La condición de fedatarios públicos que ostentan los notarios determina su constante participación en operaciones económicas y financieras y el riesgo, también, de que pueda utilizarse su actividad dentro de los cada vez más complejos procesos de blanqueo de capitales. Asimismo, los notarios, en su consideración de funcionarios públicos, están sujetos a un deber de colaboración con la Administración General del Estado cuyo cumplimiento está resultando ser de gran eficacia en el ámbito de la prevención del blanqueo de capitales.
Los notarios también han mostrado su interés por mejorar el grado de eficacia de la acción pública dirigida a la prevención del blanqueo de capitales en el marco del control de la regularidad de las operaciones que autorizan. Los notarios, en su calidad de funcionarios públicos, están obligados a velar por la legalidad formal y material de los actos y negocios que autorizan, así como a prestar su función pública respecto de toda persona que requiera la prestación de la función pública notarial, de conformidad con lo previsto en los artículos 17 bis y 24 de la Ley del Notariado y 145 de su Reglamento.
La aprobación de la Orden EHA/2963/2005, de 20 de septiembre, reguladora del Órgano Centralizado de Prevención en materia de blanqueo de capitales en el Consejo General del Notariado, ha supuesto un notable avance en términos de compromiso y de eficacia por parte de los notarios en la prevención del blanqueo de capitales.
Desde la entrada en vigor de la citada Orden Ministerial, la Dirección General de los Registros y del Notariado del Ministerio de Justicia ha venido impulsando a través del Consejo General del Notariado la adopción de medidas destinadas a dificultar y a procurar evitar la utilización de la actividad de los notarios en procesos o esquemas de blanqueo de capitales. Así, el colectivo notarial, mediante una gestión centralizada, ha aportado un indudable valor en el área del análisis de operativa de riesgo, comunicación de operaciones y otras obligaciones.
Transcurrido el tiempo suficiente para valorar el resultado de la aplicación de las medidas adoptadas y comprobar el acierto de las mismas, parece oportuno desarrollar y precisar la forma en la que los notarios han de cumplir determinadas obligaciones a las que se hayan sujetos en el ámbito de la prevención del blanqueo de capitales de conformidad con lo establecido en la Ley 19/1993, de 28 de diciembre, y en su Reglamento de desarrollo aprobado por el Real Decreto 925/1995, de 9 de junio.
En la presente Orden se precisa la forma de cumplimiento por los notarios de las obligaciones de identificación de clientes, conservación de documentos y procedimientos de control y evaluación y se acuerda que comuniquen a las autoridades competentes la coincidencia, en su caso, de la identidad de los otorgantes con la de las personas y entidades incluidas en las listas contenidas en instrumentos de Derecho comunitario, tales como los Reglamentos 2580/2001, 881/2002 o sucesivos. No obstante, debe indicarse que la Orden no regula íntegramente el régimen jurídico de prevención del blanqueo de capitales aplicable a los notarios, limitándose a desarrollar determinadas obligaciones de prevención en las que se estima que son necesarias o convenientes ciertas precisiones, por apreciarse que en las restantes son suficientemente concretas las exigencias contenidas en el Reglamento de la Ley 19/1993, de 28 de diciembre.
La presente Orden se dicta al amparo de la habilitación normativa contenida, de una parte, en el artículo 16.1.b) del Reglamento de la Ley 19/1993, de 28 de diciembre, en virtud del cual mediante orden del Ministro de Economía y Hacienda podrá acordarse que determinadas categorías de personas que realicen las actividades a que se refiere el artículo 2.2 comuniquen obligatoriamente las operaciones comprendidas en el artículo 7.2 del Reglamento y, de otra, en la Disposición final primera del Real Decreto 925/1995, de 9 de junio, conforme a la cual el Ministro de Economía y Hacienda, previo cumplimiento de los trámites legales oportunos, dictará cuantas disposiciones sean necesarias para el desarrollo del Reglamento de la Ley 19/1993, de 28 de diciembre. En su virtud, dispongo:
Artículo 1. Objeto y ámbito de aplicación.
