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Resumen sobre la Factura Electrónica

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Recientemente me han pedido permiso para hacer (y publicar) un resumen del libro «La Factura Electrónica» que redactamos hace algún tiempo Fernando Pino y yo, para ASIMELEC y Red.es

Me ha sorprendido, porque he ido viendo por diferentes sitios documentos claramente «inspirados» en el citado libro o en artículos de mi blog, para cuya reproducción nadie me había pedido permiso. Entre los documentos que habían utilizado el mío como base se encuentran una importante institución catalana y un gobierno autonómico del sur de la costa mediterránea. Entidades a las que se les supone cierto respeto por la propiedad intelectual.

(Por cierto, pedí al organismo autonómico que al menos indicara en la bibliografía el documento en el que se inspiraron los autores del suyo y la referencia a los autores originales, lo que después de varios años, aun no han realizado)

Por supuesto, he dado el permiso que me pedían en esta ocasión, y además lo he hecho agradecido de que lo pidieran.

Y ya que estoy en ello, he redactado un resumen actualizado de la situación actual de la factura electrónica en España, que recoge las mejores prácticas. No es tan completo como el libro, pero creo que puede servir de introducción.

En esta ocasión me adelanto, y otorgo permiso de reproducción de este documento y la realización de obras derivadas, pero a condición de que se cite al autor (Julián Inza, o sea yo) y se incluya una coletilla publicitaria

«Resumen [basado en un documento] elaborado por Julián Inza, Presidente de Albalia Interactiva.
Albalia Interactiva, S.L. (http://www.albalia.com) dispone de diferentes módulos  de gestión de firma electrónica y factura electrónica adaptables a cualquier proyecto»

Y este es el resumen en cuestión:

La factura Electrónica

¿Qué es una factura?

Una factura es un documento que refleja la entrega de un producto o la provisión de servicios, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar como contraprestación.

En la factura se encuentran los datos del expedidor y del destinatario, el detalle de los productos y servicios suministrados, los precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos.

Se la considera como el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario receptor (el comprador). El original debe ser custodiado por el receptor de la factura. Habitualmente, el emisor de la factura conserva una copia o la matriz en la que se registra su emisión.

La factura correctamente cumplimentada es el único justificante fiscal, que da al receptor el derecho de deducción del impuesto (IVA). Esto no se aplica en los documentos sustitutivos de factura, recibos o tickets.

En Europa, la normativa de facturación se regula por la Directiva 2006/112/CE del Consejo, de 28 de noviembre de 2006, relativa al sistema común del impuesto sobre el valor añadido

La Identificación tributaria en la Unión Europea uniformiza la forma de codificar a las empresas para facilitar el control tributario.

Las facturas pueden ser:

  • Ordinarias: documentan la operación de suministro.
  • Rectificativas: documentan correcciones de una o más facturas anteriores, o bien devoluciones de productos, envases y embalajes o comisiones por volumen.
  • Recapitulativas: documentan agrupaciones de facturas de un período.

Además existen las siguientes variantes:

  • Pro‐forma: documenta una oferta, con indicación de la forma exacta que tendrá la factura tras el suministro. No tienen valor contable ni como justificante.
  • Copia: documenta la operación para el emisor, con los mismos datos que el original. Debe llevar la indicación de copia para permitir distinguirla del original.
  • Duplicado: documenta la operación para el receptor, en caso de pérdida del original. La expide el mismo emisor que expidió el original y tiene los mismos datos que el original. Debe llevar la indicación de duplicado para permitir distinguirla del original, especialmente para el caso de que reaparezca el original.

Es interesante mencionar que las tradicionales “Notas de Abono” no se contemplan en la normativa, aunque su función se puede cubrir con las “Facturas Rectificativas”. Cabe identificar ambos documentos siempre que se incluya la mención obligatoria “Factura rectificativa” y opcionalmente, a título informativo, la de “Nota de Abono” y se consignen los signos de las cantidades de forma correcta.

¿Qué es la facturación electrónica?

La facturación electrónica consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados cualificados, con la misma validez legal que las facturas emitidas en papel.

Está regulada en el Reglamento de Facturación publicado en Real Decreto 1496/2003 y modificado por el Real Decreto 87/2005.

La regulación de la factura electrónica se completa con la publicación de la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

Las denominaciones “factura electrónica”, “factura telemática” y “factura digital” son equivalentes, si bien la denominación utilizada en la normativa es “remisión electrónica” o “remisión por medios electrónicos” de factura.

La factura electrónica tiene múltiples ventajas: mejor aprovechamiento de la habilidad de los empleados, reducción de controversias, mejoras en la resolución de incidencias, reducción de plazos de cobro, mejoras en la negociación de los plazos de pago, posibilidad de acudir de forma ágil a servicios financieros como el confirming y el factoring, mejora de la relación comercial y de la imagen de la empresa. Sin olvidar el cumplimiento de obligaciones, puesto que la facturación electrónica es obligatoria por exigencia de la Ley 30/2007 de Contratos del Sector Público en determinados supuestos.

