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Uso de medios electrónicos en relación con la convocatoria de Juntas de Accionistas

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Logo EAD Trust El Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital, ha sufrido diversas modificaciones, la más importante de las cuales ha tenido lugar con la publicación de la  Ley 25/2011, de 1 de agosto, de reforma parcial de la Ley de Sociedades de Capital y de incorporación de la Directiva 2007/36/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de julio, sobre el ejercicio de determinados derechos de los accionistas de sociedades cotizadas.

 Ahora que muchas sociedades cotizadas están preparando las juntas y deben realizar la convocatoria, conviene recordar que es obligatoria la publicación de la convocatoria en la página web de la sociedad, con al menos 30 días de antelación y de forma ininterrumpida hasta la celebración de la Junta y que es conveniente contar con algún medio de prueba del cumplimiento de dicho requisito.

EADTrust proporciona un servicio que acredita fehacientemente la publicación de la convocatoria y de los documentos conexos en la sede electrónica de la sociedad, del que se puede obtener más información en este sitio: Publicación Fehaciente. Se puede obtener más información llamando al 902 365 612.

Los artículos de la norma que conviene tener en cuenta, son los siguientes:

Artículo 11 bis. Sede electrónica.

1. La creación de una página web corporativa deberá acordarse por la junta general de la sociedad. El acuerdo de creación deberá ser inscrito en el Registro Mercantil o bien ser notificado a todos los socios.

La supresión y traslado de la página web de la sociedad podrá ser acordada por el órgano de administración, salvo disposición estatutaria en contrario. Dicho acuerdo deberá inscribirse en el Registro Mercantil o ser notificado a todos los socios y, en todo caso, se hará constar en la propia página web suprimida o trasladada, durante los treinta días posteriores a la adopción de dicho acuerdo de traslado o supresión.

2. Será a cargo de los administradores la prueba de la certeza del hecho de la inserción de contenidos en la web y de la fecha en que se hicieron. Para acreditar el mantenimiento de dicho contenido durante el plazo de vigencia será suficiente la manifestación de los administradores que podrá ser desvirtuada por el perjudicado mediante cualquier prueba admisible en Derecho.

Artículo 173. Forma de la convocatoria.

1. Salvo disposición contraria de los estatutos, la junta general será convocada mediante anuncio publicado en el Boletín Oficial del Registro Mercantil y en la página web de la sociedad. Con carácter voluntario y adicional a esta última o cuando la sociedad no tenga página web, la convocatoria se publicará en uno de los diarios de mayor circulación en la provincia en que esté situado el domicilio social.

2. Los estatutos podrán establecer que la convocatoria se realice mediante anuncio publicado en la página web de la sociedad o por cualquier procedimiento de comunicación, individual y escrita, que asegure la recepción del mismo por todos los socios en el domicilio designado al efecto o en el que conste en la documentación de la sociedad. En el caso de socios que residan en el extranjero, los estatutos podrán prever que sólo serán individualmente convocados si hubieran designado un lugar del territorio nacional para notificaciones.

Con carácter voluntario y adicional, la convocatoria se podrá publicar en uno de los diarios de mayor circulación en la provincia en que esté situado el domicilio social.

3. Por excepción a lo dispuesto en el apartado anterior, en el caso de sociedad anónima con acciones al portador, la convocatoria deberá realizarse, al menos, mediante anuncio en el Boletín Oficial del Registro Mercantil.

Artículo 518. Información general previa a la junta.

Desde la publicación del anuncio de convocatoria y hasta la celebración de la junta general, la sociedad deberá publicar ininterrumpidamente en su página web, al menos, la siguiente información:

  1. El anuncio de la convocatoria.
  2. El número total de acciones y derechos de voto en la fecha de la convocatoria, desglosados por clases de acciones, si existieran.
  3. Los documentos que se presentarán a la junta general y, en particular, los informes de administradores, auditores de cuentas y expertos independientes.
  4. Los textos completos de las propuestas de acuerdo o, en el caso de no existir, un informe de los órganos competentes, comentando cada uno de los puntos del orden del día. A medida que se reciban, se incluirán también las propuestas de acuerdo presentadas por los accionistas.
  5. Los formularios que deberán utilizarse para el voto por representación y a distancia, salvo cuando sean enviados directamente por la sociedad a cada accionista. En el caso de que no puedan publicarse en el sitio de Internet por causas técnicas, la sociedad deberá indicar en el sitio de Internet cómo obtener los formularios en papel, que deberá enviar a todo accionista que lo solicite.

Artículo 519. Derecho a completar el orden del día y a presentar nuevas propuestas de acuerdo.

1. Los accionistas que representen al menos el cinco por ciento del capital social podrán solicitar que se publique un complemento a la convocatoria de la junta general ordinaria, incluyendo uno o más puntos en el orden del día, siempre que los nuevos puntos vayan acompañados de una justificación o, en su caso, de una propuesta de acuerdo justificada. En ningún caso podrá ejercitarse dicho derecho respecto a la convocatoria de juntas generales extraordinarias.

El ejercicio de este derecho deberá efectuarse mediante notificación fehaciente que habrá de recibirse en el domicilio social dentro de los cinco días siguientes a la publicación de la convocatoria. El complemento deberá publicarse con quince días de antelación como mínimo a la fecha establecida para la reunión de la junta. La falta de publicación en plazo del complemento será causa de nulidad de la junta.

2. Los accionistas que representen al menos el cinco por ciento del capital social podrán, en el mismo plazo señalado en el apartado anterior, presentar propuestas fundamentadas de acuerdo sobre asuntos ya incluidos o que deban incluirse en el orden del día de la junta convocada. La sociedad asegurará la difusión de estas propuestas de acuerdo y de la documentación que en su caso se adjunte, entre el resto de los accionistas, de conformidad con lo dispuesto en la letra d) del artículo anterior.

Artículo 520. Ejercicio del derecho de información del accionista.

1. El ejercicio del derecho de información de los accionistas se rige por lo previsto en el artículo 197. Además, los accionistas podrán solicitar a los administradores, por escrito hasta el séptimo día anterior al previsto para la celebración de la junta, o verbalmente durante su celebración, las aclaraciones que estimen precisas acerca de la información accesible al público que la sociedad hubiera facilitado a la Comisión Nacional del Mercado de Valores desde la celebración de la última junta general y acerca del informe del auditor.

2. Los administradores no estarán obligados a responder a preguntas concretas de los accionistas cuando, con anterioridad a su formulación, la información solicitada esté clara y directamente disponible para todos los accionistas en la página web de la sociedad bajo el formato pregunta-respuesta.

Artículo 521. Participación a distancia.

1. La participación en la junta general y el voto de las propuestas sobre puntos comprendidos en el orden del día de cualquier clase de junta general podrán delegarse o ejercitarse directamente por el accionista mediante correspondencia postal, electrónica o cualquier otro medio de comunicación a distancia, en los términos que establezcan los estatutos de la sociedad, siempre que se garantice debidamente la identidad del sujeto que participa o vota y la seguridad de las comunicaciones electrónicas.

2. De conformidad con lo que se disponga en los estatutos, el reglamento de la junta general podrá regular el ejercicio a distancia de tales derechos incluyendo, en especial, alguna o todas las formas siguientes:

  1. La transmisión en tiempo real de la junta general.
  2. La comunicación bidireccional en tiempo real para que los accionistas puedan dirigirse a la junta general desde un lugar distinto al de su celebración.
  3. Un mecanismo para ejercer el voto antes o durante la junta general sin necesidad de nombrar a un representante que esté físicamente presente en la junta.

Artículo 522. La representación del accionista en la junta general.

1. Las cláusulas estatutarias que limiten el derecho del accionista a hacerse representar por cualquier persona en las juntas generales serán nulas. No obstante, los estatutos podrán prohibir la sustitución del representante por un tercero, sin perjuicio de la designación de una persona física cuando el representante sea una persona jurídica.

2. En caso de que se hayan emitido instrucciones por parte del accionista representado, el representante emitirá el voto con arreglo a las mismas y tendrá la obligación de conservar dichas instrucciones durante un año desde la celebración de la junta correspondiente.

