Un cartulario (Chartularium en latín o Cartulary en inglés) también conocido con otras denominaciones como códice diplomático  (Codex Diplomaticus en latín, Diplomatic Codex en inglés) es un libro manuscrito medieval en forma de códice o rollo.

La RAE añade otras acepciones: Escribano, y principalmente el de número de un juzgado, o el notario en cuyo oficio se custodian las escrituras de que se habla.

Su contenido consiste en transcripciones de documentos originales relacionados con la fundación, privilegios y derechos legales de diversos establecimientos y gestionados en un apartado privilegiado de sus archivos:

1. Archivos reales
2. Archivos eclesiásticos: Incluyendo iglesias y monasterios.
3. Archivos municipales: Documentos relacionados con ciudades y municipios.
4. Archivos de Empresas y asociaciones industriales: Privilegios y derechos comerciales.
5. Archivos de Instituciones de enseñanza: Información sobre escuelas y universidades.
6. Archivos de Familias,y nobleza: Documentos relacionados con genealogía y propiedades.

Los cartularios solían ser manuscritos en pergamino o, en tiempos más recientes, en papel. A veces, el copista del cartulario reproduce el documento original con exactitud literal, mientras que en otros casos, se permite cierta libertad para mejorar la composición de la frase o actualizar la escritura de nombres propios.

Los cartularios actúan como una copia de seguridad de documentos esenciales, y se han admitido como prueba en controversias desde hace cientos de años, con documentos recogidos en los archivos de las Chancillerías de Valladolid y de Granada.

A la hora de decidir el nombre de un servicio de Custodia digital de documentos esenciales, referenciables por su código seguro de verificación, un concepto que viene a la mente es el del Protocolo notarial, colección ordenada de documentos matriz en los que intervienen los notarios.

Los protocolos notariales se refieren a un año, transcurrido el cual se encuadernan de forma que se garantiza su orden cronológico por la propia estructura de la encuadernación. Cada protocolo lo custodia su notario. Cuando los protocolos cumplen 25 años, se mandan a los Archivos de Distrito notariales, donde permanecen hasta cumplir 100 años de antigüedad. Finalmente, a los 100 años, pasan al Archivo Histórico de Protocolos de cada Colegio Notarial.

La idea de recurrir al término Cartulario Digital es consecuencia de formular un servicio con unas garantías equivalentes a las que los notarios aplican sobre los Protocolos notariales, pero sin inducir a interpretaciones equívocas adoptando términos propios de los notarios.

El término acuñado de cartulario permite transmitir la idea de que se trata de un sistema singular de preservación de documentos de especial relevancia y que se utiliza en contextos diferentes del notarial.

Cartulario Digital es una plataforma multiusuario, desarrollada en modo SaaS por EADTrust y disponible en modalidad “Cloud Computing” o “Nube TIC“, que permite una rápida puesta en marcha de las soluciones de Confianza Digital con presevación de documentos electrónicos direccionables con un Código Seguro de Verificación.

De esta forma, garantiza la seguridad de los intercambios, la confianza del archivo y la gestión de la prueba jurídica. Gracias al uso de sellos de tiempo cualificados la información preservada se beneficia de las presunciones del apartado 4 del artículo 326 de la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil.

Las tecnologías que ofrece Cartulario Digital lo consolidan como instrumento de Prueba Digital y garantizan la seguridad en el Intercambio y el Archivo.

Entre las prestaciones cabe mencionar:

• Autenticación,
• Cifrado,
• Registro,
• Trazabilidad,
• Orden cronológico
• Control de la integridad,
• Sellado de tiempo (interno y por un tercero de confianza).
• Metadatos de original electrónico (que facilit la gestión de propiedades como Completitud, Obliterabilidad y Endosabilidad)

Diferentes niveles de gestión, que permiten ofrecer estas funcionalidades a las empresas, a las administraciones públicas o al público general, de forma flexible y escalable.

Cuenta con un webservice para el depósito de documentos y administra diferentes mecanismos de gestión de CSV (Código Seguro de Verificación).

Contacte con EADTrust en el 91 716 0555 para ampliar información