Archivo de la categoría: Evidencias electrónicas

Las evidencias electrónicas son pruebas aportadas a un órgano jurisdiccional para demostrar que algo ha sucedido, o para identificar a su autor o las circunstancias en que aquello sucedió. Pero para que las acepte el juez, hay que cumplir algunos requisitos

Servicios societarios electrónicos – Seminario de Atenea Interactiva

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Logo Atenea InteractivaEl 28 de Noviembre de 2011 se celebrará en Madrid el seminario sobre “Gestión Electrónica Societaria” organizado por Atenea Interactiva, con un coste de 150 € + IVA (18%) por asistente.

A lo largo de los 3 últimos años, la normativa de Sociedades de Capital ha sufrido repetidos cambios orientados a aumentar la relación electrónica entre las Sociedades y sus accionistas o participes.

En algunos casos, cuando las empresas cotizan en bolsa, las nuevas obligaciones incluyen la creación de un Foro Electrónico de Accionistas que permita la toma de contacto entre accionistas previa a la Junta e incluso promover propuestas que se traten en ella.

La normativa comunitaria de necesario traslado al ordenamiento jurídico español promueve entre otras cosas la participación transfronteriza de los accionistas en las empresas en las que invierten, lo que incluye la posibilidad de retransmitir la Junta de forma online y de proporcionar medios de participación en ella que puedan ser utilizables a distancia. De entre estos, destaca el uso del Voto Electrónico, que parece estar entre las preferencias del legislador.

En un país tan avanzado en términos de gestión de identidades como España, que cuenta además con más de 25 millones de DNIs electrónicos, sorprende la baja calidad en la redacción de estatutos y convocatorias en relación con el voto electrónico y los certificados electrónicos admitidos.

Desde agosto de 2011 la normativa societaria cuenta con el nuevo concepto de “Sede Electrónica” que permite desarrollar, entre otros aspectos, el de la Publicación Fehaciente de acuerdos, convocatorias y otros documentos de interés para el accionista, sin requerir de la publicación de anuncios en periódicos de alcance regional o nacional.

Como contrapartida se exigen ciertas medidas tecnológicas que permitan al consejo certificar el cumplimiento de las obligaciones societarias adoptando algún mecanismo que garantice la fehaciencia de las declaraciones del órgano de administración.

En esta sesión se tratarán todos los servicios electrónicos de relación con los accionistas que pueden implantar tanto las sociedades cotizadas como el resto de sociedades de capital, de forma que sean capaces de redactar estatutos, convocatorias, reglamentos relacionados con estas actividades de forma coherente y sensata e implementar estos servicios sin incurrir en elevados dispendios. Además, por las características de los asistentes, es un buen contexto para intercambiar experiencias y anécdotas.

Los temas que se tratarán son los siguientes:

  • Resumen de las principales normativas relacionadas con la Gestión Electrónica Societaria.
  • Resumen de los sistemas de acreditación de la identidad a distancia. Sistemas de certificación y firma electrónica. Firma avanzada y cualificada. Prestadores de Servicios de Certificación
  • Identificación de la cualidad de accionista en el caso de acciones nominativas y al portador. Fichero X25 de Iberclear.
  • El concepto de Sede Electrónica Societaria.
  • Notificación fehaciente.
  • Publicación Fehaciente de Convocatorias de Juntas de Accionistas en página web.
  • El Foro Electrónico de accionistas.
  • El Voto Electrónico en Juntas y en Consejos. La delegación electrónica de voto.
  • Aspectos cuya implantación es recomendable u obligatoria.
  • Orientaciones para la redacción de Estatutos, Convocatorias y Reglamentos en relación con el Foro Electrónico de Accionistas y el Sistema de Voto Electrónico.
  • Coloquio: comentarios y experiencias.

