Recientemente me han pedido permiso para hacer (y publicar) un resumen del libro «La Factura Electrónica» que redactamos hace algún tiempo Fernando Pino y yo, para ASIMELEC y Red.es

Me ha sorprendido, porque he ido viendo por diferentes sitios documentos claramente «inspirados» en el citado libro o en artículos de mi blog, para cuya reproducción nadie me había pedido permiso. Entre los documentos que habían utilizado el mío como base se encuentran una importante institución catalana y un gobierno autonómico del sur de la costa mediterránea. Entidades a las que se les supone cierto respeto por la propiedad intelectual.

(Por cierto, pedí al organismo autonómico que al menos indicara en la bibliografía el documento en el que se inspiraron los autores del suyo y la referencia a los autores originales, lo que después de varios años, aun no han realizado)

Por supuesto, he dado el permiso que me pedían en esta ocasión, y además lo he hecho agradecido de que lo pidieran.

Y ya que estoy en ello, he redactado un resumen actualizado de la situación actual de la factura electrónica en España, que recoge las mejores prácticas. No es tan completo como el libro, pero creo que puede servir de introducción.

En esta ocasión me adelanto, y otorgo permiso de reproducción de este documento y la realización de obras derivadas, pero a condición de que se cite al autor (Julián Inza, o sea yo) y se incluya una coletilla publicitaria

«Resumen [basado en un documento] elaborado por Julián Inza, Presidente de Albalia Interactiva.
Albalia Interactiva, S.L. (http://www.albalia.com) dispone de diferentes módulos  de gestión de firma electrónica y factura electrónica adaptables a cualquier proyecto»

Y este es el resumen en cuestión:

La factura Electrónica

¿Qué es una factura?

Una factura es un documento que refleja la entrega de un producto o la provisión de servicios, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar como contraprestación.

En la factura se encuentran los datos del expedidor y del destinatario, el detalle de los productos y servicios suministrados, los precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos.

Se la considera como el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario receptor (el comprador). El original debe ser custodiado por el receptor de la factura. Habitualmente, el emisor de la factura conserva una copia o la matriz en la que se registra su emisión.

La factura correctamente cumplimentada es el único justificante fiscal, que da al receptor el derecho de deducción del impuesto (IVA). Esto no se aplica en los documentos sustitutivos de factura, recibos o tickets.

En Europa, la normativa de facturación se regula por la Directiva 2006/112/CE del Consejo, de 28 de noviembre de 2006, relativa al sistema común del impuesto sobre el valor añadido

La Identificación tributaria en la Unión Europea uniformiza la forma de codificar a las empresas para facilitar el control tributario.

Las facturas pueden ser:

• Ordinarias: documentan la operación de suministro.
• Rectificativas: documentan correcciones de una o más facturas anteriores, o bien devoluciones de productos, envases y embalajes o comisiones por volumen.
• Recapitulativas: documentan agrupaciones de facturas de un período.

Además existen las siguientes variantes:

• Pro‐forma: documenta una oferta, con indicación de la forma exacta que tendrá la factura tras el suministro. No tienen valor contable ni como justificante.
• Copia: documenta la operación para el emisor, con los mismos datos que el original. Debe llevar la indicación de copia para permitir distinguirla del original.
• Duplicado: documenta la operación para el receptor, en caso de pérdida del original. La expide el mismo emisor que expidió el original y tiene los mismos datos que el original. Debe llevar la indicación de duplicado para permitir distinguirla del original, especialmente para el caso de que reaparezca el original.

Es interesante mencionar que las tradicionales “Notas de Abono” no se contemplan en la normativa, aunque su función se puede cubrir con las “Facturas Rectificativas”. Cabe identificar ambos documentos siempre que se incluya la mención obligatoria “Factura rectificativa” y opcionalmente, a título informativo, la de “Nota de Abono” y se consignen los signos de las cantidades de forma correcta.

¿Qué es la facturación electrónica?

La facturación electrónica consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados cualificados, con la misma validez legal que las facturas emitidas en papel.

Está regulada en el Reglamento de Facturación publicado en Real Decreto 1496/2003 y modificado por el Real Decreto 87/2005.

La regulación de la factura electrónica se completa con la publicación de la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

Las denominaciones “factura electrónica”, “factura telemática” y “factura digital” son equivalentes, si bien la denominación utilizada en la normativa es “remisión electrónica” o “remisión por medios electrónicos” de factura.

