La digitalización certificada apareció en el panorama legal español en la normativa sobre factura, en concreto, la Orden EHA-962/2007. La norma estaba diseñada para documentos de interés tributario, si bien la Resolución de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, se circunscribía más al ámbito de la factura y resultaba menos clara para otros documentos «de interés tributario».

El desarrollo de la Ley 11/2007 dio lugar al ENI (esquema Nacional de Interoperabilidad) y este a las NTI (Normas Técnicas de Interoperabilidad) y la esperada norma general de digitalización certificada en el sector público no llegó, por lo que los especialistas empezaron a ofrecer servicios que permitían interpretar la posibilidad de digitalización certificada a partir de las NTI existentes, especialmente las siguientes: Digitalización de documentos, Documento electrónico, Expediente electrónico, Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos, así como desde papel u otros medios físicos a formatos electrónicos, Política de firma electrónica y de certificados de la Administración.

En el sector privado se sucedían las consultas para extender el uso de la digitalización certificada a otros ámbitos diferentes de las facturas, y aunque no ha llegado a publicarse la normativa esperada, se van publicando aspectos sueltos insertados en diferentes normas.

Por ejemplo la digitalización certificada en el marco de la justificación de subvenciones, ya tratadas en este blog hace unas semanas.

En efecto, el apartado cuarto de la Resolución de 19 de septiembre de 2012, de la Presidencia de la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo, por la que se establecen los requisitos para la justificación de gastos de subvenciones de cooperación internacional para el desarrollo, mediante presentación de documentación digitalizada señala requisitos adicionales para el software de digitalización certificada utilizado en la justificación de subvenciones, de modo que la mayor parte de las soluciones deberán «re-homologarse» con los requisitos extras y realizar una nueva auditoría de la versión actualizada si se amplía para cumplir los nuevos requisitos, porque al introducir cambios se pierde la homologación anteriormente obtenida.

Lo más interesante procede del artículo 25 de la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, que marca un conjunto de obligaciones y formas de cumplirlas, para las entidades obligadas:

• Las entidades de crédito.
• Las entidades aseguradoras autorizadas para operar en el ramo de vida y los corredores de seguros cuando actúen en relación con seguros de vida u otros servicios relacionados con inversiones, con las excepciones que se establezcan reglamentariamente.
• Las empresas de servicios de inversión.
• Las sociedades gestoras de instituciones de inversión colectiva y las sociedades de inversión cuya gestión no esté encomendada a una sociedad gestora.
• Las entidades gestoras de fondos de pensiones.
• Las sociedades gestoras de entidades de capital-riesgo y las sociedades de capital-riesgo cuya gestión no esté encomendada a una sociedad gestora.
• Las sociedades de garantía recíproca.
• Las entidades de pago y las entidades de dinero electrónico.