Convocatoria en web de Junta general de Accionistas según la Ley de Sociedades de Capital

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El artículo 173 de la Ley de Sociedades de Capital (recogida en el Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital), que se refiere a la convocatoria de la junta general de accionistas, ha sufrido modificaciones por medio del Real Decreto-Ley 13/2010, de actuaciones en el ámbito fiscal, laboral y liberalizadoras para fomentar la inversión y la creación de empleo, y por medio de la Ley 25/2011, de 1 de agosto, de reforma parcial de la Ley de Sociedades de Capital y de incorporación de la Directiva 2007/36/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de julio, sobre el ejercicio de determinados derechos de los accionistas de sociedades cotizadas.

En la actualidad queda redactado de la siguiente manera:

1. Salvo disposición contraria de los estatutos, la junta general será convocada mediante anuncio publicado en el Boletín Oficial del Registro Mercantil y en la página web de la sociedad. Con carácter voluntario y adicional a esta última o cuando la sociedad no tenga página web, la convocatoria se publicará en uno de los diarios de mayor circulación en la provincia en que esté situado el domicilio social.

2. Los estatutos podrán establecer que la convocatoria se realice mediante anuncio publicado en la página web de la sociedad o por cualquier procedimiento de comunicación, individual y escrita, que asegure la recepción del mismo por todos los socios en el domicilio designado al efecto o en el que conste en la documentación de la sociedad. En el caso de socios que residan en el extranjero, los estatutos podrán prever que sólo serán individualmente convocados si hubieran designado un lugar del territorio nacional para notificaciones.

Con carácter voluntario y adicional, la convocatoria se podrá publicar en uno de los diarios de mayor circulación en la provincia en que esté situado el domicilio social.

3. Por excepción a lo dispuesto en el apartado anterior, en el caso de sociedad anónima con acciones al portador, la convocatoria deberá realizarse, al menos, mediante anuncio en el Boletín Oficial del Registro Mercantil.

Para poder aportar las evidencias de la publicación en la página web de la sociedad con la antelación dispuesta en el artículo 176 de la LSC (un mes en las sociedades anónimas y quince días en las sociedades de responsabilidad limitada) en el proceso de inscripción registral de los acuerdos de la Junta, es conveniente contar con un certificado de un servicio capaz de registrar dicha publicación y gestionar las evidencias electrónicas.

Logo EAD Trust Este servicio denominado «comprobación fehaciente»  lo proporciona EADTrust y es mucho más económico que el de publicar un anuncio en un periódico (una de las alternativas para las sociedades que no cuentan con página web).

Además, cuando le conste a la sociedad la dirección electrónica de los socios (el email o el telefono móvil), podrá llevar a cabo la notificación electrónica individual por un medio de comunicación fehaciente como Noticeman, si lo contempla en sus estatutos.

Custodia Digital Masiva, una de las caras de Big Data.

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Estos días, asisto como inversor a las discusiones de los especialistas de EADTrust respecto al problema de la gestión de grandes volúmenes de datos.

Sus discusiones son de tipo técnico, mientras debaten sobre arquitecturas, herramientas, gestores de bases de datos, disponibilidad de sistemas de archivo en la nube, mecanismos de respaldo, tiempo de respuesta en archivo y recuperación, redundancia, alta disponibilidad, resistencia a fallos, direccionamiento, …

Yo aporto mi granito de arena por mi experiencia en sistemas informáticos de grandes entidades, como bancos y telcos y centros de autorización de medios de pago, pero comienzo a entender que algunos de los problemas a los que se enfrentan son de nuevo cuño.

Big data

En efecto, justamente por estas fechas, ha adquirido una relevancia especial el concepto de «Big Data«, una vez identificado por los analistas.

Los grandes volúmenes de datos se han gestionado tradicionalmente con la filosofía de disponibilidad priorizada. El criterio de prioridad consistía, en general, en disponer de los datos recientes de manera inmediata, mientras que los datos más antiguos se envían a un sistema de archivo secundario y terciario. En las grandes instalaciones, esto se traducía en sistemas robotizados que manejaban «containers» de datos, frecuentemente en sistemas magnéticos de almacenamiento secuencial (cintas o sistemas evolucionados de ellas). Y básicamente por el aspecto de los costes de los sistemas de acceso aleatorio que tradicionalmente han sido superiores a los de acceso secuencial.

