Hace algún tiempo preparé unas notas para la reunión de Saviálogos’09 organizada por CAN · Banca Cívica y las he redescubierto estos dias entre mis documentos cuando preparaba la Memoria de Actividades del año 2010 (estas notas son del 2009). Lo cierto es que insisten en los temas que trato en este blog.

Aunque los aspectos más evidentes de la red tienen que ver con la imagen y la comunicación, en cierta forma, aspectos superficiales, aunque importantes, lo cierto es que se está trabajando en crear un espacio jurídico relacionado con la red que permita la protección de derechos de forma equivalente a la que se cuenta en el mundo físico.

Por supuesto, algunos elementos de ese desarrollo legal tienen una variante superficial que arrastra su propia controversia, como por ejemplo la forma de proteger los derechos de propiedad intelectual, e incluso su cuestionamiento, a la luz del desarrollo de mecanismos de intercambio de archivos que, en última instancia, representan activos intelectuales, como música, películas, libros,…

Sin embargo, se está llevando a cabo de forma menos evidente un gran esfuerzo para que la gestión documental probatoria, actualmente basada en el papel, y centro de la actividad jurisdiccional en la que interviene la fe pública (notarios, registradores, jueces, secretarios judiciales) se rediseñe a la luz de las tecnologías de la red.

Cuando el concepto de documento “original” se difumina, la forma de definir ciertos atributos de los documentos cambia. Por ejemplo, ¿cómo se maneja el “endoso” cuando este no se sustenta en papel? ¿y la “obliteración”, como la que afecta a un título de transporte? ¿y cómo se presentan en juicio los “documentos electrónicos” con valor probatorio?

Aunque la promesa de la desmaterialización de los documentos se extiende a todas las capas de la sociedad, cabe reconocer que su impulso se está acelerando en el marco del sector público, a través de lo que se ha dado en llamar e-administración.

El impulso de la e-administración en España está suponiendo dar respuesta a los compromisos comunitarios y a las iniciativas europeas puestas en marcha a partir del Consejo europeo de Lisboa y Santa María de Feira. La Unión Europa ha impulsado la implantación de la e-administración a través de sucesivas actuaciones. Destaca la iniciativa “eEurope” que se creó con el propósito, entre otros, de conectar a la red y llevar la era digital a cada hogar, ciudadano, empresa y administración pública. Dentro de esta iniciativa se han desarrollado los programas eEurope 2002 y eEurope 2005 “Una sociedad de la información para todos”.

Tras la revisión del Plan Europe, la Comisión europea ha lanzado el nuevo marco de actuación estratégico, “i2010 Una sociedad de la información europea para el crecimiento y el empleo” en el cual se incluye como Objetivo número 3 el impulso de “Una sociedad de la información que sea incluyente, ofrezca servicios públicos de gran calidad y promueva la calidad de vida”.

Dentro de este nuevo marco destaca el Plan de acción sobre administración electrónica i2010,  plan destinado a hacer más eficaces los servicios públicos, a modernizarlos y a ajustarlos mejor a las necesidades de la población.

En el marco europeo encontramos diversas directivas comunitarias referentes a la prestación de servicios en la sociedad de la información y el comercio electrónico, (D 2000/31/CE); la firma electrónica (D 1999/93/CE); comunicaciones electrónicas (paquete de Directivas 2002/19,20,21,22 / CE); contratos del sector público obligando a los estados miembros a la creación de plataformas para la contratación electrónica ó al menos articular medios electrónicos para la participación en los concursos (D 2004/17;18/ CE); y reutilización de la información del sector público (D 2003/18/CE).

Asimismo, se aprobó la Directiva 2006/123/CE7, denominada directiva Bolkenstein relativa a los servicios en el mercado interior que establece, entre otras obligaciones para los Estados miembros, la de facilitar por medios electrónicos acceso a los trámites relacionados con las actividades de servicios y a la información de interés tanto para los prestadores como para los destinatarios de los mismos. Esta directiva establece medidas destinadas a la simplificación administrativa y en particular a los procedimientos electrónicos. En este sentido los artículos 6, 7 y 8 de la Directiva pueden considerarse traspuestos por la LAECSP (Ley 11/2007),  a esta última directiva.