La factura electrónica tiene múltiples ventajas: mejor aprovechamiento de la habilidad de los empleados, reducción de controversias, mejoras en la resolución de incidencias, reducción de plazos de cobro, mejoras en la negociación de los plazos de pago, posibilidad de acudir de forma ágil a servicios financieros como el confirming y el factoring, mejora de la relación comercial y de la imagen de la empresa. Sin olvidar el cumplimiento de obligaciones, puesto que la facturación electrónica es obligatoria por exigencia de la Ley 30/2007 de Contratos del Sector Público en determinados supuestos.

El proceso de facturación electrónica lo forman dos procesos básicos y diferenciados en los sistemas de gestión de facturas, y que corresponden a cada interlocutor: emisión y recepción de facturas.

1. En la emisión, el emisor, con la conformidad del receptor, transmite a éste por medios telemáticos la Factura Electrónica (que incluye una firma electrónica) y conserva Copia o Matriz (la Base de Datos). No es necesario conservar los documentos electrónicos firmados.

2. El receptor, recibe la factura en formato digital y la conserva en soporte informático, en el formato en el que lo recibió, para su futura consulta e impresión, si fuera necesario. Al ser la factura un documento firmado electrónicamente, debe guardar la información relativa a la comprobación de la validez de la firma electrónica.

De esta forma ya no se exige imprimir la factura para que ésta sea válida legal y fiscalmente y, todo el tratamiento (emisión, distribución y conservación) puede realizarse directamente sobre el fichero electrónico generado por el emisor.

Requerimientos en la emisión de facturas electrónicas

Para el emisor se exige:

• Tener el consentimiento previo del receptor.
• Garantizar la autenticidad del origen y la integridad de las facturas, mediante el uso de la Firma electrónica reconocida3 (qualified electronic signature en inglés).
• Almacenar copia de las facturas. Este requisito no es necesario si se puede reconstruir una factura a partir de la información guardada en la base de datos de la empresa (matriz).
• Las facturas almacenadas deben contener determinados elementos que faciliten su búsqueda, visualización e impresión en caso de inspección (acceso completo a los datos).

Para el receptor se exige:

• Disponer del software necesario para la validación de la firma electrónica.
• Almacenar las facturas recibidas digitalmente (factura y firma) en su formato original.
• Las facturas almacenadas deben contener elementos que faciliten su búsqueda, visualización e impresión en caso de inspección (acceso completo a los datos).

Ventajas, beneficios y ahorros de la factura electrónica

• Ahorro de costes: tanto del lado del emisor como del receptor. Derivado de la supresión del papel, el abaratamiento de los medios de comunicación electrónicos (en contraposición a los medios tradicionales de envío postal), eliminación de los gastos de franqueo, gastos derivados de la introducción manual de datos, etc.
• Mejora de la eficiencia: la liberación de tareas administrativas, permite destinar los recursos humanos a aspectos productivos en las compañías.
• Integración con ERPs: desde el punto de vista del emisor continúa el proceso que ya se está realizando electrónicamente. Un simple clic desde el ERP y la factura es emitida y enviada. Desde el lado del receptor los datos se pueden introducir automáticamente en sus aplicaciones.
• Optimización de la tesorería: la automatización permite cuadrar los apuntes contables y comparar documentos (albarán / factura), minimizando a la vez el margen de error humano.
• Obtención de información en tiempo real: permite verificar el estado en el que se encuentra una factura y toda su información asociada (errores, rectificaciones, cobros, pagos, recepción de mercancías, albaranes, …) de forma exacta y actual.
• Reducción de tiempos de gestión: la inmediatez del envío y recepción de facturas por medios telemáticos convierte este trámite en un elemento que deja de tener sentido. Además, permite solucionar las discrepancias en muy poco tiempo.
• Agilidad en la toma de decisiones: la inmediatez de las comunicaciones permite adoptar decisiones, como la necesidad de financiación, en un espacio más corto de tiempo.
• Administración y contabilidad automatizadas: la integración en los sistemas de la empresa permite que toda la inserción de datos y las operaciones contables requieran mucha menos participación humana.
• Control de acciones erróneas: a través de sistemas de alertas que detectan discrepancias entre operaciones de contabilidad y facturación o en la aplicación de tipos erróneos.
• Uso eficaz de recursos financieros: la adopción de la factura electrónica favorece el acceso a medios de financiación como el factoring o el confirming.

Se consigue, en definitiva, una mayor calidad de servicio que repercute a su vez en una mayor competitividad de la empresa.

Obligatoriedad de la eFactura

Normas de publicación reciente como la Ley 30/2007 de Contratos del Sector Público o la Ley 56/2007 de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información han puesto de manifiesto el interés de las instituciones en el desarrollo de la factura electrónica, que ha llegado al punto de establecer su obligatoriedad a partir del año 2008 para las empresas que no pueden presentar cuenta de pérdidas y ganancias abreviada.

