Archivo de la categoría: Documentos electrónicos

Desde los usos cotidianos en la administración y en la empresa hasta su valor histórico, los documentos electrónicos plantean retos y oportunidades en su gestión

Como traducir «record»


Un debate permanente entre los que trabajamos en el mundo de los archivos, se refiere a la forma correcta de traducir «records» y «archival records». Frecuentemente se traduce como «documentos de archivo» pero la expresión no suele gustar y es especialmente incómoda si pensamos en que por la riqueza del idioma español debe haber otras opciones mejores y más precisas.

A mi me gusta la palabra «registro» que es la traducción directa, pero reconozco que es muy polisémica y se presta a interpretaciones de acepciones consolidadas.

Creo que el concepto principal de record en el marco de la archivística es el de documento de cualquier tipo fijado de alguna forma que permita su archivo. Por eso, el sonido no es un «record» hasta que se graba. Y la expresión «documento de archivo» recoge ese significado.

Pero pienso que hay una palabra española muy adecuada que no colisiona con «registro» y que recoge bien ese significado. Se trata de «constancia«.

Propugno el uso de la palabra constancia para tradaucir record, y me apoyo para ello en lo que en mi opinión una acertada normativa anterior a la Ley 11/2007. Se trata de la orden Orden ITC/1475/2006, de 11 de mayo, que ya mencioné en un post anterior al referirme a la compulsa electrónica. En esta norma se crea el ARCE, Archivo de Constancias Electrónicas del MITyC, que funciona desde entonces y ha superado el marco de requrimientos de la Ley 11/2007.

 

 

Digital curation


Digital curation is the selection, preservation, maintenance, collection and archiving of digital assets.

Digital curation is the process of establishing and developing long term repositories of digital assets for current and future reference by researchers, scientists, and historians, and scholars generally.

Digital curation entails:

  • Collecting verifiable digital assets
  • Providing digital asset search and retrieval
  • Certification of the trustworthiness and integrity of the collection content
  • Semantic and ontological continuity and comparability of the collection content

Significant and major challenges faced by digital curation are:

  • Storage format evolution and obsolescence
  • Rate of creation of new data and data sets
  • Broad access and searching flexibility and variety
  • Comparability of semantic and ontological definitions of data sets

The challenges faced by digital curation are resulting in:

  • specialised research institutions
  • academic courses
  • dedicated symposia
  • peer reviewed technical and industry journals

to address the challenges.

From Wikipedia

Seminario de Diplomática Digital


La diplomática es una ciencia auxiliar de la historia que se ocupa de la autenticidad de los documentos, y que se definió inicialmente en 1681 a partir de la obra fundacional “De re diplomática” del benedictino Jean Mabillon.

En el ámbito de las Administraciones Públicas ha dado lugar al concepto de “diplomática contemporánea” que se ha uniformizado gracias a la Ley 30/1992.

Con la Ley 11/2007 se les da un nuevo impulso a los aspectos digitales de la diplomática, pero quienes tienen que implantarlos se encuentran frecuentemente con que no tienen el bagaje conceptual que permita resolver las dudas de aplicación más allá de la letra de la ley.

En el sector privado, la LSSI y el artículo 2 de la Ley 56/2007 marcan una orientación en la Gestión Electrónica de Documentos, pero hay dudas sobre el valor jurídico de muchas de las iniciativas destinadas a mejorar la eficiencia en la Gestión de Documentos. Cuando los proyectos de desmaterialización documental se acometen, se experimentan ahorros de decenas de millones de euros (en función de la dimensión de los proyectos), y períodos de recuperación de la inversión de entre 9 y 12 meses.

Atenea Interactiva organiza el próximo 24 de marzo de 2010 en el Hotel Nuevo Madrid el Seminario «Diplomática Digital«, en el que se desarrollan los conceptos claves para manejar documentos electrónicos auténticos, de la mano de expertos en Gestión Documental Electrónica de carácter probatorio, y se contextualizan en el marco jurídico español, aunque las ideas claves sean de aplicación universal.

El coste del evento es de 350 € + IVA (18%). Total 413 € por asistente. Este es el formulario de inscripción. Y este es el programa:

CONCEPTOS DE DIPLOMÁTICA

  • Archivística, Paleografía, Sigilografía.
  • Cartularios, Códices Diplomáticos, Tumbos, Becerros
  • Autenticidad de los documentos en papel
  • Partes de un documento
  • Tipos de documentos

MARCO LEGAL

  • Normativa en relación con los archivos
  • Normativa en relación con la Firma Electrónica
  • Normativa de Administración Electrónica
  • Normativa sobre Contratación Electrónica
  • Estándares aplicables en la Gestión de Documentos Electrónicos

DIPLOMÁTICA DIGITAL

  • Autenticidad de los Documentos Electrónicos. Obliterabilidad, Endosabilidad, Completitud
  • Firma Electrónica. Firma Avanzada. Firma Completa
  • Custodia Digital. Cartulario Digital. Archivo de Constancias Electrónicas. Código de Verificación
  • Convivencia de Documentos Electrónicos y de papel. Albalá, Copia constatable, Digitalización Certificada. Localizador

GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN EL SECTOR PÚBLICO

  • Sede Electrónica. Código seguro de verificación.
  • Registro de entrada, registro de salida, registro telemático, interconexión de registros. SICRES.
  • Expediente Electrónico
  • Digitalización de Documentos
  • Interoperabilidad de Gestión de Documentos entre Administraciones
  • Clasificación de documentos. Metadatos.
  • Notificaciones Fehacientes. Notificaciones Obligatorias.

GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN EL SECTOR PRIVADO

  • Contratos. Novación Electrónica. Prestación del consentimiento.
  • Digitalización Certificada de facturas. Digitalización Certificada de otros tipos de documentos.
  • Uso de la Firma Electrónica.
  • Requisitos de la digitalización de la firma manuscrita para que sea considerada Firma Electrónica avanzada. Tabletas digitalizadoras, bolígrafos electrónicos.
  • Notificaciones Fehacientes. Correo Electrónico Certificado

GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS EN ENTORNOS JURISDICCIONALES

  • La Prueba Electrónica en la Ley de Enjuiciamiento Civil
  • Evidencias Electrónicas estructuradas y no estructuradas.
  • Informática forense.
  • Documentos privados. Documentos públicos. El informe pericial. El testigo perito.

Certificados duales RSA – ECC (enmarcados en el ENS)


EADTrust ha iniciado una campaña de promoción de certificados electrónicos según un nuevo modelo. En vez de entregar un solo certificado, entrega dos. El primer certificado, RSA, con clave de 2048 bits puede ser utilizado de forma convencional, en servidores SSL. El segundo (vinculado con el primero por una regla de generación cruzada) cumple los principos Binum. Es un certificado ECC con clave de 256 bits (robustez equivalente a 3070 bits en claves RSA) y se utiliza también en servidores SSL.

Los certificados se entregan en formato PKCS#12 y la generación de claves (llevada a cabo por EADTrust) verifica las recomendaciones contra los ataques matemáticos identificados en la literatura académica. Los certificados tienen una duración de 3 años, por lo que requieren menos esfuerzo de gestión (que los certificados anuales). El precio de los certificados (de cada pareja) es de 99 euros si identifican un dominio y 199 euros en el caso de pareja de certificados multidominio (*). Hasta el 30 de junio de 2011, el coste de cada pareja de certificados será de 50 y 100 euros respectivamente.

Dado que los certificados ECC no los soportan todos los navegadores, ayudamos a las entidades solicitantes a configurar los servidores de forma que se usen los algoritmos más potentes que soporte cada navegador, combinando ambos certificados.

Compruebe si su navegador soporta ambas tecnologías instalando los certificados raíz de las dos jerarquías de certificación:

El uso de claves largas en RSA (al menos de 2048 bits) y el empleo de algoritmos ECC como ECDSA son algunos de los aspectos recomendados por el CCN (Centro Criptológico Nacional) en la documentación de seguridad relativa a la implantación del Esquema Nacional de Seguridad. En particular, el documento Guía 807 – Criptología de empleo en el Esquema Nacional de Seguridad estudia los diferentes alguritmos y sus ataques conocidos y hace recomendaciones sobre los más adecuados en función del objetivo perseguido (identificación, autenticación, cifrado, firma, confidencialidad en SSL,…)

También hay recomendaciones equivalente en los documentos de la administración nortemaericana NIST (National Institute of Standards and Technology) FIPS (Federal Information Processing Standards) 186 -2 y FIPS 186-3 respectivamente en los apéndices 6 y D en las secciones Recommended Elliptic Curves for Federal Government use (United States).

A nivel europeo, las especificaciones que tratan sobre los algoritmos criptográficos que se usan para firma electrónica (por ejemplo) se describen en el documento ETSI TS 102 176-1 V2.0.0 (2007-11) “Technical Specification. Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); Algorithms and Parameters for Secure Electronic Signatures; Part 1: Hash functions and asymmetric algorithms».

Otras normas aplicables:

  • RFC 3278 «Use of Elliptic Curve Cryptography (ECC) Algorithms in Cryptographic Message Syntax (CMS)»
  • RFC 4050 «Using the Elliptic Curve Signature Algorithm (ECDSA) for XML Digital Signatures»
  • RFC 4051 “Additional XML Security Uniform Resource Identifiers (URIs)”
  • RFC 4492 “Elliptic Curve Cryptography (ECC) Cipher Suites for Transport Layer Security (TLS)”
  • ISO/IEC 15946 “Information technology — Security techniques — Cryptographic techniques based on elliptic curves”
  • ANSI X9.62:2005 “Public Key Cryptography for the Financial Services Industry, The Elliptic Curve Digital Signature Algorithm (ECDSA)”

Otras referencias a EADTrust en este Blog:

Actualización: A partir de 2020, solo se entrega el certificado solicitado. Las peticiones de certificado deben incluir el tipo de criptotografía deseado, que puede llegar a 8192 bits de tamaño en RSA y 384 bits en ECC.

Digitalización Certificada. Últimas novedades


Anunciamos un nuevo curso de Digitalización Certificada organizado por Atenea Interactiva.

Desde el  10 de Abril de 2007,  fecha de la publicación de  la Orden EHA/962/2007, y más concretamente,  tras la publicación de la resolución del director de la Agencia Tributaria, del 24 de Octubre de 2007 sobre el procedimiento para la homologación de software de Digitalización,  las empresas pueden eliminar las facturas en papel sustituyéndolas por una imagen  digital que sea un reflejo fiel del documento que se quiere eliminar.

