Diplomática deriva del término «diploma» que hace referencia a los documentos en los que se han utilizado medidas de seguridad para asegurar su autenticidad.
Empezando por el Diploma Militar Romano.
En la antigua Roma, los diplomas militares eran documentos grabados en dos chapas de bronce (con un documento en que certificaban que un soldado había sido licenciado con honores de las fuerzas armadas romanas. Ya los mencioné en este blog en otro artículo sobre Diplomática Digital.
Estos diplomas también otorgaban la ciudadanía romana como recompensa por los servicios prestados. Eran una especie de “pasaporte” que garantizaba derechos legales y fiscales.
El primer diploma conocido data del año 52 d.C., durante el gobierno del emperador Claudio. Estos documentos eran cruciales para los legionarios veteranos y auxiliares.
El diploma estaba compuesto por dos planchas de bronce unidas. Las inscripciones figuraban en ambos lados de las planchas. El texto completo quedaba registrado en la parte exterior de la llamada tabula 1, mientras que la parte exterior de la tabula 2 recogía el nombre de 7 testigos, cuyos sellos quedaban protegidos por tiras de metal (estos sellos se han conservado en muy raras ocasiones, puesto que eran de material orgánico).
El texto de la tabula 1 se reproducía exactamente en las dos caras interiores, para luego cerrar ambas partes y sellarlas de modo que la inscripción externa fuera legible sin romper los sellos y la inscripción interna quedaba como copia notarial del texto de la constitutio publicada en Roma, y solo se accedía a ella en caso de duda de la autenticidad. La doble inscripción y los sellos servían para evitar el fraude o la alteración del documento
En la Diplomática Digital se utilizan conceptos nuevos como Metacolo (la información del documento contenida en los metadatos) que se añade a los tradicionales Protocolo, Cuerpo y Escatocolo.
Es interesante entender que las 2 herramientas básicas, que se precisan para la gestión de documentos auténticos son:
La firma electrónica. Determina la atribuibilidad del documento a quien lo suscribe (que puede no ser el autor sino quien acepta unas cláusulas, por ejemplo). Un documento puede tener más de una firma.
La referencia a una sede electrónica de custodia que permite la consulta y cotejo de un documento por su referencia (frecuentemente un CSV, Código Seguro de Verificación) que puede variar con el tiempo, reflejando, por ejemplo, el cambio de «propietario», o el consumo de un derecho asociado a un documento.
Por concluir, la diplomática digital conecta el pasado con el futuro, adaptando principios históricos de carácter probatorio a la era digital.
Los próximos días 20 y 21 de marzo de 2024 asistiremos al II Plenario del Foro de Transformación Digital de la Justicia (FTDJ) que tendrá lugar en la Galería de las Colecciones Reales, Calle de Bailén, s/n, Madrid, España.
La inscripción para participar en las sesiones de mañana o tarde de cada día puede realizarse en este formulario.
El Foro de Transformación Digital de la Justicia (FTDJ) se puso en marcha el año 2022 gracias al impulso del Ministerio de Justicia, que actualmente forma parte del Ministerio de la Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes. Una iniciativa pionera en el ámbito de la creación conjunta de mejoras y soluciones de valor para la administración de Justicia. Este foro está activo todo el año y se organiza en 4 grandes líneas estratégicas que a su vez se dividen en varios grupos de trabajo. Expertos del sector tecnológico, del sector legal, tanto del ámbito privado cómo público, lideres de opinión, y representantes de diferentes administraciones e instituciones participan en estos grupos.
Todo esto posibilita recoger las propuestas e iniciativas de mejora con un trabajo constante y conjunto de la sociedad en general, del sector público y del privado, posicionando en la vanguardia de la transformación digital no solo al sector de la Justicia, sino a todo el país.
Su objetivo es mejorar la eficiencia general del sistema de justicia a través de la colaboración y utilizando la tecnología y la digitalización de los procesos judiciales y extrajudiciales para facilitar el acceso a la justicia. Todo ello enmarcado en el plan estratégico Justicia 2030.
Más información en la Web el Ministerio de la Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes.
