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Archivística Digital y Diplomática Digital, disciplinas hermanas para preservar documentos digitales.

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El artículo 45 decies del Reglamento EIDAS tras la modificación del Reglamento UE 2024/1183 establece que los datos electrónicos y documentos electrónicos conservados mediante un servicio cualificado de archivo electrónico gozarán de la presunción de su integridad y origen durante el período de conservación por el prestador cualificado de servicios de confianza.

El articulo Artículo 45 undecies entra en detalles.

Esta normativa crea un marco de presunciones respecto a la conservación de archivos, que tiene efectos en la Archivística Digital y en la Diplomática Digital. ¿Cómo se relacionan ambas disciplinas? Lo veremos a continuación.

Introducción

En la era digital, donde la información fluye a raudales y los documentos se crean y modifican en un abrir y cerrar de ojos, la preservación de la autenticidad y el valor probatorio de los registros digitales se convierte en un desafío crucial. Aquí es donde entran en juego la archivística digital y la diplomática digital, dos disciplinas que, aunque con enfoques diferentes, comparten el objetivo común de garantizar la integridad y la perdurabilidad de los documentos electrónicos a lo largo del tiempo.

Archivística digital: Preservación y acceso a largo plazo

La archivística digital se encarga de gestionar el ciclo de vida completo de los documentos electrónicos, desde su creación hasta su eliminación o conservación permanente. Su objetivo principal es asegurar que los registros digitales seleccionados por su valor histórico, cultural o administrativo sean preservados de forma adecuada y accesibles a largo plazo, independientemente de los cambios tecnológicos que puedan surgir en el futuro. Para ello, los archiveros digitales emplean diversas técnicas y herramientas, como la normalización de formatos, la migración de datos y la emulación de sistemas obsoletos.

Diplomática digital: Autenticidad y fiabilidad de los documentos electrónicos

La diplomática digital, por su parte, se centra en el estudio de la autenticidad y la fiabilidad de los documentos electrónicos. Su objetivo es determinar si un documento digital es realmente lo que dice ser, si ha sido creado por la persona o entidad que afirma haberlo creado y si no ha sido alterado o manipulado de forma fraudulenta. Para ello, los diplomáticos digitales analizan las características internas y externas del documento, como su estructura, su contenido, su firma electrónica y su contexto de producción.

La importancia de tratar conjuntamente ambas disciplinas

La archivística digital y la diplomática digital son dos caras de una misma moneda. Ambas disciplinas son complementarias y necesarias para garantizar la integridad y la fiabilidad de los documentos electrónicos a lo largo del tiempo. La archivística digital se encarga de preservar los documentos electrónicos y hacerlos accesibles, mientras que la diplomática digital se encarga de verificar su autenticidad y fiabilidad. La colaboración entre ambas disciplinas es fundamental para garantizar la preservación de la memoria digital y el acceso a la información auténtica y fiable en el futuro.

Desafíos y oportunidades en el futuro

El avance de la tecnología y la creciente digitalización de la sociedad plantean nuevos desafíos y oportunidades para la archivística y la diplomática digital. La aparición de nuevas formas de documentos electrónicos, como los registros en redes sociales o los datos masivos, requiere el desarrollo de nuevas técnicas y herramientas para su gestión y preservación. Al mismo tiempo, la tecnología ofrece nuevas posibilidades para mejorar la eficiencia y la eficacia de los procesos archivísticos y diplomáticos, como el uso de la inteligencia artificial para la identificación y clasificación de documentos o la aplicación de la cadena de bloques para garantizar la inmutabilidad de los registros.

Especialmente tras el Reglamento UE 2024/1183 (EIDAS2) los instrumentos de preservación digital de archivos quedan reforzados y se benefician respecto a la custodia digital de la presunción «Iuris Tantum»

Conclusión

La archivística digital y la diplomática digital son dos disciplinas esenciales en la era digital. Su labor conjunta es fundamental para garantizar la preservación de la memoria digital y el acceso a la información auténtica y fiable en el futuro. A medida que la tecnología avanza y la sociedad se digitaliza cada vez más, estas disciplinas deberán adaptarse y evolucionar para seguir cumpliendo su importante misión.

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Destrucción de documentos electrónicos de conformidad con la norma DoD 5015.2

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En relación con la destrucción de documentos, la norma DoD 5015.2 incluye ciertas menciones e impone ciertos requisitos:

DL1.40. Destruction. In records management, the primary type of disposal action. Methods of destroying records include selling or salvaging the record medium and burning, pulping, shredding, macerating, or discarding it with other waste materials (part 1228.58 of Reference (g)).

DL1.117. Retention Period. The length of time that a record must be kept before it can be destroyed. Records not authorized for destruction are designated for permanent retention. Retention periods for temporary records may be expressed in two ways (Reference (f)).

DL1.117.1. A fixed period from the time records in the series or system is created. Normally, a fixed period that follows their regular cutoff dates. For example, the phrase “destroy after 2 years” provides continuing authority to destroy records in a given series 2 years after their creation (normally 2 years after their regular cutoff date).

DL1.117.2. A fixed period after a predictable event. Normally, a fixed period following the systematic cutoff applied after completion of an event. The wording in this case depends on the kind of action involved. Note the following examples:

  • DL1.117.2.1. “After completion” (as of a study, project, audit).
  • DL1.117.2.2. “After sale or transfer” (as of personal or real property).
  • DL1.117.2.3. “After publication” (as of monthly reports).
  • DL1.117.2.4. “After superseded” (as of an administrative directive).
  • DL1.117.2.5. “After revision or cancellation” (as of a form).
  • DL1.117.2.6. “After acceptance or rejection” (as of an application).

DL1.118. Retention Schedule. A plan for the management of records listing types of records and how long they should be kept; the purpose is to provide continuing authority to dispose of, transfer, or archive records.

C2.2.7.6. Destroying Records. RMAs shall:

  • C2.2.7.6.1. Identify and present to the records manager the record folders and records, including record metadata, that have met the retention period. Records assigned more than 1 disposition must be retained and linked to the record folder (category) with the longest retention period. Links to record folders (categories) with shorter retention periods should be removed as they become due (parts 1228.58 and 1234.32 of Reference (g) and Reference (y)).
  • C2.2.7.6.2. Present a second confirmation requiring authorized individuals to confirm the delete command before the destruction operation is executed for records approved for destruction (References (y) and (ae)).
  • C2.2.7.6.3. Delete electronic records approved for destruction in a manner that prevents their physical reconstruction using commonly available file restoration utilities (part 1234.34 of Reference (g)).
  • C2.2.7.6.4. Provide an option allowing the organization to select whether to retain or delete the metadata of destroyed records.
  • C2.2.7.6.5. Restrict the records destruction commands to authorized individuals (part 1222.50 of Reference (g) and Reference (ae)).
  • C2.2.7.6.6. Provide documentation of destruction activities. This documentation shall be stored as records.

Por tanto, la provisión del servicio de destrucción de documentos, cuando la gestión documental debe concluir con dicha destrucción, distingue entre la preservación o no de los metadatos de los documentos destruidos, pero exige que los documentos no puean ser reconstruidos tras la destrucción. Y, en todo caso, debe quedar documentada la realización de la citada destrucción de documentos.