La factura electrónica es una modalidad de factura en la que no se emplea el papel como soporte para demostrar su autenticidad. Por eso, la factura electrónica es un fichero que recoge la información relativa a una transacción comercial y sus obligaciones de pago y de liquidación de impuestos y cumple otros requistos que dependen de la legislación del país en el que se emplea.
La factura electrónica, es un tipo de uso comun en la vida actual y es un documento de mucha importacia es que una factira se debe de entregar en cual quier tippo de compra que realisemos amenos de que sea menor de cinco bolivianos en ese caso la factuar ya no se entregara pero en caso de que realises una compra mayor de cinco bolivianos la factura se te debe de ser entregadala envía el vendedor al comprador a través de un medio de comunicación para documentar la venta o la provisión del servicio. Está sometida a ciertos requisitos legales por las autoridades tributarias de cada país, de forma que no siempre es posible remitir electrónicamente las facturas, y, en ese caso, se envía la factura impresa, por correo o mensajería.
Los requisitos legales respecto al contenido, afectan tanto a las facturas electrónicas como a las de papel. Los requisitos legales respecto a la forma imponen determinado tratamiento en aras de garantizar la integridad y la autenticidad.
No existe una normativa internacional aplicable de forma general a la factura electrónica, aunque las Naciones Unidas, a través de UN/CEFACT han publicado recomendaciones tales como UNeDocs que definen plantillas para las facturas impresas y formatos EDI y XML para las modalidades electrónicas. En Europa, la facturación electrónica se regula en la Directiva 115/2001, que debía ser adoptada en cada país antes del 31 de diciembre de 2003.
La factura electrónica es un caso especial de factura. La factura es el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario receptor (el comprador). Tradicionalmente, es un documento en papel, cuyo original debe ser archivado por el receptor de la factura. Habitualmente el emisor de la factura conserva una copia o la matriz en la que se registra su emisión.
La factura electrónica fomenta que las instituciones dejen atrás las facturas en papel y las reemplacen por una versión electrónica de un documento tributario generado electrónicamente, que tiene la misma validez tributaria que la tradicional y registra las operaciones. Todo el ciclo de la facturación puede ser administrado en forma electrónica. En toda Factura se debe agregar también el impuesto al valor agregado (I.V.A.), en aquellos países en los que se usa esta forma de impuesto.
¿Cuáles son los beneficios?
Dependiendo del volumen de las empresas, el ahorro por concepto de administración de facturas (recepción, almacenaje, búsqueda, firma, devolución, pago, envío, etc.) puede fluctuar entre el 40% y el 80%. Entre los motivos que hacen esto posible este ahorro se encuentran:
- Oportunidad en la información, tanto en la recepción como en el envío.
- Ahorro en el gasto de papelería.
- Facilidad en los procesos de auditoría.
- Mayor seguridad en el resguardo de los documentos.
- Menor probabilidad de falsificación.
- Agilidad en la localización de información.
- Eliminación de espacios para almacenar documentos históricos.
Procesos administrativos más rápidos y eficientes.
Por otro lado, una vez que las empresas empiecen a operar con esta tecnología, se verán incentivadas a digitalizar otros documentos, logrando eficiencia y ahorro en otras áreas de la empresa. El control tributario se incrementa con la factura electrónica, ya que permite un mayor control del cumplimiento tributario y simplificación de la fiscalización.
Iniciativas internacionales de normalización de la factura electrónica
A nivel internacional se están desarrollando notables esfuerzos de normalización como los siguientes:
· Acuerdos de los Talleres de Normalización del «eInvoicing Focus Group». CEN Worksops Agreements
· International Trade and Business Processes Group (TBG) del United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business
· OASIS Universal Business Language (UBL) TC
Factura Electrónica en España
Normativa
En España, se aplica de forma general la Directiva 115/2001, si bien esta normativa está adoptada al ordenamiento nacional, principalmente en estas normas:
- Real Decreto 1496/2003 Reglamento de Facturación
- Real Decreto 87/2005 Modificaciones al Reglamento de Facturación
- Orden Ministerial EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. ( BOE, 14-abril-2007 )
- Las diputaciones con capacidad normativa propia (Alava, Guipuzcoa, Navarra y Vizcaya) han reproducido esta normativa añadiendo su traducción al idioma vasco.
Modalidades
La factura electrónica es la factura que cumple los mismos requisitos de la factura expedida en papel y que se expide de forma electrónica, siempre que se garantice su autenticidad y su integridad. Para garantizar la autenticidad e integridad existen 3 vías:
La firma electrónica avanzada acompañada de un certificado cualificado y ejecutada mediante un dispositivo seguro de creación de firma.
La remisión mediante un sistema EDI que aporte integridad y autenticidad.
Otro sistema que a juicio del Departamento de Inspección Tributaria de la AEAT otorgue autenticidad e integridad, siempre que lo solicite el obligado tributario expedidor de la factura.
De forma general se está aplicando el uso de la firma electrónica (en la modalidad «cualificada» o «reconocida») como elemento característico de la factura electrónica.
Como combinar las facturas en papel y las electrónicas
Recientemente se ha publicado la Orden Ministerial EHA/962/2007, donde se definen los elementos necesarios para convertir las facturas recibidas en papel a su equivalente electrónico, siempre que en la operativa de digitalización se emplee un proceso que garantice que el resultado de la digitalización es imagen fiel del documento original en papel, y que el dispositivo de digitalización (scanner) produce la imagen acompañada de una Firma Electrónica Cualificada (tal como se define en la Directiva 1999/93). Al proceso que lo logra se le denomina «Digitalización Certificada».
Además en esa normativa se indica que las facturas electrónicas se pueden transcribir a papel indicando en ellas una referencia que permita obtener la factura original en un sistema informático referenciado en un URL.
Proveedores de Soluciones
Algunas entidades financieras están desarrollando plataformas de facturación electrónica para sus clientes:
- Banc SabadellAtlantico
- Banesto
- Bankinter
- Caixa Galicia
- Caja Madrid
- CECA
- La Caixa
- Unicaja
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