Sin embargo, desde hace años, esto está cambiando y el coste del almacenamiento de acceso directo ha caido en picado. Ahora es más importante considerar la fiabilidad de los sistemas, y la probabilidad de que se produzcan fallos, con la consiguiente pérdida de la información. La velocidad de acceso adquiere una relevancia distinta, y la redundancia a través de sistemas RAID pasa a ser un requisito de los nuevos sistemas. El almacenamiento de estado sólido ha dejado de ser una promesa y forma parte de la panoplia de recursos de almacenamiento en contextos en los que prima la velocidad y la fiabilidad, si el coste tiene menos relevancia.

Pero cada vez se generan, se almacenan y se procesan más datos, y cada vez más datos tienen que estar disponibles para más personas y más dispositivos que acceden a ellos.  Según palabras de Eric Schmidt, Director General de Google:  “desde el origen del nacimiento del mundo hasta el año 2003, se generaron cinco exabytes de información. Ahora creamos cinco exabytes cada dos días”.

Recordemos que el exabyte es la unidad de medida de  almacenamiento de información (cuyo símbolo es el EB), equivalente a 1018 bytes y que la secuencia de métricas de almacenamientos (de mil en mil o de 1024 en 1024 según se emplee la terminación «bibyte«) es la siguiente: kilobyte (kB) 103, megabyte (MB) 106, gigabyte (GB) 109, terabyte (TB) 1012, petabyte (PB) 1015, exabyte (EB) 1018, zettabyte (ZB) 1021, yottabyte (YB) 1024 .

Big Data y el Cartulario Electrónico

En los sistemas de gestión que manejan evidencias electrónicas, los retos son aún más exigentes. Los datos tienen que estar disponibles en los momentos claves, en los que se requiere su carácter de prueba, y esto puede implicar responsabilidades en muchos casos.

Un sistema como el gestionado por EADTrust, requiere muchos componentes: PKI que respalda la identidad de los diferentes módulos e intervinientes, sistemas generadores de sellado de tiempo sincronizados con el ROA que trabajan a alto rendimiento proporcionando sellos de tiempo a sistemas internos y externos, logs estructurados que permiten localizar las evidencias en caso de resolución de litigios, frecuentemente incorporados a actas de funcionamiento e informes periciales, servidores de firma centralizada generando firmas XAdES-XL y PAdES-LTV, HSM (Hardware Security Modules) que custodian las claves privadas, manejadores de metadatos y uno de los elementos clave: el cartulario electrónico.

El Cartulario Electrónico es un sistema de Custodia Digital Masiva de caracter probatorio.

El Cartulario Electrónico es el equivalente electrónico en un sistema privado del Protocolo Notarial, de los fedatarios públicos. Consiste en una colección ordenada de documentos electrónicos, localizables con varios criterios (especialmente el CSV, Código Seguro de Verificación) y que guarda información complementaria en metadatos estáticos y dinámicos que se refieren a aspectos como la endosabilidad, la obliteribilidad o la completitud (llamada, a veces, grapa electrónica).

El Cartulario Electrónico está formado por una Matriz Electrónica de documentos (sobre los que cabría entender que puede aplicarse el difuso concepto de «original«), y un mecanismo de índices que permite localizarlos y actuar sobre ellos para añadir capas, acceder a su contenido final o al de una de las versiones, hacer anotaciones, referenciar otros documentos o referenciar expedientes.

Filosóficamente, el cartulario debe guardar la información para siempre, salvo que por motivos legales deba de ser eliminada, y aun en ese caso, habrá que diferenciar si la eliminación es un borrado o el marcado de una imposibilidad de acceso. Contractualmente, sin embargo, la información se conserva solo durante el período requerido, cuando se presta como servicios de custodia digital para terceros.