En España, la LAECSP (Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos) es uno de los instrumentos más potentes para conceptualizar la desmaterialización documental, si bien tiene algunos errores y requiere bastante normativa de desarrollo. Es una norma que implica un gran salto sobre la referenciada ley 30/1992 de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común y que se rodea de otras con el mismo objetivo: la Ley 30/2007, la Ley 22/2007, o la Ley 56/2007, que extienden su aplicación al sector público y al sector privado.

Establecido el marco legal, todavía queda margen para generalizar e interiorizar los elementos esenciales de la gestión documental electrónica con valor probatorio. Algunos elementos claves son los siguientes:

• Sede electrónica. Dirección web estable (en el tiempo) en la que existen garantías de la gestión de documentos auténticos en relación con un organismo público o privado. Con el concepto de localizador o CVE es posible verificar la autenticidad y completitud de los documentos electrónicos relacionados con una sede.
• Firma electrónica. Elemento que convierte a un documento electrónico en inmodificable y lo asocia a un firmante, por lo que se vincula a su “voluntad de firmar” (bajo el principio básico de la validez de las obligaciones en relación con el “vicio de consentimiento”). La interoperabilidad se basa en las “firmas completas” de tipo XAdES-XL.
• Custodia digital. Archivo electrónico asociado a una sede electrónica que garantiza la conservación de los documentos y su disponibilidad. No debe ser posible ni insertar documentos en una serie de precedencias (que no sea la que corresponda al momento de la inserción) ni eliminarlos. Permite la preservación a largo plazo de los documentos y la gestión de metadatos estables y metadatos dinámicos.
• Metadatos. Conjunto de datos asociados a un documento. Algunos son estables, como persona/organismo generador/firmante o fecha de creación, y otros son dinámicos, como fecha de último acceso o último organismo que lo consultó. Ciertos tipos de metadatos son esenciales para el  concepto de completitud documental: poseedor del documento (en caso de endosos), otros documentos que los modifican (como anexos o derogaciones), ejercicio de su derecho (por ejemplo en la obliteración), anotaciones o sellos sobre el documento.
• Conversiones. Los sistemas manejan múltiples formatos y protocolos, y por eso son necesarios sistemas de adaptación entre ellos. Singularmente un tipo de conversión llamado “reproducción facsimilar” (asociada al formato PDF/A) permite la visualización de documentos por humanos  independientemente de su formato original.
• Referencias temporales. El tiempo juega un papel esencial en aspectos como licitaciones, contrataciones sobre bienes de cotización variable, acceso a registros telemáticos o sistemas de notificación fehacientes,… Es por ello que el Timestamping (o sellado temporal) juega un papel esencial tanto en la firma electrónica como en la custodia digital.
• Compulsas. La convivencia entre documentos en papel y documentos electrónicos requiere mecanismos que permitan transferir los documentos para ser usados en diferentes dominios virtuales o físicos. Mecanismos como la compulsa, la novación electrónica o la digitalización certificada resuelven esta necesidad.

No acaban aquí los elementos claves de la gestión documental electrónica vinculada a la gestión transaccional, pero esta lista es un comienzo para la reflexión.

Como lo es la lista de tipos de documentos cuyo empleo hay que definir:

• Acta, Instancia, Recurso, Oficio, Exhorto, Suplicatorio, Mandamiento, Certificado, Informe, Memoria, Resolución, Notificación, Solicitud,…

Lo que parece cierto es que aunque Europa no lidera aspectos tales como los buscadores o los navegadores (con la honorable salvedad de Opera), sí que está marcando muchas pautas en el desarrollo de la gestión documental electrónica en la red, en particular en la administración electrónica.

Nota: Algunas referencias están tomadas de los temas preparatorios de «Técnico de Administración General» de la Diputación Provincial de Alicante. LA  e-ADMINISTRACIÓN:  CONCEPTO.  RÉGIMEN  JURÍDICO  DE  LA ADMINISTRACIÓN  ELECTRÓNICA.  GESTIÓN  ELECTRÓNICA  DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.