3. El nombramiento del representante por el accionista y la notificación del nombramiento a la sociedad podrán realizarse por escrito o por medios electrónicos. La sociedad establecerá el sistema para la notificación electrónica del nombramiento, con los requisitos formales, necesarios y proporcionados para garantizar la identificación del accionista y del representante o representantes que designe. Lo dispuesto en este apartado será de aplicación a la revocación del nombramiento del representante.

4. El representante podrá tener la representación de más de un accionista sin limitación en cuanto al número de accionistas representados. Cuando un representante tenga representaciones de varios accionistas, podrá emitir votos de signo distinto en función de las instrucciones dadas por cada accionista.

5. En todo caso, el número de acciones representadas se computará para la válida constitución de la junta.

Artículo 525. Resultado de las votaciones.

1. Para cada acuerdo sometido a votación de la junta general deberá determinarse, como mínimo, el número de acciones respecto de las que se hayan emitido votos válidos, la proporción de capital social representado por dichos votos, el número total de votos válidos, el número de votos a favor y en contra de cada acuerdo y, en su caso, el número de abstenciones.

2. Los acuerdos aprobados y el resultado de las votaciones se publicarán íntegros en la página web de la sociedad dentro de los cinco días siguientes a la finalización de la junta general.

Artículo 539. Instrumentos especiales de información.

1. Las sociedades anónimas cotizadas deberán cumplir los deberes de información por cualquier medio técnico, informático o telemático, sin perjuicio del derecho de los accionistas a solicitar la información en forma impresa.

2. Las sociedades anónimas cotizadas deberán disponer de una página web para atender el ejercicio, por parte de los accionistas, del derecho de información, y para difundir la información relevante exigida por la legislación sobre el mercado de valores.

En la página web de la sociedad se habilitará un Foro Electrónico de Accionistas, al que podrán acceder con las debidas garantías tanto los accionistas individuales como las asociaciones voluntarias que puedan constituir, con el fin de facilitar su comunicación con carácter previo a la celebración de las Juntas generales. En el Foro podrán publicarse propuestas que pretendan presentarse como complemento del orden del día anunciado en la convocatoria, solicitudes de adhesión a tales propuestas, iniciativas para alcanzar el porcentaje suficiente para ejercer un derecho de minoría previsto en la ley, así como ofertas o peticiones de representación voluntaria.

3. Al consejo de administración corresponde establecer el contenido de la información a facilitar en la página web, de conformidad con lo que establezca el Ministerio de Economía y Hacienda o, con su habilitación expresa, la Comisión Nacional del Mercado de Valores.

4. Los accionistas de cada sociedad cotizada podrán constituir Asociaciones específicas y voluntarias para el ejercicio de sus derechos y la mejor defensa de sus intereses comunes. Las Asociaciones de accionistas deberán inscribirse en un Registro especial habilitado al efecto en la Comisión Nacional del Mercado de Valores. Reglamentariamente se desarrollará el régimen jurídico de las Asociaciones de Accionistas que comprenderá, al menos, los requisitos y límites para su constitución, las bases de su estructura orgánica, las reglas de su funcionamiento, los derechos y obligaciones que les correspondan, especialmente en su relación con la sociedad cotizada.

5. Asimismo, se faculta al Gobierno y, en su caso, al Ministerio de Economía y Hacienda y, con su habilitación expresa, a la Comisión Nacional del Mercado de Valores, para desarrollar las especificaciones técnicas y jurídicas necesarias respecto a lo establecido en este artículo.

Custodia Digital Masiva, una de las caras de Big Data.

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Estos días, asisto como inversor a las discusiones de los especialistas de EADTrust respecto al problema de la gestión de grandes volúmenes de datos.

Sus discusiones son de tipo técnico, mientras debaten sobre arquitecturas, herramientas, gestores de bases de datos, disponibilidad de sistemas de archivo en la nube, mecanismos de respaldo, tiempo de respuesta en archivo y recuperación, redundancia, alta disponibilidad, resistencia a fallos, direccionamiento, …

Yo aporto mi granito de arena por mi experiencia en sistemas informáticos de grandes entidades, como bancos y telcos y centros de autorización de medios de pago, pero comienzo a entender que algunos de los problemas a los que se enfrentan son de nuevo cuño.

Big data

En efecto, justamente por estas fechas, ha adquirido una relevancia especial el concepto de «Big Data«, una vez identificado por los analistas.

Los grandes volúmenes de datos se han gestionado tradicionalmente con la filosofía de disponibilidad priorizada. El criterio de prioridad consistía, en general, en disponer de los datos recientes de manera inmediata, mientras que los datos más antiguos se envían a un sistema de archivo secundario y terciario. En las grandes instalaciones, esto se traducía en sistemas robotizados que manejaban «containers» de datos, frecuentemente en sistemas magnéticos de almacenamiento secuencial (cintas o sistemas evolucionados de ellas). Y básicamente por el aspecto de los costes de los sistemas de acceso aleatorio que tradicionalmente han sido superiores a los de acceso secuencial.

Sin embargo, desde hace años, esto está cambiando y el coste del almacenamiento de acceso directo ha caido en picado. Ahora es más importante considerar la fiabilidad de los sistemas, y la probabilidad de que se produzcan fallos, con la consiguiente pérdida de la información. La velocidad de acceso adquiere una relevancia distinta, y la redundancia a través de sistemas RAID pasa a ser un requisito de los nuevos sistemas. El almacenamiento de estado sólido ha dejado de ser una promesa y forma parte de la panoplia de recursos de almacenamiento en contextos en los que prima la velocidad y la fiabilidad, si el coste tiene menos relevancia.

Pero cada vez se generan, se almacenan y se procesan más datos, y cada vez más datos tienen que estar disponibles para más personas y más dispositivos que acceden a ellos.  Según palabras de Eric Schmidt, Director General de Google:  “desde el origen del nacimiento del mundo hasta el año 2003, se generaron cinco exabytes de información. Ahora creamos cinco exabytes cada dos días”.

Recordemos que el exabyte es la unidad de medida de  almacenamiento de información (cuyo símbolo es el EB), equivalente a 1018 bytes y que la secuencia de métricas de almacenamientos (de mil en mil o de 1024 en 1024 según se emplee la terminación «bibyte«) es la siguiente: kilobyte (kB) 103, megabyte (MB) 106, gigabyte (GB) 109, terabyte (TB) 1012, petabyte (PB) 1015, exabyte (EB) 1018, zettabyte (ZB) 1021, yottabyte (YB) 1024 .

Big Data y el Cartulario Electrónico

En los sistemas de gestión que manejan evidencias electrónicas, los retos son aún más exigentes. Los datos tienen que estar disponibles en los momentos claves, en los que se requiere su carácter de prueba, y esto puede implicar responsabilidades en muchos casos.

Un sistema como el gestionado por EADTrust, requiere muchos componentes: PKI que respalda la identidad de los diferentes módulos e intervinientes, sistemas generadores de sellado de tiempo sincronizados con el ROA que trabajan a alto rendimiento proporcionando sellos de tiempo a sistemas internos y externos, logs estructurados que permiten localizar las evidencias en caso de resolución de litigios, frecuentemente incorporados a actas de funcionamiento e informes periciales, servidores de firma centralizada generando firmas XAdES-XL y PAdES-LTV, HSM (Hardware Security Modules) que custodian las claves privadas, manejadores de metadatos y uno de los elementos clave: el cartulario electrónico.

El Cartulario Electrónico es un sistema de Custodia Digital Masiva de caracter probatorio.

El Cartulario Electrónico es el equivalente electrónico en un sistema privado del Protocolo Notarial, de los fedatarios públicos. Consiste en una colección ordenada de documentos electrónicos, localizables con varios criterios (especialmente el CSV, Código Seguro de Verificación) y que guarda información complementaria en metadatos estáticos y dinámicos que se refieren a aspectos como la endosabilidad, la obliteribilidad o la completitud (llamada, a veces, grapa electrónica).

El Cartulario Electrónico está formado por una Matriz Electrónica de documentos (sobre los que cabría entender que puede aplicarse el difuso concepto de «original«), y un mecanismo de índices que permite localizarlos y actuar sobre ellos para añadir capas, acceder a su contenido final o al de una de las versiones, hacer anotaciones, referenciar otros documentos o referenciar expedientes.

