La Orden ITC/1475/2006, de 11 de mayo, del Ministerio de Industria Comercio y Turismo, regula la Compulsa Electrónica de Documentos en Papel. Es un modelo a seguir para el resto de las Administraciones Públicas, aunque limite el alcance de la norma por un problema de competencias.

Transcribo lo más importante de la norma:

Artículo 1. Compulsa electrónica de documentos originales en papel.

La compulsa electrónica de documentos, a los efectos de esta orden, es un procedimiento seguro de digitalización de la documentación de originales en papel que produce una copia electrónica del documento original, utilizando para ello la firma electrónica reconocida de un funcionario o empleado público del Ministerio o de alguno de sus organismos públicos dependientes, que es la que garantiza la identidad de los contenidos del documento original y de la copia electrónica.

Artículo 2. Procedimiento para compulsar electrónicamente documentos originales en papel.

1. Para realizar la compulsa electrónica se digitalizarán los documentos originales en papel a compulsar, produciendo un fichero en formato pdf que se mostrará en la pantalla del ordenador con la imagen obtenida. Una vez cotejada la imagen del documento original en papel con el mostrado en la pantalla del ordenador, se procederá a la firma de la copia electrónica mediante la utilización de la firma electrónica reconocida del funcionario o empleado público que realice la compulsa, lo que garantiza la identidad de los contenidos del documento original y de la copia. A la copia compulsada se le añadirá un localizador universal del documento, así como la fecha y hora de la compulsa y la identificación del firmante.

2. Los documentos originales, una vez compulsados electrónicamente, se devolverán a los interesados o a los que los presentaron.

Artículo 3. Formato de los documentos compulsados electrónicamente.

1. Los documentos compulsados electrónicamente se almacenarán utilizando el formato XML-Advanced Electronic Signatures (XAdES), especificación técnica ETSI TS 101 903 v1.2.2 (2004-04).

2. Este formato almacena una copia del documento original en papel, el resultado de aplicar los algoritmos hash, el certificado utilizado para firmar el documento compulsado electrónicamente, que permite identificar al funcionario o empleado público que realiza la compulsa electrónica, la fecha y hora de la compulsa, de acuerdo con el horario oficial, y la firma electrónica reconocida generada.

Artículo 4. Validez de los documentos compulsados electrónicamente.

Los documentos compulsados electrónicamente tendrán la misma validez que el documento original en el procedimiento concreto de que se trate, de acuerdo con lo previsto en el artículo 8.3 del Real Decreto 772/1999, de 7 de mayo, por el que se regula la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones ante la Administración General del Estado, la expedición de copias de documentos y devolución de originales y el régimen de las oficinas de registro.

Artículo 5. Utilización extensiva de los documentos compulsados electrónicamente.

Con el fin de agilizar la tramitación administrativa de los procedimientos, se procurará generalizar la compulsa electrónica a todos los documentos originales en papel presentados en los Registros Generales y Auxiliares del Ministerio, facilitando de este modo la creación de expedientes electrónicos y la tramitación telemática de los mismos.

Artículo 6. Expedición de copias auténticas electrónicas y en papel de documentos originales electrónicos válidamente emitidos por el Ministerio.

Se podrán emitir copias auténticas electrónicas o en papel de los documentos originales electrónicos válidamente emitidos por el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio. Estas copias deberán ser firmadas electrónicamente por los funcionarios o empleados públicos que tengan competencia para ello, y las emitidas en papel deberán incluir un localizador universal que permita comprobar la integridad y autenticidad de las mismas.

Artículo 7. Conservación de los documentos compulsados electrónicamente.

1. Los documentos compulsados electrónicamente se almacenarán en el Archivo de Constancias Electrónicas (ARCE), conforme al procedimiento creado en la Orden ITC/3928/2004, de 12 de noviembre, por la que se crea un registro telemático en el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio, y se deberán conservar durante el plazo establecido en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, para los documentos en papel.

2. Los organismos públicos deberán desarrollar sistemas de almacenamiento de documentos compulsados electrónicamente que aseguren su integridad, disponibilidad y confidencialidad, así como el acceso a los mismos por medio de un localizador universal.

Artículo 8. Competencia para la compulsa de documentos.

