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Digitalización Certificada. Últimas novedades

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Anunciamos un nuevo curso de Digitalización Certificada organizado por Atenea Interactiva.

Desde el  10 de Abril de 2007,  fecha de la publicación de  la Orden EHA/962/2007, y más concretamente,  tras la publicación de la resolución del director de la Agencia Tributaria, del 24 de Octubre de 2007 sobre el procedimiento para la homologación de software de Digitalización,  las empresas pueden eliminar las facturas en papel sustituyéndolas por una imagen  digital que sea un reflejo fiel del documento que se quiere eliminar.

Por otro lado, la Ley 11/2007 prevé en sus artículos 30 y 31 la posibilidad de gestionar versiones electrónicas de documentos en  papel, que ha recibido una referencia adicional con la reciente publicación del Real Decreto 4/2010 de 8 de Enero, del Esquema Nacional de Interoperabilidad, que enmarca el desarrollo de la futura normativa que unifique los criterios de digitalización en el sector público.

Es, pues, un momento propicio para conocer los últimos desarrollos en torno a la  Digitalización Certificada, que se cubrirán en este seminario con un planteamiento que se enfocará a los intereses de las Administraciones Públicas, y también al de las empresas que desarrollan soluciones de Digitalización Certificada, o que prestan servicios de digitalización.

De todas formas, todas las entidades que hayan iniciado o piensen acometer proyectos de eliminación de papel se beneficiarán de los conceptos presentados en este evento. Los ahorros y la eficiencia obtenidos son de especial relevancia en un entorno económico como el actual.

El coste de participación en el seminario es de 350€ + IVA (18%), pero es posible descontar el importe del curso de las cuotas de la Seguridad Social,  a través del convenio que Atenea Interactiva ha suscrito con la Fundación Tripartita.

La jornada la impartiremos Fernando Pino y Julián Inza con experiencia en más de 20 proyectos en este ámbito a nuestras espaldas.

Esta es la Agenda:

1. Similitudes y diferencias entre la Digitalización Certificada aplicable en el sector privado y en el sector Público

  • Periodos Contables
  • Llevanza de los libros de Gestión de Documentos
  • Certificado utilizado en las Firmas Electrónicas del proceso de Digitalización
  • Prestadores de Servicios de Digitalización Certificada
  • Digitalización Certificada en los registros de entrada
  • Digitalización Certificada en los registros telemáticos
  • Digitalización Certificada por  los órganos de gestión de la administración pública

2. Normativa relacionada con la Facturación Electrónica y la Digitalización Certificada

  • Directiva 2006/112/CE: sistema común del Impuesto sobre el Valor añadido.
  • Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y de Consejo: marco comunitario para la Firma Electrónica
  • Directiva 2010/45/UE del Consejo de 13 de Julio de 2010 por la que se modifica la Directiva 2006/112/CE relativa al sistema común del impuesto sobre el valor añadido, en lo que respecta a las normas de facturación
  • Real Decreto 1496/2003 de 28 de Noviembre: Cómo se regulan las obligaciones de facturación.
  • Reseña sobre la normativa foral relativa a la facturación
  • Ley 59/2003 de Firma Electrónica
  • Facturación Electrónica en la Ley 30/2007 de Contratos del Sector Público
  • La facturación Electrónica en la Ley 56/2007 de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información
  • RESOLUCIÓN de 24 de Octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de Digitalización.
  • Digitalización de documentos en la Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos.
  • Digitalización de documentos en el Esquema Nacional de Interoperabilidad.

3. Firma Electrónica. Autenticidad de la Factura Electrónica y de la copia Digitalizada

  • Cumplimiento de los requisitos de integridad y autenticidad de origen
  • Tipos de firmas: simple, avanzada y cualificada. Tipos de Certificados Electrónicos. Personas físicas y Jurídicas
  • Dispositivos seguros de creación de Firma
  • Prestadores de servicios de Certificación disponibles en España. DNI Electrónico
  • Formatos de las Firmas Electrónicas. Estándares TS 101 733 (CAdES) y TS 101 903 (XAdES). Firmas PDF TS 102 778 (PAdES)
  • Servicios de Validación (VA) y de Sellado de Tiempo (TSA). Servicios DSS
  • Herramientas de Firma: BackTrust y EADTrust
  • Control de la integridad de la base de datos. Técnicas de Hash encadenados