Filosóficamente, el cartulario debe guardar la información para siempre, salvo que por motivos legales deba de ser eliminada, y aun en ese caso, habrá que diferenciar si la eliminación es un borrado o el marcado de una imposibilidad de acceso. Contractualmente, sin embargo, la información se conserva solo durante el período requerido, cuando se presta como servicios de custodia digital para terceros.

Y ese es el reto que apasiona a los técnicos de EADTrust. Los volúmenes actuales de documentos y metadatos gestionados en el Cartulario Electrónico de EADTrust, permiten prever que durante los próximos cinco años la infraestructura desplegada no tendrá problema de gestión a ritmos normales de prestación de servicios. Pero ¿qué sucederá si los servicios de custodia digital, de publicación  fehaciente o de notificaciones fehacientes deben manejar ritmos de transacción de decenas de millones o centenas de millones de documentos por año? Documentos de 100 Kb o de 10Mb, con versiones y enlaces entre ellos.  Con planos, o documentos aministrativos, o contratos, o mensajes, o adjuntos, o libros, o actas,…

Y lo cierto es que algunos de los clientes con los que estamos hablando, podrían perfectamente generar esos volúmenes de operaciones.

Más referencias sobre Big Data

Firma Electrónica y Diplomática Digital – Seminario para los Archiveros de Navarra

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El próximo Viernes, 11 de noviembre de 2011,  de 9:30 a 14:30 horas, impartiré un seminario en el Civivox de Iturrama en la calle  Esquíroz 24, de  Pamplona sobre  Firma Electrónica y Diplomática Digital, auspiciado por la Asociación de Archiveros de Navarra

Estos son los temas que trataré:

1. Conceptos de Diplomática

  • Archivística, Paleografía, Sigilografía
  • Cartularios, Códices Diplomáticos, Tumbos, Becerros
  • Autenticidad de los documentos en papel
  • Partes de un documento
  • Tipos de documentos

2. Marco Legal

  • Normativa en relación con los archivos
  • Normativa en relación con la Firma Electrónica
  • Normativa de Administración Electrónica
  • Normativa sobre Contratación Electrónica
  • Estándares aplicables en la Gestión de Documentos Electrónicos

3. Diplomática Digital

  • Autenticidad de los Documentos Electrónicos. Obliterabilidad, Endosabilidad, Completitud
  • Custodia Digital. Cartulario Digital. Archivo de Constancias Electrónicas. código de Verificación
  • Convivencia de Documentos Electrónicos y de papel. Albalá, copia constatable, Digitalización Certificada. Localizador

4. Firma electrónica

  • Descripción técnica de la Firma Electrónica.
  • Descripción legal de la Firma Electrónica.  Firma Avanzada. Firma Reconocida
  • Prestadores de servicios de certificación en España y en Europa
  • Firma Básica, Fechada, Completa. Conservación de firmas a largo plazo
  • Timestamping. Comprobación de validez de certificados (CRL, OCSP)
  • Dispositivos seguros de creación de firma.

5. Gestión de Documentos en el Sector Público

  • Sede Electrónica. Código seguro de verificación
  • Registro de entrada, registro de salida, registro telemático, interconexión de registros. SICRES
  • Expediente Electrónico
  • Digitalización de Documentos
  • Interoperabilidad de Gestión de Documentos entre Administraciones
  • Clasificación de documentos. Metadatos
  • Notificaciones Fehacientes. Notificaciones Obligatorias

6. Gestión de Documentos en el Sector Privado

  • Contratos. Novación Electrónica. Prestación del consentimiento
  • Digitalización Certificada de facturas. Digitalización Certificada de otros tipos de documentos
  • Uso de la Firma Electrónica. Requisitos de la digitalización de firmas manuscritas para que sea considerada Firma Electrónica avanzada. Tabletas digitalizadoras, bolígrafos electrónicos
  • Notificaciones Fehacientes. Correo Electrónico Certificado.

Es una satisfacción que los Archiveros de Navarra hayan pensado en mi para ello. Eso de ser «profeta en su tierra» no es habitual.

Depósito Legal

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En el mismo BOE en el que se publicaron recientemente las normas técnicas de interoperabilidad, se ha publicado la Ley 23/2011, de 29 de julio, de depósito legal, que entrará en vigor el 30 de enero de 2012.

El patrimonio bibliográfico, sonoro, visual, audiovisual y digital de las culturas de España es uno de los más ricos y representativos del mundo y debe ser preservado en beneficio de las generaciones presentes y futuras. Para que éste pueda ser accesible a todos los ciudadanos y contribuya al desarrollo cultural, social y económico de España como sociedad libre y democrática, es preciso contar con la colaboración de editores, impresores, productores, así como del mundo bibliotecario, cuya actuación conjunta resulta imprescindible para conservar ese patrimonio, en unos casos, cediendo en depósito a las Administraciones Públicas ejemplares o copias de todos los recursos de información creados en cualquier soporte o medio que se distribuya públicamente, y en otros, gestionando la accesibilidad universal a esos recursos.

Inicialmente concebido sólo como una figura de control bibliográfico nacional, el depósito legal ha pasado a configurarse en los Estados democráticos como un servicio público gratuito al sector editorial para suministrar originales de obras en dominio público, y como una garantía de la libertad de expresión y del acceso a la información de los ciudadanos y, con el advenimiento de la sociedad del conocimiento, como una pieza del desarrollo económico y social de un país.

La figura del depósito legal fue introducida en España por primera vez en 1616 para las obras impresas en la Corona de Aragón y en 1619 para las obras impresas en la Corona de Aragón y el Reino de Castilla, cuando Felipe III, por Real Decreto de 12 de enero, concede a la Real Biblioteca de El Escorial el privilegio de recibir un ejemplar de cuantos libros se imprimiesen. Felipe V amplía este privilegio mediante Real Cédula de 26 de julio de 1716, a la recién fundada Librería Real, hoy Biblioteca Nacional de España.

Desde aquella fecha ha sido una preocupación constante el cumplimiento de esta obligación, dando lugar a diversas y sucesivas disposiciones. El Decreto de 23 de diciembre de 1957 amplió la variedad de los materiales sujetos al depósito legal y previó la incorporación de otros recursos entonces inexistentes. Con el número de depósito legal y el sistema administrativo desarrollado para su control, se consiguió por primera vez un cumplimiento eficaz del depósito de los materiales.

En el ámbito internacional han sido varios los estudios auspiciados por la UNESCO, siempre en la línea de la profundización y universalización del depósito legal, así como la actividad llevada a cabo en el mismo sentido y sistemáticamente por la Federación Internacional de Asociaciones e Instituciones Bibliotecarias (IFLA).

Asimismo, las formas de expresión intelectual y artística han evolucionado, se han creado nuevos medios de publicación y hoy en día las publicaciones electrónicas forman parte habitual de muchos patrimonios nacionales de obras publicadas, haciendo imprescindible la revisión de las normativas sobre depósito legal.

Como novedad en el caso que nos ocupa cabe resaltar que la ley introduce un cambio de adaptación a la realidad del mundo de las publicaciones, que se basa en el nuevo papel que se atribuye al editor. La presencia del editor como sujeto depositante principal va a significar una gran mejora de las colecciones custodiadas por los centros depositarios, ya que permitirá que los documentos ingresen íntegros, que las publicaciones seriadas no queden faltas de fascículos y, finalmente, que se ingrese todo lo que se edita en España, aun cuando no haya sido producido en su territorio. Además, permitirá que las colecciones de las bibliotecas autonómicas respondan a su realidad editorial.

Por otra parte, conviene insistir en las ventajas que el depósito legal tiene para los obligados a constituirlo, dada su repercusión en el incremento de la visibilidad y publicidad de sus publicaciones, el mejor control bibliográfico que proporciona y la garantía a largo plazo de la disponibilidad de su material, lo que puede tener notable valor cuando el original se ha perdido o destruido.

Debe también destacarse que se ha buscado compatibilizar la prestación del servicio público de la institución jurídica del depósito legal con la reducción de las cargas administrativas al disminuir sustancialmente el número de ejemplares que el sector editorial debe aportar a la Administración.

