Archivo de la categoría: Diplomática digital

Como traducir «record»

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Un debate permanente entre los que trabajamos en el mundo de los archivos, se refiere a la forma correcta de traducir «records» y «archival records». Frecuentemente se traduce como «documentos de archivo» pero la expresión no suele gustar y es especialmente incómoda si pensamos en que por la riqueza del idioma español debe haber otras opciones mejores y más precisas.

A mi me gusta la palabra «registro» que es la traducción directa, pero reconozco que es muy polisémica y se presta a interpretaciones de acepciones consolidadas.

Creo que el concepto principal de record en el marco de la archivística es el de documento de cualquier tipo fijado de alguna forma que permita su archivo. Por eso, el sonido no es un «record» hasta que se graba. Y la expresión «documento de archivo» recoge ese significado.

Pero pienso que hay una palabra española muy adecuada que no colisiona con «registro» y que recoge bien ese significado. Se trata de «constancia«.

Propugno el uso de la palabra constancia para tradaucir record, y me apoyo para ello en lo que en mi opinión una acertada normativa anterior a la Ley 11/2007. Se trata de la orden Orden ITC/1475/2006, de 11 de mayo, que ya mencioné en un post anterior al referirme a la compulsa electrónica. En esta norma se crea el ARCE, Archivo de Constancias Electrónicas del MITyC, que funciona desde entonces y ha superado el marco de requrimientos de la Ley 11/2007.

 

 

Digital curation

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Digital curation is the selection, preservation, maintenance, collection and archiving of digital assets.

Digital curation is the process of establishing and developing long term repositories of digital assets for current and future reference by researchers, scientists, and historians, and scholars generally.

Digital curation entails:

  • Collecting verifiable digital assets
  • Providing digital asset search and retrieval
  • Certification of the trustworthiness and integrity of the collection content
  • Semantic and ontological continuity and comparability of the collection content

Significant and major challenges faced by digital curation are:

  • Storage format evolution and obsolescence
  • Rate of creation of new data and data sets
  • Broad access and searching flexibility and variety
  • Comparability of semantic and ontological definitions of data sets

The challenges faced by digital curation are resulting in:

  • specialised research institutions
  • academic courses
  • dedicated symposia
  • peer reviewed technical and industry journals

to address the challenges.

From Wikipedia

Seminario sobre autenticidad de los documentos electrónicos

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Tanto en el ámbito publico como en el privado, existe una cierta preocupación sobre la forma de determinar la autenticidad de los documentos electrónicos.

En el ámbito público, las cosas están algo más claras con la normativa desarrollada a partir de la Ley 11/2007, pero en el sector privado, las opciones se reducen a lo prescrito por la Ley 34/2002 y un solo artículo (el segundo) de la Ley 56/2007.

Este seminario se centra en la determinacion de los principios que regulan la autenticidad de los documentos electrónicos, de forma que tales principios son igualmente aplicables al sector privado y al sector público. Luego la identificacion de los principios con normas concretas  permiten la argumentación jurídica que sea necesaria.

En última instancia, los conceptos de firma eletrónica y custodia digital  son los componentes básicos de los sistemas que garantizan la autenticidad de los documentos electrónicos y estos conceptos junto con otros auxiliares permiten establecer el cuerpo de conocimento de la Diplomática Digital.

Un ejemplo: ¿cual es el valor de la firma digitalizada en los documentos electrónicos? En principio, muy poco. Pero si se aplican ciertas premisas y se hace un uso adecuado de la criptografía, el resultado puede llegar a ser considerado «firma avanzada» de acuerdo con la Ley 59/2003, con equivalencia funcional con la firma manuscrita.

Para profundizar en estos temas y entender el por qué de muchas indicaciones legales, es esencial acudir a este seminario de Diplomática Digital, que organiza Atenea Interactiva el próximo 24 de marzo de 2011 en Madrid.

