Un interesante artículo de la Revista Emprendedores preparado por Claudio Novoa sobre factura electrónica utiliza en su información gráfica imágenes generadas a partir de ejemplos de Faccil, la galardonada plataforma desarrollada por Albalia y que ahora explota EADTrust.

Hago un extracto de los aspectos más importantes (cambiando pequeños detalles erróneos del artículo).

La factura electrónica

Está llamada a relegar el papel a un segundo plano. Muy poco a poco su implantación empieza a ganar adeptos entre pymes y autónomos. La velocidad en el envío, el ahorro de costes y una mayor eficacia y control al gestionar la empresa son tres de sus argumentos para convencer a todos. Y tú, ¿a qué esperas?

Desde agosto de este año (2009) la factura electrónica ya es obligatoria para las grandes firmas en su relación con la Administración central; el resto tendrá hasta febrero de 2011 para adaptarse a esta herramienta digital, adelanta Julián Inza, presidente de Albalia Interactiva. Y es que, a pesar de sus beneficios contrastados, este modelo de facturación aún no goza de una presencia masiva, sobre todo entre las pymes.

Martín Pérez, presidente de la Asociación Multisectorial de Empresas Españolas de Electrónica y Comunicaciones (Asimelec), considera que se trata de una situación lógica, “como corresponde a una nueva forma de trabajar, que se irá implantando de forma progresiva”.

A esto, se suma el enorme desconocimiento que los emprendedores poseen acerca de qué es la factura electrónica, los diferentes formatos o los sistemas para integrarla en su organización, como advierte el director general de la Fundación para el Desarrollo Infotecnológico de Empresas y Sociedad (Fundetec), Alfonso Arbaiza.

Unos interrogantes que iremos resolviendo a lo largo de este reportaje con la ayuda de varios expertos en la materia. Y todo ello con un único objetivo: que digas adiós al papel.

Delegar o no a terceros

Como primer paso, hay que saber en qué consiste el proceso, que se resume en la transmisión de facturas o documentos análogos por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un PC a otro); estos se firmarán de manera digital con certificados cualificados, con idéntica validez legal que las facturas en papel.

Después, deberás tomar la decicisión de si encargarte de esta tarea tú mismo o delegarla en terceros. Si optas por lo primero, Arbaiza lanza el mensaje de su sencillez. “Casi todos los programas de gestión y de contabilidad cuentan con un módulo de facturación electrónica. El único trámite aquí sería conseguir un certificado para firmar”, asegura.

Además, desde entidades privadas y públicas se están lanzando iniciativas orientadas a facilitar el uso de la factura electrónica. En concreto, el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio, a través de http://www.facturae.es/, ha desarrollado una aplicación gratuita con software abierto que permite generar facturas de forma sencilla. Un programa especialmente pensado para pymes, micropymes y trabajadores autónomos.

Factura tú mismo

Si uno asume internamente la facturación electrónica –sin subcontratarla-, tiene a su disposición varias fórmulas que, según su grado de complejidad, son:

• Lo más sencillo. Firmar un correo electrónico (o un documento con formato Word, Excel, Acrobat) y enviarlo con los datos de la factura. Esta modalidad no es la más habitual ni la más beneficiosa, según los expertos consultados. “Es evidente que si el receptor tiene que teclear de nuevo los datos que llegan en un PDF, la eficiencia y rapidez que se le supone al sistema desaparecen”, ilustra Inza.

• Fórmula intermedia. Consiste en emitir o recibir facturas desde una web con aplicaciones que permite crearlas de forma manual. Sebastián Muriel, director general de Red.es, señala que es un método asequible, pensado para aquéllos a los que les asusta una alternativa más compleja. También resulta interesante para pymes pequeñas, con un volumen de facturas pequeño, opina Xavier Puyol, responsable de Implantación y Proyectos EDI de la Asociación Española de Codificación Comercial (Aecoc).

• Lo más complejo (y completo). Se trata de integrar un módulo de facturación específico en los sistemas de gestión y financieros de la empresa. Coinciden los expertos que es la fórmula ideal y con la que se obtienen las ventajas que se le atribuyen a la factura electrónica. Entre ellas, una mayor agilidad en los trámites, al estar los procesos automatizados.

Dejarlo en manos ajenas

Para los emprendedores que opten por la fórmula de delegar la facturación, existen herramientas colectivas impulsadas por entidades bancarias, operadores de telecomunicaciones o empresas de gestión informática, según afirma Pérez. Pero hay también que tener en cuenta que esta modalidad no exime de las responsabilidades legales que conlleva toda factura, por lo que tendrías que ser muy cuidadoso al elegir al proveedor. Las soluciones varían, según se subcontrate el proceso total o parcialmente:

• Comodidad máxima. En este caso, el emprendedor no tiene que preocuparse de nada, pues la plataforma se encargará de cumplir todos los requisitos operativos, legales y de cualquier otro tipo. Estos sistemas disponen de una conexión para que el usuario pueda introducir sus facturas. A partir de ese momento, se generará un formato específico de documento al que se le aplicará una firma electrónica.