4. Orden EHA/962/2007, de 10 de Abril

  • Estudio de la Orden EHA/962/2007, de 10 de Abril: desarrollo de disposiciones sobre Facturación Telemática y conservación electrónica de facturas
  • Obligaciones del expedidor en la conservación de las Facturas y Documentos sustitutivos
  • Obligaciones de los destinatarios de la conservación electrónica de las facturas y documentos sustitutivos
  • Digitalización Certificada de las facturas recibidas y documentos sustitutivos recibidos y de otros documentos o justificantes
  • Impresión de facturas y documentos sustitutivos remitidos en formato electrónico
  • Certificados Electrónicos de las entidades prestadoras de servicios de Certificación y Firma Electrónica

5. Proyectos de Digitalización Certificada y de Facturación Electrónica

  • Arquitectura Tecnológica y  requerimientos funcionales de proyecto de implantación
  • Soluciones tecnológicas empaquetadas y “a medida”: ventajas y limitaciones
  • Gestión de la Firma Electrónica y de la Validación. Excepciones a la Validación
  • Protección de Datos en relación con las Facturas Electrónicas
  • Archivo y conservación de las Facturas Electrónicas. Disponibilidad para auditoría e inspección tributaria
  • Digitalización de Facturas en el Sector Público: la destrucción de facturas en papel y tratamiento deFacturas Digitalizadas como originales de cara a la Intervención General.

6. Proceso de Homologación del Software de Digitalización certificada

  • Procedimientos y controles para garantizar la fidelidad del proceso de Digitalización Certificada
  • Funcionalidades del software de Digitalización Certificada: Gestión de metadatos. Firma en memoria del documento electrónico. Firma de la base de datos para garantizar la integridad de datos e imágenes. Períodos contables
  • Imagen binaria del documento digitalizado o enlace al fichero que la contenga
  • Garantía de acceso a base de datos: consulta en línea, búsqueda selectiva. CD-ROM y On-line
  • Proceso de Digitalización.  Garantías del Sistema: Autenticidad e Integridad
  • Organización documental de los campos exigibles del registro de datos (según Art. 62 y siguientes del RD 1624/1992
  • Proceso de Homologación del software de Digitalización Certificada. Documentación a preparar: Declaración responsable, Memoria técnica, Plan de calidad, Informe de Auditoría.
  • Auditoría del software de Digitalización Certificada
  • Digitalización Certificada por terceros: cómo garantizar que es correcta la Digitalización efectuada por el prestador.
  • Ampliación de requisitos, en previsión de nuevos desarrollos legislativos en torno a la Ley 11/2007
  • Lista de software homologado por la AEAT

Anteproyecto de Ley de Nuevas Tecnologías en la Administración de Justicia

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El Consejo de Ministros del 17 de diciembre de 2010, además de tratar el tema de la Receta Electrónica, conoció un informe del ministro de Justicia sobre el Anteproyecto de Ley  reguladora del Uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación en la Administración de Justicia.

El objetivo de esta norma es regular los aspectos básicos del derecho a la utilización de las tecnologías de la información por parte de los ciudadanos y profesionales en sus relaciones con la Administración de Justicia, así como establecer las condiciones necesarias para poder tramitar íntegramente en formato electrónico todos los procedimientos judiciales.

Esta Ley establece marcos estables y vinculantes de colaboración, cooperación y coordinación entre las administraciones con competencia en materia de Justicia. Su impacto económico será positivo puesto que agiliza la tramitación de los procedimientos y elimina muchas de las cargas que para la ciudadanía tiene el acceso al sistema de justicia.

Con la nueva regulación se da soporte jurídico al paso definitivo de los legajos al expediente digital, de las comunicaciones por correo ordinario a las comunicaciones por correo electrónico securizado, de las autorizaciones escritas a la firma digital y del archivo físico a las bases de datos.

La norma supone la plasmación en el ámbito del Estado Español del Plan de acción e-Justicia de la Unión Europea, que propone una estrategia para cuyo objetivo es mejorar la administración de justicia en beneficio de los ciudadanos. Facilita la relación de los ciudadanos y los profesionales con la administración de justicia adaptándola a las nuevas tecnologías de la comunicación. Con ella se consigue:

  • Una justicia más accesible.
  • Una justicia más transparente.
  • Una justicia más ágil, al tramitarse íntegramente en formato electrónico y acortarse enormemente los plazos de tramitación.
  • Una justicia más eficiente, al asignar mejor los recursos disponibles.