Seminario de Diplomática Digital

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La diplomática es una ciencia auxiliar de la historia que se ocupa de la autenticidad de los documentos, y que se definió inicialmente en 1681 a partir de la obra fundacional “De re diplomática” del benedictino Jean Mabillon.

En el ámbito de las Administraciones Públicas ha dado lugar al concepto de “diplomática contemporánea” que se ha uniformizado gracias a la Ley 30/1992.

Con la Ley 11/2007 se les da un nuevo impulso a los aspectos digitales de la diplomática, pero quienes tienen que implantarlos se encuentran frecuentemente con que no tienen el bagaje conceptual que permita resolver las dudas de aplicación más allá de la letra de la ley.

En el sector privado, la LSSI y el artículo 2 de la Ley 56/2007 marcan una orientación en la Gestión Electrónica de Documentos, pero hay dudas sobre el valor jurídico de muchas de las iniciativas destinadas a mejorar la eficiencia en la Gestión de Documentos. Cuando los proyectos de desmaterialización documental se acometen, se experimentan ahorros de decenas de millones de euros (en función de la dimensión de los proyectos), y períodos de recuperación de la inversión de entre 9 y 12 meses.

Atenea Interactiva organiza el próximo 24 de marzo de 2010 en el Hotel Nuevo Madrid el Seminario «Diplomática Digital«, en el que se desarrollan los conceptos claves para manejar documentos electrónicos auténticos, de la mano de expertos en Gestión Documental Electrónica de carácter probatorio, y se contextualizan en el marco jurídico español, aunque las ideas claves sean de aplicación universal.

El coste del evento es de 350 € + IVA (18%). Total 413 € por asistente. Este es el formulario de inscripción. Y este es el programa:

CONCEPTOS DE DIPLOMÁTICA

  • Archivística, Paleografía, Sigilografía.
  • Cartularios, Códices Diplomáticos, Tumbos, Becerros
  • Autenticidad de los documentos en papel
  • Partes de un documento
  • Tipos de documentos

MARCO LEGAL

  • Normativa en relación con los archivos
  • Normativa en relación con la Firma Electrónica
  • Normativa de Administración Electrónica
  • Normativa sobre Contratación Electrónica
  • Estándares aplicables en la Gestión de Documentos Electrónicos

DIPLOMÁTICA DIGITAL

  • Autenticidad de los Documentos Electrónicos. Obliterabilidad, Endosabilidad, Completitud
  • Firma Electrónica. Firma Avanzada. Firma Completa
  • Custodia Digital. Cartulario Digital. Archivo de Constancias Electrónicas. Código de Verificación
  • Convivencia de Documentos Electrónicos y de papel. Albalá, Copia constatable, Digitalización Certificada. Localizador

GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN EL SECTOR PÚBLICO

  • Sede Electrónica. Código seguro de verificación.
  • Registro de entrada, registro de salida, registro telemático, interconexión de registros. SICRES.
  • Expediente Electrónico
  • Digitalización de Documentos
  • Interoperabilidad de Gestión de Documentos entre Administraciones
  • Clasificación de documentos. Metadatos.
  • Notificaciones Fehacientes. Notificaciones Obligatorias.

GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN EL SECTOR PRIVADO

  • Contratos. Novación Electrónica. Prestación del consentimiento.
  • Digitalización Certificada de facturas. Digitalización Certificada de otros tipos de documentos.
  • Uso de la Firma Electrónica.
  • Requisitos de la digitalización de la firma manuscrita para que sea considerada Firma Electrónica avanzada. Tabletas digitalizadoras, bolígrafos electrónicos.
  • Notificaciones Fehacientes. Correo Electrónico Certificado

GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS EN ENTORNOS JURISDICCIONALES

  • La Prueba Electrónica en la Ley de Enjuiciamiento Civil
  • Evidencias Electrónicas estructuradas y no estructuradas.
  • Informática forense.
  • Documentos privados. Documentos públicos. El informe pericial. El testigo perito.