Serán competentes para la compulsa electrónica de los documentos aquellos funcionarios que tengan capacidad para hacerlo según las normas vigentes, dependiendo del tipo de documento de que se trate. Estos funcionarios se asegurarán de que el fichero electrónico se forma sin alterar el contenido de los documentos que se compulsan. En particular, serán competentes:

a) Los funcionarios de los registros del propio Ministerio y sus organismos públicos.

b) El Secretario de la Junta de Contratación, los Secretarios de otros órganos colegiados y los titulares de los órganos administrativos del Ministerio, así como los funcionarios adscritos a las Secretarías de dichas unidades.

c) Los funcionarios que en cada caso designe el responsable del órgano instructor en los procedimientos de ayudas públicas.

d) Los cajeros pagadores del Departamento respecto a los documentos que soporten los pagos tramitados a través de sus cajas.

De todo ello, me gustaría destacar el Artículo 7, que institucionaliza un concepto sobre el que vengo «evangelizando» desde hace años: el repositorio referencial de la autenticidad y completitud de los documentos electrónicos. En este caso, el Ministerio los llama ARCE (Archivo de Constancias Electrónicas) .

Creo que esta norma es un gran avance, mientras va llegando la futura Ley de la Administración Electrónica.

Aunque falta por establecer normativamente la forma de transcribir a papel los documentos electrónicos, los efectos de los diferentes tipos de documentos en diferentes instancias, la forma de comprobar la autenticidad de los documentos o su completitud (es decir, si existen otros documentos que deban ser conocidos para interpretar correctamente el referenciado).

En fin, algo es algo.

Hoy se cumple un año desde que se aprobó la RESOLUCIÓN de 23 de agosto de 2005, de la Dirección General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, por la que se regula la presentación de determinados documentos electrónicos en el registro telemático general de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (aunque se publicó en B.O.E. de 13.09.2005).

Esta norma es muy importante porque establece la posibilidad de que los ciudadanos puedan presentar documentos electrónicos en un Registro Telemático. Por problemas de competencias, la norma solo es aplicable a la AEAT, pero es un buen modelo para la futura Ley de Administración Electrónica.

Transcribo lo más relevante de la Resolución.

Primero. Objeto.

1. Esta Resolución tiene por objeto la regulación de la presentación de determinados documentos electrónicos a través de Internet en el Registro Telemático General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, dependiente del Departamento de Informática Tributaria, creado por la Resolución de 23 de julio de 2002, de la Presidencia de la Agencia Estatal de Administración Tributaria y regulado por Resolución de 3 de junio de 2005, de la Presidencia de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, por la que se regulan Registros Telemáticos.

2. Asimismo, será de aplicación a la presentación de documentos electrónicos que contengan información no estructurada y que se refieran a trámites y procedimientos especificados en la página de acceso inicial al Registro Telemático General, accesible a través de la dirección electrónica de la Agencia Tributaria: www.agenciatributaria.es.
   

3. Finalmente, se aprueban los programas y aplicaciones electrónicos, informáticos y telemáticos que vayan a ser utilizados para la presentación en el Registro Telemático General de los documentos electrónicos referidos en el párrafo anterior.

Segundo. Condiciones generales para la presentación de documentos electrónicos en el Registro Telemático General.

1. El acceso al Registro Telemático General se realizará mediante la conexión telemática en la dirección de Internet http://www.agenciatributaria.es, en cuya página inicial estarán especificados los trámites y procedimientos a los que es posible incorporar documentos electrónicos por vía telemática.

2. La presentación de documentos electrónicos a los que se refiere esta Resolución en el Registro Telemático General en ningún caso tendrá carácter obligatorio, con excepción de los supuestos contemplados en una norma con rango de Ley.

3. Los documentos electrónicos dirigidos a la Agencia Estatal de Administración Tributaria se presentarán y remitirán a los órganos competentes para su tramitación a través del Registro Telemático General. La presentación telemática de dichos documentos en ningún caso alterará la distribución de competencias para la resolución de los correspondientes procedimientos, ni los plazos de presentación establecidos en la normativa de aplicación.

4. Se admitirá todo escrito que haya sido generado por un procesador de textos y cualquier documento que haya sido digitalizado y archivado en formato imagen, siempre que se ajusten a los formatos especificados en el programa de presentación que figura en la página de la Agencia Estatal de Administración Tributaria en Internet.

5. El presentador de los documentos electrónicos podrá actuar en representación de un tercero, siempre que se trate de una persona o entidad incluida en el ámbito de la colaboración social, o bien, se encuentre apoderada según el sistema establecido en la Resolución de 18 de enero de 2005 por la que se regula el registro y gestión de apoderamientos y el registro y gestión de las sucesiones y de las representaciones legales de incapacitados, para la realización de trámites y actuaciones en materia tributaria por Internet o bien, resulte acreditada su representación en alguno de los programas o aplicaciones electrónicas, informáticas o telemáticas, aprobadas por la Agencia Tributaria.

