Al hablar de los documentos electrónicos hay que erradicar el término «original» y sustituirlo por los conceptos que representan ciertos principios que se cumplen en el mundo del papel por el original en papel.

En efecto, salvo cuando se definen por motivos de compatibilidad y derecho comparado los «originales electrónicos», tenemos que ser conscientes que no existen «originales» en forma equivalente a lo que entendemos como tales en el mundo físico de los documentos en papel.

Así, el termino «original» es un artificio formal, un convencionalismo, para transmitir ciertos efectos al documento.

Este es el caso de la factura electrónica, en cuyo marco se define como «original» la versión de documento en posesión del receptor. Curiosamente, exactamente el mismo documento bajo la custodia de su creador, se denomina «copia».

¿Y por qué en el mundo del papel necesitamos los originales?

Porque en los originales se pueden hacer anotaciones. Porque hay ciertos detalles de aspecto que crean presunciones sobre su autenticidad, y por ello, porque de ellos puede presumirse la autenticidad. Porque se pueden firmar, con lo que conlleve la firma respecto a sus efectos.

Y sin embargo, como no puede presumirse de ellos que son completos, se han creado con los años ciertas instituciones jurídicas que vigilan sobre la completitud de ciertos documentos. Y por eso existen los notarios y los registradores. De forma que para aquellos tipos de documentos sobre los que la completitud es relevante por su efecto ante terceros, existan encargados de su gestión. Por ejemplo en las compraventas inmobiliarias, o en la expedidición o revocación de poderes.

En el mundo electrónico no hay originales, pero es más fácil gestionar la completitud.

Porque aparece el concepto de sede electrónica (que equivale a la función de fe pública del organismo basada en la actuación conjunta del presidente y del secretario), y en ella el sistema de Custodia Digital de la Información (que algunos organismos denominan ARCE: Archivo de Constancias Electrónicas). De forma que se accede a los documentos, vayan o no firmados electrónicamente, por su LOCALIZADOR (o Código de Verificación Electrónica). Y al acceder a los documentos accedemos a la información contextual de metadatos. Y en ellos, se nos indica si el documento tiene un efecto que ya ha sido usado (por tanto se señala su obliteración o cancelación). O, en caso de que sea transmisible o endosable, el titular de sus efectos en cada momento. O en caso de que haya sido derogado, el documento que da constancia de su derogación. O si existen anexos posteriores que afectan a su contenido, los documentos de los que traen causa las modificaciones.

Con lo cual vemos que, en cierto modo, sí que se pueden hacer anotaciones en los documentos electrónicos (en los metadatos asociados) aunque no se puedan modificar (por ejemplo, si van firmados electrónicamente).