Se puede seguir por Youtube. Ya están preparados los enlaces, uno por sesión:
Un cartulario (Chartularium en latín o Cartulary en inglés) también conocido con otras denominaciones como códice diplomático (Codex Diplomaticus en latín, Diplomatic Codex en inglés) es un libro manuscrito medieval en forma de códice o rollo.
La RAE añade otras acepciones: Escribano, y principalmente el de número de un juzgado, o el notario en cuyo oficio se custodian las escrituras de que se habla.
Su contenido consiste en transcripciones de documentos originales relacionados con la fundación, privilegios y derechos legales de diversos establecimientos y gestionados en un apartado privilegiado de sus archivos:
Archivos reales
Archivos eclesiásticos: Incluyendo iglesias y monasterios.
Archivos municipales: Documentos relacionados con ciudades y municipios.
Archivos de Empresas y asociaciones industriales: Privilegios y derechos comerciales.
Archivos de Instituciones de enseñanza: Información sobre escuelas y universidades.
Archivos de Familias,y nobleza: Documentos relacionados con genealogía y propiedades.
Los cartularios solían ser manuscritos en pergamino o, en tiempos más recientes, en papel. A veces, el copista del cartulario reproduce el documento original con exactitud literal, mientras que en otros casos, se permite cierta libertad para mejorar la composición de la frase o actualizar la escritura de nombres propios.
Los cartularios actúan como una copia de seguridad de documentos esenciales, y se han admitido como prueba en controversias desde hace cientos de años, con documentos recogidos en los archivos de las Chancillerías de Valladolid y de Granada.
A la hora de decidir el nombre de un servicio de Custodia digital de documentos esenciales, referenciables por su código seguro de verificación, un concepto que viene a la mente es el del Protocolo notarial, colección ordenada de documentos matriz en los que intervienen los notarios.
Los protocolos notariales se refieren a un año, transcurrido el cual se encuadernan de forma que se garantiza su orden cronológico por la propia estructura de la encuadernación. Cada protocolo lo custodia su notario. Cuando los protocolos cumplen 25 años, se mandan a los Archivos de Distrito notariales, donde permanecen hasta cumplir 100 años de antigüedad. Finalmente, a los 100 años, pasan al Archivo Histórico de Protocolos de cada Colegio Notarial.
La idea de recurrir al término Cartulario Digital es consecuencia de formular un servicio con unas garantías equivalentes a las que los notarios aplican sobre los Protocolos notariales, pero sin inducir a interpretaciones equívocas adoptando términos propios de los notarios.
El término acuñado de cartulario permite transmitir la idea de que se trata de un sistema singular de preservación de documentos de especial relevancia y que se utiliza en contextos diferentes del notarial.
Cartulario Digital es una plataforma multiusuario, desarrollada en modo SaaS por EADTrust y disponible en modalidad “Cloud Computing” o “Nube TIC“, que permite una rápida puesta en marcha de las soluciones de Confianza Digital con presevación de documentos electrónicos direccionables con un Código Seguro de Verificación.
De esta forma, garantiza la seguridad de los intercambios, la confianza del archivo y la gestión de la prueba jurídica. Gracias al uso de sellos de tiempo cualificados la información preservada se beneficia de las presunciones del apartado 4 del artículo 326 de la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil.
Las tecnologías que ofrece CartularioDigital lo consolidan como instrumento de Prueba Digital y garantizan la seguridad en el Intercambio y el Archivo.
Entre las prestaciones cabe mencionar:
Autenticación,
Cifrado,
Registro,
Trazabilidad,
Orden cronológico
Control de la integridad,
Sellado de tiempo (interno y por un tercero de confianza).
Metadatos de original electrónico (que facilit la gestión de propiedades como Completitud, Obliterabilidad y Endosabilidad)
Diferentes niveles de gestión, que permiten ofrecer estas funcionalidades a las empresas, a las administraciones públicas o al público general, de forma flexible y escalable.
Cuenta con un webservice para el depósito de documentos y administra diferentes mecanismos de gestión de CSV (Código Seguro de Verificación).
Contacte con EADTrust en el 91 716 0555 para ampliar información
Todo es electrónico 