6. Si se necesita o se desea aportar mediante anexos documentación electrónica complementaria cuando el sistema de información no permita la aportación por medios electrónicos, el interesado deberá realizarlo en cualquiera de los registros administrativos previstos en la normativa aplicable, haciendo constar el código del documento electrónico registrado a que se refiere dicha documentación.

7. La presentación de documentos electrónicos en el Registro Telemático General tendrá idénticos efectos que la efectuada por los demás medios admitidos por el artículo 38, apartado cuarto de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

Tercero. Presentación de documentos electrónicos.

1. Para la presentación de documentos electrónicos en el Registro Telemático General, el interesado deberá proceder de acuerdo con los siguientes pasos:

1.º Deberá conectarse a la página de la Agencia Estatal de Administración Tributaria en Internet, dirección electrónica http://www.agenciatributaria.es y seleccionará, dentro de la Oficina Virtual, la opción de acceso al registro de documentos electrónicos.
2.º A continuación, seleccionará el trámite o procedimiento que corresponda con la documentación electrónica que desee presentar.
3.º En función del trámite o procedimiento elegido, rellenará el formulario que aparecerá en pantalla, haciendo constar obligatoriamente los siguientes datos:

Datos de identificación del presentador: nombre y apellidos (si es persona física) o denominación social (si es entidad jurídica), Número de Identificación Fiscal, domicilio fiscal y teléfono.
En los supuestos previstos en el punto 5 del apartado segundo, si el presentador actúa en representación de un tercero, se harán constar además los datos identificativos de éste: nombre y apellidos (si es persona física) o nombre de la entidad (si es persona jurídica u otra entidad sin personalidad jurídica), Número de Identificación Fiscal, domicilio fiscal y teléfono.
Cualquier otro dato que figure en cada formulario y que sea necesario para remitir el documento electrónico que se presente al órgano competente para su tramitación.

4.º Una vez introducidos todos los datos requeridos por cada formulario, el sistema informático abrirá la posibilidad de incorporar los documentos electrónicos que se deseen anexar. Por cada documento electrónico anexo, el interesado deberá hacer constar el título descriptivo del mismo. Una vez incorporados los documentos electrónicos y antes de proceder a su envío, éstos podrán ser visualizados para su comprobación por el presentador.

5.º A continuación, procederá al envío del formulario cumplimentado y de los documentos electrónicos anexos, con la firma electrónica de la huella digital del conjunto de datos, generada al seleccionar el certificado de usuario X.509.V3 expedido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre-Real Casa de la Moneda o cualquier otro certificado electrónico admitido por la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

2. Si el envío es aceptado, el Registro Telemático General emitirá por medios electrónicos un recibo de presentación en el que consten el número o código de registro individualizado, la fecha y hora de presentación, los títulos descriptivos de los documentos electrónicos anexados y, en su caso, el órgano destinatario.
Asimismo, si en los supuestos previstos en el punto 5 del apartado segundo, el sistema no validara la representación, el sistema señalará, mediante un mensaje, que no pueden recibirse el formulario cumplimentado y los documentos electrónicos anexos, debiendo realizarse la presentación utilizando otros medios.

En aquellos casos en los que se detecten anomalías de tipo técnico en la transmisión telemática, el propio sistema lo pondrá en conocimiento del presentador, mediante los correspondientes mensajes de error, para que proceda a la subsanación, advirtiéndole que la no recepción del mensaje de confirmación o, en su caso, la recepción de un mensaje de indicación de error o deficiencia de la transmisión implicará que no se ha producido la recepción del formulario cumplimentado y los documentos electrónicos, debiendo realizarse la presentación en otro momento o utilizando otros medios.

3. El interesado o, en su caso, su representante tanto voluntario como el presentador, en caso de colaboración social, podrá consultar de forma individualizada, mediante autenticación con su certificado de usuario, los recibos de las presentaciones realizadas, a través de la opción de consulta que se habilite al efecto en el «Registro Telemático».

Cuarto. Supuestos y condiciones en que puede extenderse la colaboración social a la presentación de los documentos a los que se refiere esta resolución.

1. La colaboración social en la gestión tributaria podrá extenderse a la presentación telemática de los documentos a los que se refiere la presente Resolución, en las condiciones establecidas en la misma y de conformidad con lo dispuesto en la normativa que regula los correspondientes procedimientos y en el Real Decreto 1377/2002, de 20 de diciembre, por el que se desarrolla la colaboración social en la gestión de los tributos para la presentación telemática de declaraciones, comunicaciones y otros documentos tributarios.

