Hace unos meses redacté un artículo reflexionando sobre la necesidad de que las diferentes soluciones de eFactura fueran interoperables. Ese artículo acabó en «Computerworld» con el título «La factura electrónica como métrica»

Transcribo el texto:

La factura electrónica está “de moda”. No por su novedad, pues en el sector de la automoción y la distribución comercial se emplea el mensaje EDI de factura desde hace 20 años con interesantes efectos en la gestión de compras, donde se han conseguido grandes eficiencias.

Sin embargo, sólo recientemente el desarrollo legislativo ha permitido que el envío de los mensajes electrónicos elimine la necesidad de enviar, además, las facturas en papel. Es una iniciativa internacional que se produce desde la publicación de la Directiva 2001/115, y que en España alcanza el desarrollo legislativo a partir de la publicación del RD 1496/2003 y el 87/2005, que lo modifica simplificando los aspectos de más difícil cumplimiento.

En un contexto en el que la norma legal es flexible, el problema surge de la necesidad de hacer interoperables los sistemas y equipos de quienes emiten factura y quienes la reciben. Desde el punto de vista legal, el requisito de que la factura electrónica sea un documento con firma también electrónica puede cubrirse con un simple fichero PDF firmado con el aspecto de la factura en papel. Pero, cuando lo reciba, el receptor acabará tecleando los datos de la factura en el programa de gestión de facturas recibidas y en el de contabilidad, y no se habrán logrado los ahorros previstos. En cambio, si el mensaje se codifica en XML, el PC del receptor puede procesar de forma automática muchos pasos relacionados con la gestión de facturas.

Varias iniciativas internacionales trabajan para unificar formatos: en Naciones Unidas, el Grupo de Trabajo Cross Industry Invoice, y en el Comité Europeo de Normalización, eInvoice Focus Group. El último tiene en cuenta entre sus documentos las especificaciones de firma electrónica a utilizar. Un elemento común a estas iniciativas es el uso de un conjunto de especificaciones denominado “Core Components” de UN/CEFACT, cuya implementación más relevante se da en el formato Invoice de la especificación UBL, que en la v. 2.0 está siendo liberado por la organización de estandarización OASIS. La futura v. 3.0 será posiblemente el texto que recogerá los requisitos de todas las iniciativas, bajo la bandera de UN/CEFACT. En España, la especificación CCI, codificada en XML y diseñada para la banca, está recibiendo apoyo de la Agencia Tributaria, lo que lleva a prever un amplio uso. La traducción entre formatos XML no es complicada, así que la convivencia entre ellos se dará probablemente durante un tiempo.

La firma electrónica es otro ámbito en el que hay que intentar la compatibilidad. Como cada entidad firmante puede elegir cualquier PSC (Prestador de Servicios de Certificación) para sus certificados, la entidad que acepta facturas se enfrenta a la complejidad de validar certificados de los que tiene poca información. Una solución que facilitaría la aceptación de facturas es que éstas llegaran firmadas con la modalidad ES-XL prevista en la norma TS 101 903, incluyendo un sello de tiempo y la información de validez del certificado expedido por su emisor: lo que se denomina “firma completa”, y significa que la firma y el certificado están validados en origen. Así, el receptor se ve exonerado de las obligaciones que impone aceptar firmas electrónicas.

Aunque parece complicado, las pymes realizarán sus facturas electrónicas con plataformas como “Faccil” o las desarrollarán las entidades financieras, así que no tendrán que preocuparse de estos detalles.

La factura electrónica tiene otras ventajas: mejor aprovechamiento de la habilidad de los empleados, reducción de controversias, mejoras en la resolución de incidencias, reducción de plazos de cobro, mejoras en la negociación de los plazos de pago, posibilidad de acudir a servicios financieros como el confirming y el factoring, mejora de la relación comercial y de la imagen de la empresa, y el cumplimiento de obligaciones cuando la facturación electrónica sea impuesta por una norma legal.

Curiosamente, el título «La efactura como métrica» estaba destinado a una reflexión en torno a la importancia del dato de penetración de la factura electrónica en las empresas como indicador de otras acciones de adopción empresarial de nuevas tecnologías, tema por el que me dió por pensar tras la presentación de Domingo Laborda, Director del Observatorio de las Telecomunicaciones y la Sociedad de la Información de Red.es en el Congreso de Factura Electrónica y Digitalización Certificada que ASIMELEC organizó el pasado 18 de octubre de 2006. Este tema ya lo traté en este post.