Otro aspecto novedoso de esta ley es que contempla el depósito de los nuevos soportes de la edición y de los documentos en red. En el ámbito de la Unión Europea se ha propuesto y recomendado la adopción de iniciativas por los Estados miembros en el campo de la conservación digital del material cultural. Las instituciones de la Unión han advertido sobre los desafíos que plantea el depósito del patrimonio bibliográfico, sonoro, visual, audiovisual y digital en un entorno digital y han propuesto soluciones cuyo objetivo es la exploración de nuevas técnicas de recogida de material en línea con fines de difusión y conservación.

En este contexto, la Estrategia Europa 2020 y sus iniciativas emblemáticas, entre otras, la Agenda Digital Europea y la Estrategia de Innovación, recogen el impulso que desde las principales instituciones europeas se pretende dar a la conservación de contenidos digitales con vistas a garantizar su acceso a las generaciones futuras. De este modo, en esta ley se contemplan los supuestos tanto de las publicaciones en forma de ejemplares digitales tangibles, como las publicaciones difundidas únicamente a través de redes electrónicas.

En España, a la necesidad de renovación de contenidos normativos se suma la de adecuar el ordenamiento jurídico del depósito legal al Estado de las Autonomías y a la distribución de competencias entre el Estado y las Comunidades Autónomas. Asimismo, la Ley 10/2007, de 22 de junio, de la Lectura, del Libro y de las Bibliotecas, puso de manifiesto la importancia de elaborar una ley sobre la materia que se adaptase a estas nuevas circunstancias. De este modo, en su disposición adicional primera, se dice que el Gobierno, en el plazo máximo de un año, remitirá un proyecto de ley para adaptar la normativa vigente a la realidad del Estado de las Autonomías, a la aparición de nuevos soportes y a los cambios producidos en el sector editorial.

Desde el punto de vista de la archivística, una gran noticia.

La norma introduce algunas definiciones compatibles con otros desarollos normativos en curso:

  • Documento: Toda información o contenidos, cualquiera que sea su soporte o formato, así como su naturaleza o la forma de expresión utilizada (gráfica, sonora, visual, audiovisual, multimedia, etc.).
  • Documento electrónico: Información o contenido de cualquier naturaleza en soporte electrónico, archivado con un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.
  • Dominio de Internet: Espacio en Internet de una empresa, organización, o de una persona física, asociado a un nombre o una dirección, que permite que su información o contenido, productos o servicios, sean accesibles.
  • Edición: Todos los ejemplares de un recurso bibliográfico, sonoro, visual, audiovisual y digital producidos sustancialmente desde el mismo original y editados por la misma agencia o grupos de agencias o por una persona.
  • Edición paralela: Conjunto de ejemplares de un documento que con el mismo contenido se publican en soportes distintos, tales como revista en papel y microficha, bases de datos en CD y en línea.
  • Editor: Persona natural o jurídica que, por cuenta propia, elige o concibe obras literarias, científicas y en general de cualquier temática, y realiza o encarga los procesos industriales para su transformación en libro o en otro recurso, cualquiera que sea su soporte, con la finalidad de su publicación y difusión o comunicación.
  • Ejemplar: Cada unidad completa dentro de una edición.
  • Impresión bajo demanda: Ejemplar o ejemplares de una edición realizados para responder a pedidos concretos.
  • Impresor: Persona natural o jurídica que, contando con las instalaciones y medios técnicos necesarios, se dedica, exclusiva o principalmente, a la realización e impresión de libros en papel o en cualquier otro soporte susceptible de lectura.
  • Libro: Obra científica, artística, literaria o de cualquier otra índole que constituye una publicación unitaria en uno o varios volúmenes y que puede aparecer impresa o en cualquier soporte susceptible de lectura. Se entienden incluidos en la definición de libro, a los efectos de esta Ley, los libros electrónicos y los libros que se publiquen o se difundan por Internet o en otro soporte que pueda aparecer en el futuro, los materiales complementarios de carácter impreso, visual, audiovisual o sonoro que sean editados conjuntamente con el libro y que participen del carácter unitario del mismo, así como cualquier otra manifestación editorial.
  • Mancheta: Lugar que, en las publicaciones periódicas, proporciona los datos principales de identificación de la publicación.
  • Productor: Persona física o jurídica que asume la iniciativa, la coordinación y el riesgo económico de la producción de obras y contenidos sonoros, visuales, audiovisuales o digitales.
  • Publicación electrónica: Información o contenido de cualquier naturaleza, en un soporte electrónico, archivado con un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado, que sea objeto de difusión.
  • Publicación periódica: Toda publicación de cualquier naturaleza que aparece, se distribuye o comunica de forma continuada con una periodicidad establecida.
  • Publicación seriada: Toda obra científica, literaria o de cualquier índole que aparece o se comunica de forma continuada, editada en una sucesión de números o partes separadas, que lleva normalmente una numeración y que no tiene una duración predeterminada.
  • Recurso: Una entidad, tangible o intangible, que recoge el contenido intelectual, artístico o de cualquier índole y que está concebida, producida o editada como una unidad.
  • Recurso continuado: Publicación que se edita a lo largo del tiempo, sin duración predeterminada. Incluye las publicaciones seriadas y los recursos integrables ininterrumpidos.
  • Recurso integrable: Publicación que se completa o modifica por medio de actualizaciones, que no permanecen separadas, sino que se integran en un todo. Pueden ser finitos o continuados. Las hojas sueltas actualizables y los sitios web actualizables constituyen recursos integrables.
  • Recurso multimedia: Recurso constituido por dos o más medios distintos o por formas distintas de un mismo medio y que está concebido para usarse como una unidad.
  • Reedición: Edición que se distingue de las anteriores por algunas modificaciones introducidas en el contenido o en la presentación.
  • Sitio web: Punto de acceso electrónico formado por una o varias páginas electrónicas agrupadas en un dominio de Internet.
  • Soporte tangible: Soporte físico de una obra o contenido tales como papel, disco, etcétera.
  • Soporte no tangible: Soporte virtual de una obra o contenido difundidos a través de redes electrónicas.
  • Versión: Forma de un documento que ha sido modificado sin cambiar su identidad.

De entre los documentos que se depositan, cabe destacar:

k) documentos sonoros,

l) documentos audiovisuales,

m) microformas,

n) documentos electrónicos en cualquier soporte, que el estado de la técnica permita en cada momento, y que no sean accesibles libremente a través de Internet,

ñ) sitios web fijables o registrables cuyo contenido pueda variar en el tiempo y sea susceptible de ser copiado en un momento dado,

o) copia nueva de los documentos íntegros, en versión original, de toda película cinematográfica, documental o de ficción, realizada por un productor con domicilio, residencia o establecimiento permanente en el territorio español y un ejemplar del material publicitario correspondiente.

No serán objeto de depósito legal las siguientes publicaciones:

a) documentos de las Administraciones Públicas de carácter interno o que resulten susceptibles de integración en expedientes administrativos,

b) documentos de instituciones y organizaciones, incluidas las empresariales, que versen únicamente sobre asuntos internos y estén dirigidas al personal de las mismas, tales como circulares, instrucciones o manuales de procedimiento,

c) publicaciones destinadas a concursos de promoción o traslado de los cuerpos o escalas de las distintas administraciones públicas,

d) sellos de correo,

e) impresos de carácter social como invitaciones de boda y bautizo, esquelas de defunción, tarjetas de visita, carnés de identidad, títulos o diplomas,

f) impresos de oficinas, formularios, incluidos los oficiales, cuestionarios y encuestas no cumplimentadas excepto que complementen una obra cuyo contenido sea técnico o científico, por ejemplo, un volumen formado por una recopilación de formularios que acompaña a un libro sobre procedimiento administrativo,

g) publicaciones de impresión bajo demanda,

h) dossieres de prensa,

i) hojas comerciales publicitarias,

j) catálogos comerciales de todo tipo,

k) calendarios y agendas,

l) objetos tridimensionales, aunque acompañen a un documento principal,

m) manuales de instrucciones de objetos, electrodomésticos, maquinaria, o análogos,

n) todo producto de un sistema informático que contenga datos que afecten a la privacidad de personas físicas y jurídicas y cuantos estén incluidos en la normativa de protección de datos personales, y

ñ) programas audiovisuales emitidos por prestadores del servicio de comunicación audiovisual, salvo que sean objeto de distribución.

Constitución del depósito de publicaciones electrónicas.