Y ese es el reto que apasiona a los técnicos de EADTrust. Los volúmenes actuales de documentos y metadatos gestionados en el Cartulario Electrónico de EADTrust, permiten prever que durante los próximos cinco años la infraestructura desplegada no tendrá problema de gestión a ritmos normales de prestación de servicios. Pero ¿qué sucederá si los servicios de custodia digital, de publicación  fehaciente o de notificaciones fehacientes deben manejar ritmos de transacción de decenas de millones o centenas de millones de documentos por año? Documentos de 100 Kb o de 10Mb, con versiones y enlaces entre ellos.  Con planos, o documentos aministrativos, o contratos, o mensajes, o adjuntos, o libros, o actas,…

Y lo cierto es que algunos de los clientes con los que estamos hablando, podrían perfectamente generar esos volúmenes de operaciones.

Más referencias sobre Big Data

Firma Electrónica y Diplomática Digital – Seminario para los Archiveros de Navarra

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El próximo Viernes, 11 de noviembre de 2011,  de 9:30 a 14:30 horas, impartiré un seminario en el Civivox de Iturrama en la calle  Esquíroz 24, de  Pamplona sobre  Firma Electrónica y Diplomática Digital, auspiciado por la Asociación de Archiveros de Navarra

Estos son los temas que trataré:

1. Conceptos de Diplomática

  • Archivística, Paleografía, Sigilografía
  • Cartularios, Códices Diplomáticos, Tumbos, Becerros
  • Autenticidad de los documentos en papel
  • Partes de un documento
  • Tipos de documentos

2. Marco Legal

  • Normativa en relación con los archivos
  • Normativa en relación con la Firma Electrónica
  • Normativa de Administración Electrónica
  • Normativa sobre Contratación Electrónica
  • Estándares aplicables en la Gestión de Documentos Electrónicos

3. Diplomática Digital

  • Autenticidad de los Documentos Electrónicos. Obliterabilidad, Endosabilidad, Completitud
  • Custodia Digital. Cartulario Digital. Archivo de Constancias Electrónicas. código de Verificación
  • Convivencia de Documentos Electrónicos y de papel. Albalá, copia constatable, Digitalización Certificada. Localizador

4. Firma electrónica

  • Descripción técnica de la Firma Electrónica.
  • Descripción legal de la Firma Electrónica.  Firma Avanzada. Firma Reconocida
  • Prestadores de servicios de certificación en España y en Europa
  • Firma Básica, Fechada, Completa. Conservación de firmas a largo plazo
  • Timestamping. Comprobación de validez de certificados (CRL, OCSP)
  • Dispositivos seguros de creación de firma.

5. Gestión de Documentos en el Sector Público

  • Sede Electrónica. Código seguro de verificación
  • Registro de entrada, registro de salida, registro telemático, interconexión de registros. SICRES
  • Expediente Electrónico
  • Digitalización de Documentos
  • Interoperabilidad de Gestión de Documentos entre Administraciones
  • Clasificación de documentos. Metadatos
  • Notificaciones Fehacientes. Notificaciones Obligatorias

6. Gestión de Documentos en el Sector Privado

  • Contratos. Novación Electrónica. Prestación del consentimiento
  • Digitalización Certificada de facturas. Digitalización Certificada de otros tipos de documentos
  • Uso de la Firma Electrónica. Requisitos de la digitalización de firmas manuscritas para que sea considerada Firma Electrónica avanzada. Tabletas digitalizadoras, bolígrafos electrónicos
  • Notificaciones Fehacientes. Correo Electrónico Certificado.

Es una satisfacción que los Archiveros de Navarra hayan pensado en mi para ello. Eso de ser «profeta en su tierra» no es habitual.

Servicios societarios electrónicos

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Logo EAD Trust EADTrust es un Prestador de Servicios de Certificación supervisado por el MITyC  que presta servicios de confianza en la nube, y que se ha especializado en la prestación de algunos servicios societarios, que son actualidad por los recientes cambios normativos. La base gracias a la que se desarrollan mucho servicios es la de su servicio de Timestamping, que se emplean de forma directa por algunas entidades financieras.