2. Podrán presentar los documentos a los que se refiere el apartado anterior, en representación de terceros, las personas o entidades que suscriban el correspondiente acuerdo de colaboración con la Agencia Estatal de Administración Tributaria en los términos establecidos en el artículo 4 del Real Decreto 1377/2002, de 20 de diciembre, por el que se regulan los sujetos de la colaboración social en la gestión de los tributos.

   Los sujetos de la colaboración social que tengan suscritos acuerdos de colaboración para la presentación telemática de declaraciones, comunicaciones u otros documentos tributarios, o adendas a los mismos, podrán extender su colaboración a la presentación de los mencionados documentos electrónicos conforme a los acuerdos ya suscritos y sus adendas, siempre que se ajusten a lo dispuesto en los mismos y en esta resolución.

3. Los presentadores en nombre de terceros deberán ostentar la correspondiente representación de las personas en cuyo nombre presenten la documentación, en los términos establecidos en el artículo 46 de la Ley General Tributaria y en artículo 5 del Real Decreto 1377/2002, de 20 de diciembre, siendo necesaria la previa autorización de los obligados tributarios en los supuestos de colaboración social contemplados en el artículo 92.3 de la Ley General Tributaria. La Agencia Estatal de Administración Tributaria podrá instar de los mismos, en cualquier momento, la acreditación de su representación, siendo válido el documento normalizado aprobado a estos efectos por la Agencia Estatal de Administración Tributaria para la presentación por medios telemáticos de declaraciones y otros documentos tributarios disponible en Internet (www.agenciatributaria.es). La falta de representación dará lugar a la exigencia de las responsabilidades que fueran procedentes.

4. Las personas o entidades autorizadas a presentar por vía telemática determinados documentos electrónicos en representación de terceras personas, de acuerdo con lo dispuesto en el Real Decreto 1377/2002, de 20 de diciembre, por el que se desarrolla la colaboración social en la gestión de los tributos para la presentación telemática de declaraciones, comunicaciones y otros documentos tributarios y en la Orden HAC/1398/2003, de 27 de mayo, por la que se establecen los supuestos y condiciones en que podrá hacerse efectiva la colaboración social en la gestión de los tributos, y se extiende ésta expresamente a la presentación telemática de determinados modelos de declaración y otros documentos tributarios, deberán disponer de un certificado de usuario admitido por la Agencia Estatal de Administración Tributaria, de acuerdo con lo previsto en la Orden HAC/1181/2003, de 12 de mayo, por la que se establecen normas específicas sobre el uso de la firma electrónica en las relaciones tributarias por medios electrónicos, informáticos y telemáticos con la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Quinto. Aprobación y desarrollo de los programas y aplicaciones informáticas.–Se aprueban los programas y aplicaciones electrónicos, informáticos y telemáticos que vayan a ser utilizados para la presentación en el Registro Telemático General de los documentos electrónicos a los que se refiere esta Resolución.

Corresponde al Departamento de Informática Tributaria de la Agencia Tributaria la programación y supervisión del sistema de información para su correcto funcionamiento y para la emisión del recibo de presentación contemplado en el punto 2 del apartado tercero.

De la norma me interesa destacar el apartado 4 de punto segundo:

Se admitirá todo escrito que haya sido generado por un procesador de textos y cualquier documento que haya sido digitalizado y archivado en formato imagen, siempre que se ajusten a los formatos especificados en el programa de presentación que figura en la página de la Agencia Estatal de Administración Tributaria en Internet.

Lo cierto es que ya existe en la mayor parte de las administraciones públicas la posibilidad de incluir fotocopias en los procesos administrativos tramitados a través de los Registros de Entrada convencionales, quedando a la responsabilidad del ciudadano o empresa que tramita el expediente, la autenticidad de la fotocopia como transcripción fiel del original con previsión de sanciones por su incumplimiento.

Llevarlo al mundo electrónico (incluso sin necesidad de compulsa) parece un paso obvio, y aquí lo ha dado la Agencia Tributaria.

Por hacer una crítica (más bien una sugerencia de mejora) yo cambiaría la redacción del paso 5º del apartado 1 del punto tercero. Donde dice: «…certificado de usuario X.509.V3 expedido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre-Real Casa de la Moneda o cualquier otro certificado electrónico admitido por la Agencia Estatal de Administración Tributaria. » yo pondría «… certificado cualificado o reconocido expedido según lo dispuesto en la Directiva 1999/93 y la Ley 59/2003 o normativa que la sustituya.«

De esta manera se respeta mejor la normativa vigente.