Por otro lado, la Ley 11/2007 prevé en sus artículos 30 y 31 la posibilidad de gestionar versiones electrónicas de documentos en  papel, que ha recibido una referencia adicional con la reciente publicación del Real Decreto 4/2010 de 8 de Enero, del Esquema Nacional de Interoperabilidad, que enmarca el desarrollo de la futura normativa que unifique los criterios de digitalización en el sector público.

Es, pues, un momento propicio para conocer los últimos desarrollos en torno a la  Digitalización Certificada, que se cubrirán en este seminario con un planteamiento que se enfocará a los intereses de las Administraciones Públicas, y también al de las empresas que desarrollan soluciones de Digitalización Certificada, o que prestan servicios de digitalización.

De todas formas, todas las entidades que hayan iniciado o piensen acometer proyectos de eliminación de papel se beneficiarán de los conceptos presentados en este evento. Los ahorros y la eficiencia obtenidos son de especial relevancia en un entorno económico como el actual.

El coste de participación en el seminario es de 350€ + IVA (18%), pero es posible descontar el importe del curso de las cuotas de la Seguridad Social,  a través del convenio que Atenea Interactiva ha suscrito con la Fundación Tripartita.

La jornada la impartiremos Fernando PinoJulián Inza con experiencia en más de 20 proyectos en este ámbito a nuestras espaldas.

Esta es la Agenda:

1. Similitudes y diferencias entre la Digitalización Certificada aplicable en el sector privado y en el sector Público

  • Periodos Contables
  • Llevanza de los libros de Gestión de Documentos
  • Certificado utilizado en las Firmas Electrónicas del proceso de Digitalización
  • Prestadores de Servicios de Digitalización Certificada
  • Digitalización Certificada en los registros de entrada
  • Digitalización Certificada en los registros telemáticos
  • Digitalización Certificada por  los órganos de gestión de la administración pública

2. Normativa relacionada con la Facturación Electrónica y la Digitalización Certificada

  • Directiva 2006/112/CE: sistema común del Impuesto sobre el Valor añadido.
  • Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y de Consejo: marco comunitario para la Firma Electrónica
  • Directiva 2010/45/UE del Consejo de 13 de Julio de 2010 por la que se modifica la Directiva 2006/112/CE relativa al sistema común del impuesto sobre el valor añadido, en lo que respecta a las normas de facturación
  • Real Decreto 1496/2003 de 28 de Noviembre: Cómo se regulan las obligaciones de facturación.
  • Reseña sobre la normativa foral relativa a la facturación
  • Ley 59/2003 de Firma Electrónica
  • Facturación Electrónica en la Ley 30/2007 de Contratos del Sector Público
  • La facturación Electrónica en la Ley 56/2007 de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información
  • RESOLUCIÓN de 24 de Octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de Digitalización.
  • Digitalización de documentos en la Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos.
  • Digitalización de documentos en el Esquema Nacional de Interoperabilidad.

3. Firma Electrónica. Autenticidad de la Factura Electrónica y de la copia Digitalizada

  • Cumplimiento de los requisitos de integridad y autenticidad de origen
  • Tipos de firmas: simple, avanzada y cualificada. Tipos de Certificados Electrónicos. Personas físicas y Jurídicas
  • Dispositivos seguros de creación de Firma
  • Prestadores de servicios de Certificación disponibles en España. DNI Electrónico
  • Formatos de las Firmas Electrónicas. Estándares TS 101 733 (CAdES) y TS 101 903 (XAdES). Firmas PDF TS 102 778 (PAdES)
  • Servicios de Validación (VA) y de Sellado de Tiempo (TSA). Servicios DSS
  • Herramientas de Firma: BackTrust y EADTrust
  • Control de la integridad de la base de datos. Técnicas de Hash encadenados

4. Orden EHA/962/2007, de 10 de Abril

  • Estudio de la Orden EHA/962/2007, de 10 de Abril: desarrollo de disposiciones sobre Facturación Telemática y conservación electrónica de facturas
  • Obligaciones del expedidor en la conservación de las Facturas y Documentos sustitutivos
  • Obligaciones de los destinatarios de la conservación electrónica de las facturas y documentos sustitutivos
  • Digitalización Certificada de las facturas recibidas y documentos sustitutivos recibidos y de otros documentos o justificantes
  • Impresión de facturas y documentos sustitutivos remitidos en formato electrónico
  • Certificados Electrónicos de las entidades prestadoras de servicios de Certificación y Firma Electrónica

5. Proyectos de Digitalización Certificada y de Facturación Electrónica

  • Arquitectura Tecnológica y  requerimientos funcionales de proyecto de implantación
  • Soluciones tecnológicas empaquetadas y “a medida”: ventajas y limitaciones
  • Gestión de la Firma Electrónica y de la Validación. Excepciones a la Validación
  • Protección de Datos en relación con las Facturas Electrónicas
  • Archivo y conservación de las Facturas Electrónicas. Disponibilidad para auditoría e inspección tributaria
  • Digitalización de Facturas en el Sector Público: la destrucción de facturas en papel y tratamiento deFacturas Digitalizadas como originales de cara a la Intervención General.