El proceso de facturación electrónica lo forman dos procesos básicos y diferenciados en los sistemas de gestión de facturas, y que corresponden a cada interlocutor: emisión y recepción de facturas.

1. En la emisión, el emisor, con la conformidad del receptor, transmite a éste por medios telemáticos la Factura Electrónica (que incluye una firma electrónica) y conserva Copia o Matriz (la Base de Datos). No es necesario conservar los documentos electrónicos firmados.

2. El receptor, recibe la factura en formato digital y la conserva en soporte informático, en el formato en el que lo recibió, para su futura consulta e impresión, si fuera necesario. Al ser la factura un documento firmado electrónicamente, debe guardar la información relativa a la comprobación de la validez de la firma electrónica.

De esta forma ya no se exige imprimir la factura para que ésta sea válida legal y fiscalmente y, todo el tratamiento (emisión, distribución y conservación) puede realizarse directamente sobre el fichero electrónico generado por el emisor.

Requerimientos en la emisión de facturas electrónicas

Para el emisor se exige:

  • Tener el consentimiento previo del receptor.
  • Garantizar la autenticidad del origen y la integridad de las facturas, mediante el uso de la Firma electrónica reconocida3 (qualified electronic signature en inglés).
  • Almacenar copia de las facturas. Este requisito no es necesario si se puede reconstruir una factura a partir de la información guardada en la base de datos de la empresa (matriz).
  • Las facturas almacenadas deben contener determinados elementos que faciliten su búsqueda, visualización e impresión en caso de inspección (acceso completo a los datos).

Para el receptor se exige:

  • Disponer del software necesario para la validación de la firma electrónica.
  • Almacenar las facturas recibidas digitalmente (factura y firma) en su formato original.
  • Las facturas almacenadas deben contener elementos que faciliten su búsqueda, visualización e impresión en caso de inspección (acceso completo a los datos).

Ventajas, beneficios y ahorros de la factura electrónica

  • Ahorro de costes: tanto del lado del emisor como del receptor. Derivado de la supresión del papel, el abaratamiento de los medios de comunicación electrónicos (en contraposición a los medios tradicionales de envío postal), eliminación de los gastos de franqueo, gastos derivados de la introducción manual de datos, etc.
  • Mejora de la eficiencia: la liberación de tareas administrativas, permite destinar los recursos humanos a aspectos productivos en las compañías.
  • Integración con ERPs: desde el punto de vista del emisor continúa el proceso que ya se está realizando electrónicamente. Un simple clic desde el ERP y la factura es emitida y enviada. Desde el lado del receptor los datos se pueden introducir automáticamente en sus aplicaciones.
  • Optimización de la tesorería: la automatización permite cuadrar los apuntes contables y comparar documentos (albarán / factura), minimizando a la vez el margen de error humano.
  • Obtención de información en tiempo real: permite verificar el estado en el que se encuentra una factura y toda su información asociada (errores, rectificaciones, cobros, pagos, recepción de mercancías, albaranes, …) de forma exacta y actual.
  • Reducción de tiempos de gestión: la inmediatez del envío y recepción de facturas por medios telemáticos convierte este trámite en un elemento que deja de tener sentido. Además, permite solucionar las discrepancias en muy poco tiempo.
  • Agilidad en la toma de decisiones: la inmediatez de las comunicaciones permite adoptar decisiones, como la necesidad de financiación, en un espacio más corto de tiempo.
  • Administración y contabilidad automatizadas: la integración en los sistemas de la empresa permite que toda la inserción de datos y las operaciones contables requieran mucha menos participación humana.
  • Control de acciones erróneas: a través de sistemas de alertas que detectan discrepancias entre operaciones de contabilidad y facturación o en la aplicación de tipos erróneos.
  • Uso eficaz de recursos financieros: la adopción de la factura electrónica favorece el acceso a medios de financiación como el factoring o el confirming.

Se consigue, en definitiva, una mayor calidad de servicio que repercute a su vez en una mayor competitividad de la empresa.

Obligatoriedad de la eFactura

Normas de publicación reciente como la Ley 30/2007 de Contratos del Sector Público o la Ley 56/2007 de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información han puesto de manifiesto el interés de las instituciones en el desarrollo de la factura electrónica, que ha llegado al punto de establecer su obligatoriedad a partir del año 2008 para las empresas que no pueden presentar cuenta de pérdidas y ganancias abreviada.

Sin embargo este impulso se viene produciendo de forma intensa desde la publicación de la Directiva 2001/115, y su temprana trasposición a finales 2002 en una norma española que quedó finalmente subsumida en el RD 1496/2003, el Reglamento de Facturación.