«La red Made in Europe» tiene un trasfondo legal característico

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Hace algún tiempo preparé unas notas para la reunión de Saviálogos’09 organizada por CAN · Banca Cívica y las he redescubierto estos dias entre mis documentos cuando preparaba la Memoria de Actividades del año 2010 (estas notas son del 2009). Lo cierto es que insisten en los temas que trato en este blog.

Aunque los aspectos más evidentes de la red tienen que ver con la imagen y la comunicación, en cierta forma, aspectos superficiales, aunque importantes, lo cierto es que se está trabajando en crear un espacio jurídico relacionado con la red que permita la protección de derechos de forma equivalente a la que se cuenta en el mundo físico.

Por supuesto, algunos elementos de ese desarrollo legal tienen una variante superficial que arrastra su propia controversia, como por ejemplo la forma de proteger los derechos de propiedad intelectual, e incluso su cuestionamiento, a la luz del desarrollo de mecanismos de intercambio de archivos que, en última instancia, representan activos intelectuales, como música, películas, libros,…

Sin embargo, se está llevando a cabo de forma menos evidente un gran esfuerzo para que la gestión documental probatoria, actualmente basada en el papel, y centro de la actividad jurisdiccional en la que interviene la fe pública (notarios, registradores, jueces, secretarios judiciales) se rediseñe a la luz de las tecnologías de la red.

Cuando el concepto de documento “original” se difumina, la forma de definir ciertos atributos de los documentos cambia. Por ejemplo, ¿cómo se maneja el “endoso” cuando este no se sustenta en papel? ¿y la “obliteración”, como la que afecta a un título de transporte? ¿y cómo se presentan en juicio los “documentos electrónicos” con valor probatorio?

Aunque la promesa de la desmaterialización de los documentos se extiende a todas las capas de la sociedad, cabe reconocer que su impulso se está acelerando en el marco del sector público, a través de lo que se ha dado en llamar e-administración.

El impulso de la e-administración en España está suponiendo dar respuesta a los compromisos comunitarios y a las iniciativas europeas puestas en marcha a partir del Consejo europeo de Lisboa y Santa María de Feira. La Unión Europa ha impulsado la implantación de la e-administración a través de sucesivas actuaciones. Destaca la iniciativa “eEurope” que se creó con el propósito, entre otros, de conectar a la red y llevar la era digital a cada hogar, ciudadano, empresa y administración pública. Dentro de esta iniciativa se han desarrollado los programas eEurope 2002 y eEurope 2005 “Una sociedad de la información para todos”.

Tras la revisión del Plan Europe, la Comisión europea ha lanzado el nuevo marco de actuación estratégico, “i2010 Una sociedad de la información europea para el crecimiento y el empleo” en el cual se incluye como Objetivo número 3 el impulso de “Una sociedad de la información que sea incluyente, ofrezca servicios públicos de gran calidad y promueva la calidad de vida”.

Dentro de este nuevo marco destaca el Plan de acción sobre administración electrónica i2010,  plan destinado a hacer más eficaces los servicios públicos, a modernizarlos y a ajustarlos mejor a las necesidades de la población.

En el marco europeo encontramos diversas directivas comunitarias referentes a la prestación de servicios en la sociedad de la información y el comercio electrónico, (D 2000/31/CE); la firma electrónica (D 1999/93/CE); comunicaciones electrónicas (paquete de Directivas 2002/19,20,21,22 / CE); contratos del sector público obligando a los estados miembros a la creación de plataformas para la contratación electrónica ó al menos articular medios electrónicos para la participación en los concursos (D 2004/17;18/ CE); y reutilización de la información del sector público (D 2003/18/CE).

Asimismo, se aprobó la Directiva 2006/123/CE7, denominada directiva Bolkenstein relativa a los servicios en el mercado interior que establece, entre otras obligaciones para los Estados miembros, la de facilitar por medios electrónicos acceso a los trámites relacionados con las actividades de servicios y a la información de interés tanto para los prestadores como para los destinatarios de los mismos. Esta directiva establece medidas destinadas a la simplificación administrativa y en particular a los procedimientos electrónicos. En este sentido los artículos 6, 7 y 8 de la Directiva pueden considerarse traspuestos por la LAECSP (Ley 11/2007),  a esta última directiva.