• Una firma, por favor. En esta ocasión, el proveedor únicamente tiene que facilitar la firma, aunque también cabe la posibilidad de que ofrezca otros servicios complementarios, como la validación de la misma.

No hay dos sin tres

Al margen de estas dos fórmulas de externalización, existe lo que se conoce como autofactura. En esta opción, la responsable de elaborar la factura es la entidad receptora, que, normalmente, también la firma. Este tipo de operaciones es habitual en algunos sectores muy específicos, como el de los seguros. De este modo, la entidad aseguradora genera la factura, después de que el profesional al que ha contratado para solventar un siniestro le haya remitido los datos del trabajo realizado

Todos los pasos que debes seguir para emitir una factura electrónica

Nota: este apartado se ha modificado en relación con el artículo de la Revista Emprendedores

Julián Inza, de Albalia, expone los pasos necesarios para incorporar la factura electrónica a una compañía. Hay que matizar que éste es el camino a seguir por aquellos empresarios que hayan decidido asumir internamente el proceso a través de un programa informático, integrado en sus sistemas de gestión. Se trata de la alternativa más compleja, pero también la que tiene más beneficios:

• Disponer de un sistema que gestione la firma electrónica, bien a través de un certificado propio o de un sistema externo. Por ejemplo BackTrust (firma con certificado propio) o EADTrust (firma con certificado de terceros).
• Pedir un certificado de cualquier entidad de certificación registrada en la sección de PSC del sitio web del MITyC, en caso de que esta sea la opción elegida.
• Decidir en qué formato y con qué programa informático se generarán las facturas. En España las principales alternativas son facturae o UBL.
• Decidir cómo se va a archivar la factura. La ley contempla la posibilidad de conservar la matriz (la base de datos) o guardar una copia de la factura (documento igual al enviado, incluyendo la firma electrónica). El receptor debe conservarla de forma electrónica
• Hay que tener en cuanta que solo se pueden enviar facturas electrónicas a aquellos destinatario que hayan prestado su consentimiento expreso, aunque no hay requisitos especiales para demostralo. En la fase de relación para obtener el consentimiento habrá que comprobar que el sistema utilizado por el receptor es compatible con el utilizado por el emisor.
• En la fase inicial de puesta en marcha del sistema conviene realizar una prueba piloto, en la que se intercambien tres o cuatro facturas.

¿Qué campos debe tener?

El Real Decreto 1496/2003 detalla los datos mínimos que ha de incluir una factura electrónica. En su artículo sexto, se pueden conocer en profundidad unos requisitos que ahora resumimos:

• Número de la factura y, en su caso, serie.

• Fecha de expedición.

• Nombre y apellidos, o razón social, tanto del obligado a expedir la factura como del destinatario de la misma. Para su validez, la factura deberá contener el nombre completo registrado en la escritura de constitución inscrita en el Registro Mercantil.

• Número de Identificación Fiscal.

• Domicilio físico de los obligados tributarios, tanto emisor como destinatario. No tiene por qué coincidir éste con el lugar en el que se hace la entrega de bienes y servicios.

• Descripción de operaciones. Se señalará, de forma destacada, la fecha de entrega del bien o de la prestación del servicio.

• Tipo o tipos impositivos aplicables a las operaciones. O mención expresa de la causa de exención o no sujeción, en cada caso.

• El importe de los impuestos en euros y el total de la factura

¿Cuánto ahorras?

Una de las principales fortalezas de la que goza la factura electrónica es el ahorro económico que tiene para la empresa que la utiliza, cualidad que gana atractivo en tiempos de crisis donde los costes se miran, más que nunca, con lupa. Y es que eliminar gastos relacionados con el uso de papel, tinta o impresión constituye una gran ventaja. El cuadro que os mostramos a continuación es de lo más ilustrativo.

Emisión

Papel	Coste/unidad	Factura electrónica	Coste/Unidad
Impresión	0,12	Imputación de costes del proyecto	0,05
Envío (sobre, sello, correo certificado)	2,60	Servicios externos (tráfico, timestamping)	0,15
Tratamiento manual	0,35	Gestión (Dpto. Administración)	0,02
TOTAL:	3,07	TOTAL:	0,22

Ahorro por factura: 2,85

Recepción

Papel	Coste/unidad	Factura electrónica	Coste/unidad
Recepción y manipulación	0,07	Imputación de costes del proyecto	0,05
Grabación	0,15	Comprobación de factura y firma-e	0,13
Tratamiento manual	1,68	Gestión (Dpto. Administración)	0,05
Archivado (4 años)	1,67	Archivado (4 años)	0,48
TOTAL	3,57	TOTAL	0,71

Ahorro por factura: 2,86

Hay ahorros adicionales como consecuencia de gestiones posteriores. Por ejemplo, facturas que no aparecen o son difíciles de encontrar por estar mal archivadas, en fases de auditoría o inspección. Este problema no se da con los documentos electrónicos.

NOTA

Faccil se desarrolló en el marco del proyecto Avanza PYME  PAV-080200-2007-24 impulsado por el Ministerio de Industria Turismo y Comercio.