En España, la especificación facturae, codificada en XML y evolucionada desde un formato diseñado por la banca, se oficializó en la Orden PRE 2971/2007 recibiendo el apoyo de la Agencia Tributaria y del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio para su uso en la facturación destinada a las Administraciones Públicas, lo que lleva a prever un amplio uso.

Mientras avanza su adopción, el estándar español evolucionará hasta convertirse en una personalización del UBL, de forma semejante al ilustre precedente del NES (Northern European Subset) que al incorporar a España e Italia redefine la denominación para ser NES: Neutral European Specification.

La firma electrónica es otro ámbito en el que se está avanzando para lograr la  compatibilidad. Como cada entidad firmante puede elegir cualquier PSC (Prestador de Servicios de Certificación) para sus certificados, la entidad que acepta facturas se enfrenta a la complejidad de validar certificados de los que tiene poca información.

Una solución que está facilitando la aceptación de facturas es que éstas se generan por el obligado tributario emisor firmadas con la modalidad XAdES‐X‐L prevista en la norma TS 101 903, incluyendo un sello de tiempo y la información de validez del certificado expedido por su emisor: lo que se denomina “firma completa”, y significa que la firma y el certificado están validados en origen. Así, el receptor se ve exonerado de las obligaciones que impone aceptar firmas electrónicas y la posibilidad de que se utilicen certificados electrónicos expedidos por cualquier PSC europeo no supondrá un problema en países diferentes al del expedidor.

Arquitectura de los sistemas de Facturacion Electrónica

Los elementos involucrados en el sistema de facturación se exponen a continuación.

Módulo de transformación

Realizará las conversiones de formatos de datos de facturación y alimenta al sistema con los datos de facturación a partir de la matriz (datos fuente), generando un documento de intercambio XML en formato Facturae. En el momento actual la última versión de la especificación es la V3.2, si bien se espera la próxima publicación de la V4.0 basada en UBL. La especificación está publicada en el sitio web: http://www.facturae.es

Módulo de firma electrónica

Informalmente equivale a un “plastificado”, debido a que en el formato Facturae la firma va integrada en la factura (modalidad “enveloped signature”), de forma que la factura aparece como un único documento electrónico.

Este módulo realiza la firma electrónica reconocida sobre los documentos de salida del módulo de transformación generando finalmente los documentos electrónicos incluyendo la información relativa a la comprobación de la validez de la firma electrónica, siguiendo los estándares de la Orden PRE 2971/2007, usando firma completa XAdES-XL.

Además de los tipos de firma simple, avanzada y reconocida (qualified electronic signature en inglés) que establecen tanto la Directiva 1999/93/CE como la Ley 59/2003 de Firma Electrónica, desde el punto de vista técnico, se han definido en el marco de ETSI (European Telecommunications Standards Institute) otros tipos de firma electrónica que son esenciales para facilitar su uso en diferentes contextos.

La firma básica (XAdES-BES) es aquella que recoge los elementos esenciales de la firma electrónica: el resumen del documento firmado (hash), el certificado del firmante asociado a la clave privada con la que se firma y el propio resultado de aplicar la clave privada al resumen, que es la firma electrónica propiamente dicha. La firma fechada (XAdES-T) añade a la firma básica información temporal sobre el momento de la firma  y la firma validada (XAdES-X-L) añade a la firma fechada información sobre la vigencia del certificado empleado en el momento de la firma.

Estas modalidades de firma están recogidas en la norma TS 101 903. La firma validada se denomina también firma completa porque incluye todos los elementos que permiten comprobar en el futuro que el certificado utilizado por el firmante estaba vigente en el momento de la firma.

Módulo de presentación

Ya no se exige imprimir la factura para que ésta sea válida legal y fiscalmente y, todo el tratamiento (emisión, distribución y conservación) debe realizarse directamente sobre el fichero electrónico generado por el emisor. De hecho, el formato de intercambio XML está pensado para ser interpretado por sistemas informáticos, y así tener un procedimiento de facturación realmente telemático y automatizado tanto en origen como en destino.

No obstante, aunque el formato XML es relativamente legible por un humano, no tiene una presentación adecuada para ser impreso y visualizado cómodamente. Este modulo realiza una versión amigable para impresión e interpretación (visualización) humana, aunque sin validez legal: la factura es únicamente el documento electrónico transmitido.

El módulo de presentación se encargará de presentar la factura electrónica (en de una forma que permita su visualización e impresión en el sitio web del Cliente, a través de una hoja de estilos, en HTML o en PDF.

Practitioners call for immediate adoption of better eInvoicing rules

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Varios especialistas en factura electrónica de toda Europa hemos estado reflexionando estos últimos meses sobre algunas de las conclusiones recogidas en el Informe Final del Grupo de Expertos en Factura Electrónica de la Comisión Europea con las que no estamos de acuerdo y con las que se está presionando a los representantes de los paises miembros que están negociando bajo la Presidencia Española la nueva redacción de la modificación de la Directiva 112/2006.