Sin embargo este impulso se viene produciendo de forma intensa desde la publicación de la Directiva 2001/115, y su temprana trasposición a finales 2002 en una norma española que quedó finalmente subsumida en el RD 1496/2003, el Reglamento de Facturación.

En España, la especificación facturae, codificada en XML y evolucionada desde un formato diseñado por la banca, se oficializó en la Orden PRE 2971/2007 recibiendo el apoyo de la Agencia Tributaria y del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio para su uso en la facturación destinada a las Administraciones Públicas, lo que lleva a prever un amplio uso.

Mientras avanza su adopción, el estándar español evolucionará hasta convertirse en una personalización del UBL, de forma semejante al ilustre precedente del NES (Northern European Subset) que al incorporar a España e Italia redefine la denominación para ser NES: Neutral European Specification.

La firma electrónica es otro ámbito en el que se está avanzando para lograr la  compatibilidad. Como cada entidad firmante puede elegir cualquier PSC (Prestador de Servicios de Certificación) para sus certificados, la entidad que acepta facturas se enfrenta a la complejidad de validar certificados de los que tiene poca información.

Una solución que está facilitando la aceptación de facturas es que éstas se generan por el obligado tributario emisor firmadas con la modalidad XAdES‐X‐L prevista en la norma TS 101 903, incluyendo un sello de tiempo y la información de validez del certificado expedido por su emisor: lo que se denomina “firma completa”, y significa que la firma y el certificado están validados en origen. Así, el receptor se ve exonerado de las obligaciones que impone aceptar firmas electrónicas y la posibilidad de que se utilicen certificados electrónicos expedidos por cualquier PSC europeo no supondrá un problema en países diferentes al del expedidor.

Arquitectura de los sistemas de Facturacion Electrónica

Los elementos involucrados en el sistema de facturación se exponen a continuación.

Módulo de transformación

Realizará las conversiones de formatos de datos de facturación y alimenta al sistema con los datos de facturación a partir de la matriz (datos fuente), generando un documento de intercambio XML en formato Facturae. En el momento actual la última versión de la especificación es la V3.2, si bien se espera la próxima publicación de la V4.0 basada en UBL. La especificación está publicada en el sitio web: http://www.facturae.es

Módulo de firma electrónica

Informalmente equivale a un “plastificado”, debido a que en el formato Facturae la firma va integrada en la factura (modalidad “enveloped signature”), de forma que la factura aparece como un único documento electrónico.

Este módulo realiza la firma electrónica reconocida sobre los documentos de salida del módulo de transformación generando finalmente los documentos electrónicos incluyendo la información relativa a la comprobación de la validez de la firma electrónica, siguiendo los estándares de la Orden PRE 2971/2007, usando firma completa XAdES-XL.

Además de los tipos de firma simple, avanzada y reconocida (qualified electronic signature en inglés) que establecen tanto la Directiva 1999/93/CE como la Ley 59/2003 de Firma Electrónica, desde el punto de vista técnico, se han definido en el marco de ETSI (European Telecommunications Standards Institute) otros tipos de firma electrónica que son esenciales para facilitar su uso en diferentes contextos.

La firma básica (XAdES-BES) es aquella que recoge los elementos esenciales de la firma electrónica: el resumen del documento firmado (hash), el certificado del firmante asociado a la clave privada con la que se firma y el propio resultado de aplicar la clave privada al resumen, que es la firma electrónica propiamente dicha. La firma fechada (XAdES-T) añade a la firma básica información temporal sobre el momento de la firma  y la firma validada (XAdES-X-L) añade a la firma fechada información sobre la vigencia del certificado empleado en el momento de la firma.

Estas modalidades de firma están recogidas en la norma TS 101 903. La firma validada se denomina también firma completa porque incluye todos los elementos que permiten comprobar en el futuro que el certificado utilizado por el firmante estaba vigente en el momento de la firma.

Módulo de presentación

Ya no se exige imprimir la factura para que ésta sea válida legal y fiscalmente y, todo el tratamiento (emisión, distribución y conservación) debe realizarse directamente sobre el fichero electrónico generado por el emisor. De hecho, el formato de intercambio XML está pensado para ser interpretado por sistemas informáticos, y así tener un procedimiento de facturación realmente telemático y automatizado tanto en origen como en destino.

No obstante, aunque el formato XML es relativamente legible por un humano, no tiene una presentación adecuada para ser impreso y visualizado cómodamente. Este modulo realiza una versión amigable para impresión e interpretación (visualización) humana, aunque sin validez legal: la factura es únicamente el documento electrónico transmitido.

El módulo de presentación se encargará de presentar la factura electrónica (en de una forma que permita su visualización e impresión en el sitio web del Cliente, a través de una hoja de estilos, en HTML o en PDF.