Con el objeto declarado de conseguir la masificación de la factura electónica y mejorar el control fiscal, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público de Colombia ha regulado mediante el Decreto 2242 de 2015, las condiciones de la facturación electrónica que señala la equivalencia de la factura electrónica con la factura de venta.
Según la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales), la facturación electrónica permite una conexión automática entre el establecimiento donde se genera la factura y la entidad de control, lo que suministra una información en tiempo real que mejorará los estándares de fiscalización.
De acuerdo con lo establecido en el decreto, «las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el Estatuto Tributario tienen la obligación de facturar y sean seleccionadas por la Dian», tendrán que expedir factura electrónica. Habrá otro grupo que puede optar libremente por expedir facturas por via electrónica.
Quienes facturen electrónicamente necesitan hacer adecuaciones en sus sistemas de información, según las condiciones técnicas que determine la Dian, lo que incluirá la capacidad de utilizar un formato electrónico basado en sintaxis XML de próxima publicación por la DIAN y gestionar la numeración de facturas según un servico on-line ofrecido por la citada entidad de gestión fiscal.
La factura electrónica es un documento que acredita las transacciones de compra de bienes y/o servicios y que es generada por medios electrónicos,
¿Qué información se entrega?
El obligado a facturar electrónicamente deberá entregar a la Dian, a través de los servicios informáticos electrónicos que disponga la entidad, en las condiciones y términos que ésta señale:
1. La información de las facturas que se expidan (generación y entrega) en los casos contemplados.
2. Registro Auxiliar de Ventas y Compras e IVA por pagar e Impuesto Nacional al Consumo, cuando la Dian lo disponga.
Cabe señalar que la Dian podrá relevar la entrega total o parcial de información por parte de los obligados a facturar, que se derive de otras disposiciones de carácter tributario en donde sea requerida la información de la factura,
Así mismo, las facturas electrónicas elaboradas deberán ser firmadas mediante mecanismos de firma electrónica, por personas autorizadas por los sujetos obligados a facturar, que podrán ser entidades terceras que ofrezcan sus servicios con este fin, y se deberá de entregar una copia a la DIAN en un plazo máximo de 48 horas, para asegurar su control fiscal.
La Dian pondrá a disposición de las micro, pequeñas y menores empresas, a más tardar en 2017, un servicio gratuito para facturación electrónica de sus transacciones.
La factura electrónica será obligatoria para todas las personas naturales y jurídicas que sean seleccionadas por la DIAN y todas aquellas que opten voluntariamente por facturar electrónicamente.
Una vez que la DIAN seleccione a los sectores y a las empresas que deberán facturar electrónicamente, estos sujetos contarán con un plazo aproximado de 6 meses para cumplir con la obligatoriedad y no ser sancionados. De igual manera que ocurrirá para todas aquellas empresas que opten voluntariamente por el nuevo sistema de facturación.Las empresas que ya utilizan la factura electrónica tendrán un plazo de transición, hasta 2018 para adaptarse al nuevo sistema de facturación.
En el modelo vigente hasta el dia de hoy, la facturación electrónica se realiza entre las partes y luego se comunica cada 2 meses a la DIAN. Pero con el nuevo sistema definido por el Gobierno, en el proceso de facturación se deberá enviar una copia de la factura electrónica a la DIAN en un plazo máximo de 48 horas desde su emisión. Y, a su vez, la DIAN deberá informar de la recepción del documento, abriéndose así dos opciones de actuación; validar y comunicar al emisor la autorización de la factura o no autorizar el documento. En este último caso, los contribuyentes dispondrán de otras 48 horas para corregir el documento y proceder a un nuevo envío. “En el nuevo sistema de facturación no sólo la conexión con la agencia tributaria será imprescindible para que los contribuyentes puedan cumplir con sus obligaciones sino que también lo tendrá la agilidad de respuesta ante la DIAN”.
Uno de los objetivos de la masificación en el uso de la factura electrónico radica en que la DIAN tenga constancia de las facturas generadas en tiempo real, si bien la funcionalidad del nuevo sistema se extende a la posibilidad de que la DIAN solicite información adicional a las facturas, como la expedición y Registro Auxiliar de Ventas y Compras, IVA por pagar e Impuesto Nacional al Consumo.
El Decreto define la figura del proveedor tecnológico, que proporciona una plataforma de facturación electrónica que facilita la integración entre las empresas y la DIAN y reesuelve aspectos como la firma electrónica o la traducción de formatos entre sistemas y el modelo XML que finamente se defina.
Todo es electrónico 