6. Proceso de Homologación del Software de Digitalización certificada

  • Procedimientos y controles para garantizar la fidelidad del proceso de Digitalización Certificada
  • Funcionalidades del software de Digitalización Certificada: Gestión de metadatos. Firma en memoria del documento electrónico. Firma de la base de datos para garantizar la integridad de datos e imágenes. Períodos contables
  • Imagen binaria del documento digitalizado o enlace al fichero que la contenga
  • Garantía de acceso a base de datos: consulta en línea, búsqueda selectiva. CD-ROM y On-line
  • Proceso de Digitalización.  Garantías del Sistema: Autenticidad e Integridad
  • Organización documental de los campos exigibles del registro de datos (según Art. 62 y siguientes del RD 1624/1992
  • Proceso de Homologación del software de Digitalización Certificada. Documentación a preparar: Declaración responsable, Memoria técnica, Plan de calidad, Informe de Auditoría.
  • Auditoría del software de Digitalización Certificada
  • Digitalización Certificada por terceros: cómo garantizar que es correcta la Digitalización efectuada por el prestador.
  • Ampliación de requisitos, en previsión de nuevos desarrollos legislativos en torno a la Ley 11/2007
  • Lista de software homologado por la AEAT

«La red Made in Europe» tiene un trasfondo legal característico


Hace algún tiempo preparé unas notas para la reunión de Saviálogos’09 organizada por CAN · Banca Cívica y las he redescubierto estos dias entre mis documentos cuando preparaba la Memoria de Actividades del año 2010 (estas notas son del 2009). Lo cierto es que insisten en los temas que trato en este blog.

Aunque los aspectos más evidentes de la red tienen que ver con la imagen y la comunicación, en cierta forma, aspectos superficiales, aunque importantes, lo cierto es que se está trabajando en crear un espacio jurídico relacionado con la red que permita la protección de derechos de forma equivalente a la que se cuenta en el mundo físico.

Por supuesto, algunos elementos de ese desarrollo legal tienen una variante superficial que arrastra su propia controversia, como por ejemplo la forma de proteger los derechos de propiedad intelectual, e incluso su cuestionamiento, a la luz del desarrollo de mecanismos de intercambio de archivos que, en última instancia, representan activos intelectuales, como música, películas, libros,…

Sin embargo, se está llevando a cabo de forma menos evidente un gran esfuerzo para que la gestión documental probatoria, actualmente basada en el papel, y centro de la actividad jurisdiccional en la que interviene la fe pública (notarios, registradores, jueces, secretarios judiciales) se rediseñe a la luz de las tecnologías de la red.

Cuando el concepto de documento “original” se difumina, la forma de definir ciertos atributos de los documentos cambia. Por ejemplo, ¿cómo se maneja el “endoso” cuando este no se sustenta en papel? ¿y la “obliteración”, como la que afecta a un título de transporte? ¿y cómo se presentan en juicio los “documentos electrónicos” con valor probatorio?

Aunque la promesa de la desmaterialización de los documentos se extiende a todas las capas de la sociedad, cabe reconocer que su impulso se está acelerando en el marco del sector público, a través de lo que se ha dado en llamar e-administración.

El impulso de la e-administración en España está suponiendo dar respuesta a los compromisos comunitarios y a las iniciativas europeas puestas en marcha a partir del Consejo europeo de Lisboa y Santa María de Feira. La Unión Europa ha impulsado la implantación de la e-administración a través de sucesivas actuaciones. Destaca la iniciativa “eEurope” que se creó con el propósito, entre otros, de conectar a la red y llevar la era digital a cada hogar, ciudadano, empresa y administración pública. Dentro de esta iniciativa se han desarrollado los programas eEurope 2002 y eEurope 2005 “Una sociedad de la información para todos”.

Tras la revisión del Plan Europe, la Comisión europea ha lanzado el nuevo marco de actuación estratégico, “i2010 Una sociedad de la información europea para el crecimiento y el empleo” en el cual se incluye como Objetivo número 3 el impulso de “Una sociedad de la información que sea incluyente, ofrezca servicios públicos de gran calidad y promueva la calidad de vida”.

Dentro de este nuevo marco destaca el Plan de acción sobre administración electrónica i2010,  plan destinado a hacer más eficaces los servicios públicos, a modernizarlos y a ajustarlos mejor a las necesidades de la población.

En el marco europeo encontramos diversas directivas comunitarias referentes a la prestación de servicios en la sociedad de la información y el comercio electrónico, (D 2000/31/CE); la firma electrónica (D 1999/93/CE); comunicaciones electrónicas (paquete de Directivas 2002/19,20,21,22 / CE); contratos del sector público obligando a los estados miembros a la creación de plataformas para la contratación electrónica ó al menos articular medios electrónicos para la participación en los concursos (D 2004/17;18/ CE); y reutilización de la información del sector público (D 2003/18/CE).

Asimismo, se aprobó la Directiva 2006/123/CE7, denominada directiva Bolkenstein relativa a los servicios en el mercado interior que establece, entre otras obligaciones para los Estados miembros, la de facilitar por medios electrónicos acceso a los trámites relacionados con las actividades de servicios y a la información de interés tanto para los prestadores como para los destinatarios de los mismos. Esta directiva establece medidas destinadas a la simplificación administrativa y en particular a los procedimientos electrónicos. En este sentido los artículos 6, 7 y 8 de la Directiva pueden considerarse traspuestos por la LAECSP (Ley 11/2007),  a esta última directiva.