1. Toda publicación electrónica será depositada de modo que no sea necesaria la introducción de clave alguna para su lectura y con todos los manuales, así como, en su caso, el software que acompañe a la misma, a los solos efectos de investigación y conservación.

2. El sujeto depositante está obligado a facilitar la información necesaria para transferir los datos del soporte original al soporte de conservación.

3. Las publicaciones electrónicas cuyo uso caduque en el tiempo deberán ser entregadas de modo que puedan ser consultadas sin límite de tiempo.

En el plazo máximo de un año el Gobierno, a propuesta del titular del Ministerio de Cultura, regulará mediante Real Decreto y en el ámbito de sus competencias, oídas las Comunidades Autónomas y los sectores implicados, el procedimiento de constitución del depósito de las publicaciones electrónicas.

Aquí tengo mis dudas, porque el Gobierno o los titulares de los Ministerios implicados, nu suelen cumplir los plazos. Aun me acuerdo de los plazos para la obligatoriedad de las facturas electrónicas.

«Sede Electrónica» en el sector privado

7 respuestas

Aunque lo mencioné en un artículo reciente, Comprobación de la convocatoria a la Junta de Accionistas en Sede Electrónica, quiero insistir en el concepto de sede electrónica en el sector privado.

Para mi, la sede electrónica es uno de los componentes de la matriz digital, es decir, uno de los mecanismos que define la autenticidad de los documentos electrónicos junto con la firma electrónica.

La Matriz Digital está compuesta de:

  • Sede Electrónica
  • Código Seguro de Verificación
  • Metadatos convencionales
  • Metadatos con funcionalidad de completitud documental (anotaciones, diligencias, documentos conexos, obliterabilidad, endosabilidad, datos de cesionarios y cedentes, asociación a expedientes)
  • Sistemas de control de integridad de datos (indices -«foliado»-, control de precedencia, control de integridad procedimental -«auditabilidad»-, estampación temporal -«timestamping»-).
  • Representaciones originales y facsimilares de los documentos.

La matriz digital (que yo frecuentemente denomino cartulario electrónico) forma junto con la firma electrónica la base de la autenticidad de los documentos electrónicos, y permite llevar a cabo todas las funciones que permiten los documentos en papel y que no son posibles si solo se usa la firma electrónica.

En la normativa asociada al sector público ya existe un marco conceptual que determina un conjunto de presunciones respecto a la gestión de documentos electrónicos, pero ese marco no se ha definido de forma expresa para el sector privado.

Por eso la definición en el artículo 11 bis de la reciente Ley 25/2011, de 1 de agosto, de reforma parcial de la Ley de Sociedades de Capital y de incorporación de la Directiva 2007/36/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de julio, sobre el ejercicio de determinados derechos de los accionistas de sociedades cotizadas del concepto de sede electrónica, aunque con un alcance algo más limitado que el que se le da en la administración electrónica, permite trasladar al ámbito civil y mercantil muchas de las presunciones creadas por la normativa administrativa.

Y de esta forma, los conceptos de la diplomática digital (válidos por sí mismos, por estar basados en los elementos de las evidencias electrónicas) alcanzan en el sector privado el nivel de presunción del que ya gozaban en el sector público.

Autenticidad de documentos electrónicos con CSV (Código Seguro de Verificación)

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Estas días pasados he colaborado en la discusión sobre CSV (Código Seguro de Verificación) y su encasillamiento dentro de las variantes de firma electrónica de la normativa de administración electrónica, que ha tenido lugar en un grupo de LinkedIn centrado en la eAdministración.

Aunque el debate, muy interesante, es más amplio, quisiera transcribir aquí mis ideas relativas al cartulario electrónico, que no es sino la actualización de la idea de cartulario medieval, conocido por los diplomatistas.

En primer lugar, pese a lo que establezca la letra de la ley 11/2007 (que bien puede deberse al resultado de un comité donde no todo el  mundo tuviera las ideas claras), el CSV no es un tipo de firma electrónica, aunque se pueda hacer encajar en la «firma simple» que no definía la Ley 59/2003 (efectivamente, la describía sin concederle un término legal, aunque se ha popularizado el de «firma simple»).

Por desgracia la inclusión del CSV en la Ley 11/2007 (y en la normativa de desarrollo RD 1671/2009) ha servido para aumentar la confusión de tecnológos y juristas. Y es una pena, porque el CSV es un concepto tremendamente importante cuando se acompaña del de «sede electrónica» y el de metadatos (por cierto, metadatos singulares menos obvios que «autor», «tipo de documento», o «fecha de creación»).

Aunque probablemente la mejor forma de gestionar el CSV o localizador es a través de un tercero de confianza (y un ejemplo clásico es el notario y su número de protocolo), es posible que una entidad que gestione de forma diligente el sistema de referencias auténtico con una base de datos en las que se apliquen unas correctas medidas de seguridad auditables (para lo cual el Esquema nacional de Seguridad da algunas ideas), pueda manejar los CSV de forma intachable.

En todo caso, un documento electrónico (firmado electrónicamente o no) puede ser referenciado con dos componentes:

  • La identificación de la sede electrónica y
  • el localizador del documento en la sede (CSV)

Si el localizador es predecible, lo denominamos CVE, Código de Verificación Electrónica (como en el BOE) y si es impredecible, lo denominamos CSV, Código Seguro de Verificación.

Cuando la información de URL de la sede electrónica y el localizador se incluyen en un documento en papel que incluye también la representación facsimilar del documento electrónico, estamos ante un mecanismo de transporte de la evidencia electrónica que llamamos «albalá» y que se puede utilizar como prueba directa en juicio. El término se ha rescatado del concepto clásico de Albalá, conocido por los historiógrafos (carta o cédula real, emitida por una cancillerá y en la que detallaba una merced o una provisión; el albalá se rubricaba con la firma real, mientras que en el albalá que transcribe un documento electrónico, la clave de su autenticidad radica en incluir la información sobre la sede electrónica y el CSV).

Si la parte perjudicada por su aportación pusiera en duda su autenticidad, el secretario judicial podría destruir la controversia cotejando el documento en su fuente, o generando un nuevo albalá correspondiente a la identificación Sede+CSV y, en cualquiera de los casos, generando la diligencia que certifica la autenticidad del documento ( de forma semejante a una compulsa digital).

Un mero «recibo» que solo recoja la URL de la sede y el localizador surtiría el mismo efecto.

Los sistemas basados en localizadores son imprescindibles en la gestión de documentos electrónicos auténticos ya que aportan 3 propiedades que no se pueden lograr con la mera aplicación de la firma electrónica:

  • Obliterabilidad
  • Endosabilidad
  • Completitud

Y para ello necesitan complementarse con metadatos específicos, que, por desgracia, nadie ha tenido en cuenta en la reciente publicación (en el BOE de 30 de julio de 2011) de las Normas Técnicas de Interoperabilidad asociadas al desarrollo del ENI (el Esquema Nacional de Interoperabilidad).

Muchos de los conceptos que aplicamos en relación con la identificación de sede electrónica y código localizador, tienen su origen conceptual en los cartularios medievales (denominados también «tumbos» o «becerros»), donde la ordenada llevanza de la colección documental se complementaba con las medidas convencionales de legitimación y aseguramiento de la identidad de los firmantes en la zona de cada documento denominada «escatocolo».

De modo que el cartulario digital y la firma electrónica son dos instrumentos distintos y complementarios de la gestión de la autenticidad de los documentos electrónicos, y la «diplomática digital» la disciplina que tiene en cuenta ambos (junto con algunos aspectos más) para analizarla.

Otros artículos en los que he tratado temas afines a este han sido:

Seminario de «Diplomática Digital»

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El día 22 de Septiembre de 2011 se celebrará en las instalaciones de Atenea Interactiva, el seminario sobre la emergente disciplina “Diplomática Digital“, que se centrará en las siguientes áreas de conocimiento:

  • La Diplomática de Jean Mabillon
  • La Nueva Diplomática Digital del siglo XXI.
  • Normativas Aplicables.
  • Documentos Electrónicos y de Papel.
  • Digitalización Certificada.
  • Firma Electrónica.
  • Digitalización para Sector Público y Privado.
  • Entornos Jurisdiccionales.
  • Conceptos de Diplomática Digital presentes en la Ley 11/2007

El seminario no tiene coste si se bonifica a través de la Fundación Tripartita (450 € en caso contrario).