En España, la LAECSP (Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos) es uno de los instrumentos más potentes para conceptualizar la desmaterialización documental, si bien tiene algunos errores y requiere bastante normativa de desarrollo. Es una norma que implica un gran salto sobre la referenciada ley 30/1992 de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común y que se rodea de otras con el mismo objetivo: la Ley 30/2007, la Ley 22/2007, o la Ley 56/2007, que extienden su aplicación al sector público y al sector privado.

Establecido el marco legal, todavía queda margen para generalizar e interiorizar los elementos esenciales de la gestión documental electrónica con valor probatorio. Algunos elementos claves son los siguientes:

  • Sede electrónica. Dirección web estable (en el tiempo) en la que existen garantías de la gestión de documentos auténticos en relación con un organismo público o privado. Con el concepto de localizador o CVE es posible verificar la autenticidad y completitud de los documentos electrónicos relacionados con una sede.
  • Firma electrónica. Elemento que convierte a un documento electrónico en inmodificable y lo asocia a un firmante, por lo que se vincula a su “voluntad de firmar” (bajo el principio básico de la validez de las obligaciones en relación con el “vicio de consentimiento”). La interoperabilidad se basa en las “firmas completas” de tipo XAdES-XL.
  • Custodia digital. Archivo electrónico asociado a una sede electrónica que garantiza la conservación de los documentos y su disponibilidad. No debe ser posible ni insertar documentos en una serie de precedencias (que no sea la que corresponda al momento de la inserción) ni eliminarlos. Permite la preservación a largo plazo de los documentos y la gestión de metadatos estables y metadatos dinámicos.
  • Metadatos. Conjunto de datos asociados a un documento. Algunos son estables, como persona/organismo generador/firmante o fecha de creación, y otros son dinámicos, como fecha de último acceso o último organismo que lo consultó. Ciertos tipos de metadatos son esenciales para el  concepto de completitud documental: poseedor del documento (en caso de endosos), otros documentos que los modifican (como anexos o derogaciones), ejercicio de su derecho (por ejemplo en la obliteración), anotaciones o sellos sobre el documento.
  • Conversiones. Los sistemas manejan múltiples formatos y protocolos, y por eso son necesarios sistemas de adaptación entre ellos. Singularmente un tipo de conversión llamado “reproducción facsimilar” (asociada al formato PDF/A) permite la visualización de documentos por humanos  independientemente de su formato original.
  • Referencias temporales. El tiempo juega un papel esencial en aspectos como licitaciones, contrataciones sobre bienes de cotización variable, acceso a registros telemáticos o sistemas de notificación fehacientes,… Es por ello que el Timestamping (o sellado temporal) juega un papel esencial tanto en la firma electrónica como en la custodia digital.
  • Compulsas. La convivencia entre documentos en papel y documentos electrónicos requiere mecanismos que permitan transferir los documentos para ser usados en diferentes dominios virtuales o físicos. Mecanismos como la compulsa, la novación electrónica o la digitalización certificada resuelven esta necesidad.

No acaban aquí los elementos claves de la gestión documental electrónica vinculada a la gestión transaccional, pero esta lista es un comienzo para la reflexión.

Como lo es la lista de tipos de documentos cuyo empleo hay que definir:

  • Acta, Instancia, Recurso, Oficio, Exhorto, Suplicatorio, Mandamiento, Certificado, Informe, Memoria, Resolución, Notificación, Solicitud,…

Lo que parece cierto es que aunque Europa no lidera aspectos tales como los buscadores o los navegadores (con la honorable salvedad de Opera), sí que está marcando muchas pautas en el desarrollo de la gestión documental electrónica en la red, en particular en la administración electrónica.