En España, la LAECSP (Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos) es uno de los instrumentos más potentes para conceptualizar la desmaterialización documental, si bien tiene algunos errores y requiere bastante normativa de desarrollo. Es una norma que implica un gran salto sobre la referenciada ley 30/1992 de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común y que se rodea de otras con el mismo objetivo: la Ley 30/2007, la Ley 22/2007, o la Ley 56/2007, que extienden su aplicación al sector público y al sector privado.

Establecido el marco legal, todavía queda margen para generalizar e interiorizar los elementos esenciales de la gestión documental electrónica con valor probatorio. Algunos elementos claves son los siguientes:

  • Sede electrónica. Dirección web estable (en el tiempo) en la que existen garantías de la gestión de documentos auténticos en relación con un organismo público o privado. Con el concepto de localizador o CVE es posible verificar la autenticidad y completitud de los documentos electrónicos relacionados con una sede.
  • Firma electrónica. Elemento que convierte a un documento electrónico en inmodificable y lo asocia a un firmante, por lo que se vincula a su “voluntad de firmar” (bajo el principio básico de la validez de las obligaciones en relación con el “vicio de consentimiento”). La interoperabilidad se basa en las “firmas completas” de tipo XAdES-XL.
  • Custodia digital. Archivo electrónico asociado a una sede electrónica que garantiza la conservación de los documentos y su disponibilidad. No debe ser posible ni insertar documentos en una serie de precedencias (que no sea la que corresponda al momento de la inserción) ni eliminarlos. Permite la preservación a largo plazo de los documentos y la gestión de metadatos estables y metadatos dinámicos.
  • Metadatos. Conjunto de datos asociados a un documento. Algunos son estables, como persona/organismo generador/firmante o fecha de creación, y otros son dinámicos, como fecha de último acceso o último organismo que lo consultó. Ciertos tipos de metadatos son esenciales para el  concepto de completitud documental: poseedor del documento (en caso de endosos), otros documentos que los modifican (como anexos o derogaciones), ejercicio de su derecho (por ejemplo en la obliteración), anotaciones o sellos sobre el documento.
  • Conversiones. Los sistemas manejan múltiples formatos y protocolos, y por eso son necesarios sistemas de adaptación entre ellos. Singularmente un tipo de conversión llamado “reproducción facsimilar” (asociada al formato PDF/A) permite la visualización de documentos por humanos  independientemente de su formato original.
  • Referencias temporales. El tiempo juega un papel esencial en aspectos como licitaciones, contrataciones sobre bienes de cotización variable, acceso a registros telemáticos o sistemas de notificación fehacientes,… Es por ello que el Timestamping (o sellado temporal) juega un papel esencial tanto en la firma electrónica como en la custodia digital.
  • Compulsas. La convivencia entre documentos en papel y documentos electrónicos requiere mecanismos que permitan transferir los documentos para ser usados en diferentes dominios virtuales o físicos. Mecanismos como la compulsa, la novación electrónica o la digitalización certificada resuelven esta necesidad.

No acaban aquí los elementos claves de la gestión documental electrónica vinculada a la gestión transaccional, pero esta lista es un comienzo para la reflexión.

Como lo es la lista de tipos de documentos cuyo empleo hay que definir:

  • Acta, Instancia, Recurso, Oficio, Exhorto, Suplicatorio, Mandamiento, Certificado, Informe, Memoria, Resolución, Notificación, Solicitud,…

Lo que parece cierto es que aunque Europa no lidera aspectos tales como los buscadores o los navegadores (con la honorable salvedad de Opera), sí que está marcando muchas pautas en el desarrollo de la gestión documental electrónica en la red, en particular en la administración electrónica.

Nota: Algunas referencias están tomadas de los temas preparatorios de «Técnico de Administración General» de la Diputación Provincial de Alicante. LA  e-ADMINISTRACIÓN:  CONCEPTO.  RÉGIMEN  JURÍDICO  DE  LA ADMINISTRACIÓN  ELECTRÓNICA.  GESTIÓN  ELECTRÓNICA  DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.

Anteproyecto de Ley de Nuevas Tecnologías en la Administración de Justicia


El Consejo de Ministros del 17 de diciembre de 2010, además de tratar el tema de la Receta Electrónica, conoció un informe del ministro de Justicia sobre el Anteproyecto de Ley  reguladora del Uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación en la Administración de Justicia.

El objetivo de esta norma es regular los aspectos básicos del derecho a la utilización de las tecnologías de la información por parte de los ciudadanos y profesionales en sus relaciones con la Administración de Justicia, así como establecer las condiciones necesarias para poder tramitar íntegramente en formato electrónico todos los procedimientos judiciales.

Esta Ley establece marcos estables y vinculantes de colaboración, cooperación y coordinación entre las administraciones con competencia en materia de Justicia. Su impacto económico será positivo puesto que agiliza la tramitación de los procedimientos y elimina muchas de las cargas que para la ciudadanía tiene el acceso al sistema de justicia.

Con la nueva regulación se da soporte jurídico al paso definitivo de los legajos al expediente digital, de las comunicaciones por correo ordinario a las comunicaciones por correo electrónico securizado, de las autorizaciones escritas a la firma digital y del archivo físico a las bases de datos.