Los servicios que están disponibles para empresas cotizadas, y, en general, para todo tipo de sociedades de capital, son os siguientes:

Aunque cada uno de los servicios tiene un coste muy competitivo, aun se reducen más por contratar varios servicios de forma conjunta. Contacte con EADTrust en el 902 365 612.

Comunicación Fehaciente y Terceros de Confianza

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Una notificación electrónica certificada es una notificación fehaciente que usa como vehículo un sistema de correo electrónico en alguna de sus modalidades (correo electrónico convencional – basado en SMTP, POP3 o IMAP- , correo electrónico X.400, apartado postal electrónico). En el futuro, cuando se extienda su uso, será posible intercambiar evidencias electrónicas entre plataformas gracias al estándar TS 102 640.

En el marco de la Ley 11/2007 se les da la debida importancia a los sistemas de notificaciones, consolidando y actualizando la normativa anterior, y dejando margen para futuras mejoras normativas.

En ese marco, algunas entidades públicas han optado por sacar ventaja de la normativa, convirtiendose en juez y parte del sistema de notificaciones y llevando a cabo prometedores desarrollos. En uno de ellos, el TESTRA, de la DGT recientes noticias parecen demostrar que el sistema de notificaciones ha perdido su carácter de fehaciente.

Tradicionalmente, los sistemas de notificaciones como el correo certificado, el telegrama o el Burofax lo han prestado entidades terceras que crearon un relevante sistema de resguardos, comprobantes, acuses de recibo y gestión de evidencias firmadas en papel que ofrecían garantías jurídicas a sus usuarios.

Lo esencial es que por su carácter independiente, no eran juez y parte en el proceso de la notificación. Era un servicio de tercero de confianza, fiable, aunque sin llegar a las garantías que proporciona la fe pública.

En el momento actual, el telegrama va cayendo en desuso y aparecen nuevos sistemas que adaptan la satisfacción de la necesidad de la comunicación fehaciente a los nuevos usos de los medios de comunicación electrónicos: el correo electrónico y los teléfonos móviles con su SMS.

La LSSI ya preveía el rol de los terceros de confianza, en su artículo 25, y es por ello que varios prestadores de servicios de notificaciones electrónicas están ofreciendo servicios alternativos a los que presta la Sociedad Estatal Correos y Telégrafos.

El nuevo entorno competitivo presenta ventajas en coste respecto a los servicios que requieren la presentación física de documentos, y son mucho más cómodos al ser usados, si los comparamos con la personación en una oficina de correos. Sin embargo el burofax, por ejemplo, puede ser cumplimentado de forma on-line, añadiendo comodidad y un pequeño ahorro, según las tarifas publicadas por el organismo postal.

Con todo, las ventajas en coste de los sistemas de email certificado es enorme y pueden representar una saludable alternativa en estos tiempos que promueven el ahorro de costes.

En todo caso, parece recomendable que los sistemas de notificación de las administraciones públicas no sólo sean pulcros y fiables, sino que lo parezcan. Y la figura de los terceros de confianza, puede contribuir a ello.

Funcionalidades de BackTrust

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BackTrust es una plataforma de servicios (SOA)  asociados a la firma electrónica que puede ser utilizada en entornos de Administración Electrónica y también, en el sector privado, en el marco de las obligaciones de Interlocución Telemática.

Es un producto de Albalia Interactiva, con versiones para plataformas Mainframe (System z), entornos Linux y entornos Windows Server

Entre los servicios que presta BackTrust cabe citar los siguientes:

  • Servicio de Firma (DSS). El servicio de firma automatizada permite firmar documentos XML y PDF, respectivamente con firmas XAdES y PAdES. Los documentos de otro tipo pueden encapsularse en firmas CAdES o firmas XAdES, si bien requerirán de servicios de comprobación compatibles con la técnica de encapsulado.  Este servicio permite también  verificar las firmas de documentos ya firmados. El servicio permite utilizar diferentes claves y certificados, asociados a diferentes políticas, que se gestionan de forma centralizada en un HSM (Hardware Security Module). Se usa, por ejemplo, para automizar el uso de los sellos de órgano.
  • Ejecutable de firma en cliente: permite la firma de documentos por parte de un usuario, haciendo uso de su clave y sucertificado digital. Existen 2 variantes: firmador java (websigner) y firmador de escritorio.
  • Servicio de Sellado. Este servicio emite y verifica sellos de tiempo sobre protocolo RFC 3161 y (o)  webservice (DSS). Si se usa con un certificado de TSU de una CA apropiada, en el marco de un acuerdo de gestión, estos sellos de tiempo pueden tener valor legal.  El sistema permite sincronización mediante NTP (accediendo a ROA), GPS y DCF77.
  • Servicio de Validación Avanzada de Certificados. Este servicio permite comprobar la validez de un certificado y extraer la información contenida en él, relativa al titular del mismo (nombre y apellidos, NIF/CIF, correo electrónico, etc.).
  • Servicio de Copia. Este servicio añade información gráfica (Código QR) relativa a una firma electrónica sobre una copia constatable de un documento electrónico (albalá), facilitando así posteriores procesos de comprobación de documentos electrónicos impresos.
  • Servicio de Potestades. Este servicio permite gestionar y comprobar atribuciones en un marco de gestión de políticas de firma, o en relación con flujos de proceso (worlflows) de diferentes roles del organismo (cargos administrativos, firmantes finales por nombramiento oficial, responsables, apoderados, …).
  • Servicio de Custodia. Este servicio permite almacenar y recuperar documentos almacenados en el Sistema de Constancias (Cartulario). Existen varios tipos de custodia con diferentes restricciones de acceso (o sin restricciones). Se utiliza el concepto de Código Seguro de Verificación.
  • Servicio de Interconexión con otras Redes. Este servicio permite obtener información de validación de certificados y otras informaciones de redes asociadas. En particular existen integraciones con la Red SARA y con el sistema de acceso a información de certificados revocados definido por la AEAT (ycaestec).
  • Servicio de Publicación Fehaciente. Este servicio permite obtener certificados que acrediten fehacientemente el momento en el que los documentos son publicados en una Sede Electrónica. Utiliza el sistema de sello de tiempo y permite cumplir el artículo 42 de la Ley de Contratos del Sector Público (en el caso de las administraciones públicas) o la normativa de publicación de convocatorias de juntas de la Ley de Sociedades de Capital (en el caso del sector privado).

Además de la dispobilidad de funcionalidades en modalidad de servicio SOA, existen módulos que desarrollan las funcionalidades en forma de API (SDK) para ser invocadas por otras aplicaciones en entorno cliente o en entorno servidor. En particular, en entornos EDITRAN, permitiendo la firma y comprobación de firma de mensajes intercambiados entre plataformas de diferente tecnología.

«Sede Electrónica» en el sector privado

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Aunque lo mencioné en un artículo reciente, Comprobación de la convocatoria a la Junta de Accionistas en Sede Electrónica, quiero insistir en el concepto de sede electrónica en el sector privado.

Para mi, la sede electrónica es uno de los componentes de la matriz digital, es decir, uno de los mecanismos que define la autenticidad de los documentos electrónicos junto con la firma electrónica.

La Matriz Digital está compuesta de:

  • Sede Electrónica
  • Código Seguro de Verificación
  • Metadatos convencionales
  • Metadatos con funcionalidad de completitud documental (anotaciones, diligencias, documentos conexos, obliterabilidad, endosabilidad, datos de cesionarios y cedentes, asociación a expedientes)
  • Sistemas de control de integridad de datos (indices -«foliado»-, control de precedencia, control de integridad procedimental -«auditabilidad»-, estampación temporal -«timestamping»-).
  • Representaciones originales y facsimilares de los documentos.

La matriz digital (que yo frecuentemente denomino cartulario electrónico) forma junto con la firma electrónica la base de la autenticidad de los documentos electrónicos, y permite llevar a cabo todas las funciones que permiten los documentos en papel y que no son posibles si solo se usa la firma electrónica.