La presente Orden desarrolla determinadas obligaciones contenidas en la Ley 19/1993, de 28 de diciembre, sobre determinadas medidas de prevención del blanqueo de capitales, y en su Reglamento, aprobado por Real Decreto 925/1995, de 9 de junio, respecto de los notarios.
Los notarios quedarán sometidos a lo dispuesto en la presente Orden cuando participen en las actividades señaladas en el artículo 2.2.d) del Reglamento aprobado por Real Decreto 925/1995, de 9 de junio, y, en particular, cuando participen, autorizando o interviniendo en cualquier otra forma, actos o negocios jurídicos dentro de los siguientes ámbitos:
- Constitución, transmisión o extinción de toda clase de derechos reales sobre bienes inmuebles o entidades comerciales;
- Creación de sociedades, asociaciones, fundaciones, entidades comerciales u otros tipos de estructuras análogas;
- Compraventa de acciones, participaciones o de cualesquiera otros valores negociables e instrumentos financieros;
- Actos o negocios jurídicos relativos al funcionamiento o a la gestión de sociedades, asociaciones, fundaciones, entidades comerciales u otros tipos de estructuras análogas.
A los efectos de lo establecido en la presente Orden, se entenderá por participación de los notarios cualquier actividad que realicen los mismos en relación con la intervención o autorización de los actos o negocios jurídicos.
Artículo 2. Identificación de personas físicas.
1. El Notario identificará a sus clientes en la forma y con los tipos de documentos señalados en el apartado 2 del artículo 3 del Reglamento aprobado por Real Decreto 925/1995, de 9 de junio, sin perjuicio de la obligación de los comparecientes de acreditar el número de identificación fiscal (NIF) conforme establece el artículo 23 de la Ley del Notariado de 28 de mayo de 1862. En los casos en que los clientes actúen a través de representante el Notario también procederá a su identificación. Cuando existan indicios o sospecha de que los otorgantes no actúan por cuenta propia, los notarios harán constar este extremo en la comunicación que remitan, en su caso, al Órgano Centralizado de Prevención (OCP).
2. En el caso de otorgantes habituales podrá efectuarse la identificación de la persona física dando fe el Notario de que conoce personalmente al otorgante según lo dispuesto en el artículo 23 de la Ley del Notariado de 28 de mayo de 1862. No obstante, la utilización de este medio de identificación no exime al Notario de su obligación de solicitar, al menos la primera vez que una persona comparezca en la notaría, cualquiera de los documentos a que se refiere el apartado anterior, ni tampoco de la obligación de conservar copia de los mismos.
3. Los notarios deberán hacer constar en la escritura, de conformidad con lo previsto en el artículo 156.10.º del Reglamento de la organización y régimen del Notariado aprobado por el Decreto de 2 de junio de 1944, la profesión o actividad empresarial del otorgante. En los casos en que el Órgano Centralizado de Prevención (OCP) durante el análisis de la operativa observe incoherencias en la manifestación realizada procederá a la verificación de la información contenida en la misma.
Artículo 3. Identificación de personas jurídicas.
1. De conformidad con lo establecido en el apartado 3 del artículo 3 del Reglamento aprobado por Real Decreto 925/1995, de 9 de junio, la identificación de las personas jurídicas se realizará a través de la presentación de documento fehaciente acreditativo de su denominación, forma jurídica, domicilio y objeto social sin perjuicio de la obligación de comunicar el número de identificación fiscal (NIF).
2. A estos efectos, será suficiente que los extremos señalados en el apartado anterior se le hayan acreditado, y así conste, al Notario autorizante del documento cuya copia auténtica se exhiba.
3. En todo caso, el Notario insertará en el instrumento público la manifestación del otorgante consistente en que los datos de identificación de la persona jurídica y, especialmente, el objeto social y domicilio, no han variado respecto de los consignados en el documento fehaciente presentado y sin perjuicio de las comprobaciones que el Notario estime necesario realizar. En el caso de que una persona física actúe en representación de una entidad, también será necesaria su identificación conforme a los criterios establecidos en los apartados 1 y 2 del artículo anterior.