Nota: Algunas referencias están tomadas de los temas preparatorios de «Técnico de Administración General» de la Diputación Provincial de Alicante. LA  e-ADMINISTRACIÓN:  CONCEPTO.  RÉGIMEN  JURÍDICO  DE  LA ADMINISTRACIÓN  ELECTRÓNICA.  GESTIÓN  ELECTRÓNICA  DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.

Anteproyecto de Ley de Nuevas Tecnologías en la Administración de Justicia

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El Consejo de Ministros del 17 de diciembre de 2010, además de tratar el tema de la Receta Electrónica, conoció un informe del ministro de Justicia sobre el Anteproyecto de Ley  reguladora del Uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación en la Administración de Justicia.

El objetivo de esta norma es regular los aspectos básicos del derecho a la utilización de las tecnologías de la información por parte de los ciudadanos y profesionales en sus relaciones con la Administración de Justicia, así como establecer las condiciones necesarias para poder tramitar íntegramente en formato electrónico todos los procedimientos judiciales.

Esta Ley establece marcos estables y vinculantes de colaboración, cooperación y coordinación entre las administraciones con competencia en materia de Justicia. Su impacto económico será positivo puesto que agiliza la tramitación de los procedimientos y elimina muchas de las cargas que para la ciudadanía tiene el acceso al sistema de justicia.

Con la nueva regulación se da soporte jurídico al paso definitivo de los legajos al expediente digital, de las comunicaciones por correo ordinario a las comunicaciones por correo electrónico securizado, de las autorizaciones escritas a la firma digital y del archivo físico a las bases de datos.

La norma supone la plasmación en el ámbito del Estado Español del Plan de acción e-Justicia de la Unión Europea, que propone una estrategia para cuyo objetivo es mejorar la administración de justicia en beneficio de los ciudadanos. Facilita la relación de los ciudadanos y los profesionales con la administración de justicia adaptándola a las nuevas tecnologías de la comunicación. Con ella se consigue:

  • Una justicia más accesible.
  • Una justicia más transparente.
  • Una justicia más ágil, al tramitarse íntegramente en formato electrónico y acortarse enormemente los plazos de tramitación.
  • Una justicia más eficiente, al asignar mejor los recursos disponibles.

Características

  • Se sientan las bases para alcanzar la plena tramitación electrónica de los procedimientos judiciales, abandonando los obsoletos legajos en formato papel.
    La transmisión electrónica de datos y la conservación de los mismos en bases de datos electrónicas sustituirán a las notificaciones tradicionales y a los viejos archivos judiciales.
  • Se crea la sede judicial electrónica como punto de acceso único a través del cual se realizarán todas las actuaciones que lleven a cabo ciudadanos y profesionales con la Administración de Justicia.
  • Se establece el marco legal necesario para hacer realidad la plena interoperabilidad entre las distintas aplicaciones que se usan en los juzgados y tribunales, así como se garantiza la seguridad de la información almacenada en las mismas.
  • Es un reflejo del carácter unitario del Poder Judicial establecido en
    nuestra Constitución.

Contenido

Respecto al contenido de la Ley se pueden destacar los siguientes apartados:

