Lo que no se dice cuando se habla de la administración electrónica es que en la realidad el mundo electrónico y el del papel tendrán que convivir durante muchos años y que la clave de la convivencia es la transferibidad de valor probatorio entre ambos mundos.

En relación con la administración electrónica y el valor probatorio de los documentos electrónicos existen algunos aspectos claves:

• la sede electrónica, lugar donde se implanta el sistema de custodia digital (denominado ARCE, Archivo de Constancias Electrónicas) y en el que es posible acceder a los documentos en base a su localizador.
• la firma electrónica, que identifica al titular del órgano administrativo al que se le atribuyen potestades en virtud de su nombramiento, o al ciudadano (persona física o jurídica), en su caso, cuando inicia un trámite.
• los metadatos de los documentos que amplian la visión documental (básicamente establecidos en Dublin Core Metadata) y reflejan derechos, estados, fechas, anotaciones, cancelaciones y obliteraciones, endosos, validez y referencias a otros documentos o a otras versiones y son esenciales para determinar la completitud del documento

Hace un tiempo estuve analizado los elementos clave que determinan la autenticidad de los documentos en papel, junto con algunas propiedades que se atibuyen a los originales y no a las copias. En el análisis intenté trazar paralelismos para conseguir los mismos efectos con los documentos electrónicos. La primera conclusión es que los conceptos desarrollados en años de historia respecto a los documentos en papel no sirven tal cual al repensar el tratamiento de los documentos electrónicos.

En ocasiones, he contado mi teoría sobre la convivencia documental, y recientemente he tratado el tema en el Seminario de Administración Electrónica de Atenea Interactiva que se celebró el 25 de febrero. Mañana lo comentaré de nuevo en la reedición de este seminario.