Hemos preparado un texto que nos gustaría difundir y hacer llegar a los negociadores del futuro texto de la directiva.

Practitioners call for immediate adoption of better eInvoicing rules under the Spanish Presidence

Productos y servicios basados en DSS

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En el artículo «Firma electrónica con OASIS DSS» ya di algunas indicaciones de la importancia de este protocolo para desplegar servicios de firma electrónica en las grandes organizaciones. Recientemente se ha anunciado que está previsto incluir esta funcionalidad en futuras versiones de @firma, la herramienta más utilizada en las administraciones públicas para gestionar firmas electrónicas.

En el momento actual, solo dos productos dan soporte a este protocolo:

Sin embargo, sí que está disponible como servicio (en lo que en Albalia llamamos Trustworthiness of services in the cloud) a través de algunos prestadores de servicios de certificación:

En cuanto a entidades, Caixa Galicia lo ha implantado en su arquitectura sobre zSeries (Mainframe IBM), gracias a zBackTrust, la variante de BackTrust orientada a zLinux y z/OS, con Websphere.

Catálogo para el Intercambio y Transferencia de Aplicaciones (CITA)

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En estos dias el MITyC ha  publicado el Catálogo para el Intercambio y Transferencia de Aplicaciones (CITA).

Su objeto es que se desarrolle entre los actores del mercado de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Actualmente incluye los proyectos cofinanciados por el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio en el Subprograma Servicios Públicos Digitales en las convocatorias de 2008 y 2009.

En breve estarán disponibles las segundas fases de las aplicaciones LocalWeb, Sigem y LocalGis que conforman la Plataforma Avanza Local Soluciones.

Hoja Informativa_CITA.pdf [PDF] [298 Kb]

Electronic Invoice Summit – Madrid – The 27, 28 and 29 of April 2010

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In the framework of events of the  Spanish Presidency of the Council of the European Union, will take place in Madrid the Conference on “Electronic invoicing in Europe” organised by the European Commission. This international Conference will gather european eInvoice experts in the Auditorium of the State Secretariat of Telecommunications and the Information Society in Madrid the 27 and 28 of April 2010. ASIMELEC Congress on electronic invoice (this year in its 5th edition) will take place on the following day, the 29th of April of 2010, so delegates can particiate on both events if they wish to.

Aim of the conference

Electronic invoices, compared to paper invoices, offer substantial advantages for public and private organisations of all sizes. Widespread uptake of electronic invoicing could be of considerable benefit for the EU economy with potential savings for trading partners (senders and receivers of invoices). However, most of the potential offered by e-Invoicing remains untapped, especially among SMEs, because of the continued existence of regulatory and technical barriers to its full deployment.

Over the past few years, the European Commission has given continuous support to the uptake of e-Invoicing solutions. Several initiatives at European level have been launched in order to facilitate the emergence of a pan-European e-invoicing environment for businesses and public authorities. In particular, the Commission set up an independent Expert Group on e-Invoicing who proposed, at the end of 2009, a European e-Invoicing Framework (EEIF) with recommendations for the provision of e-Invoicing services in an open, competitive and interoperable manner across Europe.

In parallel to these initiatives, other activities affecting the uptake of electronic invoices are:

  • The creation of the Single Euro Payments Area (SEPA) and
  • The VAT directive (2006/112/EC) and its proposed amendments on electronic invoicing currently discussed at the Council.

The European e-Invoicing framework proposed by the Expert Group challenged the identified regulatory and technical barriers with recommendations addressing standards, interoperability, legal requirements and the uptake of e-invoicing by SMEs. These propositions have been published and are open to public consultation until the 26 February 2010.

The conference is being held at an appropriate moment to debate the recommendations of the Expert Group and discuss the key actions to be taken to remove the barriers which currently affect the use of electronic invoices. In that respect, four sessions addressing the current difficulties of e-Invoicing are planned on :

  • SMEs and E-invoicing
  • Interoperability
  • Standards
  • Legal framework for electronic invoices

Speakers will include Members of the European Parliament and the European Commission, representatives from the European Central Bank, high-level representatives of EU Member State governments, businesses, standardisation bodies and NGOs.

The conference is organised by the European Commission under the auspices of the Spanish Presidency of the Council. The conference will take place at the State Secretariat of Telecommunications and the Information Society in Madrid the 27 and 28 of April 2010.

This is a clear oportunity to learn more about UBL, the preferred XML format to be used internationally to foster electronic invoice interoperability.

