Gracias a los múltiples cursos y seminarios que impartimos en Albalia Interactiva sobre Factura Electrónica, vamos siendo bastantes conocidos en esta especialidad (supongo que en los últimos meses ha influido también el que yo sea el coordinador del Grupo de Trabajo de eFactura de ASIMELEC).

Hace unos días echábamos cuentas y llegamos a la conclusión de que desde el año 2004 hemos impartido más de 50 seminarios de factura electrónica y hemos formado en este tema a más de 2.000 personas .

En ocasiones nos llaman para impartir formación «in-company» en una empresa que «ya tiene hecho el proyecto» y requiere que el personal implicado reciba una cierta capacitación.

Y es entonces cuando vemos que muchos proyectos se han quedado «a medias». Por formatos de factura, por modalidades de firma, por la correcta cumplimentación de los campos obligatorios de la factura, por la consideración equivocada de las notas de abono (que no existen, en su lugar se deben utilizar las facturas rectificativas) ,…

Es cierto que hay bastantes empresas técnicas y consultoras que se han subido al carro de la «factura electrónica» y prometen la «solución completa» a sus  clientes, pero como en el chiste del infierno español, cuando no falta la escalera, falta la brocha, y si no el bote de pintura.

La correcta implementación de un proyecto requiere analizar las necesidades y el rol principal de la empresa frente a sus interlocutores (de emisión o de recepción de facturas), conocer el impacto que la normativa tiene en su operativa actual y en la que se implantará tras el proyecto, definir el formato de firma y de factura de la forma que más sencillo sea el uso para el receptor de factura, seleccionar el Prestador de servicios de certificación, redactar cláusulas en los «trading partner agreements», definir si se usará un Dispositivo Seguro de Creación de Firma en la forma de un HSM (hardware security module), resolver el sistema de timestamping y de validación OCSP,…

La solución completa, si se quiere hacer bien, requiere de ciertos conocimientos de estándares de firma y factura electrónicas, cuya ignorancia es  asumible en una PYME, pero no en quienes les proporcionan las soluciones técnicas. Y desde luego, en las grandes empresas que dedican recursos técnicos y económicos de cierta envergadura, son inaceptables las «chapuzas» que estamos descubriendo, en algunos casos, tras proyectos llevados a cabo por consultoras y empresas tecnológicas «grandes».

En este contexto me preocupa el papel de las entidades financieras. Se espera de ellas que proporcionen un interfaz a sus clientes que diluya la aparente complejidad de un buen sistema de factura electrónica en un entorno de uso sencillo. Y con probabilidad van a ser la palanca arquimediana que dispare la adopción de la factura electrónica en las PYMES. Por eso, su responsabilidad es mayor. Afortunadamente, unas pocas iniciativas que conozco bastante bien van bien orientadas y espero que sirvan de modelo para sus competidores. Pero la información indirecta que recibo de otras me provoca cierta inquietud.

Cuando nos avisan con cierto margen podemos dar en las empresas ciertas indicaciones que ayuden a sus responsables a tomar las decisiones correctas en el proyecto, y lo esencial de nuestra asesoría se puede desarrollar en un par de días. Pero si el proyecto está avanzado, explicar qué es lo que se está haciendo mal es un poco frustrante para quienes ya llevan invertido tiempo y dinero. Por eso prefiero que nos convoquen para el «rescate de proyectos» de factura electrónica en las etapas más tempranas que sea posible.