Esta es una revisión del resumen publicado por VNU de la Conferencia que impartí en el Congreso de Firma y  Factura Electrónica del año 2005. Un año después, cabe matizar algunas cosas, ya que en la modalidad prevista normativamente de factura EDI (Electronic Data Interchange), la firma electrónica no es necesaria. 

La e-factura no sólo se legisla en virtud de los Reales Decretos asociados a la factura sino, además, a todas las normativas que regulan la firma electrónica.

La participación de la firma electrónica en todo el proceso es básica, puesto que como puntualizó Julián Inza, presidente de Albalia Interactiva, “si bien una factura en papel no tiene por qué ir firmada, la electrónica sí por la exigencia legal de  integridad y autenticidad”.

Este es sólo uno de los requisitos con los que ha de cumplir el nuevo formato electrónico a través del cual se permite la deducción del IVA. Y es que, desde el punto de vista de Inza, el armazón legislativo, tanto europeo como español, en materia de facturación electrónica, es lo suficientemente robusto como para no crear vacíos legales. Incluso, en las Comunidades Autónomas con normativas forales se han transpuesto las directivas, limitándose a traducirlas a sus lenguas vernáculas.

Respecto a los métodos de acreditación de la integración y autenticidad de la e-factura, Inza se inclinó por la firma digital avanzada, reservando el EDI a sectores en los que ya tenga implantación.

 “En mi opinión, los mejores certificados para firmar facturas son los de persona física representante con restricciones en los poderes atorgados, al uso exclusivamente en la firma electrónica de facturas”, apuntó el experto, “porque así se minimiza el hecho de que el certificado pase por varias manos”. En este sentido, Inza hizo especial hincapié en que “debería evitarse la utilización de certificados de persona jurídica, porque no se contemplan en la Directiva europe, y nuestra Ley de Firma Electrónica presume que la tónica general será que el certificado puede emplearlo persona distinta de la que figura como responsable de su custodia”.

Inza destacó a lo largo de su ponencia algunas de las peculiaridades inherentes a la factura electrónica respecto a la tradicional. Un buen ejemplo de ello es el de los duplicados, que únicamente podrán ser expedidos cuando el receptor haya perdido el original o cuando se produzca la misma entrega de bienes o una prestación de servicios a varios destinatarios. En cualquier de los casos resulta imprescindible que en la factura aparezca la expresión duplicado, de forma semejante a la identificación con el término copia del documento que custodia el emisor. Por cierto, el emisor puede optar por conservar la copia o no, ya que es suficiente con conservar los datos de partida o matriz, según la denominación del Reglamento de Facturación.

En cuanto a recomendaciones realizadas por parte de Inza, sobresale que “el IVA siempre aparezca en euros, determinando el tipo de cambio y la fecha en que se ha producido”. Asimismo, “y a pesar de que cualquier lengua es válida, la AEAT puede exigir por parte del receptor una traducción, por lo que es recomendable realizarlas en inglés y la lengua vernácula”. Esto posibilitará, además, que en el supuesto de que el receptor de la factura se encuentre fuera de España, su Agencia Tributaria no le obligue a traducir la factura.

Pero sin duda, uno de los casos más interesantes es el de las facturas rectificativas: éstas han de emitirse “cuando se detecta cualquier circunstancia incorrecta (rectificación de cuotas, modificación de la base imponible, etc.), en el momento en que se tenga constancia de ellos y en el plazo de cuatro años”. Inza llamó la atención sobre el hecho de que “antes se precisaba una factura completa en la que se precisara que es lo que se modifica. Esto tenía repercusiones en los libros de IVA, así como en las aplicaciones informáticas de contabilidad. Ahora, en cambio, basta con emitir los datos que se hayan cambiado y el resto de los datos se toman a nivel informativo”.

Además, en el caso de devolución de mercancías o de envases y embalajes, así como en los de descuentos o bonificaciones por volumen de operaciones, no es necesaria la emisión de facturas rectificativas, sino que basta con que se recoja como descuentos en una factura, por lo que el total de la factura puede ser negativo.

En todo caso, si se emite, la denominación correcta de la antigua Nota de Abono o Factura de Abono es la de Factura Rectificativa.