La norma supone la plasmación en el ámbito del Estado Español del Plan de acción e-Justicia de la Unión Europea, que propone una estrategia para cuyo objetivo es mejorar la administración de justicia en beneficio de los ciudadanos. Facilita la relación de los ciudadanos y los profesionales con la administración de justicia adaptándola a las nuevas tecnologías de la comunicación. Con ella se consigue:

  • Una justicia más accesible.
  • Una justicia más transparente.
  • Una justicia más ágil, al tramitarse íntegramente en formato electrónico y acortarse enormemente los plazos de tramitación.
  • Una justicia más eficiente, al asignar mejor los recursos disponibles.

Características

  • Se sientan las bases para alcanzar la plena tramitación electrónica de los procedimientos judiciales, abandonando los obsoletos legajos en formato papel.
    La transmisión electrónica de datos y la conservación de los mismos en bases de datos electrónicas sustituirán a las notificaciones tradicionales y a los viejos archivos judiciales.
  • Se crea la sede judicial electrónica como punto de acceso único a través del cual se realizarán todas las actuaciones que lleven a cabo ciudadanos y profesionales con la Administración de Justicia.
  • Se establece el marco legal necesario para hacer realidad la plena interoperabilidad entre las distintas aplicaciones que se usan en los juzgados y tribunales, así como se garantiza la seguridad de la información almacenada en las mismas.
  • Es un reflejo del carácter unitario del Poder Judicial establecido en
    nuestra Constitución.

Contenido

Respecto al contenido de la Ley se pueden destacar los siguientes apartados:

  • En primer lugar, se reconocen los derechos de los ciudadanos en sus relaciones con la administración de Justicia a la que podrán acceder electrónicamente. Por su parte, los profesionales (abogados, procuradores, graduados sociales, etcétera), así como el personal de las oficinas judiciales y las fiscalías deberán incorporar el uso de las nuevas tecnologías. Con ello se persigue en el medio plazo la tramitación íntegramente electrónica del expediente judicial.
  • La Ley regula también el régimen jurídico de la administración judicial electrónica. Se reglamenta la «sede judicial electrónica», que es el canal a través del cual se pueden realizar todas las actuaciones, tanto por parte de los ciudadanos como los profesionales del ámbito de la administración de Justicia. Para facilitar este acceso se crea un Punto de Acceso General de la Administración de Justicia, que permite acceder a las distintas sedes y subsedes. También se regula la firma electrónica para autenticar los documentos que integran los diversos expedientes judiciales.
  • Otro aspecto fundamental en la nueva Ley es el establecimiento de normas que hagan posible la íntegra tramitación electrónica de los procesos judiciales gracias al expediente judicial electrónico. Así, el Anteproyecto regula detalles
    relativos al registro de escritos, comunicaciones y notificaciones electrónicas. La tramitación electrónica permite agilizar notablemente los trámites, al evitar la solicitud a los interesados de determinada documentación, cuando ésta sea
    posible mediante transmisiones de datos o certificaciones; racionaliza la distribución de cargas de trabajo y permite introducir indicadores de gestión. En la nueva norma se regulan, igualmente, las peculiaridades y características
    de la tramitación electrónica de los expedientes judiciales, al presentar determinadas características que la diferencian de la tramitación en papel. Finalmente, se recogen las características básicas que deben tener las aplicaciones y sistemas de información utilizados para esta tramitación electrónica, a fin de garantizar en todo caso la seguridad y la accesibilidad.
  • Por último, se abordan las cuestiones relativas a la cooperación y coordinación entre administraciones públicas con competencias en materia de Justicia. Se dota de rango legal al Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad. Este esquema consiste en un conjunto de información acerca de criterios y recomendaciones en materia de seguridad, política de seguridad, conservación y normalización de la información, formatos, etcétera. En definitiva, constituye un mínimo común denominador de conocimiento que permite que los distintos sistemas informáticos no acaben siendo incompatibles o se generen disfunciones por el uso de programas o aplicativos distintos. Para la gestión de este Esquema Judicial se crea la Comisión Estatal de Administración Judicial Electrónica, integrada por representantes del Ministerio de Justicia, Comunidades Autónomas transferidas, Consejo General del Poder Judicial y Fiscalía General del Estado.

Relaciones con Comunidades Autónomas

En el marco de colaboración entre el Estado y las Comunidades Autónomas con competencia en la materia, las acciones de alto coste o de dificultad tecnológica, como son los puntos de acceso multicanal, la aceptación de la firma electrónica reconocida o la interconexión entre administraciones estarán soportadas por las infraestructuras comunes facilitadas por el Ministerio de Justicia.

Asimismo, todas las aplicaciones desarrolladas o que vayan a ser desarrolladas por el Ministerio de Justicia están disponibles para su utilización por las Comunidades Autónomas con competencias transferidas en materia de Administración de Justicia, permitiéndoles la adecuación a los requisitos establecidos en la ley sin incremento presupuestario.

Mainframe supported electronic signature: zBackTrust


Albalia is an IBM partner in the System z environment (now zEnterprise) that has developed the only SOA electronic signature solution for Mainframes running z/OS or zLinux

This solution complies with standards such as OASIS DSS or ETSI TS 101 903.

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La Diplomática Digital presentada a los archiveros


Agradezco a Steria y Oracle su invitación para que explique los conceptos de Diplomática Digital a los Archiveros de la Comunidad de Madrid, en un Evento similar al que se organizó en Valencia el pasado 20 de octubre de 2010.