  • En primer lugar, se reconocen los derechos de los ciudadanos en sus relaciones con la administración de Justicia a la que podrán acceder electrónicamente. Por su parte, los profesionales (abogados, procuradores, graduados sociales, etcétera), así como el personal de las oficinas judiciales y las fiscalías deberán incorporar el uso de las nuevas tecnologías. Con ello se persigue en el medio plazo la tramitación íntegramente electrónica del expediente judicial.
  • La Ley regula también el régimen jurídico de la administración judicial electrónica. Se reglamenta la «sede judicial electrónica», que es el canal a través del cual se pueden realizar todas las actuaciones, tanto por parte de los ciudadanos como los profesionales del ámbito de la administración de Justicia. Para facilitar este acceso se crea un Punto de Acceso General de la Administración de Justicia, que permite acceder a las distintas sedes y subsedes. También se regula la firma electrónica para autenticar los documentos que integran los diversos expedientes judiciales.
  • Otro aspecto fundamental en la nueva Ley es el establecimiento de normas que hagan posible la íntegra tramitación electrónica de los procesos judiciales gracias al expediente judicial electrónico. Así, el Anteproyecto regula detalles
    relativos al registro de escritos, comunicaciones y notificaciones electrónicas. La tramitación electrónica permite agilizar notablemente los trámites, al evitar la solicitud a los interesados de determinada documentación, cuando ésta sea
    posible mediante transmisiones de datos o certificaciones; racionaliza la distribución de cargas de trabajo y permite introducir indicadores de gestión. En la nueva norma se regulan, igualmente, las peculiaridades y características
    de la tramitación electrónica de los expedientes judiciales, al presentar determinadas características que la diferencian de la tramitación en papel. Finalmente, se recogen las características básicas que deben tener las aplicaciones y sistemas de información utilizados para esta tramitación electrónica, a fin de garantizar en todo caso la seguridad y la accesibilidad.
  • Por último, se abordan las cuestiones relativas a la cooperación y coordinación entre administraciones públicas con competencias en materia de Justicia. Se dota de rango legal al Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad. Este esquema consiste en un conjunto de información acerca de criterios y recomendaciones en materia de seguridad, política de seguridad, conservación y normalización de la información, formatos, etcétera. En definitiva, constituye un mínimo común denominador de conocimiento que permite que los distintos sistemas informáticos no acaben siendo incompatibles o se generen disfunciones por el uso de programas o aplicativos distintos. Para la gestión de este Esquema Judicial se crea la Comisión Estatal de Administración Judicial Electrónica, integrada por representantes del Ministerio de Justicia, Comunidades Autónomas transferidas, Consejo General del Poder Judicial y Fiscalía General del Estado.

Relaciones con Comunidades Autónomas

En el marco de colaboración entre el Estado y las Comunidades Autónomas con competencia en la materia, las acciones de alto coste o de dificultad tecnológica, como son los puntos de acceso multicanal, la aceptación de la firma electrónica reconocida o la interconexión entre administraciones estarán soportadas por las infraestructuras comunes facilitadas por el Ministerio de Justicia.

Asimismo, todas las aplicaciones desarrolladas o que vayan a ser desarrolladas por el Ministerio de Justicia están disponibles para su utilización por las Comunidades Autónomas con competencias transferidas en materia de Administración de Justicia, permitiéndoles la adecuación a los requisitos establecidos en la ley sin incremento presupuestario.

Mainframe supported electronic signature: zBackTrust

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La Diplomática Digital presentada a los archiveros

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Agradezco a Steria y Oracle su invitación para que explique los conceptos de Diplomática Digital a los Archiveros de la Comunidad de Madrid, en un Evento similar al que se organizó en Valencia el pasado 20 de octubre de 2010.

En esta ocasiónel acto se celebrará en el Salón de Actos del Archivo Regional de la Comunidad de Madrid (C/ Ramírez de Prado, 3. 28005 Madrid).

Steria, en colaboración con Oracle y la Asociación de Archiveros de la Comunidad de Madrid, organiza el próximo 15 de diciembre de 2010 en Madrid un evento con el objetivo de ayudar a los equipos de archiveros y los departamentos de informática de cualquier organización a efectuar una adecuada gestión de los documentos electrónicos a lo largo de todo su ciclo de vida, desde su digitalización hasta su accesibilidad por todos los usuarios.

Para resolver ambas cuestiones, en la sesión organizada por Steria se darán a conocer los recursos tecnológicos más avanzados para conservar y preservar los documentos a largo plazo, con todas las garantías legales y los máximos niveles de seguridad, y se explicará cómo enfocar un proyecto de implantación de un Sistema de Gestión Documental electrónico y cuáles son prácticas adecuadas a seguir. A este efecto, se presentará también el caso práctico de la implantación con Steria de la solución URM de Oracle en el Ayuntamiento de Valencia.