En la normativa asociada al sector público ya existe un marco conceptual que determina un conjunto de presunciones respecto a la gestión de documentos electrónicos, pero ese marco no se ha definido de forma expresa para el sector privado.

Por eso la definición en el artículo 11 bis de la reciente Ley 25/2011, de 1 de agosto, de reforma parcial de la Ley de Sociedades de Capital y de incorporación de la Directiva 2007/36/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de julio, sobre el ejercicio de determinados derechos de los accionistas de sociedades cotizadas del concepto de sede electrónica, aunque con un alcance algo más limitado que el que se le da en la administración electrónica, permite trasladar al ámbito civil y mercantil muchas de las presunciones creadas por la normativa administrativa.

Y de esta forma, los conceptos de la diplomática digital (válidos por sí mismos, por estar basados en los elementos de las evidencias electrónicas) alcanzan en el sector privado el nivel de presunción del que ya gozaban en el sector público.

Autenticidad de documentos electrónicos con CSV (Código Seguro de Verificación)

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Estas días pasados he colaborado en la discusión sobre CSV (Código Seguro de Verificación) y su encasillamiento dentro de las variantes de firma electrónica de la normativa de administración electrónica, que ha tenido lugar en un grupo de LinkedIn centrado en la eAdministración.

Aunque el debate, muy interesante, es más amplio, quisiera transcribir aquí mis ideas relativas al cartulario electrónico, que no es sino la actualización de la idea de cartulario medieval, conocido por los diplomatistas.

En primer lugar, pese a lo que establezca la letra de la ley 11/2007 (que bien puede deberse al resultado de un comité donde no todo el  mundo tuviera las ideas claras), el CSV no es un tipo de firma electrónica, aunque se pueda hacer encajar en la «firma simple» que no definía la Ley 59/2003 (efectivamente, la describía sin concederle un término legal, aunque se ha popularizado el de «firma simple»).

Por desgracia la inclusión del CSV en la Ley 11/2007 (y en la normativa de desarrollo RD 1671/2009) ha servido para aumentar la confusión de tecnológos y juristas. Y es una pena, porque el CSV es un concepto tremendamente importante cuando se acompaña del de «sede electrónica» y el de metadatos (por cierto, metadatos singulares menos obvios que «autor», «tipo de documento», o «fecha de creación»).

Aunque probablemente la mejor forma de gestionar el CSV o localizador es a través de un tercero de confianza (y un ejemplo clásico es el notario y su número de protocolo), es posible que una entidad que gestione de forma diligente el sistema de referencias auténtico con una base de datos en las que se apliquen unas correctas medidas de seguridad auditables (para lo cual el Esquema nacional de Seguridad da algunas ideas), pueda manejar los CSV de forma intachable.

En todo caso, un documento electrónico (firmado electrónicamente o no) puede ser referenciado con dos componentes:

  • La identificación de la sede electrónica y
  • el localizador del documento en la sede (CSV)

Si el localizador es predecible, lo denominamos CVE, Código de Verificación Electrónica (como en el BOE) y si es impredecible, lo denominamos CSV, Código Seguro de Verificación.

Cuando la información de URL de la sede electrónica y el localizador se incluyen en un documento en papel que incluye también la representación facsimilar del documento electrónico, estamos ante un mecanismo de transporte de la evidencia electrónica que llamamos «albalá» y que se puede utilizar como prueba directa en juicio. El término se ha rescatado del concepto clásico de Albalá, conocido por los historiógrafos (carta o cédula real, emitida por una cancillerá y en la que detallaba una merced o una provisión; el albalá se rubricaba con la firma real, mientras que en el albalá que transcribe un documento electrónico, la clave de su autenticidad radica en incluir la información sobre la sede electrónica y el CSV).

Si la parte perjudicada por su aportación pusiera en duda su autenticidad, el secretario judicial podría destruir la controversia cotejando el documento en su fuente, o generando un nuevo albalá correspondiente a la identificación Sede+CSV y, en cualquiera de los casos, generando la diligencia que certifica la autenticidad del documento ( de forma semejante a una compulsa digital).