Características

  • Se sientan las bases para alcanzar la plena tramitación electrónica de los procedimientos judiciales, abandonando los obsoletos legajos en formato papel.
    La transmisión electrónica de datos y la conservación de los mismos en bases de datos electrónicas sustituirán a las notificaciones tradicionales y a los viejos archivos judiciales.
  • Se crea la sede judicial electrónica como punto de acceso único a través del cual se realizarán todas las actuaciones que lleven a cabo ciudadanos y profesionales con la Administración de Justicia.
  • Se establece el marco legal necesario para hacer realidad la plena interoperabilidad entre las distintas aplicaciones que se usan en los juzgados y tribunales, así como se garantiza la seguridad de la información almacenada en las mismas.
  • Es un reflejo del carácter unitario del Poder Judicial establecido en
    nuestra Constitución.

Contenido

Respecto al contenido de la Ley se pueden destacar los siguientes apartados:

  • En primer lugar, se reconocen los derechos de los ciudadanos en sus relaciones con la administración de Justicia a la que podrán acceder electrónicamente. Por su parte, los profesionales (abogados, procuradores, graduados sociales, etcétera), así como el personal de las oficinas judiciales y las fiscalías deberán incorporar el uso de las nuevas tecnologías. Con ello se persigue en el medio plazo la tramitación íntegramente electrónica del expediente judicial.
  • La Ley regula también el régimen jurídico de la administración judicial electrónica. Se reglamenta la «sede judicial electrónica», que es el canal a través del cual se pueden realizar todas las actuaciones, tanto por parte de los ciudadanos como los profesionales del ámbito de la administración de Justicia. Para facilitar este acceso se crea un Punto de Acceso General de la Administración de Justicia, que permite acceder a las distintas sedes y subsedes. También se regula la firma electrónica para autenticar los documentos que integran los diversos expedientes judiciales.
  • Otro aspecto fundamental en la nueva Ley es el establecimiento de normas que hagan posible la íntegra tramitación electrónica de los procesos judiciales gracias al expediente judicial electrónico. Así, el Anteproyecto regula detalles
    relativos al registro de escritos, comunicaciones y notificaciones electrónicas. La tramitación electrónica permite agilizar notablemente los trámites, al evitar la solicitud a los interesados de determinada documentación, cuando ésta sea
    posible mediante transmisiones de datos o certificaciones; racionaliza la distribución de cargas de trabajo y permite introducir indicadores de gestión. En la nueva norma se regulan, igualmente, las peculiaridades y características
    de la tramitación electrónica de los expedientes judiciales, al presentar determinadas características que la diferencian de la tramitación en papel. Finalmente, se recogen las características básicas que deben tener las aplicaciones y sistemas de información utilizados para esta tramitación electrónica, a fin de garantizar en todo caso la seguridad y la accesibilidad.
  • Por último, se abordan las cuestiones relativas a la cooperación y coordinación entre administraciones públicas con competencias en materia de Justicia. Se dota de rango legal al Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad. Este esquema consiste en un conjunto de información acerca de criterios y recomendaciones en materia de seguridad, política de seguridad, conservación y normalización de la información, formatos, etcétera. En definitiva, constituye un mínimo común denominador de conocimiento que permite que los distintos sistemas informáticos no acaben siendo incompatibles o se generen disfunciones por el uso de programas o aplicativos distintos. Para la gestión de este Esquema Judicial se crea la Comisión Estatal de Administración Judicial Electrónica, integrada por representantes del Ministerio de Justicia, Comunidades Autónomas transferidas, Consejo General del Poder Judicial y Fiscalía General del Estado.

Relaciones con Comunidades Autónomas

En el marco de colaboración entre el Estado y las Comunidades Autónomas con competencia en la materia, las acciones de alto coste o de dificultad tecnológica, como son los puntos de acceso multicanal, la aceptación de la firma electrónica reconocida o la interconexión entre administraciones estarán soportadas por las infraestructuras comunes facilitadas por el Ministerio de Justicia.

Asimismo, todas las aplicaciones desarrolladas o que vayan a ser desarrolladas por el Ministerio de Justicia están disponibles para su utilización por las Comunidades Autónomas con competencias transferidas en materia de Administración de Justicia, permitiéndoles la adecuación a los requisitos establecidos en la ley sin incremento presupuestario.