4. Igualmente, el Notario solicitará información acerca de la estructura accionarial o de control de la persona jurídica cuando aprecie varios indicadores de riesgo, conforme a las orientaciones del OCP y, en todo caso, cuando la persona jurídica haya sido constituida en algún país de los incluidos en el Real Decreto 1080/1991, de 5 julio, que determina los países o territorios (paraísos fiscales) a que se refieren los artículos 2.º 3-4 de la Ley 17/1991, de 27 mayo, de medidas fiscales urgentes, y 62 de la Ley 31/1990, de 27 diciembre, de Presupuestos Generales del Estado para 1991, en materia del Impuesto sobre la Renta de las Persona Físicas y del Impuesto sobre Sociedades, o en la Orden Ministerial ECO/2652/2002, de 24 de octubre, por la que se desarrollan las obligaciones de comunicación de operaciones en relación con determinados países al Servicio Ejecutivo de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias.
En este caso, el Notario hará constar en el instrumento público la manifestación del otorgante acerca del nombre o razón social de cada titular de una participación superior al 25% en el capital de la persona jurídica, así como su Número de Identificación Fiscal o Número Personal de Identificación para Extranjeros (NIF/NIE) y domicilio. En ningún caso el Notario revelará al otorgante la causa por la que se solicita y se incluye esa información, de conformidad con lo previsto en el artículo 8 de esta Orden.
Artículo 4. Conservación de documentos.
1. El Notario deberá conservar copia del documento o documentos empleados en la identificación tanto de personas físicas como jurídicas a que se refiere el artículo anterior durante un plazo de seis años, a contar desde la última vez que el otorgante participó en un acto o negocio jurídico en la notaría.
Asimismo se conservarán durante un plazo de seis años los documentos utilizados para la comprobación de la veracidad de la información sobre la profesión o actividad empresarial del otorgante, cuando se hubieren obtenido.
Respecto de personas físicas, actúen por sí mismas o en representación de otras personas físicas o jurídicas, se conservarán las copias de los documentos citados en los dos párrafos anteriores en archivos distintos del protocolo notarial.
Respecto de personas jurídicas, la conservación de los documentos empleados en la identificación se realizará mediante el archivo de copia de dichos documentos o mediante el archivo de la referencia notarial del documento autorizado en el que consta la identificación en cualquiera de las formas establecidas en la legislación notarial.
2. La conservación de los restantes documentos que acrediten adecuadamente la realización de las operaciones será realizada a través del protocolo notarial.
Artículo 5. Comunicación de operaciones relativas a movimiento de medios de pago.
Los notarios deberán solicitar que les sea exhibida, para su incorporación al protocolo, la declaración de movimiento de medios de pago materializada en el modelo de declaración S-1 cuando el pago de la operación que autorizan se realice, o se haya realizado con anterioridad, en moneda metálica, billetes de banco o cheques bancarios al portador denominados en moneda nacional o en cualquier otra moneda o cualquier medio físico, incluidos los electrónicos, concebido para ser utilizado como medio de pago, por importe igual o superior a 100.000 euros, conforme a lo establecido en la Orden EHA/1439/2006, de 3 de mayo, reguladora de la declaración de movimientos de medios de pago en el ámbito de la prevención del blanqueo de capitales. Los notarios estarán obligados a comunicar al Servicio Ejecutivo las operaciones en que no les sea exhibida la declaración de movimiento de medios de pago materializada en el formulario S-1 citado.
Artículo 6. Colaboración con el Servicio Ejecutivo.
La comunicación de operaciones al Servicio Ejecutivo de conformidad con lo establecido en la Ley 19/1993, de 28 de diciembre, y en su Reglamento de desarrollo aprobado por el Real Decreto 925/1995, de 9 de junio, y la atención a los requerimientos de dicho órgano se realizarán de modo telemático, sin perjuicio de la utilización de otros soportes cuando sea preciso. El sistema de comunicación empleado deberá asegurar la plena confidencialidad e integridad de la información transmitida.
Artículo 7. Procedimientos de control interno y de comunicación.
Los procedimientos de control interno y comunicación dirigidos a la prevención del blanqueo de capitales por parte del conjunto de los notarios deberán permitir, al menos:
- Capturar de forma centralizada la información sobre transacciones individuales o grupos de operaciones para su análisis en función del nivel de riesgo que presenten.