ASIMELEC eInvoice Congress

ASIMELEC has been organizing  4 Congreses on Electronic Signature and Certified Imaging, and 2010 will see the 5th edition.   This year the event will show an international agenda with key bullets, such as interoperability issues, the ammendment of the VAT directive and fostering eInvoice adoption by SMBs. The date for the event is the 29 of april 2010, and will be organized in close relationship with the Official event.

One of the succes case will be based on the  Invoicex Project.

This V Congreso de Factura Electrónica y Digitalización Certificada, (5th Congress on Electronic Invoice and Certified Imaging) will have an approximate cost of 250 euros. In a few days, registration will be available at  ASIMELEC web site.

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Discrepancia con el Informe del Grupo de Expertos

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Recientemente he hecho referencia al Informe final del Grupo de Expertos en Factura Electrónica enfatizando algunas discrepancias que he detectado entre lo que es opinión mayoritaria en España (y en algunos paises europeos) y lo que refleja el propio Final Report of the Expert Group on e-Invoicing .

Hoy he tenido ocasón de comentarlo en Radio Líder, emisora que se escucha en toda Galicia.

Este es el trozo del programa «Entre nosotros» que dirige la periodista Ana Valiño, y que se ha interesado por este tema:

Los puntos claves son el «equal treatment«, la firma electrónica y el formato de la factura, que debería ser UBL ya que CII (el formato identificado por el Grupo de Expertos), como ya he comentado en otra ocasión, no está todavía listo.

Arquitectura normalizada de recepción de facturas electrónicas en la Administración General del Estado

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El entorno de normalización de la factura electrónica en España parte de la Orden PRE/2971/2007 que definía el formato facturae y en cuya disposición final segunda se establecía su evolución en el plazo de dos años (que ya se han cumplido) al estándard UBL 2.0

Aunque aun no se ha publicado ninguna versión de facturae basada en UBL, sí que se han publicado otras versiones que resuelven algunos problemas detectados (y crean otros, ya que las versiones no son compatibles). Además de acoger extensiones sectoriales.

Con la publicación en el marco del Centro de Transferencia de Tecnología (CTT) de la arquitectura normalizada de recepción de facturas electrónicas en la Administración General del Estado se da un paso más en la disponibilidad de especificaciones técnicas para llevar a cabo la facturación electrónica al sector público.

La Comisión Permanente del Consejo Superior de Administración Electrónica (CSAE), en su reunión de 25 de marzo de 2009, acordó, a propuesta del Ministerio de Economía y Hacienda, la constitución de un grupo de trabajo sobre la arquitectura general de facturación electrónica en la Administración General del Estado. Este grupo surge dada la urgente necesidad de diseñar una arquitectura general de recepción de facturas electrónicas en el ámbito de la AGE para evitar la dispersión de esfuerzos y facilitar la implantación de la facturación electrónica. La coordinación de dicho grupo es encargada al propio Ministerio de Economía y Hacienda.

El objeto y alcance del grupo de trabajo se ha centrado en el análisis y elaboración de una propuesta de arquitectura general para la recepción de facturas electrónicas en la Administración General del Estado y organismos autónomos, y en la definición de las interfaces de las plataformas de facturación con los servicios de facturación de los proveedores, por un lado, con los sistemas de gestión económico-presupuestaria, por otro, y con los sistemas de registro electrónico, por último.

El Coordinador del grupo ha sido D. José María Sobrino, de la Intervención General de la Administración del Estado (IGAE) del Ministerio de Economía y Hacienda.

En el grupo de trabajo han participado representantes de 9 Ministerios (MPRE-Ministerio de la Presidencia, MEH-Ministerio de Economía y Hacienda, Ministerio de Justicia, Ministerio de Defensa, Ministerio del Interior, Ministerio de Fomento, MTIN-Ministerio de Tecnología e Innovación, MITyC-Ministerio de Industria, Turismo y Comercio y Ministerio de Cultura ) y de 7 entidades públicas (AEAT, INE, FNMT, Comisión Nacional de la Competencia, RED.es, Correos, Seguridad Social), con una media de asistencia a las reuniones de 23 personas.

Las conclusiones del grupo de trabajo y sus documentos se finalizaron el 25 de noviembre de 2009.

Objetivos

El objeto y alcance del grupo de trabajo se ha circunscrito a la arquitectura general para la facturación electrónica en la Administración General del Estado y organismos autónomos, siendo sus principales objetivos:

  1. Analisis de la conveniencia de plantear un punto general de entrada y distribución de facturas electrónicas (PGEFe) y, si se adopta la decisión de su conveniencia, establecer:
    • Las funciones del PGEFe.
    • Las necesidades adicionales para el enrutamiento automático de la factura
  2. Análisis de la posibilidad adicional de que el PGEFe pueda desempeñar la función de plataforma de emisión y recepción de facturas electrónicas para aquellos departamentos, centros gestores u organismos que optaran por no disponer de su propia plataforma.
  3. Normalización de las interfaces entre los sistemas de facturación de los proveedores y las plataformas de facturación electrónica de las entidades públicas (y, en su caso, el PGE-Fe).
  4. Normalización de las interfaces entre las plataformas de facturación electrónica (y, en su caso, el PGEFe) y los sistemas de registro electrónico de los departamentos.
  5. Normalización de las interfaces de comunicación entre las plataformas de facturación electrónica y los sistemas de gestión.

