SIGEM es una aplicación desarrollada bajo el auspicio del MITyC para la gestión de los procedimientos administrativos definidos por la Ley 30/1992 (LRJAP-PAC) en forma de expedientes administrativos, y sobre la que Albalia Interactiva da soporte técnico de instalación y despliegue, añadiendo funcionalidades a partir de la suite de gestión de documentos digitales con valor probatorio BackTrust y, en particular la gestión de Notificaciones fehacientes, o la gestión de recepción de facturas electrónicas en formato facturae.
Recientemente se ha publicado la versión 2.0, más adaptada a los cambios que ha supuesto la entrada en vigor de la Ley 11/2007 (LAECSP).
SIGEM lo pueden instalar ayuntamientos y organismos públicos, con lo que permiten que el ciudadano pueda gestionar telemáticamente desde su domicilio la solicitud de una subvención, una ayuda, una licencia, o realizar un pago; recibir noticias del estado de su petición, o información sobre la falta de algún documento e indicaciones de cómo anexarlo, para recibir, finalmente, una notificación del resultado de sus gestiones.
El uso de este tipo de software es un paso muy interesante para que los organismos públicos acometan su modernización dotándoles de un sistema, que pueda reunir en formato electrónico, toda la documentación de un expediente, integrando los tradicionales subsistemas de Registro, Motor de Expedientes (Flujos de procedimientos), y Archivo. En esta relación con su Ayuntamiento, el ciudadano podrá identificarse utilizando e-DNI, firma electrónica, o claves concertadas, y en conjunto se garantiza la confidencialidad y privacidad de los datos gestionados.
El diseño original del sistema corrió a cargo de Informática El Corte Inglés, que, como empresa adjudicataria para el desarrollo del proyecto SIGEM, recibió el encargo de elaborar la solución informática para la gestión de las administraciones locales. IECI fue en su momento adjudicataria del proyecto Pista Ventanilla Única II, por lo que ha aportado al proyecto su experiencia en soluciones de registro telemático, gestión de expedientes, gestión documental y archivo, que ya se han implantado en numerosos organismos públicos.
El sistema integra los módulos de registro, expedientes, tramitación electrónica y archivo, y permite la consulta segura de la información particular de un interesado en un procedimiento administrativo concreto
- El módulo de registro abarca la aplicación del registro de documentos de entrada/salida, que, entre otras utilidades, permite anexar documentos en formato electrónico; el sellado electrónico de documentos; la búsqueda/recuperación y almacenamiento de registros, la compulsa electrónica, etc.
- El módulo de tramitación electrónica incluye los servicios de: registro telemático, pago electrónico, certificación electrónica y notificación telemática.
- La gestión de expedientes simplifica y racionaliza los procesos administrativos que se tramitan en los entidades locales, e incorpora un catálogo de procedimientos, para el modelado de procedimientos y el diseño de fases y trámites; un motor de ”workflow” para la distribución, gestión y seguimiento del expediente; un entorno de tramitación, que es la “cara visible” de la gestión de expedientes para los usuarios; así como un entorno de publicación, que informa al ciudadano del estado actual de sus expedientes.
- El módulo de archivo es la aplicación que realiza la catalogación electrónica de la documentación, de acuerdo a las normas de descripción y categorización archivísticas.
En SIGEM, se incluyen tres procedimientos modelizados totalmente, que fueron seleccionados por el grupo de usuarios de ayuntamientos y diputaciones, de entre los más usuales en sus administraciones: procedimiento de licencia de obra menor, procedimiento de subvención y procedimiento de reclamaciones, quejas y sugerencias.
SIGEM permite que los organismos pongan a disposición de los ciudadanos la posibilidad de solicitar telemáticamente subvenciones, ayudas o licencias; realizar pagos; recibir noticias del estado de su petición; información sobre la falta de algún documento e indicaciones de cómo anexarlo, y, finalmente, la notificación del resultado de sus gestiones.
En el desarrollo del proyecto original colaboraron el Ministerio de Administraciones Públicas (hoy Presidencia), la Federación española de Municipios y Provincias (FEMP) y usuarios de distintos ayuntamientos (como Utrera y Sanlúcar de Barrameda) y diputaciones (como Badajoz, Alicante y Almería). Se llevó a cabo en 14 meses,y en su desarrollo se utilizó la metodología Métrica v3, del Consejo Superior de Administración Electrónica.
Se adecúa a las siguientes especificaciones:
- Norma ISO 15489, de Sistemas de gestión de documentos.
- Norma ISO 14721, de Sistemas de gestión de documentos electrónicos de Archivo.
- MoReq, (Modelo de Requisitos para los Sistemas de gestión de documentos electrónicos de Archivo).
- Normas internacionales de descripción archivística ISAD (G)
Algunos servicios como el sellado de tiempo o la firma electrónica centralizada a través de protocolo DSS, se integran facilmente con el prestador de servicios de certificación EADTrust.
Todo es electrónico 