Asimismo, entre los ponentes del evento participarán Mª Nieves Sobrino, jefe de Área Coordinación del Centro de Archivo Regional de la Comunidad de Madrid, Carmen Cubero, presidenta de la Asociación de Archiveros de la Comunidad de Madrid, Julián Inza, Presidente del Grupo Interactiva y de Albalia Interactiva, Miguel Solano, consultor de Steria o Nuria Raventós, responsable de consultoría E2.0 de Oracle.

Gartner Hype Cycle en el mundo de la Firma Electrónica

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El sector ABC (Administración, Banca y Comercio, vistos como un solo grupo) es el gran impulsor de las tecnologías de relación virtual con valor probatorio, lo que da lugar primero al desarrollo de las tecnologías criptográficas de cifrado y firma electrónica y después a los conceptos de evidencias electrónicas, documento electrónico y custodia digital.

Intentando caracterizar el mercado, que es nuevo en algunos aspectos, he intentado situar algunos avances de los últimos años en el conocido modelo «Gartner Hype Cycle«.

En este caso mi interés radica en realizar un verdadero estudio de mercado, que no me suena que exista, en relación con la Diplomática Digital y los componentes necesarios para su desarrollo.

Una de mis sorpresas ha sido detectar el desequilibrio que se produce entre Europa (especialmente los paises del centro y sur) y Norteamérica (acompañada en esto, en cierta medida, por los paises del norte de Europa y el Reino Unido). Es decir, el punto en el que una tecnología es

tá en el «Hype Cycle» es diferente si consideramos, Europa, América y Asia, y es sorprendente que la gobalización no haya uniformizado las tendencias.

También sorprende la aparente novedad del concepto de «Diplomática Digital«, cuando la Diplomática clásica es una ciencia bien asentada (fundada en el siglo XVII por Jean Mabillon) y de carácter prácticamente universal, desarrollada en los principales idiomas:

En mi estudio, uno de los esfuerzos principales está consistiendo en caracterizar el documento electrónico y sus  propiedades, comparándolas y diferenciándolas de las del documento en papel. Una de las primeras conclusiones es que desaparece el concepto de «original» y características tales como la veracidad, la autenticidad, o la unicidad se han de desvincular del soporte, lo que no es tarea fácil. Aparecen tres conceptos claves (que se dan tanto en documentos en papel como en documentos electrónicos, pero en base a diferentes principios) como son la obliterabilidad, la endosabilidad y la completitud.

Las herramientas que permiten gestionar documentos electrónicos de carácter probatorio suponen todo un nuevo mercado que en general los analistas de diferentes consultoras no han sabido entender como coherente. Es cierto que elementos como la firma electrónica o la custodia digital aparecen a veces en los estudios, pero sin atender a su vinculación esencial en esta «nueva» rama de la diplomática.

Extensiones de SIGEM

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SIGEM es una aplicación desarrollada bajo el auspicio del MITyC para la gestión de los procedimientos administrativos definidos por la Ley 30/1992 (LRJAP-PAC) en forma de expedientes administrativos, y sobre la que Albalia Interactiva da soporte técnico de instalación y despliegue, añadiendo funcionalidades a partir de la suite de gestión de documentos digitales con valor probatorio BackTrust y, en particular la gestión de  Notificaciones fehacientes, o la gestión de recepción de facturas electrónicas en formato facturae.

Recientemente se ha publicado la versión 2.0, más adaptada a los cambios que ha supuesto la entrada en vigor de la Ley 11/2007 (LAECSP).

SIGEM lo pueden instalar ayuntamientos y organismos públicos, con lo que permiten que el ciudadano pueda gestionar telemáticamente desde su domicilio la solicitud de una subvención, una ayuda, una licencia, o realizar un pago; recibir noticias del estado de su petición, o información sobre la falta de algún documento e indicaciones de cómo anexarlo, para recibir, finalmente, una notificación del resultado de sus gestiones.