En esta ocasiónel acto se celebrará en el Salón de Actos del Archivo Regional de la Comunidad de Madrid (C/ Ramírez de Prado, 3. 28005 Madrid).

Steria, en colaboración con Oracle y la Asociación de Archiveros de la Comunidad de Madrid, organiza el próximo 15 de diciembre de 2010 en Madrid un evento con el objetivo de ayudar a los equipos de archiveros y los departamentos de informática de cualquier organización a efectuar una adecuada gestión de los documentos electrónicos a lo largo de todo su ciclo de vida, desde su digitalización hasta su accesibilidad por todos los usuarios.

Para resolver ambas cuestiones, en la sesión organizada por Steria se darán a conocer los recursos tecnológicos más avanzados para conservar y preservar los documentos a largo plazo, con todas las garantías legales y los máximos niveles de seguridad, y se explicará cómo enfocar un proyecto de implantación de un Sistema de Gestión Documental electrónico y cuáles son prácticas adecuadas a seguir. A este efecto, se presentará también el caso práctico de la implantación con Steria de la solución URM de Oracle en el Ayuntamiento de Valencia.

Asimismo, entre los ponentes del evento participarán Mª Nieves Sobrino, jefe de Área Coordinación del Centro de Archivo Regional de la Comunidad de Madrid, Carmen Cubero, presidenta de la Asociación de Archiveros de la Comunidad de Madrid, Julián Inza, Presidente del Grupo Interactiva y de Albalia Interactiva, Miguel Solano, consultor de Steria o Nuria Raventós, responsable de consultoría E2.0 de Oracle.

SITE 2010 – Resumen de la jornada del 17 de noviembre


Chris Skinner, especialista del sector financiero ha hecho una llamada de atención respecto a que los cambios recientes nos han traído a un mundo en que la situación de crisis debe ser gestionada como parte de la rutina.
El  nuevo contexto implica un nuevo marco regulatorio, un nuevo código de conducta bancario y un redefinición de la relación con el cliente.

Ha hecho referencia a interesantes iniciativas como “Spare Change”, dinero en las redes sociales como Facebook, Paypal, cada vez más relevante como intermediador de pagos entre personas,  iniciativas similares en Second Life y la iniciativa china QQ  de Tencent.
Los nuevos cambios, como los teléfonos móviles iPhone o Android, promueven la comprar de miniaplicaciones para esta plataforma.

Skinner ha hecho un análisis del posicionamiento de los bancos en función de su tamaño y de la robustez de su balance y ha citado la innovación de entidades españolas como Santander, BBVA, CAN (Caja Navarra), Bankinter o Sabadell.

Tras la intervención de Skinner ha tenido lugar la inauguración Oficial de la Feria por las autoridades, y en su marco han tenido lugar las intervenciones de Gonzalo Ortiz y del Conselleiro Javier Guerra, Conselleiro de Economía e Industria de la Xunta de Galicia.   El mensaje principal es que las tecnologías son parte del modelo productivo que se quiere impulsar y existen iniciativas desde la Xunta para impulsar el modelo desde diferentes ópticas.

Tras la inauguración oficial de la Feria y el Congreso,  ha tenido lugar la Mesa Redonda “Tecnología para la internacionalización», moderada por Gonzalo Ortiz, Presidente del Comité Organizador de SITE, y que ha comenzado con la intervención de Marie-Hélene Antolín Raybaud, Directora Corporativa Industrial. Grupo Antolín-Irausa. Marie Hélene ha descrito el grupo empresarial y ha identificado los aspectos que empujan a una empresa hacia la internacionalización. También ha tratado los retos que supone: Culturas, idioma, conocimiento, faltas de infraestructuras, riesgos de cambio, gestión de la comunicación,… Ha descrito el despliegue de infraestructuras del grupo y su  estrategia TIC.

Gabriel Moneo Marina, Director General de Sistemas de Inditex presentó la estructura de la empresa y los retos que enfrenta como entidad global.

El Grupo Inditex cuenta con ocho formatos comerciales, que comparten la orientación al cliente y la integración vertical de todas las fases del negocio de la moda, desde el diseño, la fabricación y la logística, hasta la venta en tiendas propias. Cinco son las claves del modelo de negocio: Cliente, corazón de la actividad de Inditex, Tienda, como punto de encuentro entre el cliente y la moda, Diseño/Producción, modelo de respuesta rápida al mercado, Logística, menos de 48 horas entre el centro de distribución y las tiendas y Equipos, más de 93.000 profesionales tienen al cliente como guía de su actividad.

Rafael Prieto Rodríguez, Gerente de Bajamar Séptima del Grupo Pescanova ha descrito la estructura de la empresa y las tecnologías utilizadas en el cultivo de Langostinos, como ejemplo de aplicación de las nuevas tecnologías. La tecnología contribuye a que los productos lleguen al mercado cuando son necesarios, a planificar la producción propia o la pesca o incluso la adquisición de productos de terceros.

Una conclusión de la mesa redonda es que la innovación es clave en las estrategias de internacionalización. Para las grandes corporaciones, en un modelo de gestión centralizado, las comunicaciones, el desarrollo de aplicaciones y servicios en la web, las herramientas colaborativas y  virtualización de equipamiento, son las claves tecnológicas de evolución de futuro.

María Nava Castro, Directora Xeral de Comercio en la Xunta y Presidenta del Consejo de Dirección de Expocoruña cerró con su intervención la mesa redonda, animando a las empresas a buscar la internacionalización apoyándose en las tecnologías.