La diplomática es una ciencia auxiliar de la historia que se ocupa de la autenticidad de los documentos y que, aunque definidida inicialmente en 1681 con la obra “De re diplomática” de Jean Mabillon, ha dado lugar al concepto de “diplomática contemporánea”, uniformizada en el ámbito de las Administraciones Públicas gracias a la Ley 30/1992.

Aunque con la Ley 11/2007 se les ha dado un nuevo impulso a los aspectos digitales, a la hora de su implantación práctica se necesita manejar conceptos de forma  más holística de manera que sea posible resolver las dudas de aplicación más allá de la letra de la ley.

Asimismo, en el Sector Privado, la LSSI y el artículo 2 de la Ley 56/2007 consiguen proporcionar una orientación en la Gestión Electrónica de Documentos. Sin embargo, en muchas ocasiones surgen dudas sobre el valor jurídico de muchas de las iniciativas destinadas a mejorar la eficiencia en la Gestión de Documentos, por lo que es preciso tener claros los conceptos detrás de los proyectos de desmaterialización documental, con los que, bien realizados, se experimentan ahorros de decenas de millones de euros (en función de la dimensión de los proyectos) y períodos de recuperación de la inversión de entre 9 y 12 meses.

Completando el conjunto de herramientas legales en el sector privado, la reciente  Ley 25/2011, de 1 de agosto, de reforma parcial de la Ley de Sociedades de Capital define también la sede electrónica para las empresas, lo que permite consolidar las ideas de la diplomática digital en relación con la custodia digital.

En este seminario se desarrollan los conceptos claves a manejar, de la mano de expertos en Gestión Documental Electrónica de carácter probatorio, y se contextualizan en el marco jurídico español, aunque las ideas claves son de aplicación universal.

Documentos Electrónicos que Conviven con los de Papel (UPM TASSI 2008 Conferencia 5)

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Jorge Ramió me ha comentado que ya está disponible en Youtube la conferencia que impartí en abril de 2008 sobre los documentos electrónicos, parte de una serie que ya comenté (TASSI: Temas Avanzados en Seguridad y Sociedad de la Información). Está disponible la presentación utilizada: Documentos electrónicos que conviven con los de papel

Hay que considerar que en aquellos momentos la Ley 11/2007 estaba recién publicada. Puede considerarse que algunas de mis ideas han tenido algo de influencia en desarrollos conceptuales posteriores, e, incluso, quiero creer, en algunos desarrollos normativos. Lo cierto es que algunas de las ideas de esta conferencia las había empezado a «evangelizar» en otros contextos, entre ellos en los seminarios del INAP que coordinaba Emilio Suñé.

Por cierto, añado algunas referencias sobre temas mencionados en el video:

Artículos interesantes del Código de Comercio de 1885

Artículo 51.

Serán válidos y producirán obligación y acción en Juicio los contratos mercantiles, cualesquiera que sean la forma y el idioma en que se celebren, la clase a que correspondan y la cantidad que tengan por objeto, con tal que conste su existencia por alguno de los medios que el Derecho civil tenga establecidos. Sin embargo, la declaración de testigos no será por sí sola bastante para probar la existencia de un contrato cuya cuantía exceda de 1.500 pesetas, a no concurrir con alguna otra prueba.

La correspondencia telegráfica sólo producirá obligación entre los contratantes que hayan admitido este medio previamente y en contrato escrito, y siempre que los telegramas reúnan las condiciones o signos convencionales que previamente hayan establecido los contratantes, si así lo hubiesen pactado.

Artículo 52.

Se exceptuarán de lo dispuesto en el artículo que precede:

Los contratos que, con arreglo a este Código o a las Leyes especiales, deban reducirse a escritura o requieran formas o solemnidades necesarias para su eficacia.

Los contratos celebrados en país extranjero en que la Ley exija escrituras, formas o solemnidades determinadas para su validez, aunque no las exija la Ley española.

En uno y otro caso, los contratos que no llenen las circunstancias respectivamente requeridas no producirán obligación ni acción en Juicio.

Artículo 54.

Hallándose en lugares distintos el que hizo la oferta y el que la aceptó, hay consentimiento desde que el oferente conoce la aceptación o desde que, habiéndosela remitido el aceptante, no pueda ignorarla sin faltar a la buena fe. El contrato, en tal caso, se presume celebrado en el lugar en que se hizo la oferta.

En los contratos celebrados mediante dispositivos automáticos hay consentimiento desde que se manifiesta la aceptación.

Orden JUS/1207/2011, de 4 de mayo, por la que se crea y regula el Registro Electrónico de Apostillas del Ministerio de Justicia y se regula el procedimiento de emisión de apostillas en soporte papel y electrónico.

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El concepto de copia constatable recibe un nuevo impulso en el ámbito de la gestión de los documentos autenticos con base electrónica con la reciente normativa del Ministerio de Justicia del que depende la Fe Pública, sobre la Apostilla de la Haya gestionada electrónicamente. La Orden Ministerial, muy interesante, la inserto a continuación:

El 5 de octubre de 1961 se firmó el Convenio XII de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado por el que se suprimió la exigencia de legalización de los documentos públicos autorizados en el territorio de un Estado contratante y que debieran ser presentados en el territorio de otro Estado contratante. El citado Convenio, que fue ratificado en España por Instrumento de 10 de abril de 1978, configuró la Apostilla debidamente cumplimentada y expedida por la autoridad competente del Estado del que dimanase el documento como la única formalidad exigible para certificar la autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario del documento ha actuado y, en su caso, la identidad del sello o timbre del que el documento está revestido.

El artículo 7 del citado Convenio de 1961 dispone que cada una de las autoridades competentes para la expedición de las Apostillas en los Estados contratantes, deberá llevar un registro o fichero en el que queden anotadas las Apostillas expedidas, indicando el número de orden y fecha de la Apostilla y el nombre del signatario del documento público y la calidad en que haya actuado o, para los documentos no firmados, la indicación de la autoridad que haya puesto el sello o timbre. Este mismo artículo prevé que, a instancia de cualquier interesado, la autoridad que haya expedido la Apostilla deba comprobar si las anotaciones incluidas en la Apostilla se ajustan a las del registro o fichero.

La Comisión Especial de la Conferencia de La Haya celebrada en el año 2003 para revisar el funcionamiento práctico de la Convención de la Apostilla, destacó que la utilización de las tecnologías de la información podrían tener efectos positivos en la aplicación del Convenio, y especialmente, en la disminución de costes y en la mayor eficacia de los procedimientos de expedición y registro de las Apostillas. En sus consideraciones, la Comisión Especial apuntó que la utilización de un registro electrónico de Apostillas podría simplificar el procedimiento de verificación de las mismas, al permitir despejar las dudas sobre una Apostilla concreta mediante la comprobación de los extremos inscritos en la Apostilla y que la conservación de la información en soporte electrónico podría mejorar el procedimiento al facilitar la consulta de los datos registrados.

En desarrollo de las anteriores recomendaciones, la Conferencia de Derecho Internacional Privado de La Haya lanzó en abril de 2006 el programa piloto de Apostillas Electrónicas (e-Apostille Pilot Program, e-APP) con el propósito de desarrollar, promover y facilitar la implementación de modelos de software operativos, seguros y de bajo coste para la emisión y la utilización de Apostillas electrónicas y la utilización de registros electrónicos de Apostillas. Este programa piloto propone un modelo de registro electrónico que permite a las autoridades competentes registrar electrónicamente, de una manera fácil y segura, toda Apostilla que expidan en soporte papel o electrónico. Asimismo, toda persona a quien se le haya presentado una Apostilla puede confirmar su origen a través de una verificación en línea.

Haciéndose eco de estas conclusiones, España ha promovido la implantación de un sistema de expedición de Apostillas electrónicas como fruto de una iniciativa conjunta con la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado que ha recibido el respaldo de la Unión Europea. Dicho sistema incluye tanto la emisión de Apostillas electrónicas como tal, así como la creación de un Registro Electrónico de Apostillas para la consulta por parte de cualquier interesado de las Apostillas emitidas por las autoridades competentes en España.

