Uno de los temas que con más frecuencia suscitan dudas a los asistentes a nuestros seminarios sobre factura electrónica es el del tratamiento de la factura rectificativa.

Es curioso que el RD 2402/1985 que aprueba el Reglamento de Facturación anterior al actual (el RD 1496/2003) ya hablaba de facturas rectificativas y no de notas de abono. Sin embargo, como su publicación es de una fecha «pre-internet» no supuso controversia su publicación, y de hecho no se aplicó durante 20 años, puesto que todo este tiempo se han estado emitiendo Notas de Abono a la «vieja usanza», unas veces con signo positivo y otras con signo negativo según le diera el aire al contable que las elaboraba.

Cuando se publicó el RD 1496/2003, que es muy parecido al RD 2402/1985, el legislador no se esperaba la controversia. Pero esta llegó porque las condiciones de rectificación de facturas que en el Reglamento se recogían, eran muy restrictivas y no daban solución a muchos problemas prácticos que se habían ido resolviendo («ilegalmente«) con las Notas de Abono. Y el problema en un contexto de acceso a internet ubicuo, es que las explicaciones de la propia Agencia Tributaria y de la Dirección General de Tributos en sus secciones de preguntas y respuestas, y de consultas eran extremadamente rigurosas en sus interpretaciones de la norma, lo que llevó a los asesores fiscales a explicar a sus clientes la nueva situación.

Como asesores, además se debatían entre aplicar la norma con rigor, o resolver el problema práctico con sus clientes.

El respiro llegó con la publicación del RD 87/2005 que flexibilizaba la gestión de las facturas rectificativas pero que continuaba ignorando las Notas de Abono con esa denominación (hubiera sido suficiente con incluir un párrafo que dijera «las Notas de Abono tendrán la consideración de Facturas Rectificativas»). Muchos de los casos reales que no podían resolverse con la forma de gestionar facturas rectificativas del RD 1496/2003 se podían resolver con el nuevo enfoque. Aunque no podían llemarse Notas de Abono.

Al final un análisis de riesgo ayuda a tomar decisiones.

Supongamos que en una devolución de producto se emite incorrectamente una Nota de Abono, cuando lo que corresponde es emitir una Factura Rectificativa. Y supongamos que dentro del plazo de 4 años que marca la norma, las empresas emisora y receptora se ven sometidas a una inspección tributaria.

• Desde el punto de vista de la empresa emisora: La emisión de la Nota de Abono supuso una disminución del IVA repercutido y por tanto un menor ingreso a Hacienda. Pero puesto que el emisor no necesita conservar la copia el documento emitido sino que es suficiente con conservar la matriz (la base de datos), lo solución consiste en destruir antes de la inspección todas las copias de las notas de abono del ejercicio bajo inspección y la impresión de los datos correspondientes como facturas rectificativas a petición del inspector. Esto supone que el resto de requisitos de una correcta llevanza de la contabilidad como los libros registro de facturas y las liquidaciones de iVA se ha desarrollado de forma adecuada.
• Desde el punto de vista de la empresa receptora: Es su obligación la custodia de los originales de las facturas recibidas. En el caso de las Notas de Abono, el requisito faltante es que figure la mención de «Factura Rectificativa». Por ello es suficiente con anotar a mano o con la ayuda de un sello de caucho ese término en todas las facturas rectificativas (notas de abono) recibidas. Además habrá que corregir a mano el signo (que deberá ser negativo) en las Notas de Abono que no lo tengan correcto. Considerando que en el caso del receptor, la Nota de Abono supone un ingreso adicional a Hacienda por la minoración de IVA soportado, si este se produjo en fecha, nunca podrá esgrimirse en la inspección que no hubo diligencia debida en el cumplimiento de las obligaciones tributarias.

Por concluir, lo correcto es llamar a estos documentos «Factura Rectificativa«, aunque se puede mantener adicionalmente la mención de «Nota de Abono» a título informativo, sin valor fiscal.

Y todas las Notas de Abono mal emitidas desde hace 4 años se pueden destruir en el lado del emisor, o «redenominar» Factura rectificativa del lado del receptor, sin mayor impacto fiscal.