Ventajas

  • Se establecen unas interfaces puestas a disposición de los proveedores de plataformas de facturación y de sistemas de gestión económico- presupuestaria de modo que se facilita la implementación y gestión de la facturación electrónica.
  • Se apuesta por la creación de un punto general de entrada y distribución de facturas electrónicas (PGEFe).
  • El PGEFe puede actuar como punto general de entrada y distribución, y plataforma de emisión y recepción de facturas electrónicas para aquellos departamentos, centros gestores u organismos que optaran por no disponer de su propia plataforma.

Detalles técnicos

Estos son los Escenarios de la arquitectura e interfaces de facturación electrónica en la AGE

Escenario I: El organismo receptor de facturas dispone de su propia plataforma de recepción de facturas electrónicas y solicita al proveedor que le envíe directamente las facturas a dicha plataforma.

Escenario II: El organismo receptor de facturas dispone de su propia plataforma de recepción de facturas electrónicas, pero la recepción y consulta de estado de las facturas se realiza a través del punto único PGEFe.

Escenario III: El organismo receptor de facturas no dispone de su propia plataforma de recepción de facturas electrónicas. En este caso, se utiliza la Plataforma Central de Facturación AGE.

Restricciones para la recepción de facturas electrónicas en la AGE

  • Formato de recepción de facturas: Actualmente Facturae, en cualquiera de sus versiones publicadas (3.0, 3.1 y 3.2 en la actualidad).
  • Implícitamente, se limita también el formato de firma electrónica admitida según definición de Facturae:
    • Estándar XAdES (EPES o XL).
    • Política de firma Facturae (2 versiones publicadas hasta el momento: 3.0 y 3.1).
  • Los accesos a la plataforma de recepción de facturas AGE son siempre securizados (acceso vía certificado electrónico o usuario y contraseña).
  • No se admiten facturas por lotes ni envíos de arrays de facturas.

Interfaces

Interfaz proveedor con plataformas o PGEFe.

Dos mecanismos: Automático (servicios web alojados en las plataformas) o Manual (formularios web).

  • Recepción de facturas.
  • Consulta de facturas (por identificador de factura o por apunte registral).
  • Anulación de facturas.

Interfaz plataformas o PGEFe con Sistemas de Gestión.

Vía automática (servicios web alojados en los sistemas de gestión)

  • Alta de factura.
  • Consulta de estado de facturas.
  • Anulación de facturas.

Vía no automática (servicios web alojados en la plataforma de facturación).

  • Solicitud de relación de nuevas facturas.
  • Descarga de facturas.
  • Cambio de estado de facturas.

Vía manual (ver facturas disponibles; descarga de fichero facturae y actualización de estado de factura).

Asignación de código electrónico en la plataforma de facturación.

Interfaz plataformas o PGEFe con Registro órgano gestor o Registro Electrónico Común.

  • Registro.
  • Consulta de apuntes.

Informe final del Grupo de Expertos en Factura Electrónica

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El Final Report of the Expert Group on e-Invoicing es el resultado de más de un año de trabajo de más de 30 expertos de toda Europa.

Junto con conclusiones que verdaderamente pueden ser de consenso se incluyen otras que parecen sesgadas por determinados intereses políticos, y en defensa de algunas posiciones particulares.

El informe tiene partidarios y detractores como puede verse en estos blogs:

Las dos posiciones son relevantes porque de la tesis «triunfadora» depende el consenso para la modificación de la Directiva 2006/112/EC, cuyo borrador actual está disponible.

La posición mayoritaria en España es que no es conveniente cambiar las reglas del juego a mitad del partido, y que tampoco es aceptable, ni siquiera dar a entender que se pueden cambiar. El efecto que tendría es que todos los jugadores se pararan hasta que queden claras las reglas de nuevo, ralentizando la expansión de la factura electrónica. Otra posición mayoritaria en España es que tampoco se deben cambiar las reglas de forma que favorezcan a los más lentos (o a los más torpes) del mercado pero con gran potencia de lobby como algunas entidades financieras europeas (afortunadamente, no las españolas).

Entre todos los conceptos que se manejan, el más peligroso es el de «equal treatment» refiriéndose a un tratamiento igual de las facturas electrónicas respecto a las de papel. Y sin definir qué significa eso.