En el ámbito de nuestra legislación interna, el espíritu de este Registro Electrónico de Apostillas deviene congruente con la Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, así como con el Real Decreto 1671/2009 de 6 de noviembre, que tienen como objetivo final acercar la Administración Pública a los ciudadanos mediante la incorporación de las Nuevas Tecnologías.

En aplicación de esas previsiones legales, la presente orden, sin suprimir la emisión de Apostillas en formato papel, tiene por objeto la regulación del procedimiento de emisión de Apostillas en formato electrónico y la creación y regulación del Registro Electrónico de Apostillas del Ministerio de Justicia.

Resulta preciso destacar que, pese a su denominación, este Registro Electrónico de Apostillas no coincide con el modelo de Registro Electrónico de entrada y de salida de documentos, solicitudes y comunicaciones contemplado en los artículos 24 y 25 de la Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, así como en el artículo 26 y 27 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.

Este Registro Electrónico de Apostillas, que será competencia del Ministerio de Justicia, tiene como objeto permitir el archivo de todas las Apostillas emitidas en España, así como la consulta, por los ciudadanos y autoridades destinatarias competentes de todas las Apostillas expedidas tanto en soporte papel como electrónico por las autoridades competentes en España.

La presente orden se divide en tres capítulos:

El primero define el objeto de esta orden Ministerial, acotando su ámbito de aplicación.

El segundo se refiere al Registro Electrónico, previendo los datos que deberán ser anotados en éste. Asimismo, este capítulo define las facultades de verificación de las Apostillas en el Registro Electrónico por los interesados y establece el órgano responsable de la gestión, disponibilidad y seguridad del mismo. De forma paralela, este capítulo prevé, en cumplimiento de la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de enero de Protección de Datos de Carácter Personal, la modificación del anexo I de la Orden JUS/1294/2003, de 30 de abril, por la que se determinan los ficheros con datos de carácter personal del departamento y de sus organismos públicos, mediante la incorporación de dos nuevos ficheros: el fichero del Registro Electrónico y el fichero de solicitantes de Apostillas.

El capítulo III, por su parte, está destinado a regular el procedimiento de emisión de las Apostillas, tanto en soporte papel como electrónico.

Esta orden ha sido informada por la Agencia Española de Protección de Datos y por la Comisión Ministerial de Administración Electrónica del Ministerio de Justicia.

En su virtud, y previa aprobación del Ministro de Política Territorial y Administración Pública, dispongo:

CAPÍTULO I

Disposiciones comunes


Artículo 1.  Objeto.-La presente orden tiene por objeto la creación y regulación del Registro Electrónico de Apostillas en el Ministerio de Justicia, que registrará de forma centralizada las Apostillas emitidas, tanto en soporte papel como electrónico, por las autoridades competentes en España, así como la regulación del procedimiento de emisión de Apostillas en soporte papel y electrónico.

A este registro electrónico no le resultará de aplicación lo establecido en los artículos 24 y 25 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos ni lo previsto en los artículos 26 a 30 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, de desarrollo parcial de dicha Ley, en relación con los registros electrónicos.

CAPÍTULO II

Registro Electrónico


Artículo 2.  Creación y ámbito de aplicación del Registro Electrónico de Apostillas.-Se crea el Registro Electrónico de Apostillas del Ministerio de Justicia en el que se archivarán de forma centralizada y automática todas las Apostillas emitidas a partir de la entrada en vigor de la presente orden por las Autoridades competentes en España tanto en soporte papel como electrónico. Dicho registro permitirá, a través de la sede electrónica del Ministerio, la verificación de la validez de las Apostillas emitidas.

Artículo 3.  Anotaciones en el Registro Electrónico de Apostillas.-En el Registro Electrónico de Apostillas quedará constancia, en todo caso, del número y fecha de la Apostilla, del nombre y la capacidad en la que firma el signatario del documento público apostillado y, si el documento no está firmado, del nombre de la autoridad que haya sellado el documento.
Asimismo, deberá quedar constancia en todo caso de la imagen de la Apostilla emitida y, en su caso, de la huella electrónica de los documentos digitales o documentos digitalizados apostillados.

Artículo 4.  Verificación de las Apostillas en el Registro Electrónico de Apostillas.-1.  La persona o entidad a quien le ha sido presentada una Apostilla, así como cualquier interesado en los términos del artículo 31 de la Ley 30/1992 de 26 de noviembre del Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, podrá solicitar de forma presencial ante las autoridades competentes en España, por escrito o por vía electrónica la verificación de la Apostilla correspondiente y la validez de la firma o sello de la autoridad competente durante un plazo de 25 años desde la fecha de emisión de la Apostilla.

Los interesados en acceder al Registro Electrónico de Apostillas del Ministerio de Justicia deberán hacerlo a través de la sede electrónica del Ministerio de Justicia. El Registro Electrónico de Apostillas funcionará para consultas las veinticuatro horas del día todos los días del año.

En todo caso, para poder solicitar la verificación de las Apostillas en el Registro Electrónico a través de la sede electrónica del Ministerio, esto es, por Internet, el interesado deberá disponer, al menos, del código seguro de verificación, la fecha y el número de la Apostilla que aparece en la misma.

2.  Será posible la validación del documento de Apostilla electrónica mediante la puesta a disposición del mismo en el Registro Electrónico de Apostillas.

3.  El Registro Electrónico de Apostillas generará un recibo acreditativo de la verificación realizada en el que constará la imagen de la Apostilla emitida.


Artículo 5.  Acceso al Registro Electrónico de Apostillas.-Los requisitos técnicos mínimos necesarios para el acceso y utilización del Registro Electrónico serán los recogidos en el anexo I de esta orden.

Artículo 6.  Gestión y seguridad del Registro Electrónico de Apostillas.-1.  La Subdirección General de Nuevas Tecnologías de la Justicia del Ministerio de Justicia será el órgano responsable de la gestión, disponibilidad y seguridad del Registro Electrónico creado y regulado en la presente orden.

2.  Estará disponible en el portal del Ministerio de Justicia, o en su sede electrónica, la relación de aplicaciones, medios y soportes, incluyendo un resumen de los protocolos de seguridad del registro y de las comunicaciones electrónicas y los sistemas operativos y navegadores de Internet, a través de los cuales se podrán efectuar las comunicaciones entre el Registro Electrónico de Apostillas del Ministerio y cualquier persona física o jurídica.

3.  Serán de implantación en el Registro Electrónico las medidas de seguridad previstas en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal y en su normativa de desarrollo.


Artículo 7.  Modificación de la Orden JUS/1294/2003, de 30 de abril, por la que se determinan los ficheros con datos de carácter personal del departamento y de sus organismos públicos.-Se amplía la relación de los ficheros del Ministerio de Justicia que figuran en la Orden JUS/1294/2003, de 30 de abril, por la que se determinan los ficheros con datos de carácter personal del departamento y de sus organismos públicos, mediante la incorporación a su anexo I, de los ficheros 118 y 119, cuya denominación y características se recogen en el anexo I de esta orden.

CAPÍTULO III

Del procedimiento de emisión de Apostillas


Artículo 8.  De la Apostilla de documentos públicos en soporte electrónico.-1.  Podrán ser objeto de Apostilla los documentos emitidos originalmente por la Administración General del Estado y la Administración de Justicia en soporte electrónico y las copias electrónicas de documentos emitidos en soporte papel, realizadas por los funcionarios competentes.
2.  El ciudadano podrá obtener el documento apostillado a través del acceso a la sede electrónica del Ministerio de Justicia mediante los códigos que a tal efecto le facilite la autoridad competente para la emisión de Apostilla.

Artículo 9.  De la firma sobre la Apostilla electrónica.-Para los supuestos en los que la legalización única o Apostilla se realice a través de medios electrónicos, se reconocerá igualmente válido el uso por parte de la Autoridad Competente del sello electrónico de Administración Publica, órgano o entidad de derecho público previsto en el artículo 18.1.a) de la Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.

Artículo 10.  Apostillas expedidas de documentos emitidos en soporte papel.-1.  Para la legalización única o Apostilla de documentos en soporte papel será necesario aportar el documento a apostillar ante la Autoridad competente.

2.  Para la adecuada digitalización de tales documentos emitidos en soporte papel se estará a lo dispuesto en el artículo 30 de la Ley 11/2007, de 22 de junio de Acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, en los artículos 44 y siguientes del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio y en los artículos 23 y 24 del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica y sus normas de desarrollo.

