Se ha publicado en ISV Magazine un artículo mio. Lo reproduzco.

Normas de publicación reciente como la Ley de Contratos del Sector Público o la Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información han puesto de manifiesto el interés de las instituciones en el desarrollo de la factura electrónica, que ha llegado al punto de establecer su obligatoriedad a partir del año 2008 para las empresas que no pueden presentar cuenta de pérdidas y ganancias abreviada. Sin embargo este impulso se viene produciendo de forma intensa desde la publicación de la Directiva 2001/115, y su temprana trasposición a finales 2002 en una norma española que quedó finalmente subsumida en el RD 1496/2003, el Reglamento de Facturación.

En un contexto en el que la norma legal es flexible, el problema surge de la necesidad de hacer interoperables los sistemas y equipos de quienes emiten factura y quienes la reciben. Desde el punto de vista legal, el requisito de que la factura electrónica sea un documento con firma también electrónica puede cubrirse con un simple fichero PDF firmado electrónicamente con el aspecto de la factura en papel. Pero, cuando lo reciba, el receptor acabará tecleando los datos de la factura en el programa de gestión de facturas recibidas y en el de contabilidad, y no se habrán logrado los ahorros previstos. En cambio, si el mensaje se codifica en XML, el computador del receptor puede procesar de forma automática muchos pasos relacionados con la gestión de las facturas.

Varias iniciativas internacionales trabajan para unificar formatos: en Naciones Unidas, el Grupo de Trabajo Cross Industry Invoice, y en el Comité Europeo de Normalización, los grupos eInvoice Focus Group y Business Interoperability Interfaces on public procurement in Europe .

Un elemento común a estas iniciativas es el uso de un conjunto de especificaciones denominado “Core Components” de UN/CEFACT, cuya implementación más relevante se da en el formato Invoice de la especificación UBL, que en la versión 2.0 está siendo impulsado por la organización de estandarización OASIS. La futura v.3.0 será posiblemente el texto que recogerá los requisitos de todas las iniciativas, bajo la bandera de UN/CEFACT.

En España, la especificación facturae, codificada en XML y evolucionada desde un formato diseñado por la banca, se oficializó en la Orden PRE 2971/2007 recibiendo el apoyo de la Agencia Tributaria y del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio para su uso en la facturación destinada a las Administraciones Públicas, lo que lleva a prever un amplio uso. Mientras avanza su adopción, el estándar español evolucionará hasta convertirse en una personalización del UBL, de forma semejante al ilustre precedente del NES (Northern European Subset) que al incorporar a España e Italia redefine la denominación para ser NES: Neutral European Specification.

La firma electrónica es otro ámbito en el que hay que intentar la compatibilidad. Como cada entidad firmante puede elegir cualquier PSC (Prestador de Servicios de Certificación) para sus certificados, la entidad que acepta facturas se enfrenta a la complejidad de validar certificados de los que tiene poca información. Una solución que facilitará la aceptación de facturas es que éstas llegaran firmadas con la modalidad ES-X-L prevista en la norma TS 101 903, incluyendo un sello de tiempo y la información de validez del certificado expedido por su emisor: lo que se denomina “firma completa”, y significa que la firma y el certificado están validados en origen.

Así, el receptor se ve exonerado de las obligaciones que impone aceptar firmas electrónicas y la posibilidad de que se utilicen certificados electrónicos expedidos por cualquier PSC europeo no supondrá un problema en países diferentes al del expedidor.

Aunque parece complicado, las pymes realizarán sus facturas electrónicas con plataformas como “Faccil” (accesible en http://www.faccil.com y que gestiona facturas en formato facturae 3.1 y firmas electrónicas ES-X-L) o las que desarrollan las entidades financieras, así que no tendrán que preocuparse de estos detalles, que serán resueltos por su proveedor tecnológico.

Sin embargo, los propios desarrolladores de software de facturación y de planificación de recursos empresariales (en inglés ERP, enterprise resource planning) deben actualizarse y prestar atención a los estándares para evitar la actual situación en la que han desarrollado soluciones propietarias de algo que venden como “factura electrónica” que frecuentemente incumple la normativa aplicable, y que no considera las necesidades de interoperabilidad de sus clientes.

Con la idea de servir de modelo a los desarrolladores de soluciones y de solución de bajo coste a las PYMES, autónomos y profesionales, existe una versión gratuita de un programa de facturación electrónica básico que puede descargarse del portal facturae (http://www.facturae.es) gestionado de forma conjunta por la Agencia Tributaria y por el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio. Este programa genera facturas compatibles con la versión 3.1 del formato facturae y genera firmas EPES (firmas básicas basadas en políticas de control de la vigencia de los certificados). Junto con el programa es necesario utilizar un certificado electrónico de prestadores de certificación como Camerfirma, Firmaprofesional o Ancert.

La factura electrónica tiene múltiples ventajas: mejor aprovechamiento de la habilidad de los empleados, reducción de controversias, mejoras en la resolución de incidencias, reducción de plazos de cobro, mejoras en la negociación de los plazos de pago, posibilidad de acudir de forma ágil a servicios financieros como el confirming y el factoring, mejora de la relación comercial y de la imagen de la empresa. Sin olvidar el cumplimiento de obligaciones, puesto que la facturación electrónica es obligatoria por exigencia de la Ley 30/2007 de Contratos del Sector Público en determinados supuestos.

En efecto, por la disposición final novena de la citada ley, desde el 1 de agosto de 2008, la presentación de facturas electrónicas es obligatoria en la contratación con el sector público estatal para las sociedades que no puedan presentar cuenta de pérdidas y ganancias abreviada y desde el 1 de octubre de 2009 el uso de la factura electrónica será obligatorio en todos los contratos del sector público estatal; no obstante, en los contratos menores, la utilización de la factura electrónica será obligatoria cuando así se establezca expresamente en estas Órdenes de extensión.

Recordemos que pueden formular cuenta de pérdidas y ganancias abreviada las sociedades que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias siguientes:

• Que el total de las partidas de activo no supere los once millones cuatrocientos mil euros.
• Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los veintidós millones ochocientos mil euros.
• Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a doscientos cincuenta.

Y que las sociedades perderán la facultad de formular cuenta de pérdidas y ganancias abreviada si dejan de reunir, durante dos ejercicios consecutivos, dos de las circunstancias a que se refiere el párrafo anterior.

En definitiva, aunque sigue siendo potestad de la empresa receptora de facturas la decisión de aceptar facturas electrónicas, cuando el destinatario de la factura sea una administración pública, habrá que enviarlas electrónicamente en un plazo u otro según la dimensión de la empresa y el tipo de administración pública, pero siempre en plazos que concluyen el 1 de enero de 2010 (en esta ocasión por aplicación de la Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos).

Sorprende que con estos plazos, y con las indudables ventajas de su adopción, el nivel de uso de la factura electrónica sea tan reducido, tanto en el ámbito privado como en el público.

En todo caso, además de un reto, es una oportunidad para los desarrolladores que podrán diferenciar sus productos si los dotan de los adecuados interfaces de conversión de formatos y de creación y verificación de firmas electrónicas.