Hace unos dias, Indra, Vignette y Sun Microsystems han celebrado en Madrid unas Jornadas sobre Gestión Documental en las que los principales expertos españoles han coincidido en señalar su importancia de cara a mejorar la eficiencia de las organizaciones y de facilitar su supervivencia ante posibles contingencias como accidentes, incendios o ataques terroristas, y a la que me han invitado. Recojo las conclusiones distribuidas tras el evento.

La gestión documental pretende el tratamiento integral, consistente y fiable de los documentos y la información que se genera en las transacciones y procesos de negocio. A lo largo del seminario se han abordado aspectos estratégicos, metodológicos y tecnológicos sobre la cuestión y su creciente importancia en los planes estratégicos de las grandes organizaciones, tanto públicas como privadas.

Desde un enfoque muy práctico se han analizado diversos temas, entre los que se encuentran los aspectos legales y los relacionados con la necesidad de transparencia corporativa; las normas internacionales sobre esta materia que AENOR está adoptando como normas UNE; la presentación de una solución de tramitación electrónica y gestión documental; y posibles integraciones con otras soluciones y proyectos de administración electrónica (portal del tramitador, historia clínica única, etc).

Gestión eficaz

El director de Preventa para el Sur de Europa de Vignette, Javier Iglesias, explicó que para que una organización pueda realizar una gestión eficiente de sus recursos y documentos debe definir primero los requisitos y luego elegir las herramientas más adecuadas.

Iglesias presentó la solución de tramitación electrónica de Vignette, que facilita la captura de información procedente de distintas fuentes, la gestión de documentos y expedientes, la automatización de procesos y la gestión de procesos.

Alicia Baglietto, experta en Gestión Documental del Centro de Soluciones ECM de Indra, señaló que el reto de la gestión documental es buscar soluciones «funcionales y tecnológicas que garanticen su fiabilidad e integridad, a la vez que un acceso seguro».

Además, indicó que la gestión documental presenta grandes oportunidades para las organizaciones. En esta línea, Segundo Heredia, Responsable de Proyectos del Centro de Soluciones ECM de Indra, insistió en que la gestión documental es una función clave que debe estar «alineada con la estrategia y los objetivos de negocio, orientada a los procesos sobre los que se desarrolla la estrategia e integrada con los sistemas de información y gestión que dan soporte a estos procesos».

Heredia destacó que un factor clave para el éxito es la implementación «de arriba a abajo» o en sentido descendente de la gestión documental. Es decir, hay que evitar que el desarrollo de la gestión documental esté conducida por tecnologías o fabricantes concretos, e insistió en la importancia de que el sistema documental esté perfectamente integrado con otros sistemas de información relacionados.

Crecimiento monstruoso

Según explicó Cristóbal Valero, especialista en venta dentro del Data Management Group de Sun Microsystems Ibérica, «a medida que crece un repositorio de datos, los riesgos son cada vez mayores. Cada segundo el mundo genera 390 gigabytes de nuevos datos, lo que significa que el volumen de nuevos datos crece a un ritmo anual del 47%, sumándose a los 30.000 millones de gigabites de datos digitales almacenados que ya existen en la actualidad».

«Si somos conscientes de que cerca del 80% de estos datos deberán archivarse de forma permanente, no podemos olvidar que la necesidad de que los nuevos sistemas documentales garanticen la seguridad y privacidad de los datos es algo crítico y fundamental», añadió.

Por su parte, Julián Inza, presidente de Albalia Interactiva, señaló que el papel irá desapareciendo paulatinamente de los usos convencionales en la empresa y la Administración, y resaltó la necesidad de que los nuevos documentos electrónicos tengan «el mismo valor probatorio que los de papel» y que se garantice que los formatos en los que se almacenan los contenidos «sean legibles en el futuro». Asimismo, insistió en la relevancia que tiene en todos estos procesos una herramienta como la firma electrónica.

Carlota Bustelo, de Inforárea, recordó que las organizaciones a lo largo de la historia han necesitado dejar constancia de su actividad, pero que en la actual Sociedad de la Información ya no bastan las soluciones tradicionales sino que se precisan planes corporativos de gestión de documentos que respondan a una concepción global y a una implantación por fases.

Los planes de gestión de documentos se deben soportar en herramientas informáticas de gestión de documentos con sus adecuados sistemas de almacenamiento y políticas de conservación y migración de los documentos electrónicos, sin olvidar las indispensables relaciones con las aplicaciones corporativas de datos.