Mar Pereira, Directora Xeral de Modernización Administrativa de la Xunta fue  la moderadora de la primera mesa redonda de la tarde “Interoperabilidad con las Administraciones Públicas”.

Carlos Marcos, Subdirector General de Coordinación y Estudios. Dirección General para el Impulso de la Administración Electrónica del Ministerio de la Presidencia explicó los desarrollos de su organismo orientados al impulso de la Administración Electrónica, entre ellos los que tienen que ver con la Firma Electrónica y en particular el desarrollo del Esquema Nacional de Interoperabilidad. La definición del documento electrónico pasa por aspectos como  su integración en un  Expediente electrónico, su  Digitalización, su  Copiado auténtico y conversión, y la  Política de gestión de documentos electrónicos.

Antonio Rodríguez Martín, Jefe de la Unidad de Documentación de Españoles y Archivo. DGPyGC. Cuerpo Nacional de Policía, ha descrito la estructura del DNIe que es una evolución del documento de identidad tradicional. HA dado cifras de la implantación que roza la cifra de 20 millones de unidades. En Galicia se han expedido algo más de 1.200.000 DNIe, por lo que el 50% de los gallegos cuenta ya con DNIe.

Mauro Fernández Dabouza, Director General. CIXTEC (Xunta de Galicia) ha explicado dos de los proyectos recientes más relevantes del CIXTEC: la licitación electrónica y a factura electrónica. En el ámbito de la factura la adopción ha sido sorprendentmente alta en tan breve plazo, con cifras del 15,64% en cuanto al número de facturas electrónicas gestionadas respecto al total, y 15,20%  en cuanto a importes.

Santiago Segarra, Industry Business Development Team de IBM fue Director de Informática Tributaria y es un buen conocedor de los retos del despliegue de la Administración Electrónica. Ha citado la estrategia Europa 2020, la Declaración Ministerial de Granada  la Agenda Digital Europea como referentes de desarrollo de la Administración Electrónica. Entre los objetivos de interoperabilidad están el de aplicar el Marco Europeo de Interoperabilidad antes de 2013 y cumplir compromisos de Malmoe y de Granada.

En este contexto las TIC tienen que permitir la mejora de relación entre empleados o funcionarios, ciudadanos o clientes, y colaboradores, accediendo a los recursos y gestionando el conocimiento.

A continuación ha tenido lugar la Mesa Redonda de “Modelos de Desarrollo Tecnológico en Banca” presentada por José Manuel Valiño Blanco, Director General de Sistemas de Caixa Galicia.

El primer ponente, Fernando Ventoso López, Subdirector General  CIO del Banco Santander España, trabajó en el grupo Barclays durante 12 años. Sobre el objetivo de mejora de eficiencia y el reto de un despliegue global, el Grupo ha especializado factorías externas centradas en la tecnología, mientras se eliminan los perfiles tecnológicos de las áreas de negocio. Las factorías son propiedad del grupo y sirven a todas las filiales. Se evita la acumulación de tecnologías obsoletas sin mantenimiento al detraer las decisiones de este tipo de las áreas de negocio.

Santiago Uriel, Vicesecretario Tecnológico de la COAS de CECA, ha planteado un modelo cooperativo del que es ejemplo la adaptación a XBRL, exigencia de reporting del banco de España, o la captura de firma digitalizada en muchos entornos. La cooperación es uno de los elementos de supervivencia, según los hallazgos de Darwin, menos conocidos que su teoría de la evolución. Técnicas semejantes a las forjas del software de fuentes abiertas aportan recursos a entidades de tamaño diverso.

Julio Yepes, Director de Desarrollo de Innovación y Tecnología de BBVA también ha planteado la importancia de la eficiencia. Existen dos  lineas de inversion en la entidad: las de tipo “Change the bank” y las de tipo “Run the Bank”. El banco intenta adaptarse a cambios como los que reflejan la evolución de uso del Google, la extensión de iPads y smartphone, que anuncian futuras necesidades diferentes de los clientes respecto a su forma de usar el banco.

Telesforo Veiga, Director Técnico del Banco Pastor, cerró la ronda de presentaciones de la mesa. La necesidad de austeridad y el alineamiento con las necesidades de negocio marca en cierta medida la agenda de la tecnología desplegada por el banco. La calidad del servicio percibida por el cliente es también relevante, priorizando la aplicación de tecnologías cualificando la demanda de las áreas de negocio.

La ponencia de clausura “El Mapa Tecnológico de la Banca del Futuro. Contribución a la cuenta de resultados” ha correspondido a  Pedro Pérez Iruela, Socio de Accenture, que acumula más de 16 años de experiencia en el área de Servicios Financieros. Su presentación ha identificado nuevos retos a los que se enfrentan las entidades financieras, desde la regulación al cambio de las necesidades de los clientes apalancadas en la adopción de tecnología, como los Smartphone o los iPad, lo que implica necesidades de banca en movilidad. Tendencias como el desarrollo de la nube, con ejemplos como Animoto son indicadores del potencial explosivo de las redes sociales y la forma en que los servicios en la nube se adaptan a la demanda. HTML5, Operational transformation, algoritmos, buscadores, redes sociales, y Annalytics cambian el panorama tecnológico continuamente y representan retos para las entidades.