- Analizar el funcionamiento de los procedimientos de examen y comunicación de operaciones sospechosas.
- Remitir información de forma ágil y segura desde cada una de las notarías al Órgano Centralizado de Prevención y desde éste a cada notaría, en el marco de lo dispuesto en los artículos 3 y 5 de la Orden EHA/2963/2005, de 20 de septiembre.
- Conservar centralizadamente la documentación correspondiente a las operaciones analizadas y comunicadas por parte del OCP y elaborar estadísticas.
- Acceder directamente desde cada notaría a información necesaria para asegurar el conocimiento de la normativa interna para la prevención del blanqueo de capitales, incluida la periódica difusión de la misma.
- Elaborar un plan de formación anual que incluya acciones formativas suficientes dirigidas a los notarios y a su personal y la previsión de actualización de la propia formación.
Conforme se establece en el artículo 6 de la Orden EHA/2963/2005, de 20 de septiembre, el OCP elaborará y mantendrá actualizado un Manual de Procedimientos de Prevención del Blanqueo de Capitales para los notarios.
Artículo 8. Deber de confidencialidad.
El Notario no revelará ni al otorgante ni a terceros que se han transmitido informaciones al Servicio Ejecutivo o que se examinan operaciones en el marco de la normativa de prevención del blanqueo de capitales, así como la razón por la que se recaban datos o se incluyen, en su caso, en el instrumento público.
Artículo 9. Evaluación de cumplimiento de las obligaciones por parte de los notarios.
1. Los procedimientos y órganos de control interno y de comunicación y, en particular, el funcionamiento del sistema de prevención del blanqueo de capitales establecido en la Orden EHA/2963/2005, de 20 de septiembre, serán objeto de examen por parte de un experto externo al menos cada tres años. Los resultados del examen serán consignados en un informe escrito de carácter reservado que describirá detalladamente las medidas de control interno existentes, valorará su eficacia operativa y propondrá, en su caso, eventuales rectificaciones o mejoras.
2. Anualmente se evaluará internamente por escrito la efectividad operativa de los procedimientos y órganos de control interno y de comunicación. La evaluación interna realizada en el seno del Consejo General del Notariado deberá reflejar, en concreto, el grado de cumplimiento de las obligaciones de los notarios previstas en la normativa sobre prevención del blanqueo de capitales y especialmente las contenidas en esta Orden Ministerial. También deberá reflejar los resultados del funcionamiento del OCP. La evaluación se desarrollará a través de un sistema de análisis adecuado que permita valorar el nivel de aplicación del Manual de Procedimientos y realizará un muestreo y estudio suficientes de las comunicaciones realizadas al OCP. Estará a disposición plena del Servicio Ejecutivo durante los seis años siguientes a su realización toda la información obtenida como resultado del proceso de evaluación.
Artículo 10. Ficheros automatizados de datos.
1. Se crea en las notarías el fichero automatizado de datos de carácter personal que se incluye y describe en el Anexo I de esta Orden.
2. Se crea en el Consejo General del Notariado el fichero automatizado de datos de carácter personal que se incluye y describe en el Anexo II de esta Orden.
Disposición adicional primera. Aplicación de Resoluciones de organismos internacionales y Reglamentos de la Unión Europea por los que se imponen sanciones u otras medidas restrictivas específicas dirigidas contra determinadas personas y entidades.
En aplicación de las Resoluciones de organismos internacionales y de los Reglamentos de la Unión Europea por los que se imponen sanciones u otras medidas restrictivas específicas dirigidas contra determinadas personas y entidades, los notarios deberán comprobar la eventual coincidencia de las identidades de los otorgantes con las de los destinatarios de aquéllas que figuran incluidos en listas públicas oficiales, informando de forma inmediata a través del OCP de las operaciones en las que se produce dicha coincidencia a la autoridad competente que se indica en cada instrumento correspondiente.
Disposición adicional segunda. Plazo para la elaboración del primero de los exámenes a que se refiere el apartado 1 del artículo noveno de la presente Orden Ministerial.