El uso de este tipo de software es un paso muy interesante para que los organismos públicos acometan su modernización dotándoles de un sistema, que pueda reunir en formato electrónico, toda la documentación de un expediente, integrando los tradicionales subsistemas de Registro, Motor de Expedientes (Flujos de procedimientos),  y Archivo. En esta relación con su Ayuntamiento, el ciudadano podrá identificarse utilizando e-DNI, firma electrónica, o claves concertadas, y en conjunto se  garantiza la confidencialidad y privacidad de los datos gestionados.

El diseño original del sistema  corrió a cargo de Informática El Corte Inglés, que, como empresa adjudicataria para el desarrollo del proyecto SIGEM, recibió el encargo de elaborar la solución informática para la gestión de las administraciones locales.  IECI fue en su momento adjudicataria del proyecto Pista Ventanilla Única II, por lo que ha aportado al proyecto su experiencia en soluciones de registro telemático, gestión de expedientes, gestión documental y archivo, que ya se han implantado en numerosos organismos públicos.

El sistema  integra los módulos de registro, expedientes, tramitación electrónica y archivo, y permite la consulta segura de la información particular de un interesado en un procedimiento administrativo concreto

  • El módulo de registro abarca la aplicación del registro de documentos de entrada/salida, que, entre otras utilidades, permite anexar documentos en formato electrónico; el sellado electrónico de documentos; la búsqueda/recuperación y almacenamiento de registros, la compulsa electrónica, etc.
  • El módulo de tramitación electrónica incluye los servicios de: registro telemático, pago electrónico, certificación electrónica y notificación telemática.
  • La gestión de expedientes simplifica y racionaliza los procesos administrativos que se tramitan en los entidades locales, e incorpora un catálogo de procedimientos, para el modelado de procedimientos y el diseño de fases y trámites; un motor de ”workflow” para la distribución, gestión y seguimiento del expediente; un entorno de tramitación, que es la “cara visible” de la gestión de expedientes para los usuarios; así como un entorno de publicación, que informa al ciudadano del estado actual de sus expedientes.
  • El módulo de archivo es la aplicación que realiza la catalogación electrónica de la documentación, de acuerdo a las normas de descripción y categorización archivísticas.

En SIGEM, se incluyen tres procedimientos modelizados totalmente, que fueron seleccionados por el grupo de usuarios de ayuntamientos y diputaciones, de entre los más usuales en sus administraciones: procedimiento de licencia de obra menor, procedimiento de subvención y procedimiento de reclamaciones, quejas y sugerencias.

SIGEM permite que los organismos pongan a disposición de los ciudadanos la posibilidad de  solicitar telemáticamente subvenciones, ayudas o licencias; realizar pagos; recibir noticias del estado de su petición; información sobre la falta de algún documento e indicaciones de cómo anexarlo, y, finalmente, la notificación del resultado de sus gestiones.

En el desarrollo del proyecto original colaboraron el Ministerio de Administraciones Públicas (hoy Presidencia), la Federación española de Municipios y Provincias (FEMP) y usuarios de distintos ayuntamientos (como Utrera y Sanlúcar de Barrameda) y diputaciones (como Badajoz, Alicante y Almería). Se llevó a cabo en 14 meses,y en su desarrollo se utilizó  la metodología Métrica v3, del Consejo Superior de Administración Electrónica.

Se adecúa a las siguientes especificaciones:

  • Norma ISO 15489, de Sistemas de gestión de documentos.
  • Norma ISO 14721, de Sistemas de gestión de documentos electrónicos de Archivo.
  • MoReq, (Modelo de Requisitos para los Sistemas de gestión de documentos electrónicos de Archivo).
  • Normas internacionales de descripción archivística ISAD (G)

Algunos servicios como el sellado de tiempo o la firma electrónica centralizada a través de protocolo DSS, se integran facilmente con el prestador de servicios de certificación EADTrust.