• Las personas que ejerzan profesionalmente actividades de cambio de moneda.
• Los servicios postales respecto de las actividades de giro o transferencia.
• Las personas dedicadas profesionalmente a la intermediación en la concesión de préstamos o créditos, así como las personas que, sin haber obtenido autorización como establecimientos financieros de crédito, desarrollen profesionalmente alguna de las actividades a que se refiere la Disposición adicional primera de la Ley 3/1994, de 14 de abril, por la que se adapta la legislación española en materia de Entidades de Crédito a la Segunda Directiva de Coordinación Bancaria y se introducen otras modificaciones relativas al Sistema Financiero.
• Los promotores inmobiliarios y quienes ejerzan profesionalmente actividades de agencia, comisión o intermediación en la compraventa de bienes inmuebles.
• Los auditores de cuentas, contables externos o asesores fiscales.
• Los notarios y los registradores de la propiedad, mercantiles y de bienes muebles.
• Los abogados, procuradores u otros profesionales independientes cuando participen en la concepción, realización o asesoramiento de operaciones por cuenta de clientes relativas a la compraventa de bienes inmuebles o entidades comerciales, la gestión de fondos, valores u otros activos, la apertura o gestión de cuentas corrientes, cuentas de ahorros o cuentas de valores, la organización de las aportaciones necesarias para la creación, el funcionamiento o la gestión de empresas o la creación, el funcionamiento o la gestión de fideicomisos («trusts»), sociedades o estructuras análogas, o cuando actúen por cuenta de clientes en cualquier operación financiera o inmobiliaria.
• Las personas que con carácter profesional y con arreglo a la normativa específica que en cada caso sea aplicable presten los siguientes servicios a terceros: constituir sociedades u otras personas jurídicas; ejercer funciones de dirección o secretaría de una sociedad, socio de una asociación o funciones similares en relación con otras personas jurídicas o disponer que otra persona ejerza dichas funciones; facilitar un domicilio social o una dirección comercial, postal, administrativa y otros servicios afines a una sociedad, una asociación o cualquier otro instrumento o persona jurídicos; ejercer funciones de fideicomisario en un fideicomiso («trust») expreso o instrumento jurídico similar o disponer que otra persona ejerza dichas funciones; o ejercer funciones de accionista por cuenta de otra persona, exceptuando las sociedades que coticen en un mercado regulado y estén sujetas a requisitos de información conformes con el derecho comunitario o a normas internacionales equivalentes, o disponer que otra persona ejerza dichas funciones.
• Los casinos de juego.
• Las personas que comercien profesionalmente con joyas, piedras o metales preciosos.
• Las personas que comercien profesionalmente con objetos de arte o antigüedades.
• Las personas que ejerzan profesionalmente las actividades a que se refiere el artículo 1 de la Ley 43/2007, de 13 de diciembre, de protección de los consumidores en la contratación de bienes con oferta de restitución del precio.
• Las personas que ejerzan actividades de depósito, custodia o transporte profesional de fondos o medios de pago.
• Las personas responsables de la gestión, explotación y comercialización de loterías u otros juegos de azar respecto de las operaciones de pago de premios.
• Las personas físicas que realicen movimientos de medios de pago, en los términos establecidos en el artículo 34.
• Las personas que comercien profesionalmente con bienes, en los términos establecidos en el artículo 38.
• Las fundaciones y asociaciones, en los términos establecidos en el artículo 39.
• Los gestores de sistemas de pago y de compensación y liquidación de valores y productos financieros derivados, así como los gestores de tarjetas de crédito o débito emitidas por otras entidades, en los términos establecidos en el artículo 40.

Dada la amplitud de obligados, cabe pensar que el resto de empresas pueden usar los métodos que se destacan a continuación como «no obligados pero autorizados».

Artículo 25 Conservación de documentos

1. Los sujetos obligados conservarán durante un período mínimo de diez años la documentación en que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la presente Ley.

En particular, los sujetos obligados conservarán para su uso en toda investigación o análisis, en materia de posibles casos de blanqueo de capitales o de financiación del terrorismo, por parte del Servicio Ejecutivo de la Comisión o de cualquier otra autoridad legalmente competente:

• a) Copia de los documentos exigibles en aplicación de las medidas de diligencia debida, durante un periodo mínimo de diez años desde la terminación de la relación de negocios o la ejecución de la operación.
• b) Original o copia con fuerza probatoria de los documentos o registros que acrediten adecuadamente las operaciones, los intervinientes en las mismas y las relaciones de negocio, durante un periodo mínimo de diez años desde la ejecución de la operación o la terminación de la relación de negocios.

2. Los sujetos obligados, con las excepciones que se determinen reglamentariamente, almacenarán las copias de los documentos de identificación a que se refiere el artículo 3.2 en soportes ópticos, magnéticos o electrónicos que garanticen su integridad, la correcta lectura de los datos, la imposibilidad de manipulación y su adecuada conservación y localización.

En todo caso, el sistema de archivo de los sujetos obligados deberá asegurar la adecuada gestión y disponibilidad de la documentación, tanto a efectos de control interno, como de atención en tiempo y forma a los requerimientos de las autoridades.

Esto es muy importante, porque a falta de una norma más precisa, los principios de la digitalización certificada pueden extenderse a todo tipo de documentos en el sector privado.

La ventaja de un auditor especialista es que puede confirmar que el software utilizado cumple esos requisitos establecidos de forma generalista en base a un marco concreto y bien probado como el definido por la AEAT pero extendido a todo tipo de documento

EADTrust está precisamente ofreciendo este servicio como una extensión a los que ya ofrece de Auditoría de Digitalización Certificada, Auditoría de Digitalización Certificada en el marco del ENI y las NTI, y ahora, Auditoría de Digitalización Certificada en el marco de la normativa de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.

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