El primero de los exámenes a realizar por experto externo conforme a la obligación contenida en el apartado 1 del artículo noveno de la presente Orden Ministerial se llevará a cabo en un plazo de tres años contados a partir de la fecha de entrada en vigor de la Orden EHA/2963/2005 de 20 de septiembre reguladora del Órgano Centralizado de Prevención en materia de blanqueo de capitales en el Consejo General del Notariado.
Disposición derogatoria única.
Quedará derogada cualquier disposición de igual o inferior rango cuyo contenido resulte contrario a lo previsto en esta Orden.
Disposición final única.
La presente Orden entrará en vigor a los seis meses de su publicación en el Boletín Oficial del Estado.
Madrid, 29 de enero de 2008.-El Vicepresidente Segundo del Gobierno y Ministro de Economía y Hacienda, Pedro Solbes Mira.
ANEXO I
Notarías
Fichero: Cumplimiento de las obligaciones de tratamiento y comunicación de datos derivadas de los dispuesto en los artículos 17 y 24 de la Ley del Notariado
a) Finalidad del fichero y usos previstos: gestión y registro de las obligaciones en materia de blanqueo de capitales, especialmente las relativas a conservación de documentos de identidad de personas físicas.
b) Personas sobre las que se pretenden obtener datos de carácter personal o que se encuentren obligadas a suministrarlos: personas que realicen actos o negocios jurídicos que deban ser incorporados al Protocolo o al Libro Registro.
c) Procedimiento de recogida de datos: declaraciones y manifestaciones de dichas personas físicas y fotocopias de documentos de identidad.
d) Estructura básica del fichero: sistemas de información.
e) Tipos de datos:
Datos identificativos.
Datos de características personales.
Datos relativos a la actividad económica.
Datos académicos y profesionales.
Datos de transacciones.
f) Cesiones previstas:
Al Consejo General del Notariado, para el cumplimiento por el mismo de lo dispuesto en los artículos 17 y 24 de la Ley del Notariado.
Al Servicio Ejecutivo de la Comisión de Prevención de Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias, para el cumplimiento de los fines encomendados a dicho Servicio.
A las autoridades judiciales, fiscales y administrativas competentes en materia de prevención de blanqueo de capitales y del fraude fiscal.
g) Responsable del fichero automatizado: el Notario.
h) Ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición podrán ejercitarse, cuando proceda, en la notaría donde se aportaron los datos de carácter personal.
i) Nivel de seguridad: básico.
Anexo II
Consejo General del Notariado
Fichero: Cumplimiento de las obligaciones de tratamiento y comunicación de datos derivadas de los dispuesto en los artículos 17 y 24 de la Ley del Notariado
a) Finalidad del fichero y usos previstos: cumplimiento por el Consejo General del Notariado de las obligaciones de tratamiento y comunicación de datos derivadas de los dispuesto en los artículos 17 y 24 de la Ley del Notariado.
b) Personas sobre las que se pretenden obtener datos de carácter personal o que se encuentren obligadas a suministrarlos: personas que realicen actos o negocios jurídicos que deban ser incorporados al Protocolo o al Libro Registro.
c) Procedimiento de recogida de datos: remisión de comunicaciones de los notarios y del índice único informatizado.
d) Estructura básica del fichero: sistemas de información.
e) Tipos de datos:
Datos identificativos.
Datos de características personales.
Datos relativos a la actividad económica.
Datos académicos y profesionales.
Datos de transacciones.
f) Cesiones previstas:
Al Servicio Ejecutivo de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias, para el cumplimiento de los fines encomendados a dicho Servicio.
A las autoridades judiciales, fiscales y administrativas competentes en materia de prevención de blanqueo de capitales.
g) Responsable del fichero automatizado: el Órgano Centralizado de Prevención (OCP) del Consejo General del Notariado.
h) Ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: el Órgano Centralizado de Prevención de Blanqueo de Capitales del Consejo General del Notariado.
i) Nivel de seguridad: básico.
Atenea Interactiva organiza un curso sobre el formato facturae, formato XML de adopción obligatoria en las relaciones con las administraciones públicas, y en el que participamos varias personas de Albalia Interactiva.
Todo es electrónico 