3.  Las Apostillas de los documentos en soporte papel figurarán en el mismo documento o en un anexo o prolongación del documento apostillado que deberá estar conectada al documento apostillado por un medio inalterable.


Artículo 11.  De las Apostillas sobre documentos autorizados por notario.-Los documentos autorizados por notario y los documentos privados cuyas firmas hayan sido legitimadas por notario únicamente podrán ser apostillados en soporte papel.

Artículo 12.  Forma de la Apostilla.-De conformidad con el anexo único al Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961, la legalización o Apostilla tendrá la forma de un cuadrado de 9 centímetros de lado, como mínimo y expresará, al menos, las menciones que se incluyen en Real Decreto 2433/1978, de 2 de octubre, por el que se determinan los funcionarios competentes para realizar la legalización única o Apostilla prevista por el Convenio XII de la Conferencia de La Haya de 5 de octubre de 1961.

Artículo 13.  Validez de las Apostillas Electrónicas emitidas en el extranjero.-Tendrán plena validez en España las Apostillas Electrónicas válidamente emitidas por las Autoridades con competencia para realizar el trámite de legalización única o Apostilla de otros Estados contratantes del Convenio XII de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, de 5 de octubre de 1961.

DISPOSICIONES TRANSITORIAS


Disposición transitoria primera.  Régimen transitorio de las Apostillas emitidas por las autoridades competentes notariales.-El Consejo General del Notariado en el plazo de tres meses a contar desde la entrada en vigor de esta orden deberá realizar a su costa los desarrollos tecnológicos precisos que permitan enviar las Apostillas realizadas por las autoridades competentes notariales al Registro Electrónico de Apostillas.

Disposición transitoria segunda.  Emisión de Apostillas en soporte electrónico.-La legalización única o Apostilla de documentos en soporte electrónico podrá solicitarse y expedirse presencialmente o por vía electrónica, de conformidad con las condiciones que se determinen en esta orden, y tan pronto como las disponibilidades técnicas así lo permitan.

DISPOSICIÓN FINAL


Disposición final única.  Entrada en vigor.-La presente orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial del Estado.

ANEXO I

Ficheros que se incorporan al anexo I de la Orden JUS/1294/2003, de 30 de abril, por la que se determinan los ficheros con datos de carácter personal del departamento y de sus organismos públicos

Fichero 118.

Nombre del fichero: Registro Electrónico.

1.  Finalidad y usos previstos: Este fichero incorporará información sobre el número y fecha de la Apostilla, la identidad, condición y capacidad de la Autoridad firmante y, en su caso, la autoridad que sellase el documento, así como la imagen de la apostilla y, en su caso, la huella electrónica del documento apostillado.

Asimismo, este fichero incorporará imágenes digitalizadas de firmas ológrafas y sellos de los posibles firmantes de los documentos públicos a apostillar, así como claves públicas de certificados electrónicos de posibles firmantes de documentos públicos electrónicos para posibilitar su validación.

2.  Personas y colectivos afectados: Autoridades y funcionarios judiciales, Notarios, Autoridades y funcionarios de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos, Autoridades y funcionarios de la Administración Autonómica, Autoridades y Funcionarios de la Administración Local.

3.  Procedimiento de recogida de los datos: Los datos se administrarán desde una interfaz de usuario web y a través de servicios web.

4.  Estructura básica del fichero: Se trata de una tabla de base de datos. Los datos personales que se guardan son el nombre de la Autoridad Firmante del documento público, su firma, sello y credenciales digitales.

Se conservan también la imagen de la Apostilla y, para documentos públicos en soporte electrónico y documentos públicos en soporte papel digitalizados, la huella electrónica del documento apostillado.

5.  Cesión de datos que se prevé: Las cesiones de datos de carácter personal y, en su caso, las transferencias de datos que se prevean a países terceros.

6.  Los órganos de las Administraciones responsables del fichero:

La Dirección General de Modernización de la Administración de Justicia, San Bernardo 21, Madrid.

La Dirección General de Registros y del Notariado, Plaza de Jacinto Benavente 3, Madrid.

La Subdirección General de Información Administrativa e Inspección General de Servicios, Plaza de Jacinto Benavente 3, Madrid.

7.  Órganos ante el que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: ante los órganos responsables del fichero.

8.  Medidas de seguridad: Alto.

Fichero 119.

Nombre del fichero: Base de Datos Solicitantes de Apostillas.

1.  La finalidad del fichero usos previstos: Fichero en el que se almacenan los datos de las personas que solicitan la legalización única o Apostilla de documentos.

2.  Personas y colectivos afectados: Los interesados que solicitan la legalización única o Apostilla de documentos.

3.  Procedimiento de recogida de los datos de carácter personal: Los datos se introducen a través del propio sistema de emisión de Apostillas Electrónicas, al realizar las correspondientes solicitudes de legalización única o Apostilla de los respectivos documentos.

4.  Estructura básica del fichero: Se trata de una tabla de base de datos, que almacena información de todas las apostillas emitidas, tanto en soporte papel como electrónico. Los datos personales que se guardan de cada solicitante son: el nombre, apellidos, DNI, dirección postal y correo electrónico del solicitante de la Apostilla.

5.  Cesión de datos que se prevé: No hay cesiones a terceros.

6.  Órganos administrativos responsables:

La Dirección General de Modernización de la Administración de Justicia, San Bernardo 21, Madrid.

La Dirección General de Registros y del Notariado, Plaza de Jacinto Benavente 3, Madrid.

La Subdirección General de Información Administrativa e Inspección General de Servicios, Plaza de Jacinto Benavente 3, Madrid.

7.  Órganos ante el que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: ante los órganos responsables del fichero.

8.  Medidas de seguridad: Alto.

ANEXO II

Características técnicas

Para el Registro Electrónico:

El acceso al Registro se realizará a través de Internet mediante el uso de un navegador web que cumpla la especificación W3C HTML 4.01 o superior y que soporte javascript o, en general, cualquiera que se considere como un estándar en la Administración General del Estado, de los que se dará publicidad en la página web http://www.justicia.es. El navegador deberá tener habilitada la descarga de archivos para poder visualizar las Apostillas.

El protocolo para la comunicación entre el navegador web del interesado y el sistema telemático será HTTP 1.1 o superior.

Para visualizar las Apostillas se necesitará tener instalado un lector de documentos en formato PDF.

El documento de requisitos técnicos actualizados se encontrará accesible en la Sede Electrónica del Ministerio.

Para el acceso a la Sede Electrónica del Ministerio de Justicia para la descarga de la Apostilla electrónica:

La descarga de la Apostilla electrónica se realizará a través de Internet mediante el uso de un navegador web que cumpla la especificación W3C HTML 4.01 o superior y que soporte javascript o, en general, cualquiera que se considere como un estándar en la Administración General del Estado, de los que se dará publicidad en la página web http://www.justicia.es. El navegador deberá tener habilitada la descarga de archivos.

El protocolo para la comunicación entre el navegador web del interesado y el sistema telemático será HTTP 1.1 o superior.

Para abrir las Apostillas electrónicas y poder verificar su firma, se necesitará tener instalado un lector de documentos en formato PDF que permita la verificación de firmas electrónicas acordes al estándar PAdES (ETSI TS 102 778)

El documento de requisitos técnicos actualizados se encontrará accesible en la Sede Electrónica del Ministerio

Iguala

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La iguala es el pago de una cantidad ajustada que se hace con arreglo a unos servicios contratados.

Este es uno de los primeros servicios que puso en marcha Albalia Interactiva, y que seguimos ofreciendo en la actualidad.

Se trata del soporte especializado de consultoría y asesoría en temas de firma electrónica, factura electrónica, banca electrónica, administración electrónica, documentos electrónicos, evidencias electrónicas, comercio electrónico y medios de pago (entre otros aspectos) a entidades de todo tipo que lidien con esos temas, que cuenten con recursos para gestionarlos, pero que no necesitarán contar con especialistas caros, si solo tienen necesidad de ellos en momentos puntuales.

Con una couta mensual muy ajustada se cuenta con especialistas que pueden resolver cualquier duda por compleja que parezca, tanto en temas técnicos como jurídicos.