En el sector público, cabe la posibilidad de digitalizar documentos según se prevé en los artículos 30 y 31 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, o en el artículo 46 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
Para ello conviene seguir ciertas recomendaciones, de forma que las soluciones permitan cumplir los requisitos de diferentes normativas. En particular las normas técnicas de interperabilidad (NTI) que por diferentes resoluciones de 19 de julio se publicaon en el BOE de 30 de julio de 2011.
Aunque en las NTI no se describe de forma precisa la manera de proceder respecto a la Digitalización Certificada, de forma genérica en las administraciones públicas, EAD TRUST ha preparado un documento de requisitos que unifica los criterios de diferentes normas. Este documento está alineado con la norma EHA 962/2007 y con las siguientes normas NTI:
- Documento electrónico
- Digitalización de documentos
- Expediente electrónico
- Política de firma electrónica y de certificados de la Administración
- Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos, así como desde papel u otros medios físicos a formatos electrónicos
- Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales
En previsión de que en futuras licitaciones sobre sistemas de digitalización y gestión documental en las administraciones públicas se exija el cumplimiento de la citada normativa, y considerando que no existe un órgano específico que expida una homologación (al margen del establecido en el marco tributario), EAD TRUST ofrece el servicio de Auditoría de Digitalización Certificada NTI que permite la acreditación por terceros especialistas del cumplimiento de la normativa publicada en relación con la Digitalización Certificada, por parte del software especializado en digitalización, de los principales fabricantes. Si quiere saber más obre este servicio llame al 902 365 612 (o al 91 716 0555).
Que EAD TRUST está especializada singularmente en auditorías de digitalización certificada, lo prueba el alto número de entidades que han optado por sus auditores para la homologación de la Agencia Tributaria para el software de Digitalización Certificada destinado al ámbito tributario:
| Empresa | Denominación del Software | Versión | Concesión | Web del Producto | Teléfono |
| IECISA | invesDoc DC | 10.0 | 16/06/2008 | Invesdoc Corporate | 660116278 |
| Ofimática Digital | Digital Docu | 3.0 | 01/09/2008 | Digital Docu | 902014426 |
| ABAST Solutions | SCAN_VISIO eDocument Suite | 2.0 | 16/12/2008 | SCAN_VISIO eDocument Suite | 933102248 |
| INDRA Sistemas | i-f@ct | 1.0 | 04/02/2009 | i-f@ct | 691512887 |
| Notarnet | DigiFactIn | 2.0 | 26/02/2009 | DigiFactIn | 902929789 |
| Catimatge | docuCERT | 1.0 | 15/04/2009 | docuCERT | 933097952 |
| IECISA | Invoca Documentum | 1.0 | 19/05/2009 | Invoca Documentum | 660116278 |
| DOCEO Software | ECOMPULSA | 1.0 | 22/09/2009 | eCompulsa | 902886837 |
| Papyrum Nexus | HEIMDALL | 1.0 | 22/09/2009 | Heimdall | – |
| Opentext (Hummingbird Spain S.L.) | Livelink ECM – Digitalización Certificada | 1.0 | 17/12/2009 | Opentext | 911419000 |
| SER SOLUTIONS IBERIA | DOXiS4 InvoiceMaster | 4.0 | 12/01/2010 | DOXiS4 | – |
| Atos Origin | Delfos Web Scan | 1.0 | 02/07/2010 | Atos Origin | – |
| Semantic Systems | Repcon invoices | 1.0 | 27/10/2010 | Semantic Systems | 944545550 |
| Esker Ibérica | Esker DeliveryWare | 5.0 | 03/12/2010 | Esker | 915529265 |
| Multitec, S.A. | DEOSCAN-ALETHEIA | 1.0 | 10/12/2010 | Multitec | – |
| TIREA, S.A. | Tire@SDC | – | 25/02/2011 | TIREA | 914516800 |
| GUADALTEL | GOnceDC | 1.0 | 22/03/2011 | GUADALTEL | – |
| ABS Informática | ABS Doc DC | 1.0 | 20/07/2011 | ABSIS | 902210099 |
| GIT DOC | GITDOC.CERT | 1.0 | 16/09/2011 | Cadema | – |
| Veridata | – | – | Pendiente | Veridata | – |
| GSE – gabinete de Software Empresarial | – | – | Pendiente | GSE – gabinete de Software Empresarial | – |
| GlobalBlue | – | – | Pendiente | GlobalBlue | – |
| Astra Zeneca | – | – | Pendiente | Astra Zeneca | – |
| InSynergy | – | – | Pendiente | InSynergy | – |
| Informática el Corte Inglés | – | – | Pendiente | Informática el Corte Inglés | – |
| Tecnomedia | – | – | Pendiente | Tecnomedia | – |
| Oracle Consulting Spain | – | – | Pendiente | Oracle Consulting Spain | 902302302 |
| VOICE LAN TELECOM | MOVIDOC DDFE | 1.1 | 27/07/2011 | Voice Lan Telecom | 916386454 |
| Inforplan, S.L. | – | – | Pendiente | Inforplan | 902170254 |
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