Para ser correcto, debería llevar la coletilla latina «mutatis mutandi», que significa que se aplica la semejanza cambiando lo que haya que cambiar, como consecuencia de la diferencia de soporte que conlleva formas diferentes de gestionar. Por ejemplo, en una factura en papel se le puede poner el sello «pagado» sobre el documento original. Eso no es tan fácil de representar en un documento electrónico, salvo que se tengan en cuenta parámetros de autenticidad electrónica que algunos de los expertos pretenden eliminar de la factura electrónica.

En todo caso, mi posición personal es que no se puede imponer un modelo que cada vez es menos seguro (el del papel) sobre otro que nace con cierto nivel de seguridad. Por el contrario, dado que las facturas en papel son fácilmente falsificables se debería imponer una exigencia de seguridad adicional (se me ocurren varias: usar papel con marcas de agua, usar papel timbrado, usar papel con marcas de trepado, por ejemplo indicando el CIF del emisor, usar papel con tintas ultravioletas,…)

Por todos estos argumentos y algunos más estoy preparando un documento que recoja la posición española a favor del mantenimento de la firma electrónica de las facturas electrónicas en la Directiva 2006/112/CE, y de la adopción internacional a corto de plazo del estándar UBL, sin perjuicio de una migración futura a CII, cuando la norma esté más madura. La idea es enviarlo a la UE en el marco de la consulta  «Consultation on the Final Report of the Expert Group on e-Invoicing».

Estoy abierto a que me envieis comentarios y sugerencias para su inclusión en el documento, pero recordad que el período de la consulta se extiende desde el 30.11.2009 hasta el  26.2.2010, por lo que tengo que enviar el documento en inglés antes del cierre del plazo. Si alguien quiere contactar conmigo para este tema, que llame al 902 365 612.

Proyecto Invoicex

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El pasado verano del año 2009 se cumplieron las fechas definidas en la ley 30/2007 de contratos del sector público para la entrada en vigor de la obligación de los proveedores de las administraciones públicas de enviar a estas las facturas electrónicas correspondientes a sus servicios prestados o productos suministrados.

Aunque no se ha publicado ninguna norma formal en desarrollo de la disposición final novena de la Ley 30/2007, contamos con la Orden PRE/2971/2007 que definía el formato facturae y en cuya disposición final segunda se establecía su evolución en el plazo de dos años (que ya se han cumplido) al estándard UBL 2.0

Con la publicación de la arquitectura normalizada de recepción de facturas electrónicas en la Administración General del Estado se da un paso más en la disponibilidad de especificaciones técnicas para llevar a cabo la facturación electrónica al sector público.

Por otro lado, algunas comunidades autónomas ya han iniciado los trabajos para constituir plataformas que faciliten la recepción de facturas electrónicas en los organismo públicos de su ámbito. Entre ellas, Cataluña, País Vasco, la Comunidad de Valencia y La Rioja.

En todo caso el mercado es cada vez más maduro, y las diferentes plataformas de facturación electrónica están en mejor disposición que nunca para llevar a cabo esfuerzos cooperativos que faciliten la interoperabilidad.

Este es el objetivo del proyecto Invoicex, presentado por Albalia Interactiva al Programa de Ayudas del Plan Avanza, junto con ASIMELEC y otras 7 entidades, y al que se ha invitado a participar a un conjunto amplio de empresas y organismos relacionados con la factura electrónica, incluyendo a las entidades financieras. Al finalizar el año hemos recibido la resolución definitiva por parte del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio, del proyecto identificado con el código TSI-020512-2009-69.

En total ya son 20 las entidades participantes y aun estamos abiertos a empresas y organismos interesados en impulsar la interoperbilidad de los intercambios de los documentos electrónicos (inicialmente facturas) entre empresas españolas y entre estas y las del resto del mundo. Las entidades interesadas en participar pueden contactar con el 902 365 612.

Decisión de la Comisión 2009/767/CE de 16 de octubre de 2009

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Decisión de la Comisión de 16 de octubre de 2009 por la que se adoptan medidas que facilitan el uso de procedimientos por vía electrónica a través de las «ventanillas únicas» con arreglo a la Directiva 2006/123/CE del Parlamento Europeo y del Consejo relativa a los servicios en el mercado interior
[notificada con el número C(2009) 7806]
(Texto pertinente a efectos del EEE)
(2009/767/CE)

LA COMISIÓN DE LAS COMUNIDADES EUROPEAS,

Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea,

Vista la Directiva 2006/123/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 12 de diciembre de 2006, relativa a los servicios en el mercado interior, y, en particular, su artículo 8, apartado 3,

Considerando lo siguiente:

(1)    Las obligaciones de simplificación administrativa impues­ tas a los Estados miembros en el capítulo II de la Direc­ tiva 2006/123/CE, y, en particular, en sus artículos 5 y 8, incluyen la obligación de simplificar los procedimientos y trámites aplicables al acceso a actividades de servicios y su ejercicio y la obligación de garantizar que los presta­ dores de servicios puedan realizar fácilmente dichos pro­ cedimientos y trámites a distancia y por vía electrónica, a través de las «ventanillas únicas».