Un mero «recibo» que solo recoja la URL de la sede y el localizador surtiría el mismo efecto.

Los sistemas basados en localizadores son imprescindibles en la gestión de documentos electrónicos auténticos ya que aportan 3 propiedades que no se pueden lograr con la mera aplicación de la firma electrónica:

  • Obliterabilidad
  • Endosabilidad
  • Completitud

Y para ello necesitan complementarse con metadatos específicos, que, por desgracia, nadie ha tenido en cuenta en la reciente publicación (en el BOE de 30 de julio de 2011) de las Normas Técnicas de Interoperabilidad asociadas al desarrollo del ENI (el Esquema Nacional de Interoperabilidad).

Muchos de los conceptos que aplicamos en relación con la identificación de sede electrónica y código localizador, tienen su origen conceptual en los cartularios medievales (denominados también «tumbos» o «becerros»), donde la ordenada llevanza de la colección documental se complementaba con las medidas convencionales de legitimación y aseguramiento de la identidad de los firmantes en la zona de cada documento denominada «escatocolo».

De modo que el cartulario digital y la firma electrónica son dos instrumentos distintos y complementarios de la gestión de la autenticidad de los documentos electrónicos, y la «diplomática digital» la disciplina que tiene en cuenta ambos (junto con algunos aspectos más) para analizarla.

Otros artículos en los que he tratado temas afines a este han sido:

Seminario de «Diplomática Digital»

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El día 22 de Septiembre de 2011 se celebrará en las instalaciones de Atenea Interactiva, el seminario sobre la emergente disciplina “Diplomática Digital“, que se centrará en las siguientes áreas de conocimiento:

  • La Diplomática de Jean Mabillon
  • La Nueva Diplomática Digital del siglo XXI.
  • Normativas Aplicables.
  • Documentos Electrónicos y de Papel.
  • Digitalización Certificada.
  • Firma Electrónica.
  • Digitalización para Sector Público y Privado.
  • Entornos Jurisdiccionales.
  • Conceptos de Diplomática Digital presentes en la Ley 11/2007

El seminario no tiene coste si se bonifica a través de la Fundación Tripartita (450 € en caso contrario).

La diplomática es una ciencia auxiliar de la historia que se ocupa de la autenticidad de los documentos y que, aunque definidida inicialmente en 1681 con la obra “De re diplomática” de Jean Mabillon, ha dado lugar al concepto de “diplomática contemporánea”, uniformizada en el ámbito de las Administraciones Públicas gracias a la Ley 30/1992.

Aunque con la Ley 11/2007 se les ha dado un nuevo impulso a los aspectos digitales, a la hora de su implantación práctica se necesita manejar conceptos de forma  más holística de manera que sea posible resolver las dudas de aplicación más allá de la letra de la ley.

Asimismo, en el Sector Privado, la LSSI y el artículo 2 de la Ley 56/2007 consiguen proporcionar una orientación en la Gestión Electrónica de Documentos. Sin embargo, en muchas ocasiones surgen dudas sobre el valor jurídico de muchas de las iniciativas destinadas a mejorar la eficiencia en la Gestión de Documentos, por lo que es preciso tener claros los conceptos detrás de los proyectos de desmaterialización documental, con los que, bien realizados, se experimentan ahorros de decenas de millones de euros (en función de la dimensión de los proyectos) y períodos de recuperación de la inversión de entre 9 y 12 meses.

Completando el conjunto de herramientas legales en el sector privado, la reciente  Ley 25/2011, de 1 de agosto, de reforma parcial de la Ley de Sociedades de Capital define también la sede electrónica para las empresas, lo que permite consolidar las ideas de la diplomática digital en relación con la custodia digital.

En este seminario se desarrollan los conceptos claves a manejar, de la mano de expertos en Gestión Documental Electrónica de carácter probatorio, y se contextualizan en el marco jurídico español, aunque las ideas claves son de aplicación universal.