(2)    La realización de los procedimientos y trámites a través de las «ventanillas únicas» debe ser posible a través de las fronteras entre Estados miembros con arreglo al artículo 8 de la Directiva 2006/123/CE.

(3)    Para respetar la obligación de simplificar los procedi­ mientos y trámites y facilitar el uso transfronterizo de las «ventanillas únicas», los procedimientos por vía elec­ trónica deben basarse en soluciones sencillas, en particu­ lar en lo que se refiere al uso de firmas electrónicas. En los casos en que, tras una adecuada evaluación del riesgo de los procedimientos y trámites concretos, se considere necesario un nivel elevado de seguridad o una equivalen­ cia con la firma manuscrita, podrían exigirse a los pres­ tadores de servicios, para determinados procedimientos y trámites, firmas electrónicas avanzadas basadas en un certificado reconocido, con o sin dispositivo seguro de creación de firma.

(4)    El marco comunitario de la firma electrónica se creó en la Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de diciembre de 1999, por la que se establece un marco comunitario para la firma electró­nica . A fin de que del uso transfronterizo de las firmas electrónicas avanzadas basadas en un certificado recono­ cido resulte eficaz, debe reforzarse la confianza en estas firmas electrónicas con independencia del Estado miem­ bro en que esté establecido el firmante o el proveedor de servicios de certificación que expida el certificado reco­ nocido. Esto podría conseguirse ofreciendo más fácil­ mente en una forma confiable la información necesaria para validar las firmas electrónicas, y en particular la información relativa a los proveedores de servicios de certificación que están supervisados/acreditados en un Estado miembro y a los servicios que prestan.

(5)    Es necesario garantizar que los Estados miembros pongan esta información a disposición del público mediante un modelo común, a fin de facilitar su uso y garantizar un nivel de detalle apropiado que permita a la parte recep­ tora validar la firma electrónica.

HA ADOPTADO LA PRESENTE DECISIÓN:

Artículo 1
Uso y aceptación de firmas electrónicas

1. Si se justifica sobre la base de una evaluación apropiada de los riesgos existentes y de conformidad con el artículo 5, apar­tados 1 y 3, de la Directiva 2006/123/CE, los Estados miembros podrán exigir, para la realización de algunos procedimientos y trámites a través de las ventanillas únicas con arreglo al artículo 8 de la Directiva 2006/123/CE, el uso por el prestador del servicio de firmas electrónicas avanzadas basadas en un certificado reconocido, con o sin dispositivo seguro de creación de firma, según se definen y regulan en la Directiva 1999/93/CE.

2. Los Estados miembros aceptarán cualquier firma electró­nica avanzada basada en un certificado reconocido, con o sin dispositivo seguro de creación de firma, para la realización de los procedimientos y trámites a que se refiere el apartado 1, sin perjuicio de la posibilidad de que los Estados miembros limiten esta aceptación a las firmas electrónicas avanzadas basadas en un certificado reconocido y creadas mediante un dispositivo seguro de creación de firma si ello está en consonancia con la evaluación del riesgo a que se refiere el apartado 1.

3. Los Estados miembros no supeditarán la aceptación de las firmas electrónicas avanzadas basadas en un certificado reconocido, con o sin dispositivo seguro de creación de firma, a re­quisitos que obstaculicen el uso, por los prestadores de servicios, de procedimientos por vía electrónica a través de las ventanillas únicas.

4. El apartado 2 noimpedirá a los Estados miembros aceptar firmas electrónicas distintas de las firmas electrónicas avanzadas basadas en un certificado reconocido, con o sin dispositivo seguro de creación de firma.

Artículo 2
Establecimiento, mantenimiento y publicación de listas de confianza

1. Cada Estado miembro establecerá, mantendrá y publicará, de conformidad con las especificaciones técnicas que figuran en el anexo, una «lista de confianza» que contenga la información mínima referente a los proveedores de servicios de certificación que expiden certificados reconocidos al público por él supervi­sados/acreditados.

2. Los Estados miembros establecerán y publicarán, como mínimo, una versión legible por las personas de la lista de confianza de conformidad con las especificaciones que figuran en el anexo.

3. Los Estados miembros notificarán a la Comisión cuál es el organismo responsable del establecimiento, mantenimiento y publicación de la Lista de Confianza, el lugar en que está pu­ blicada dicha lista y cualquier eventual modificación al respecto.

Artículo 3
Aplicación

La presente Decisión se aplicará a partir del 28 de diciembre de 2009.

Artículo 4
Destinatarios

Los destinatarios de la presente Decisión serán los Estados miembros.

Hecho en Bruselas, el 16 de octubre de 2009.

Por la Comisión
Charlie McCREEVY
Miembro de la Comisión